ペイオフマトリックスのまとめ

　今週は「ペイオフマトリックス」を取り上げました。

　今回は簡単にまとめていきます。

　まずは星5つで評価します。

　

　仕事術　　　　　　ペイオフマトリックス

　容易さ　　　　　　★★★

　頻度　　　　　　　★★

　効果(速度・費用)　★★★★

　私は、判断に迷うことが多い。

　課題の解決策や、ブレストでアイディアを出しグルーピングしたが、

　どれが良いか選べない、判断基準がたくさんありどれを選べばよいか

　わからない・・・。

　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。

　そこで見つけたのが、「ペイオフマトリックス」というものでした。

　やり方は簡単。

　縦軸、横軸のマトリックスを用意し、マッピングして整理するだけです。

　1、ホワイトボードや紙などに縦軸、横軸を記入（L字に書く）

　　縦軸を「期待する成果、効果」などにする。

　　横軸に「コスト」、「難易度」、「時間」など、判定基準になる

　　ものを記入する。

　2、複数出てきた案を一つずつ取り上げ、軸に基づき、自分の

　　意見を配置していく

　3、他の人と配置のズレをすり合わせていく

　4 、それぞれ整理された案の中から選び、実行する

　たったこれだけです。

　この方法を実施する時にうまくいきそうなポイントが3点あります。

　1、数値を意識する

　時間が速い、遅い、費用が高い、安いではなく、数値をできる

　だけ入れるようにしました。

　2、前提条件、制約条件、数字をベースに議論する

　議論にズレが生じないように、前提条件や制約条件を共有しながら、

　数字をベースに議論するようにしました。

　3、出てきたToDoや課題は必ず記録しておく

　配置した根拠となる課題や、それを解決する案などは忘れずに記録

　しておくようにしました。

　ということで、ポイントを押さえて実施すると効果が高いのは

　よくわかりましたが、何回か実施する内に課題も見えてきました。

　1、時間がかかる

　出てきたアイディアや解決策を、一つ一つ議論をしながら整理するので、

　とても時間がかかってしまいました。

　そのため、ある程度、候補を絞ってからペイオフマトリックスを使うと

　効果的です。

　2、議論のメンバー選定と、話の落とし所が難しい

　出てきた案の実施を決定する意思決定者、実施の担当者、実施によって

　影響を受ける人、外部識者などの専門家、過去実施を経験した人など、

　精度の高い案を採用しようと、あらゆる視点のメンバーを集めると、

　話の落とし所が難しくなりました。

　従って、課題の大きさと、実施スピードの影響を考慮しながら、メンバー

　を選定するようにしました。

　いかがだったでしょうか？

　「ペイオフマトリックス」の話は以上です。

ペイオフマトリックスの課題

　前回は、「ペイオフマトリックス」を、実践した結果を紹介しました。

　今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。

　ペイオフマトリックスは、縦軸、横軸のマトリックスを用意し、

　アイディアや解決策をマッピングして整理する・・・というものです。

　とは言え、実施していくうちに何点か課題が出てきました。

　1、時間がかかる

　出てきたアイディアや解決策を、一つ一つ議論をしながら整理するので、

　とても時間がかかってしまいました。

　そのため、ある程度、候補を絞ってからペイオフマトリックスを使うと

　効果的です。

　2、議論のメンバー選定と、話の落とし所が難しい

　出てきた案の実施を決定する意思決定者、実施の担当者、実施によって

　影響を受ける人、外部識者などの専門家、過去実施を経験した人など、

　精度の高い案を採用しようと、あらゆる視点のメンバーを集めると、

　話の落とし所が難しくなりました。

　従って、課題の大きさと、実施スピードの影響を考慮しながら、メンバー

　を選定するようにしました。

　次回は「ペイオフマトリックス」の簡単なまとめをしたいと思います。

ペイオフマトリックスの実践結果

　前回は「ペイオフマトリックス」の具体的な進め方を紹介しました。

　今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。

　ペイオフマトリックスは、縦軸、横軸のマトリックスを用意し、

　アイディアや解決策をマッピングして整理する・・・というものです。

　

