朝一メールのまとめ

　今週は「朝一メール」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。



　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　  朝一メール
　容易さ　　　　　　   ★★★★
　頻度　　　　　　　   ★★★★★
　効果(速度・費用)　★★★



　なかなかメールの返信をもらえない・・・。


　朝一でメールしてるのに、返事が翌朝だったり・・・

　返事が来ないと思うように仕事が進められない・・・


　そこで見つけたのが、「朝一メール」というものでした。



　やり方は簡単。

　返信してほしいメールを、相手がメールを見るタイミング（多くの方
　は9時から始業直後の時間）で送るだけです。

　朝一で目に入れてもらうことで、返信してもらえる確率はぐっと
　高まります。

　そのためには、自分自身は早めの時間（9時前）か前日の夜に送る
　必要があります。



　上記の基本的な考え方に加えて、実施する上でのポイントを何点か
　見つけました。


　1、返信を迅速に行う

　いざと言うときにしっかりと対応してもらえるよう、自分自身も日頃から
　返信を迅速に行うことで、朝一にメールを見てもらって返信してもらえる
　確率を高めましょう。


　2、リアルタイムメール処理と組み合わせる

　自分自身がメールのやり取りにおいてボトルネックになってしまわないよう
　以前ご紹介した「リアルタイムメール処理」を行うことで、常に要対応事項
　を把握しておきましょう。


　3、始業後すぐに返信できるようにする

　朝早くか、前日の夜にメールを送るのが難しい場合は、通勤時間中などに
　返信内容をあらかじめ考えておき、始業後すぐに送付できるようにしましょう。


　しかし、実施していくうちに何点か課題が出てきました。


　1、業務時間外の対応が必要となる

　基本的に業務時間外の時間（朝早めの時間、夜遅めの時間など）に
　対応する必要があるため、そこに抵抗感がある方もいると思います。

　トータルで考えたときには、結果的に仕事が速くなるので自分自身の
　ためにもなると割り切って対応していただきたいと思います。


　2、朝一メールを嫌う人がいる

　「朝一からあまりメールを送らないでほしい」と感じる方もいるようです。

　基本的にはお互いのためになるはずなので止めるべきではないですが、
　信頼関係に影響がおよぶ可能性がある場合は控えた方が良いと思います。



　と課題もあるものの、やはりこれまでよりメールのやり取りがスムーズ
　になりました。



　いかがだったでしょうか？

　「朝一メール」の話は以上です。

朝一メールの課題

　前回は、「朝一メール」を、実践した結果を紹介しました。
　今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


　自分自身スピーディーにメールに返信することで、仕事のスタイルを
　相手に認識してもらうと、朝一でメールを見てもらえたときに、
　返信してもらえる確率が高まります。


　しかし、実施していくうちに何点か課題が出てきました。


　1、業務時間外の対応が必要となる

　基本的に業務時間外の時間（朝早めの時間、夜遅めの時間など）に
　対応することになるため、自分自身業務時間外に作業を行う必要性が
　出てきてしまいます。

　したがって、1日の労働時間や時間外労働を気にされる方には
　負荷になってしまいます。

　そこに関してはもちろん絶対にお奨めとは言えませんが、トータルで
　考えたときには、結果的に仕事が速くなるので自分自身のためにもなると
　割り切って対応していただきたいと思います。



　2、朝一メールを嫌う人がいる

　朝一メールに関して、早く返信がほしいと言う自分目線で書いていますが、
　自分がメールを見るタイミングでメールが届き、結果として仕事が速く
　なるのは相手にとっても良いことのはずです。

　と言う相手目線でもメリットがあるはずなのですが、中には「朝一から
　あまりメールを送らないでほしい」と感じる方もいるようです。

　そのような時でも、基本的にはお互いのためになるはずなので止めるべき
　ではないと思いますが、信頼あっての仕事なので、信頼関係に影響がおよぶ
　可能性がある場合は控えた方が良いと思います。



　次回は、「朝一メール」の簡単なまとめをしたいと思います。

朝一メールの実践結果

　前回は「朝一メール」の具体的な進め方を紹介しました。
　今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。


