ペイオフマトリックスのまとめ

　今週は「ペイオフマトリックス」を取り上げました。

　今回は簡単にまとめていきます。

　まずは星5つで評価します。

　

　仕事術　　　　　　ペイオフマトリックス

　容易さ　　　　　　★★★

　頻度　　　　　　　★★

　効果(速度・費用)　★★★★

　私は、判断に迷うことが多い。

　課題の解決策や、ブレストでアイディアを出しグルーピングしたが、

　どれが良いか選べない、判断基準がたくさんありどれを選べばよいか

　わからない・・・。

　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。

　そこで見つけたのが、「ペイオフマトリックス」というものでした。

　やり方は簡単。

　縦軸、横軸のマトリックスを用意し、マッピングして整理するだけです。

　1、ホワイトボードや紙などに縦軸、横軸を記入（L字に書く）

　　縦軸を「期待する成果、効果」などにする。

　　横軸に「コスト」、「難易度」、「時間」など、判定基準になる

　　ものを記入する。

　2、複数出てきた案を一つずつ取り上げ、軸に基づき、自分の

　　意見を配置していく

　3、他の人と配置のズレをすり合わせていく

　4 、それぞれ整理された案の中から選び、実行する

　たったこれだけです。

　この方法を実施する時にうまくいきそうなポイントが3点あります。

　1、数値を意識する

　時間が速い、遅い、費用が高い、安いではなく、数値をできる

　だけ入れるようにしました。

　2、前提条件、制約条件、数字をベースに議論する

　議論にズレが生じないように、前提条件や制約条件を共有しながら、

　数字をベースに議論するようにしました。

　3、出てきたToDoや課題は必ず記録しておく

　配置した根拠となる課題や、それを解決する案などは忘れずに記録

　しておくようにしました。

　ということで、ポイントを押さえて実施すると効果が高いのは

　よくわかりましたが、何回か実施する内に課題も見えてきました。

　1、時間がかかる

　出てきたアイディアや解決策を、一つ一つ議論をしながら整理するので、

　とても時間がかかってしまいました。

　そのため、ある程度、候補を絞ってからペイオフマトリックスを使うと

　効果的です。

　2、議論のメンバー選定と、話の落とし所が難しい

　出てきた案の実施を決定する意思決定者、実施の担当者、実施によって

　影響を受ける人、外部識者などの専門家、過去実施を経験した人など、

　精度の高い案を採用しようと、あらゆる視点のメンバーを集めると、

　話の落とし所が難しくなりました。

　従って、課題の大きさと、実施スピードの影響を考慮しながら、メンバー

　を選定するようにしました。

　いかがだったでしょうか？

　「ペイオフマトリックス」の話は以上です。

ペイオフマトリックスの課題

　前回は、「ペイオフマトリックス」を、実践した結果を紹介しました。

　今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。

　ペイオフマトリックスは、縦軸、横軸のマトリックスを用意し、

　アイディアや解決策をマッピングして整理する・・・というものです。

　とは言え、実施していくうちに何点か課題が出てきました。

　1、時間がかかる

　出てきたアイディアや解決策を、一つ一つ議論をしながら整理するので、

　とても時間がかかってしまいました。

　そのため、ある程度、候補を絞ってからペイオフマトリックスを使うと

　効果的です。

　2、議論のメンバー選定と、話の落とし所が難しい

　出てきた案の実施を決定する意思決定者、実施の担当者、実施によって

　影響を受ける人、外部識者などの専門家、過去実施を経験した人など、

　精度の高い案を採用しようと、あらゆる視点のメンバーを集めると、

　話の落とし所が難しくなりました。

　従って、課題の大きさと、実施スピードの影響を考慮しながら、メンバー

　を選定するようにしました。

　次回は「ペイオフマトリックス」の簡単なまとめをしたいと思います。

ペイオフマトリックスの実践結果

　前回は「ペイオフマトリックス」の具体的な進め方を紹介しました。

　今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。

　ペイオフマトリックスは、縦軸、横軸のマトリックスを用意し、

　アイディアや解決策をマッピングして整理する・・・というものです。

　