　そこで、この方法を実施する時に、うまくいきそうなポイントを

　何点か見つけました。

　1、数値を意識する

　時間が速い、遅い、費用が高い、安いではなく、数値をできる

　だけ入れるようにしました。

　2、前提条件、制約条件、数字をベースに議論する

　議論にズレが生じないように、前提条件や制約条件を共有しながら、

　数字をベースに議論するようにしました。

　3、出てきたToDoや課題は必ず記録しておく

　配置した根拠となる課題や、それを解決する案などは忘れずに記録

　しておくようにしました。

　上記3点を意識して、進めていくと、思った以上にうまくやることが

　できました。

　ということで、ポイントを押さえて実施すると効果が高いのは

　よくわかりましたが、何回か実施する内に課題も見えてきました。

　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

ペイオフマトリックスの進め方

　前回は、判断に迷うことが多い。

　課題の解決策や、ブレストでアイディアを出しグルーピングしたが、

　どれが良いか選べない、判断基準がたくさんありどれを選べばよいか

　わからない・・・。

　このままではいけないので、ペイオフマトリックスを試してみる・・・という

　話をしました。

　今回はそのペイオフマトリックスの進め方をお伝えいたします。

　やり方・・・と言っても特別なことをするわけではありません。

　1、ホワイトボードや紙などに縦軸、横軸を記入（L字に書く）

　　縦軸を「期待する成果、効果」などにする。

　　横軸に「コスト」、「難易度」、「時間」など、判定基準になる

　　ものを記入する。

　2、複数出てきた案を一つずつ取り上げ、軸に基づき、自分の

　　意見を配置していく

　3、他の人と配置のズレをすり合わせていく

　4 、それぞれ整理された案の中から選び、実行する

　たったこれだけです。

　例えば「売上の低下をどう防ぐか？」で、案が「オススメチラシを

　配布する」だとします。

　縦軸に・・・

　成果：大（売上30万円以上）

　成果：小（売上0円）

　

　横軸に実施時期を・・・

　すぐできる（明日から）

　時間がかかる（準備に1週間以上）

　とします。

　そして、実施メンバーのAさん、Bさん、Cさんがそれぞれどこに

　該当するかマッピングしていきます。

　一つの基準で順番に考えていくと、どれがどれだかわからなく

　なってくるのですが、こうやって2つの判断基準を使って

　マッピングしていくと、何か頭が整理されていくような感覚が

　ありました。

　とは言え、やってみるといろいろとわかったことがあります。

　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

判断に躊躇する

　ずばり！　私は判断に迷うことが多いです。

　課題の解決策や、ブレストでアイディアを出しグルーピングしたが、

　どれが良いか選べない、判断基準がたくさんありどれを選べばよいか

　わからない。

　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。

　そこで見つけたのが、「ペイオフマトリックス」というものでした。

　やり方は簡単。

　縦軸、横軸のマトリックスを用意し、マッピングして整理するだけです。

　マッピングして整理する？？？

　ただでさえアイディアや解決策が多くて判断基準もハッキリとしないのに、

　そんなに簡単に整理できるとは思えません。

　とは言え、このままの状態も困るので、批判はやってからにしよう・・・

　ということで、とりあえず試してみることにしました。

　　

　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

三色ファイルのまとめ

　（今週のメルマガは、過去の人気仕事術を再掲しています）


　今週は三色ファイルを取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。


　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　三色ファイル
　容易さ　　　　　　★★★★★
　頻度　　　　　　　★★★★
　効果(速度・費用)　★★★



　PC上のデジタルデータ、紙資料関係なく、肝心な時に資料が
　見つからず、いつも困っている。
　
　机も散らかしがちで、紙資料はほっておくと、どんどん
　溜まっていってしまう・・・ということで、導入してみました。


　色付きのクリアファイルを用意し、それぞれの色に紙資料を
　入れていきます。


　赤：今日やるべきこと
　青：持ち歩きたい資料
　黄：作業用の裏紙
　橙：1週間以内のToDo


　参考サイトはこちらです。

　三色フォルダーのすすめ
　http://www.ideaxidea.com/archives/2005/05/post_3.html


　橙のファイルはPANTONEのクリアファイルがカッコ良くて
　ついつい購入してしまったものです。（笑）



　赤の「今日やるべきこと」には、今日行われる打ち合わせ資料、
　作成する資料のラフスケッチ、移動中に投函する封筒、訪問先
　の地図など1日の予定を見て、関係する資料を入れました。


　青の「持ち歩きたい資料」には、名言集、サイトをプリント
　アウトしたものなど、簡単な読み物などを入れました。
　

　黄の「作業用の裏紙」には、作業用の裏紙を15枚ほど、かさばるのが
　いやなので、2,3日持てばいいかなという量を入れました。


　橙の「1週間以内のToDo」には、週末に行う予定の旅費精算に関する
　領収書など、今日終わらせるものではないですが、期限が近いもの
　（1週間以内）に関する資料をどんどん入れていきました。



　赤のファイルは1日の最後に整理をすると、見事に終わっていることが
　多く、また、打ち合わせの際にもらった資料などで、橙の1週間以内の
　ToDoへ移すなど、かなり便利に使うことができました。


