リアルタイムメール処理のまとめ

　今週は「リアルタイムメール処理」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。



　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　リアルタイムメール処理
　容易さ　　　　　　★★★
　頻度　　　　　　　★★★★★
　効果(速度・費用)　★★★★



　メールの量が多くてどんどん溜まっていってしまう。。。

　メールが溜まるだけならまだよいけど、結果として大事なメールを
　見落としてしまうことがある・・・


　このままではいけないので、リアルタイムメール処理を試してみることに
　しました。


　やり方は簡単。

　準備としては、とっておくメールを格納するためのフォルダを
　作成します。

　基本的な考え方は、以下の2つです。

　1.メールはその場で対応する(内容確認・返信・返信保留)

　2.対応済みのメールはその場で処理する(削除・フォルダ移動)


　1において、重要度の低いメールを対応保留することはよくあることですが、
　それを続けていると、結局メールが溜まってしまい、しかも2回同じメールを
　読むことになるので非効率になってしまいます。

　そのために、重要度の低いメールこそ、極力その場で即レスしてしまう
　ことをお奨めしています。


　ただ、当然慣れるまでは煩わしさを感じることが出てきます。

　普段時間があるときにリアルタイム処理を行っているという前提で、
　どうしても時間がないときに、以下のような暫定対応をすることで、
　効率性をあまり落とすことなく対応できます。

　・整理する頻度をその場ではなく、1時間に1回程度すき間時間に行う

　・タイトルを見て明らかに重要度の低いメールを、一時的に「未対応」
　フォルダに避難する

　ただ、基本はトータルとしての時間短縮を念頭に置いて、煩わしくても
　極力その場で処理するよう心がけるしかないと思います。


　効果としては、その場でメールに対応し、処理を行うことで、
　メールが溜まってしまい埋もれてしまうこと、後ほど同じメールを
　読むのを避けることができます。

　副次的な効果としては、基本的にその場で処理するので、受信ボックスには
　要対応のメールしか残らず、実質的にタスク管理も行える点が挙げられます。




　いかがだったでしょうか？

　「リアルタイムメール処理」の話は以上です。