リアルタイムメール処理の実践結果

　前回は「リアルタイムメール処理」の具体的な進め方を紹介しました。
　今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。


　準備としては、とっておくメールを格納するためのフォルダを
　作成します。

　基本的な考え方は、以下の2つです。

　1.メールはその場で対応する(内容確認・返信・返信保留)

　2.対応済みのメールはその場で処理する(削除・フォルダ移動)


　基本的にその場で処理するので、受信ボックスには要対応のメールしか
　残りません。

　つまりは、実質的にタスク管理も行えてしまいます。

　大量のメールが対応済みのものも含めてあふれている場合は、とても
　管理には使えませんでしたが、リアルタイムメール処理を行うと、
　1日の終わりには数通程度にすることができるので便利です。


　その前提として大事なのは、極力返信を保留しないということです。

　重要度の低いメールを対応保留することはよくあることですが、それを
　続けていると、結局メールが溜まってしまい、しかも2回同じメールを
　読むことになるので非効率になってしまいます。

　なので、重要度の低いメールこそ、極力その場で即レスしてしまう
　ことをお奨めします。

　返信保留しなければならないのは、以下の2つのケースです。

　・返信に時間がかかる場合(内容をよく考える必要がある)

　・他者のインプットがないと回答できない


　あとは、メールの自動振分け機能を使わないことも重要です。

　メールの自動振分けを行うと、結局どれが対応済みだかわからなく
　なってしまうので、未対応のものを一元管理する意味でも受信ボックスで
　すべて管理することをお奨めします。


　ということで、いくつかの点に注意すれば効果が高いのはよくわかりましたが、
　いくつか課題も見えてきました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。