　橙のファイルも期限が迫ってくると取りだして、それがそのまま
　赤ファイルに行くなど何だかんだ言って赤ファイルと同じく毎日
　チェックをして更新をしていました。



　一方、青や黄のファイルは、両面印刷による裏紙の削減、情報セキュリティ
　意識の高まりなどから、使用頻度が下がっていき、代替として、携帯
　やiPadなどのデジタル製品を使用するようになりました。



　いかがだったでしょうか？

　三色ファイルの話は以上です。

三色ファイルの課題

　（今週のメルマガは、過去の人気仕事術を再掲しています）


　前回は、四色のクリアファイルを実際に使ってみてどうだったのかを
　紹介しました。
　今回は、その課題をお伝えいたします。

　
　まず最初にファイルを使ってみて、課題だらけ・・・であったわけ
　ではありません。

　赤や橙のファイルは問題なく今でも順調に使っています。

　赤：今日やるべきこと
　橙：1週間以内のToDo



　一方、青と黄のファイルは使用頻度が劇的に下がってしまいました。

　青：持ち歩きたい資料
　黄：作業用の裏紙



　その理由はいろいろあるのですが、まず青のファイルは以下のような
　理由で使用頻度が下がっています。


　・携帯の進化、iPadなどのデジタル製品の普及

　ケータイのフルブラウザでサイト閲覧ができる、PDFファイルを
　持ち運べるなど、わざわざ紙出力をする必要性が少なくなりました。

　「紙の方が読みやすい」というのは、この手の話で必ず出てくる
　話題ですが、個人的にはあまり気になりませんでした。

　それ以上に、膨大な量の情報にアクセスできるメリットの方が
　魅力的でした。

　紙出力をした際には、かさばって荷物になりますが、iPadなどは
　そういった問題と無縁になりました。

　また、紙出力に関しては、次に挙げる黄のファイルを使わなくなった
　理由とも関係してきます。　
　


　ということで、次に黄のファイルですが、こちらも2点理由がありました。


　・裏紙が少なくなった。

　経費削減、費用削減、資源の無駄をなくそう・・・ということで、
　両面印刷が増え、使用できる裏紙が減ってしまいました。

　そのために、ルーズリーフなどキレイな紙を用意するのもなんだかなあ
　という感じです。


　・個人情報保護法などデータに対するセキュリティ強化の流れ

　裏紙を使用する際に、裏にどのようなデータが記載されているのかを
　わざわざ確認して使用するかしないか判断するのは、時間がかかります。

　また、そのようなやり方は、どう考えても非効率です。

　外部に漏れるとまずい情報がどこに記載されているかわからない以上
　使わない方が賢明です。


　（・iPadなどでお絵描きができる）
　仮に裏紙がなくて、他の人達と話し合う際に、ちょっとした紙が必要に
　なった場合は、iPadのノートアプリで代用しました。
　
　この場合、描いた内容をすぐにメールで共有できますので、便利です。
　（もちろん紙でも携帯で写真に撮って共有すれば良いので、アプリが
　凄いと言う話ではないです。）　
　


　以上により、青と黄のファイルは使用頻度が劇的に下がってしまいました。
　今ではカバンにこの2つが入っていることはなく、替わりにデジタル製品
　が入っています。

　青と黄のファイルがないため、赤や橙のファイルはますますその色を
　鮮やかに主張しています。



　次回は、三色ファイルの簡単なまとめをしたいと思います。

クリアファイルを使い倒す

　（今週のメルマガは、過去の人気仕事術を再掲しています）


　前回は、四色のクリアファイルに実際にどのような資料を入れたのか
　を紹介しました。
　今回は、実際に使ってみてどうだったのかをお伝えいたします。


　クリアファイルはカバンに入れたままで、都度取りだして使いました。


　赤：今日やるべきこと

　1日の最後に整理をすると、見事に終わっていることが多かったです。

　例えば打ち合わせの際にもらった資料などで、青の持ち歩きたい資料
　や、橙の1週間以内のToDoへ移すなど、ファイル間の移動もありました。



　青：持ち歩きたい資料

　電車の中や隙間時間にパッと開いてすぐに読めるのは、思った以上に
　便利でした。


　ただ自分が当初思っていた以上に資料の入れ替えの頻度は多く
　ありませんでした。

　読み終わったら資料を外したり、気になるものがあれば都度・・・
　と思っていたのですが、1ヶ月に1回ぐらいのペースでした。

　「あとで読む」という意味合いが強い資料を入れてしまったせいかも
　しれません。

　出会った人達が喜びそうなもの、話のネタになりそうなものを事前に
　仕込んでおいてもいいかなあと思いましたが、良いものが思い浮かび
　ませんでした。



　黄：作業用の裏紙

　結構ガンガン使うかな・・・と思ったのですが、想像以上に減る
　ペースは遅かったです。

　裏紙は外で使うよりも社内にいる時の方が多いからかもしれません。

　その時は、引き出しにある裏紙を使ってしまうので、出番が少なく、
　補充するのも気が付いた時にしていました。
　1ヶ月に1回補充するぐらいでしょうか・・・。

　とは言え、カフェなど外で他の人達とちょっとしたやりとりを
　する時には重宝しましたので、そのような仕事が増えればもっと
　消費するペースは早かったかもしれません。