　返信してほしいメールを、相手がメールを見るタイミング（多くの方
　は9時から始業直後の時間）で送り、朝一で目に入れてもらうことで、
　返信してもらえる確率はぐっと高まります。

　そのためには、自分自身は早めの時間（9時前）か前日の夜に送る
　必要があります。


　上記の基本的な考え方に加えて、実施する上でのポイントを何点か
　見つけました。



　1、返信を迅速に行う

　朝一にメールを見てもらって返信してもらえる確率を高めるのですが、
　そのためには、自分自身も日頃から返信を迅速に行う必要があります。

　普段自分自身の対応が遅いと、せっかくメールを見てもらっても、
　「この人だったら急がなくても・・・」と思われてしまう可能性が
　あります。

　いざと言うときにしっかりと対応してもらえるよう、普段から仕事の
　スピード感を相手と共有しておくと良いと思います。



　2、リアルタイムメール処理と組み合わせる

　ポイント1と同じですが、自分自身がメールのやり取りにおいて
　ボトルネックになってしまわないよう気をつける必要があります。

　そのためには、以前ご紹介した「リアルタイムメール処理」を
　行うことで、常に要対応事項を把握しておくことが重要です。



　3、始業後すぐに返信できるようにする

　朝一にメールを見てもらうためには、朝早くか、前日の夜にメールを
　送る必要がありますが、状況的にどうしても難しい場合があります。

　そのような時は、朝一に送付するしかないので、通勤時間中などに
　返信内容をあらかじめ考えておき、始業後すぐに送付できるようにします。



　ということで、ポイントを押さえて実施すると効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か実施する内に課題も見えてきました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

朝一メールの進め方

　前回は、なかなかメールの返信をもらえない・・・。


　朝一でメールしてるのに、返事が翌朝だったり・・・

　返事が来ないと思うように仕事が進められない・・・


　そこで見つけたのが、「朝一メール」というものでした。


　今回はその朝一メールの進め方をお伝えいたします。



　やり方・・・と言っても特別なことをするわけではありません。


　返信してほしいメールを、朝一に送るというのは昨日お伝えしたとおり
　ですが、朝一は「相手がメールを見るタイミング」という意味です。


　もちろん人にもよるのですが、多くの方は9時から始業して、
　まずはメールを確認すると思います。

　そのタイミングに合わせてメールを送っておき、朝一で目に入れて
　もらえれば、返信してもらえる確率はぐっと高まります。


　なので、自分自身が朝一にメールを送っているのでは遅く、朝一に
　送るのであれば、少なくとも早めの時間（9時前）に送る必要があります。

　朝早めの時間が難しければ、前日の夜でも構いません。

　前日中に送っておけば、相手にとっても「より早く返さなければ」という
　意識が芽生えやすくなりますのでお奨めです。


　私自身は、前日の夜遅めの時間（22時～24時くらい）と、翌日の早めの時間
　（7～8時くらい）の二段構えでメールを送るようにしています。

　（もちろん現在たまたまリモート環境で仕事ができるからなのですが）


　するとやはりこれまでよりメールのやり取りがスムーズになりました。



　とは言え、やってみるといろいろとわかったことがあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

メールの返信が来ない

　ずばり！　私はなかなかメールの返信をもらえません。

　私自身はそれなりにしっかりとメールを送っているつもりなのですが、
　なかなか返してもらえません。


　朝一でメールしてるのに、返事が翌朝だったり・・・

　メールの件名に、【至急】などつけたりしてみたのですが、あまり
　効果はなく・・・

　返事が来ないと思うように仕事が進められない・・・


　うーん、何とかしたいとは思っているんだけどなあ。

　とはいえ相手の仕事まではコントロールできないし。。。


　でもやはり仕事が遅れてしまうのは結果的に相手にとっても良くない
　ことだし、何とかしよう！

　・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「朝一メール」というものでした。



　やり方は簡単。

　返信してほしいメールを、朝一に送るというものです。



　ちょっと待った、メールは基本的に朝一に送ってるって。


　いえいえここでの意味合いはちょっとだけ違うんです。



　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

リアルタイムメール処理のまとめ

　今週は「リアルタイムメール処理」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。



　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　リアルタイムメール処理
　容易さ　　　　　　★★★
　頻度　　　　　　　★★★★★
　効果(速度・費用)　★★★★



