43フォルダのまとめ

　今週は「43フォルダ」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。



　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　43フォルダ
　容易さ　　　　　　★★★
　頻度　　　　　　　★★★
　効果(速度・費用)　★★★



　机の上が書類だらけで汚い。


　汚いだけならいいのですが、書類がどんどん重なっていき、作業は
　やりにくい、必要な書類を探す時に時間がかかってしまう・・・など
　業務に支障をきたしていました。


　特に、書類探しの時間はバカになりませんでした。

　どこにあるのかなーと書類をあっちに置いて、こっちに置いて・・・と。
　時間がかかるだけでなく、毎回、毎回同じようなことを繰り返して
　その時間は何も仕事ができません。


　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。




　そこで見つけたのが、「43フォルダ」というものでした。


　やり方は簡単。


　43個のフォルダを用意し、規則に沿って資料を格納するというものです。



　1、43個のフォルダを用意する。（クリアファイルでも封筒でも可）
　それぞれのファイルに「1月-12月」と「1日-31日」のラベルを付ける。

　2、当月に使用する資料を、使用する日付（ 1日-31日）に入れる。

　3、翌月以降に使用する資料は、該当月（ 1月-12月）に入れる。

　4、都度、更新する。


　結果として、机の上がキレイさっぱりしました。


　書類がどんどん重なっていき、いつも必要な書類を探して
　時間がかかってしまう・・・など、ムダなことをしていたのが
　ウソのようになくなりました。


　ということで、毎日更新をしていたのですが、やっていってうまく
　いきそうなポイントが何点かありました。

　
　1、朝一番に行う、帰り際に行うなどルーティン化させて
　毎日更新できるようにする。



　2、経費精算の領収書などタスクに関係するものや、ちょっと
　したご褒美としてクーポンを入れておく。


　3、ルーティンの時にまとめて処理しようとしないで、
　もらったらすぐ、プリントアウトしたらすぐにフォルダに入れる。



　ということで、ポイントを押さえて継続して使うと効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か使う内に課題も見えてきました。



　1、更新を毎日継続するのが大変

　何だかんだ言っても毎日の更新は大変です。


　特に出張や休暇などオフィスから離れて更新ができなくなると
　結局使わなくなる・・・という危険性が常にありました。


　ということで、毎日更新は大変だ・・・と言う時は、日付ではなく、
　週ごとのフォルダを用意して、それを更新するだけにするなどして
　対応するのもひとつの手かなと思いました。


　実際、43フォルダを始めた当初と比較し、最近は、個人情報やら
　経費削減やら、エコやらで、紙の資料が減ってきており、毎日更新
　しなくてはいけないほど、紙の資料がありません。

　仕事と資料を使う頻度を考慮して、自分なりにアレンジして対応する
　ことにしました。



　2、資料が多すぎてフォルダに収まらない
　

　紙の資料が少なくなってきたのは確かですが、たまに膨大な資料が
　必要となる時があります。

　その資料が多すぎて、フォルダに収まらないことがありました。


　この場合、資料が収納されている場所を書いたメモを作りました。


　やり方は簡単。


　ポストイットに書いて、フォルダにポイっと放り込むだけです。

　こうしておけば、その日付のフォルダに資料を格納しなくても
　探さないですみます。


　いかがだったでしょうか？

　「43フォルダ」の話は以上です。