　橙：1週間以内のToDo

　期限が迫ってくると取りだして、それがそのまま赤ファイルに行くなど
　何だかんだ言って赤ファイルと同じく毎日チェックをして更新を
　していました。



　全体として個人的な感想は、良い感じ、使っていて便利・・・と
　いったものでした。

　とは言え、完璧だったわけではありません。

　ちょっとした課題もあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

クリアファイルに資料を入れる

　（今週のメルマガは、過去の人気仕事術を再掲しています）


　前回は、三色改め四色のクリアファイルを使った整理方法
　を紹介しました。
　今回は、実際にどのような資料を入れたのかをお伝えいたします。

　
　おさらいになりますが、それぞれのクリアファイルに入れる資料は
　下記になります。


　赤：今日やるべきこと
　青：持ち歩きたい資料
　黄：作業用の裏紙
　橙：1週間以内のToDo


　赤の「今日やるべきこと」には、このような資料を入れました。

　・今日行われる打ち合わせ資料
　・作成する資料のラフスケッチ（アイディアの整理）
　・移動中に投函する封筒
　・訪問先の地図

　1日の予定を見て、関係する資料はとにかくこのファイルに入れました。



　青の「持ち歩きたい資料」には、このような資料を入れました。

　・名言集
　・勉強したいと思っていたマーケティングの基礎がまとめられた
　　サイトをプリントアウトしたもの
　・ビジネスプラン（企画書）の事例集
　・読み終わったビジネス書のポイントを整理したもの

　基本的に、ちょっとした隙間時間に暇をしないように、簡単な読み物や
　今すぐに全てを読む必要はないけど読みたい資料、マメに目にすることで
　記憶に定着させたいものなどをファイルに入れました。
　


　黄の「作業用の裏紙」には、このような資料を入れました。

　・作業用の裏紙を15枚ほど。

　かさばるのがいやなので、2,3日持てばいいかなという量にしました。



　橙の「1週間以内のToDo」には、このような資料を入れました。

　・来週に予定されている提案に向けたラフスケッチ（アイディアの整理）
　・来週に訪問予定の会社に関する資料
　・週末に行う予定の旅費精算に関する領収書

　今日終わらせるものではないですが、期限が近いもの（1週間以内）に
　関する資料をどんどん入れていきました。


　各ファイルに資料を入れるのは完了しました。



　では、実際に使ってみてどうだったのか？

　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

紙資料は三色ファイルでまとめる

　（今週のメルマガは、過去の人気仕事術を再掲しています）


　ずばり！　私は整理が苦手です。
　肝心なときに資料が見つからず、困ってしまいます。
　これはPCでも紙資料でも変わりません。
　
　机も散らかしがちですし、紙資料はほっておくと、どんどん
　溜まっていってしまいます。