　メールの量が多くてどんどん溜まっていってしまう。。。

　メールが溜まるだけならまだよいけど、結果として大事なメールを
　見落としてしまうことがある・・・


　このままではいけないので、リアルタイムメール処理を試してみることに
　しました。


　やり方は簡単。

　準備としては、とっておくメールを格納するためのフォルダを
　作成します。

　基本的な考え方は、以下の2つです。

　1.メールはその場で対応する(内容確認・返信・返信保留)

　2.対応済みのメールはその場で処理する(削除・フォルダ移動)


　1において、重要度の低いメールを対応保留することはよくあることですが、
　それを続けていると、結局メールが溜まってしまい、しかも2回同じメールを
　読むことになるので非効率になってしまいます。

　そのために、重要度の低いメールこそ、極力その場で即レスしてしまう
　ことをお奨めしています。


　ただ、当然慣れるまでは煩わしさを感じることが出てきます。

　普段時間があるときにリアルタイム処理を行っているという前提で、
　どうしても時間がないときに、以下のような暫定対応をすることで、
　効率性をあまり落とすことなく対応できます。

　・整理する頻度をその場ではなく、1時間に1回程度すき間時間に行う

　・タイトルを見て明らかに重要度の低いメールを、一時的に「未対応」
　フォルダに避難する

　ただ、基本はトータルとしての時間短縮を念頭に置いて、煩わしくても
　極力その場で処理するよう心がけるしかないと思います。


　効果としては、その場でメールに対応し、処理を行うことで、
　メールが溜まってしまい埋もれてしまうこと、後ほど同じメールを
　読むのを避けることができます。

　副次的な効果としては、基本的にその場で処理するので、受信ボックスには
　要対応のメールしか残らず、実質的にタスク管理も行える点が挙げられます。




　いかがだったでしょうか？

　「リアルタイムメール処理」の話は以上です。

リアルタイムメール処理の課題

　前回は、「リアルタイムメール処理」を、実践した結果を紹介しました。
　今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


　リアルタイムメール処理は、その場でメールに対応し、処理を行うことで
　メールが溜まってしまい埋もれてしまうこと、後ほど同じメールを
　読むのを避けることを目的としています。

　そのために、重要度の低いメールこそ、極力その場で即レスしてしまう
　ことをお奨めしています。


　すると当然慣れるまでは煩わしさを感じることが出てきます。

　特に忙しいときは、一通あたり数秒でも煩わしさを感じてしまいます。


　もちろんそこまで無理をする必要はありませんので、そのような場合は
　以下のいずれかの対応をします。

　・整理する頻度をその場ではなく、1時間に1回程度すき間時間に行う

　・タイトルを見て明らかに重要度の低いメールを、一時的に「未対応」
　フォルダに避難する


　普段時間があるときにリアルタイム処理を行っているという前提で、
　どうしても時間がないときに、上記のような暫定対応をすることで、
　効率性をあまり落とすことなく対応できます。


　ただ、基本はトータルとしての時間短縮を念頭に置いて、煩わしくても
　極力その場で処理するよう心がけるしかないと思います。




　次回は、「リアルタイムメール処理」の簡単なまとめをしたいと思います。

リアルタイムメール処理の実践結果

　前回は「リアルタイムメール処理」の具体的な進め方を紹介しました。
　今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。


　準備としては、とっておくメールを格納するためのフォルダを
　作成します。

　基本的な考え方は、以下の2つです。

　1.メールはその場で対応する(内容確認・返信・返信保留)

　2.対応済みのメールはその場で処理する(削除・フォルダ移動)


