リアルタイム議事録のまとめ

今週は「リアルタイム議事録」を取り上げました。
今回は簡単にまとめていきます。



まずは星5つで評価します。

仕事術　　　　　　リアルタイム議事録
容易さ　　　　　　★
頻度　　　　　　　★★★★
効果(速度・費用)　★★★★★



会議後の議事録の作成に、急いでまとめても、1-2時間かかって
しまう。

それを改善するためには、まとめなおすスピードを上げるか、
まとめなおす時間を早めるかしかない。

まとめなおすスピードを劇的に改善させるのは難しいので、まとめなおす
時間を早めるしかなさそう。

早めるとしたら会議中に始めるしかないということで行き着いたのが
「リアルタイム議事録」です。


リアルタイム議事録とは、会議中のすき間時間を活用して早めに
議事録のまとめを行おうというものです。

5分・10分単位のすき間時間はなかなかないかもしれませんが、秒単位の
時間はかなり多くあります。

そのちょっとした時間を見つけてまとめ作業に取り組む集中力がとても
重要です。


効果としては、なんといっても会議後に議事録作成に費やしていた時間が
大幅に短縮できるという点です。

完全に会議内で終わらせられないまでも、会議後10-20分以内くらいには
終えて送信できるようになります。（内容や状況によっては、会議終了時に
完成させることもできます）

副次的な効果としては、参加者に素早く情報を共有できるので、会議で
挙がったタスクや依頼事項により早く対応してもらえる可能性が高まります。


リアルタイム議事録の課題は、主に以下の2点です。


■議事録の作成が追いつかない

リアルタイム議事録は、書き取りとまとめを小まめに切り替えながら
やらなくてはならないので、実際に行うのはかなり難しいです。

これに対する特効薬は正直ないですが、ここは地道に書き取り・文章化・
構造化・PowerPoint・業務知識の各スキルを高めていくしかありません。


■フォーマルな会議では行いづらい

リアルタイム議事録は、素早く作成し、素早く送ることがポイントです。

ただ、お客様と行うようなフォーマルな会議では、議事録を送る前に
上司の方などに入念にチェックしてもらう必要がある場合もあります。

その前提だと、いくら頑張って作成し、すぐに送付しても、レビューに
時間がかかって結局送付が遅れてしまうことがあります。



いかがだったでしょうか？

「リアルタイム議事録」の話は以上です。