　これは何とかしなければならない・・・。



　そんなことを思っていた時に良いサイトを見つけました。

　
　三色フォルダーのすすめ
　http://www.ideaxidea.com/archives/2005/05/post_3.html


　ここで三色フォルダーを使った整理術が書いてありました。

　これなら自分でもできそうだぞ・・・ということで、早速
　真似をしてみることにしました。


　まずはサイトに書いてあるようにクリアファイルを購入する
　ことにしました。

　サイトで使っているPANTONEのクリアファイルは何かカッコイイ。
　せっかくだから同じものにしよう・・・とお店に行くと・・・


　ありました！！
　PANTONEのクリアファイル！！

　三色以外にも色があり、それも何かカッコイイ。
　ということで、三色以外にも橙（オレンジ）を購入しました。


　
　サイトに書いてあるやり方に従って、それぞれのファイルの
　使い方はこんな感じにしてみました。
　

　赤：今日やるべきこと
　青：持ち歩きたい資料
　黄：作業用の裏紙
　橙：1週間以内のToDo


　それぞれのファイルの鮮やかな色がこちらのやる気を
　引き出してくれます。（笑）

　では、実際にどのような資料を入れていったのか？

　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

仕事術年間ランキング 総合評価（トップ3）編

　今週は昨年紹介した仕事術を、ランキング形式で振り返ってみます。

　本日は、総合評価トップ3です。

　容易さ、頻度、効果の★の数を数値化しています。

　満点は30点です。

　点数が同じ場合は、効果、頻度、容易さの順で大きいものを

　上位にしています。

　「オススメの仕事術は何かなー」という時にはぜひこちらを参考に

　してみてください。

　- 総合評価ランキング トップ3 -

　 3位 朝一メール         　　　　　 26

　なかなかメールの返信をもらえない・・・。

　朝一でメールしてるのに、返事が翌朝だったり・・・

　返事が来ないと思うように仕事が進められない・・・

　そこで見つけたのが、「朝一メール」というものでした。

　やり方は簡単。

　返信してほしいメールを、相手がメールを見るタイミング（多くの方

　は9時から始業直後の時間）で送るだけです。

　朝一で目に入れてもらうことで、返信してもらえる確率はぐっと

　高まります。

　そのためには、自分自身は早めの時間（9時前）か前日の夜に送る

　必要があります。

　 2位 テンプレートファイル   　　　　　27

　うっかりミスをすることが多い・・・。

　報告書などよく使うファイルを新規作成する際に、過去のファイルをコピーして

　作成するため、前の内容を消し忘れるなどのミスを度々してしまう・・・。

　そんな時にテンプレートファイルを事前に用意しておき、そのファイルで

　新規作成する方法です。　

　最後に、栄えある第1位の発表です。

　 1位 ピボットテーブル   　　　　　 27

　データの集計が遅い・・・。

　売上データを集計しているときに、エリア別・月別・担当者別・商品別

　の合計・平均など様々な切り口で集計したいんだけど、毎回フィルタや

　関数で行っていると時間がかかりすぎてしまう・・・。

　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。

　そこで見つけたのが、「ピボットテーブル」というものでした。

　やり方は簡単。

　表データを選択して、ピボットテーブルといわれる集計表を作成し

　項目をドラッグ&ドロップするだけで自動集計してくれます。

　いかがだったでしょうか？

　ランキングは以上です。

仕事術年間ランキング 総合評価編

　今週は昨年紹介した仕事術を、ランキング形式で振り返ってみます。

　本日は「総合評価編」です。

　容易さ、頻度、効果の★の数を数値化しています。

　満点は30点です。

　点数が同じ場合は、効果、頻度、容易さの順で大きいものを

　上位にしています。

　「オススメの仕事術は何かなー」という時にはぜひこちらを参考に

　してみてください。

　- 総合評価ランキング -

　 10位 プロジェクター+ホワイトボード 　21

　9位 理論・経験・実践　　　　　　　 　22

　 8位 五分五分締切  　　　　　　　　  　22

　 7位 Alt + ↓　　　　　　　　　　　    　23

　

　 6位 Ctrl + 1　　　　　　　　　　        　23

　 5位 リアルタイムスケジューリング      　24

　 4位 20：50：80レビュー         　            　25

　ものすごい僅差ではありますが、順位は分かれました。

　4-6位の3つは一度身に付けたら、ずっと使い続けられる

　かつ、効果が抜群なので、かなりオススメです。

　次回は総合評価ランキングトップ3です。

仕事術年間ランキング 効果編

　今週は昨年紹介した仕事術を、ランキング形式で振り返ってみます。

　本日は「効果編」です。

　効果は「影響の大きさ」と「効果が出る早さ」で評価しています。

　★の数が同じ場合は、影響が大きいものを上位にしています。

　「効果的なものは何かなー」という時にはぜひこちらを参考に

　してみてください。

　- 効果ランキング -

　 10位 SMART　　　　　　　　　　　　　　 ★★★★

　 9位 ワクワク問題解決　　　 　     ★★★★

　 8位 テンプレートファイル　　　★★★★

　 7位 リアルタイムスケジューリング　　　 ★★★★

　 6位 20：50：80レビュー　　　　　　　　★★★★

　 5位 マトリックス選別法 　　　　　 ★★★★

　 4位 五分五分締切　　　　　　　★★★★★

　 3位 直近ToDo管理       　　　　　 ★★★★★

　2位 イーブン・スワップ法 　　　　　   ★★★★★

　1位 ピボットテーブル       　　　　　★★★★★

　