　基本的にその場で処理するので、受信ボックスには要対応のメールしか
　残りません。

　つまりは、実質的にタスク管理も行えてしまいます。

　大量のメールが対応済みのものも含めてあふれている場合は、とても
　管理には使えませんでしたが、リアルタイムメール処理を行うと、
　1日の終わりには数通程度にすることができるので便利です。


　その前提として大事なのは、極力返信を保留しないということです。

　重要度の低いメールを対応保留することはよくあることですが、それを
　続けていると、結局メールが溜まってしまい、しかも2回同じメールを
　読むことになるので非効率になってしまいます。

　なので、重要度の低いメールこそ、極力その場で即レスしてしまう
　ことをお奨めします。

　返信保留しなければならないのは、以下の2つのケースです。

　・返信に時間がかかる場合(内容をよく考える必要がある)

　・他者のインプットがないと回答できない


　あとは、メールの自動振分け機能を使わないことも重要です。

　メールの自動振分けを行うと、結局どれが対応済みだかわからなく
　なってしまうので、未対応のものを一元管理する意味でも受信ボックスで
　すべて管理することをお奨めします。


　ということで、いくつかの点に注意すれば効果が高いのはよくわかりましたが、
　いくつか課題も見えてきました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

リアルタイムメール処理の方法

　前回は、メールの処理に時間がかかる・・・。


　メールの量が多くてどんどん溜まっていってしまう。。。

　メールが溜まるだけならまだよいけど、結果として大事なメールを
　見落としてしまうことがある・・・


　このままではいけないので、リアルタイムメール処理を試してみる・・・
　という話をしました。


　今回はそのリアルタイムメール処理の行い方をお伝えいたします。


　まずは準備です。

　処理済のメールは、削除するかとっておくかのどちらかです。

　とっておく場合は、ファイルと同じくフォルダに格納します。

　その格納するためのフォルダをまずは作成します。

　普段からフォルダを作成している人は、改めて準備する必要は
　ありません。


　次に実践です。

　基本的な考え方は、以下の2つです。

　1.メールはその場で対応する

　2.対応済みのメールはその場で処理する


　1に関しては、内容確認・返信・返信保留のいずれかです。

　2に関しては、繰り返しですが、削除・フォルダ移動のどちらかです。


　これらをその場で行っていきます。

　時間がもったいないと思うかもしれませんが、後ほどまとめて行う場合
　同じメールを2回読むことになってしまいます。

　単純に考えると、それだけでも時間が2倍になってしまいます。


　メールの削除・フォルダ移動は、1-2秒で行えるので、面倒くさがらずに
　やってみることをお奨めします。


　ということで、その場で処理する癖さえつけてしまえば、後はとても
　シンプルなのですが、使ってみるといろいろとわかったことがあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

メールの処理に時間がかかる

ずばり！　私はメールの処理に時間がかかります。


メールの量が多くてどんどん溜まっていきます。。。

大事なメールのみであればよいのですが、不要なメールも含めると
結構な量になります。

メールが溜まるだけならまだよいのですが、結果として大事なメールを
見落としてしまうこともあります・・・

あとは、同じメールを何度も見てしまうことになったり。。。


このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。


そもそもメールが溜まっていくのは、処理済のメールを整理して
いないから。

メールの整理は、夜などまとまった時間をとって一気に整理してます。

実はその時間自体が結構無駄だったり・・・


そこで見つけたのが、「リアルタイムメール処理」というものでした。


やり方は簡単。


読んで字のごとくなのですが、まとめて整理するのではなく、その場で
メールを整理していきます。


「いちいちメールを整理するなんてむしろ面倒では？」

「そもそもそんな時間ないし・・・」


こんな声が聞こえてきそうですが、慣れてしまえば簡単です。


次回はその辺のお話をしてみようと思います。

BCCへのアドレス追加のまとめ

　今週はBCCへのアドレス追加を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。


　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　BCCへのアドレス追加
　容易さ　　　　　　★★★★★
　頻度　　　　　　　★★★★★
　効果(速度・費用)　★★