　そこで、この方法を実施する時に、うまくいきそうなポイントを

　何点か見つけました。

　1、数値を意識する

　時間が速い、遅い、費用が高い、安いではなく、数値をできる

　だけ入れるようにしました。

　2、前提条件、制約条件、数字をベースに議論する

　議論にズレが生じないように、前提条件や制約条件を共有しながら、

　数字をベースに議論するようにしました。

　3、出てきたToDoや課題は必ず記録しておく

　配置した根拠となる課題や、それを解決する案などは忘れずに記録

　しておくようにしました。

　上記3点を意識して、進めていくと、思った以上にうまくやることが

　できました。

　ということで、ポイントを押さえて実施すると効果が高いのは

　よくわかりましたが、何回か実施する内に課題も見えてきました。

　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

ペイオフマトリックスの進め方

　前回は、判断に迷うことが多い。

　課題の解決策や、ブレストでアイディアを出しグルーピングしたが、

　どれが良いか選べない、判断基準がたくさんありどれを選べばよいか

　わからない・・・。

　このままではいけないので、ペイオフマトリックスを試してみる・・・という

　話をしました。

　今回はそのペイオフマトリックスの進め方をお伝えいたします。

　やり方・・・と言っても特別なことをするわけではありません。

　1、ホワイトボードや紙などに縦軸、横軸を記入（L字に書く）

　　縦軸を「期待する成果、効果」などにする。

　　横軸に「コスト」、「難易度」、「時間」など、判定基準になる

　　ものを記入する。

　2、複数出てきた案を一つずつ取り上げ、軸に基づき、自分の

　　意見を配置していく

　3、他の人と配置のズレをすり合わせていく

　4 、それぞれ整理された案の中から選び、実行する

　たったこれだけです。

　例えば「売上の低下をどう防ぐか？」で、案が「オススメチラシを

　配布する」だとします。

　縦軸に・・・

　成果：大（売上30万円以上）

　成果：小（売上0円）

　

　横軸に実施時期を・・・

　すぐできる（明日から）

　時間がかかる（準備に1週間以上）

　とします。

　そして、実施メンバーのAさん、Bさん、Cさんがそれぞれどこに

　該当するかマッピングしていきます。

　一つの基準で順番に考えていくと、どれがどれだかわからなく

　なってくるのですが、こうやって2つの判断基準を使って

　マッピングしていくと、何か頭が整理されていくような感覚が

　ありました。

　とは言え、やってみるといろいろとわかったことがあります。

　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

判断に躊躇する

　ずばり！　私は判断に迷うことが多いです。

　課題の解決策や、ブレストでアイディアを出しグルーピングしたが、

　どれが良いか選べない、判断基準がたくさんありどれを選べばよいか

　わからない。

　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。

　そこで見つけたのが、「ペイオフマトリックス」というものでした。

　やり方は簡単。

　縦軸、横軸のマトリックスを用意し、マッピングして整理するだけです。

　マッピングして整理する？？？

　ただでさえアイディアや解決策が多くて判断基準もハッキリとしないのに、

　そんなに簡単に整理できるとは思えません。

　とは言え、このままの状態も困るので、批判はやってからにしよう・・・

　ということで、とりあえず試してみることにしました。

　　

　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

三色ファイルのまとめ

　（今週のメルマガは、過去の人気仕事術を再掲しています）


　今週は三色ファイルを取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。


　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　三色ファイル
　容易さ　　　　　　★★★★★
　頻度　　　　　　　★★★★
　効果(速度・費用)　★★★



　PC上のデジタルデータ、紙資料関係なく、肝心な時に資料が
　見つからず、いつも困っている。
　
　机も散らかしがちで、紙資料はほっておくと、どんどん
　溜まっていってしまう・・・ということで、導入してみました。


　色付きのクリアファイルを用意し、それぞれの色に紙資料を
　入れていきます。


　赤：今日やるべきこと
　青：持ち歩きたい資料
　黄：作業用の裏紙
　橙：1週間以内のToDo


　参考サイトはこちらです。

　三色フォルダーのすすめ
　http://www.ideaxidea.com/archives/2005/05/post_3.html


　橙のファイルはPANTONEのクリアファイルがカッコ良くて
　ついつい購入してしまったものです。（笑）



　赤の「今日やるべきこと」には、今日行われる打ち合わせ資料、
　作成する資料のラフスケッチ、移動中に投函する封筒、訪問先
　の地図など1日の予定を見て、関係する資料を入れました。