　1位になったピボットテーブルは「効果が出る早さ」で、特に

　高い数字を出しているので、ここぞの場面で有効です。

　トップ3に代表される上位陣は、効果が大きいだけに、これを

　使うか使わないかは、差を付けるポイントになるかもしれません。

　次回は総合評価ランキングです。

仕事術年間ランキング 頻度編

　今週は昨年紹介した仕事術を、ランキング形式で振り返ってみます。

　本日は「頻度編」です。

　頻度は「使う場面の多さ」と「使う回数の多さ」で評価しています。

　★の数が同じ場合は、使う場面が多いものを上位にしています。

　「いろいろな所で使えるのは何かなー」という時にはぜひこちらを

　参考にしてみてください。

　- 頻度ランキング -

　 10位 仮想ドライブ　　　　　　　         ★★★★

　 9位 Alt + ↓              　　 　　★★★★

　 8位 ピボットテーブル　  　           ★★★★

　 7位 リアルタイムスケジューリング　　　　★★★★

　 6位 20：50：80レビュー　　　　　　　　★★★★

　 5位 Ctrl + 1           　        　 　★★★★

　 4位 テンプレートファイル　　　★★★★

　 3位 直近ToDo管理　　 　　　　　　　    ★★★★

　 2位 プロジェクター+ホワイトボード　  　★★★★

　 1位 朝一メール　　　　　　　　　　　　 ★★★★★

　

　朝一メールが堂々の第一位に輝きました。

　トップ3は、当たり前だけどやっていない人は意外にやっていない

　仕事術です。

　従って、やるか、やらないかで大きな差が出てきそうなので、

　ぜひ使ってみたいところです。

　次回は効果ランキングです。

仕事術年間ランキング 容易さ編

　今週は昨年紹介した仕事術を、ランキング形式で振り返ってみます。

　本日は「容易さ編」です。

　容易さは「覚えやすいか？」と「使いやすいか？」で評価しています。

　★の数が同じ場合は、習得が容易なものを上位にしています。

　「気軽に始められるものは何かなー」という時にはぜひこちらを

　参考にしてみてください。

　- 容易さランキング -

　 10位 Ctrl + J　　　　　　　 　　　　　 ★★★★★

　 9位 Bullshit Bingo　　　　　　　 　　 ★★★★★

　 8位 ベンジャミン・フランクリンの功罪表 ★★★★★

　 7位 Alt + ↓          　　　　　　　★★★★★

　

　 6位 ポケットメモ      　        　 ★★★★★

　 5位 Ctrl + T/W　　　　　 　　　　　 ★★★★★

　 4位 テンプレートファイル　　　★★★★★

　 3位 スライドショーファイル　　★★★★★

　 2位 PDF変換      　        　 ★★★★★

　 1位 Ctrl + Z範囲選択　　　　　★★★★★

　便宜上順位を付けさせてもらいましたが、全て星5つで

　習得の容易さもほとんど差がありません。

　従って、自分が使ってみたいものからどんどん実践していくのが

　オススメです。

　次回は頻度ランキングです。

「Get Back to Work.」のまとめ

　（今週のメルマガは、過去の人気仕事術を再掲しています）

　今週は「Get Back to Work.」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。

　Get Back to Work.
　http://www.marktaw.com/getbacktowork.htm



　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　Get Back to Work.
　容易さ　　　　　　★★★★
　頻度　　　　　　　★★★★★
　効果(速度・費用)　★★★



　仕事に集中しようと思っても、いつもダラダラしてしまう。。。

　パソコン仕事も、ネットサーフィンをしてしまって、気が付いたら
　こんな時間に・・・と慌ててしまったこともしばしば。


　このままではいけない・・・ということで見つけたのが、
　「Get Back to Work.」というサイトです。

　http://www.marktaw.com/getbacktowork.htm

　
　とってもシンプルなウェブアプリケーションです。

　次のゴールと、その締切時間（目標時間、達成予定時間）を入力して
　おきます。

　時間になったら、それが成功だったが、失敗だったか記録するだけです。


　次のゴールには、今から行うToDo（タスク）を入力しました。
　締切時間はもちろんそのToDoの締切時間です。



　自分のToDoは別途ToDoアプリで管理しています。

　例えば、そこには「提案書作成」「期限：Today」となっています。

　それをそのまま書き写した・・・わけではありません！！


　ToDoを細分化して入力しました。
　
　例えば先ほどの「提案書作成」であれば、いくつかの作業に分けること
　ができます。

　目次（構成や全体の流れ）を考える
　（場合によっては）上司や先輩のチェック、レビューや相談をする
　使える資料、データがないか、過去資料を調べる
　必要となるデータを調べる
　過去資料、データを加工する
　新規ページを作成する
　レイアウト/体裁を整える
　プリントアウトする

　
　細分化は下記を意識しながら考えました。

　・仕事の区切りが良い所まで
　・集中力が続きそうな所まで
　（1時間後に休憩・・・と決めているなら、それまでにできること）
　・次の予定（会議やアポで外に出る時間）になる前まで