　単純に返信したかどうかは、返信マークをみればわかるのですが、
　「確認して再度ご連絡します」のような返信をいったんしたときに、
　どちらがボールを持っているのかがわからなくなってしまい、
　やり取りが遅れてしまいます。


　送信トレイを見ればよいのですが、それもちょっと面倒・・・
　ということで、導入してみました。


　やり方としては、メールを送るときに、BCCに自分のアドレスを
　追加するだけです。

　すると、自分で送ったメールが自分に届きます。

　自分が送ったメールも含めてすべて受信トレイにあるから
　それまでのやりとりも含めて最後にどのようなやりとりをしたのかも
　一目で確認できます。


　流れを確認できる以外にも、メールの送信・受信確認ができるという
　メリットもあります。

　すると、サーバーのエラーでメールが送れないときや、
　メールを下書きに保存したまま、送ったつもりになってしまっている
　ときにいち早く気づくことができます。


　BCCにアドレスを追加するのは、やり取りの流れを確認したい
　メールだけでも良いですが、この副次的効果を踏まえると、
　すべてのメールを対象にしても良いと思います。


　一方でそれを行うと、受信ボックスのメールの量が増えてしまいます。

　これを回避するためには、受信ボックスにメールが届いた瞬間に、
　不要なメールを削除あるいは避難させておくことだと思います。

　まとまった時間をとって整理する方もいるかと思いますが、
　私としては、できるだけリアルタイムで対応するのが
　良いのではないかと考えています。


　いかがだったでしょうか？

　BCCへのアドレス追加の話は以上です。

　来週はどのような仕事術を取り上げようか、今から悩んでいます。

BCCへのアドレス追加の課題

　前回は、BCCへのアドレス追加を実際に使ってみてどうだったのかを
　紹介しました。
　今回は、その課題をお伝えいたします。


　ご想像の通りかも知れませんが、受信ボックスのメールの量が
　増えると言うのが大きな課題です。

　ただでさえメールの量が多いのに、さらにメールの量が増える、
　しかも自分からの・・・


　これを回避するためには、小まめに受信ボックスを整理していくしか
　ないと思います。


　一番簡単なのは、受信ボックスにメールが届いた瞬間に、
　不要なメールを削除あるいは避難させておくことだと思います。


　まとまった時間をとって整理する方もいるかと思いますが、
　私としては、できるだけリアルタイムで対応するのが
　良いのではないかと考えています。


　というのも、後からまとめてメールの整理を行おうとすると
　そもそも思い出すのにも時間がかかるし、そのために読み返す
　時間も重複してしまうからです。


　その場で判断して要・不要の判断をして仕分けしておけば、
　トータルの時間としては速いのではないかと考えています。


　いずれにせよメールのチェックに費やす時間を最小化し、
　大事なメールを見落としてしまうというリスクはなくさないと
　いけないですよね。


　次回は、BCCへのアドレス追加の簡単なまとめをしたいと思います。

BCCを使うとメールの送信確認ができる

　前回は、メールアドレスのBCCに自分のアドレスを追加する具体的な
　シーンを紹介しました。
　今回は、実際に使ってみてどうだったのかをお伝えいたします。


　すべてのメールのBCCに自分のアドレスを追加するのではなく、
　その後のやり取りが継続する、つまり相手からの回答を待つ、
　あるいは自分が回答する必要があるメールを対象に試してみました。