　青の「持ち歩きたい資料」には、名言集、サイトをプリント
　アウトしたものなど、簡単な読み物などを入れました。
　

　黄の「作業用の裏紙」には、作業用の裏紙を15枚ほど、かさばるのが
　いやなので、2,3日持てばいいかなという量を入れました。


　橙の「1週間以内のToDo」には、週末に行う予定の旅費精算に関する
　領収書など、今日終わらせるものではないですが、期限が近いもの
　（1週間以内）に関する資料をどんどん入れていきました。



　赤のファイルは1日の最後に整理をすると、見事に終わっていることが
　多く、また、打ち合わせの際にもらった資料などで、橙の1週間以内の
　ToDoへ移すなど、かなり便利に使うことができました。


　橙のファイルも期限が迫ってくると取りだして、それがそのまま
　赤ファイルに行くなど何だかんだ言って赤ファイルと同じく毎日
　チェックをして更新をしていました。



　一方、青や黄のファイルは、両面印刷による裏紙の削減、情報セキュリティ
　意識の高まりなどから、使用頻度が下がっていき、代替として、携帯
　やiPadなどのデジタル製品を使用するようになりました。



　いかがだったでしょうか？

　三色ファイルの話は以上です。

三色ファイルの課題

　（今週のメルマガは、過去の人気仕事術を再掲しています）


　前回は、四色のクリアファイルを実際に使ってみてどうだったのかを
　紹介しました。
　今回は、その課題をお伝えいたします。

　
　まず最初にファイルを使ってみて、課題だらけ・・・であったわけ
　ではありません。

　赤や橙のファイルは問題なく今でも順調に使っています。

　赤：今日やるべきこと
　橙：1週間以内のToDo



　一方、青と黄のファイルは使用頻度が劇的に下がってしまいました。

　青：持ち歩きたい資料
　黄：作業用の裏紙



　その理由はいろいろあるのですが、まず青のファイルは以下のような
　理由で使用頻度が下がっています。


　・携帯の進化、iPadなどのデジタル製品の普及

　ケータイのフルブラウザでサイト閲覧ができる、PDFファイルを
　持ち運べるなど、わざわざ紙出力をする必要性が少なくなりました。

　「紙の方が読みやすい」というのは、この手の話で必ず出てくる
　話題ですが、個人的にはあまり気になりませんでした。

　それ以上に、膨大な量の情報にアクセスできるメリットの方が
　魅力的でした。

　紙出力をした際には、かさばって荷物になりますが、iPadなどは
　そういった問題と無縁になりました。

　また、紙出力に関しては、次に挙げる黄のファイルを使わなくなった
　理由とも関係してきます。　
　


　ということで、次に黄のファイルですが、こちらも2点理由がありました。


　・裏紙が少なくなった。

　経費削減、費用削減、資源の無駄をなくそう・・・ということで、
　両面印刷が増え、使用できる裏紙が減ってしまいました。

　そのために、ルーズリーフなどキレイな紙を用意するのもなんだかなあ
　という感じです。


　・個人情報保護法などデータに対するセキュリティ強化の流れ

　裏紙を使用する際に、裏にどのようなデータが記載されているのかを
　わざわざ確認して使用するかしないか判断するのは、時間がかかります。

　また、そのようなやり方は、どう考えても非効率です。

　外部に漏れるとまずい情報がどこに記載されているかわからない以上
　使わない方が賢明です。


　（・iPadなどでお絵描きができる）
　仮に裏紙がなくて、他の人達と話し合う際に、ちょっとした紙が必要に
　なった場合は、iPadのノートアプリで代用しました。
　
　この場合、描いた内容をすぐにメールで共有できますので、便利です。
　（もちろん紙でも携帯で写真に撮って共有すれば良いので、アプリが
　凄いと言う話ではないです。）　
　


　以上により、青と黄のファイルは使用頻度が劇的に下がってしまいました。
　今ではカバンにこの2つが入っていることはなく、替わりにデジタル製品
　が入っています。

　青と黄のファイルがないため、赤や橙のファイルはますますその色を
　鮮やかに主張しています。



　次回は、三色ファイルの簡単なまとめをしたいと思います。