　時間を意識しながら、次のゴールにToDoを入れていきました。



　結果として集中力アップ！！


　要因は・・・


　・Successes（達成！！）の数が増えるのが楽しい。
　　Failures（達成できず。。。）を出したくないプレッシャー。


　・自分のToDoを細分化することで、何をしなければいけないのか
　　イメージがしやすくなった。
　　（ただ闇雲に仕事にとっかかるより、捗るようになった。）


　・仕事のスタートが切りやすくなった。


　これまでは、とかく昼食後など、一旦仕事が切れた時に、再スタート
　する際に、エンジンがかかるのが遅かったです。

　ところが、このサイトを表示させておいて、お昼から帰ってくると、
　変にネットサーフィンをすることがなくなりました。


　
　とは言え、サイトを一番最初に表示させておかないと目に触れない。


　一旦仕事が切れ、再スタートする際に「Get Back to Work.」が
　表示されていないと、ついつい他のことをしたくなってしまいます。

　昼食後など、まとまった時間の中断の際は注意しているので
　大丈夫ですが、電話などの突発的な作業が発生した時には
　一番最初に表示するのを忘れがちです。
　（＆個人的にはトイレに行く際も忘れがちです。）


　解決策として、Alt + Tabのショートカットキーを使って、
　画面切替を行う癖をつけるようにしました。



　また細分化したToDoもどこかに記録しておかないと忘れてしまいます。

　解決策として、ToDoアプリのメモ、備考欄に「全体構成」「調査」
　「作成」など、おおざっぱにまとめました。

　おおざっぱにまとめると、ついつい最初からおおざっぱにやりたく
　なりました。

　とは言え、自分のToDoを細分化することで、何をしなければいけないのか
　イメージがしやすくなったのも確かです。

　
　面倒でも、いきなりおおざっぱにまとめるのではなく、必ず頭の中や
　紙に書き出すなどで細分化してから、最後にまとめるようにすることを
　特に注意してやりました。



　いかがだったでしょうか？

　「Get Back to Work.」の話は以上です。


　来週はどのような仕事術を取り上げようか、今から悩んでいます。

「Get Back to Work.」の課題

　（今週のメルマガは、過去の人気仕事術を再掲しています）

　前回は、「Get Back to Work.」を、使用した結果を紹介しました。
　今回は、使用して出てきた課題をお伝えいたします。

　Get Back to Work.
　http://www.marktaw.com/getbacktowork.htm


　自分のToDoを仕事の区切りが良い所まで、集中力が続きそうな所まで
　細分化して、仕事をした所、集中力がアップしました。

　・Successes（達成！！）の数が増えるのが楽しい。

　・自分のToDoを細分化することで、何をしなければいけないのか
　　イメージがしやすくなった。
　　（ただ闇雲に仕事にとっかかるより、捗るようになった。）
　
　・仕事のスタートが切りやすくなった。


　などなど、メリットがいっぱいです。

　特に、これまでは、とかく昼食後など、一旦仕事が切れた時に、
　再スタートする際に、エンジンがかかるのが遅かったです。

　それがすぐに取りかかれるようになったのは大きな進歩でした。


　とは言え、課題もあります。



　◆課題1
　サイトを一番最初に表示させておかないと目に触れない。

　一旦仕事が切れ、再スタートする際に「Get Back to Work.」が
　表示されていないと、ついつい他のことをしたくなってしまいます。

　昼食後など、まとまった時間の中断の際は注意しているので
　大丈夫ですが、電話などの突発的な作業が発生した時には
　一番最初に表示するのを忘れがちです。
　（＆個人的にはトイレに行く際も忘れがちです。）


　解決策として、Alt + Tabのショートカットキーを使って、
　画面切替を行う癖をつけるようにしました。



　◆課題2
　細分化したToDo（タスク）をどこに記録しておくか？

　
　自分のToDoは別途ToDoアプリで管理しています。

　例えば、そこには「提案書作成」「期限：Today」となっています。

　それを仕事の区切りが良い所まで、集中力が続きそうな所まで
　細分化します。


　目次（構成や全体の流れ）を考える
　（場合によっては）上司や先輩のチェック、レビューや相談をする
　使える資料、データがないか、過去資料を調べる
　必要となるデータを調べる
　過去資料、データを加工する
　新規ページを作成する
　レイアウト/体裁を整える
　プリントアウトする


　これを一つずつ「Get Back to Work.」に記録していくわけですが、
　残りのToDoをどこかに残しておかなければなりません。


　そこで、ToDoアプリのメモ欄、備考欄に記入することにしました。

　ただし、アプリに細かく入力するのは面倒です。


　仕事の区切りが良い所まで、集中力が続きそうな所まで・・・と
　なると、感覚的には1時間から、長くても3時間程度のサイズのToDoを
　入れることが多いような気がします。