　当初のねらい通り、会話のやりとりの流れを
　チェックしやすくなりました。


　また、最新のメールを見れば、どちらがボールを持っているのかを
　忘れてしまい対応が遅れることもなくなりました。

　とりわけこれまで何度かあった以下のケースがなくなりました。


　1.相手からのメールに対し、「後ほど対応します」といったん回答

　2.後ほどメールを見返したときに、返信済みマークがついているので、
　対応済みだと勘違い・・・


　これは絶対にあってはいけないことなので、これが解消できたのは
　良いことなのですが、実はメリットは他にもありました。


　それは、メールの送信・受信確認ができるという点です。


　サーバーのエラーでメールが送れないこともたまにありますが、
　メールを下書きに保存したまま、送ったつもりになっていることが
　何度かありました。。。


　ですが、BCCに自分のアドレスをいれておくと、自分にもメールが
　届くので、送信・受信確認を行うことができます。


　このメリットって意外と大きいなと感じました。

　したがって、特定のメールだけでなく、基本的にはすべての
　メールを対象とするのが良いかなと改めて思いました。


　という副次的な効果も得られて良かったなというのが感想です。

　とは言え、完璧だったわけではありません。

　ちょっとした課題もあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

BCC機能を活用する

　前回は、メールアドレスのBCCに自分のアドレスを追加する方法
　を紹介しました。
　今回は、実際にどのように活用しているのかをお伝えいたします。


　やり方自体は簡単で、メールを送信する際に、アドレスのBCC欄に
　自分のアドレスを追加するだけです。

　あとはどのようなケースでこれを使用するかですね。


　1.何も考えずにすべてのメールに追加する

　2.その後やり取りが継続するメールのみに追加する


　1は、判断する必要がないので速いですが、受信トレイに来る
 メールの量が増えてしまうのが難点です。

　2は、逆にいちいち判断するのがちょっと面倒な気もします。


　とはいえBCCにアドレスを追加するのも時間はかかるので
　2で試してみることにしました。


　その後のやり取りが継続する、つまり相手からの回答を待つ、
　あるいは自分が回答する必要があるメールが対象です。


　それらのメールは、自分が送ったものでも受信ボックスに
　届くので、必要に応じてやり取りの流れをチェックします。


　では、実際に使ってみてどうだったのか？

　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

メールアドレスのBCCに自分のアドレスを追加する

　ずばり！　私はメールの管理が苦手です。
　メールのやり取りの流れを思い出せず困ってしまいます。

　単純に返信したかどうかは、返信マークをみればわかるのですが、
　「確認して再度ご連絡します」のような返信をいったんしたときに、
　どちらがボールを持っているのかがわからなくなってしまい、
　やり取りが遅れてしまいます。

　いちいち送信トレイを見るのも面倒だし・・・。

　これは何とかしなければならない・・・。


　そんなことを思っていた時にメールのBCC機能を思い出しました。


　BCCにアドレスを追加すると、そのアドレスは表示されないため
　その人にメールを送っていることを、他者は知ることができません。


　ここに自分のアドレスを入れたらどうなるんだろう？

　早速テストしてみることにしました。


　当たり前ですが、自分で送ったメールが
　自分の受信トレイに届きました。

　しかも相手には自分がアドレスに入っていることが分からない。
　これは使えるかも！！


　自分が送ったメールも含めてすべて受信トレイにあるから
　それまでのやりとりも含めて最後にどのようなやりとりをしたのかも
　一目で確認できます。

　受信トレイと送信トレイを行ったり来たりする必要もなくなりました。


　では、実際にどのようにこの機能を活用しているのか？

　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

単語登録のまとめ

今週は単語登録を取り上げました。
今回は簡単にまとめていきます。


まずは星5つで評価します。

仕事術　　　　　　  単語登録
容易さ　　　　　　   ★★★★
頻度　　　　　　　   ★★★★★
効果(速度・費用)　★★★★


キーボード入力が苦手な方、入力ミスが多い方にオススメです。

事前に単語を登録しておくことで

入力を簡素化します。


例えばこんな単語を登録します。

単語：お疲れ様です。　　　　　よみ：お
単語：よろしくお願いします。　よみ：よ

などなど。


メールや文書作成でよく使う挨拶や文章、名前や住所などの
パーソナルデータをどんどん登録していきます。

階層化や箇条書きなどに使う記号や、「いらい」を変換すると、
「相手が拒否することが前提」と変換候補が出てくるなど
ちょっと立ち止まって考えさせるものも登録します。


作業時間を減らすだけでなく、ちょっとした仕事の質も上げる
ことが出来ている・・・ということで、大きな成果が得られて
いるのですが、良いことばかりではありません。


入力時に全角しか受け付けない、半角しか受け付けない・・・と
いう仕様になっているサイトがあります。

このようなサイトでメールアドレスを入れようとすると、
単語登録機能が使えませんので、手入力をしなくては
いけなくなり、入力ミスをしてしまったりします。


いかがだったでしょうか？

単語登録の紹介は以上です。

単語登録の課題

前回は、単語登録を実際に使ってみた結果を紹介しました。
大きな成果が得られているのは確かですが、良いことばかりでは
ありません。

今回は、実際に使って出てきた課題をお伝えいたします。


私はよく使う挨拶などは単語登録をしています。
例えば「ありがとうございます。」も「あ」と入力すれば出てきます。

が、一文字入力で一発変換すると、どうでしょう？

心がこもっていないんじゃないか・・・と、思いますよね？

実際に書いている所を見られているわけではないのですが、何となく
軽んじているような・・・。

ということで、感謝やねぎらいの言葉、謝罪の言葉などを登録して
使用するのは、かなりの勇気が必要です。


その辺は私はメールだけでなくリアルな関わりを含めた対応で
カバーするようにしています。
（と言いつつ、実際は登録していても、使わないできちんと
入力することが多々あります。）



また、名前や住所などのパーソナルデータ入力でも試練があります。

サイトによっては入力時に勝手に全角指定や半角指定にされてしまう
サイトがあります。

海外のサイトはシングルバイトが前提なので、入力時に全角半角の
指定はされません。

従って、ひらがな入力で「め」と入れて変換すれば半角のメール
アドレスが入力できます。


一方、日本語は全角、半角入り乱れているので、国内サイトで
入力時に全角しか受け付けない、半角しか受け付けない・・・と
いう仕様になっている所があります。


例えば住所。
半角入力の文字は受け付けない・・・となると、
「千代田区千代田1-1-1」はエラーです。


例えば郵便番号、電話番号。
入力ボックスが1つであればいいのですが、郵便番号はハイフン
で区切って2箇所、電話番号は3箇所に分かれていたりします。

これも文字数が合わないため、手入力しないといけません。
もちろん半角しか受け付けてくれない場合、手入力で記入です。


例えばメールアドレス。
全角入力できないと変換できません。
これまた手入力になります。



入力ミスを防ぐためにメールアドレスを再度入力させるサイトが
多いですが、私の場合、半角文字しか入力させてくれないと
手入力になるため、入力ミスすることが多いです。

コピペを防ぐためにいろいろとチェックをかけているサイトが
多いですが、私の場合、それがミスの温床になってしまうという
悲しいパターンになっちゃいます。。。


シンプルに入力ボックスだけ用意して、登録時に入力ミスがないか
どうかチェックをする・・・このようなシンプルな構成ならば、
単語登録機能が有効活用できます。


このようにいつでも、どこでも使える万能選手というわけでは
ないですが、キーボード入力が遅い、よくミスをする人にとっては
入力回数が減らせて作業を短時間にすることができる単語登録は、
かなりおススメです。