　従って、先ほどの例であれば、「全体構成」「調査」「作成」など
　おおざっぱにまとめました。


　おおざっぱにまとめると、ついつい最初からおおざっぱにやりたく
　なりました。

　とは言え、自分のToDoを細分化することで、何をしなければいけないのか
　イメージがしやすくなったのも確かです。

　
　面倒でも、いきなりおおざっぱにまとめるのではなく、必ず頭の中や
　紙に書き出すなどで細分化してから、最後にまとめるようにすることを
　特に注意してやりました。


　次回は、「Get Back to Work.」の簡単なまとめをしたいと思います。

プチ目標が集中力を高める

　（今週のメルマガは、過去の人気仕事術を再掲しています）

　前回は、「Get Back to Work.」というサイトを、どのような場面で
　使用したのかを紹介しました。
　今回は、使用した結果をお伝えいたします。

　Get Back to Work.
　http://www.marktaw.com/getbacktowork.htm



　自分のToDoを仕事の区切りが良い所まで、集中力が続きそうな所まで
　細分化して、仕事をした所、結果は見違えるほどになりました。


　集中力がアップしたのです。

　おそらく、要因はいろいろとあります。


　・Successes（達成！！）の数が増えるのが楽しい。
　　Failures（達成できず。。。）を出したくないプレッシャー。


　・自分のToDoを細分化することで、何をしなければいけないのか
　　イメージがしやすくなった。
　　（ただ闇雲に仕事にとっかかるより、捗るようになった。）


　・仕事のスタートが切りやすくなった。


　これまでは、とかく昼食後など、一旦仕事が切れた時に、再スタート
　する際に、エンジンがかかるのが遅かったです。

　ところが、このサイトを表示させておいて、お昼から帰ってくると、
　変にネットサーフィンをすることがなくなりました。


　もちろん、会議などのアポ、電話や上司に話しかけられるなど、
　一旦、今やっている仕事の手を止めることは頻繁に起こります。


　そこから戻った時に、いつも「何をやっていたっけ？」となることが
　多く、ついつい横道にそれてメール処理やネットサーフィンをして
　しまいがち・・・だったのですが、そういったことがなくなりました。


　と、一見すると良いことだらけですが、課題もあります。

　
　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

「Get Back to Work.」に自分のToDoを入力する

　（今週のメルマガは、過去の人気仕事術を再掲しています）

　前回は、仕事に集中するためには、「Get Back to Work.」という
　サイトが使えそうだ・・・ということを紹介しました。
　今回は、実際にどのような場面で実践したのかをお伝えいたします。

　Get Back to Work.
　http://www.marktaw.com/getbacktowork.htm



　まず最初にこのサイトをブラウザのホーム画面に設定しました。

　今までYahoo!JAPANがホーム画面だったのですが、気になるトピックス
　があると、ついつい見に行ってしまい、時間を忘れてしまっていました。

　それがなくなっただけでも、大助かりです。
　（現在のネット環境では関係ありませんが、回線が遅かった当時は、
　ブラウザの表示も早くなったという副次的なメリットもありました。）



　次に「Get Back to Work.」での入力です。

　「Get Back to Work.」はとてもシンプルで、次のゴールと、締切時間
　を入力するだけです。

　そこで、次のゴールには、今から行うToDo（タスク）を入力しました。
　締切時間はもちろんそのToDoの締切時間です。



　自分のToDoは別途ToDoアプリで管理しています。

　例えば、そこには「提案書作成」「期限：Today」となっていたりします。

　それをそのまま書き写した・・・わけではありません！！


　ToDoを細分化して入力しました。
　
　例えば先ほどの「提案書作成」であれば、いくつかの作業に分けること
　ができます。

　目次（構成や全体の流れ）を考える
　（場合によっては）上司や先輩のチェック、レビューや相談をする
　使える資料、データがないか、過去資料を調べる
　必要となるデータを調べる
　過去資料、データを加工する
　新規ページを作成する
　レイアウト/体裁を整える
　プリントアウトする

　
　細分化は下記を意識しながら考えました。

　・仕事の区切りが良い所まで
　・集中力が続きそうな所まで
　（1時間後に休憩・・・と決めているなら、それまでにできること）
　・次の予定（会議やアポで外に出る時間）になる前まで

　時間を意識しながら、次のゴールにToDoを入れていきました。



　では、実践してみた結果はどうだったのか？

　次回はその辺のお話をしてみようと思います。