次回は、単語登録の簡単なまとめをしたいと思います。

単語登録はメール作成や資料作成の時間を減らす

前回は、実際に登録した単語を紹介しました。
今回は、実際に使ってみた結果をお伝えいたします。

私はコツコツ入力して70個近く単語登録しましたが、やはり最初は
慣れていない＆忘れてしまったせいか、ついつい全文入力していました。


しかし少しずつ覚えてきて使うようになってくると、メール作成時間
が格段に早くなりました。

1通作成するのにキーボードを叩く回数が明らかに減ったのです。


私の場合、メール作成で単語登録で対応できない文章が続いた場合、

そもそもメールに書く内容なのか？
電話や直接会って話した方がいいんじゃないか？

とチェックするようになりました。



また、資料作成やメールを書いていると、よく使う記号があることに
気が付きました。そのような記号も単語登録しました。

例えば、階層化や箇条書きを表現する時に記号を使うのですが、
キーボードの右下に下記単語を割り当てています。

単語：◆　よみ：・
単語：◇　よみ：。
単語：▽　よみ：、
単語：■　よみ：ｍ



さらに、ちょっと立ち止まって考えさせるものも登録しています。

例えば「依頼」

「いらい」と入力して変換すると「相手が拒否することが前提」
と、変換候補が出てきます。


これを見て・・・

この依頼って相手に迷惑になっていないかな？
相手が喜んでやってくれるにはどうしたらいいかな？
どうすれば相手はこの依頼を簡単に実行できるだろう？

などなど、一方的な依頼にならずに一歩立ち止まって考える
ことができています。


作業時間を減らすだけでなく、ちょっとした仕事の質も上げる
ことが出来ている・・・ということで、大きな成果が得られて
いるのですが、良いことばかりではありません。

実はちょっとした課題もあります。

次回はその辺のお話をしてみようと思います。

単語登録を使い倒す

前回は、単語登録のやり方を紹介しました。
今回は、実際に登録した単語をお伝えいたします。

私が実際に登録した単語はメールや文章作成でよく使うものです。
例えば、このような単語を登録しています。

単語：お疲れ様です。　　　　　 　　よみ：お
単語：よろしくお願いします。　 　　よみ：よ
単語：千代田区千代田1-1-1　　　よみ：ち

などなど。


また、一文字入力して変換すれば、ながーい文章が出てくるように
しました。

このようにしておけば、たった一文字しか入力していないのに、
文章がどんどん作成されていきます。

ビジネスメールなどはある程度、内容が決まっていますので特に
このやり方は有効です。


単語：お忙しいところ、お手数をおかけ致しますが、
よろしくお願いします。
よみ：おい

単語：上記点につきまして、ご不明な点がございましたら、
何でも構いませんのでご質問いただけますと幸いです。
よみ：じょ


などなど。


そして、この辞書登録、もう一つ大活躍する場面があります。

それはユーザー登録などパーソナルデータ、会社データを
入力する時です。

正直、住所や電話番号、郵便番号などは覚えていられません。
したがって、郵便番号なら「ゆ」、電話なら「で」、
メールアドレスなら「め」などを使って登録しておきます。

また、会社名もいろいろな場面で入力しますので、正式名称から
略称までいろいろなパターンを登録して使い分けています。

自分の名前も当然一文字です。
「じ」と入力すれば、「ジタン」、「じたん」、「Zitane」が
出てきます。


よく使う単語、文章などはとにかく登録。
コツコツ入力して70個近く単語登録しました。


一生懸命登録して、使ってみた結果はどうだったのか？

次回はその辺のお話をしてみようと思います。

単語登録を覚える

　ずばり！　私はキーボード入力が遅いです。
　ブラインドタッチでどんなに頑張ってもついついミスをしてしまいます。

　それでも資料は作成しないといけないし、パソコンの入力は、仕事を
　する上で切っても切り離せません。

　でも、長時間入力していると疲れてミスも増えるし、なかなか早く
　入力できないんだよなぁ・・・。。。

　中身は大差ないのに、入力が早くて終わるのが先なだけで、
　評価されている同僚を見ると、ちょっと悔しかったりします。


　そんな方にぜひオススメなのが、変換入力を助けてくれる「単語登録」
　という機能です。



　Windowsであれば、タスクバーにある箱みたいなアイコンを押すと
　「単語の登録」が出てきます。

　もし箱のようなアイコンが表示されていなければ、タスクバーに
　矢印を持ってきて、右クリック。

　「ツールバー」の「言語バー」を選択すると、表示されます。


　
　ここに単語をどんどん登録していきます。

　例えば私はこんな単語を登録しています。


　単語：お疲れ様です。　　　　　よみ：お
　単語：よろしくお願いします。　よみ：よ


　などなど。
　
　このように登録しておけば、「お」と入力した後にスペースボタンを
　押せば、変換候補に「お疲れ様です。」が出てきます。

　入力時間の短縮だけではなく、入力ミスを減らすことが出来ます。
　ということで、メールや文章作成でよく使うものを登録しています。


　では、実際にどのような単語を登録しているのか？

　次回はその辺のお話をしてみようと思います。