残作業量管理のまとめ

今週は「残作業量管理」を取り上げました。
今回は簡単にまとめていきます。



まずは星5つで評価します。

仕事術　　　　　　残作業量管理
容易さ　　　　　　★★★★
頻度　　　　　　　★★★★
効果(速度・費用)　★★★★



現在進行中の仕事の進捗をきちんと管理しているのに、いつも残業の
連続でなかなか予定通りに仕事が終わらな
い。。。


このままではいけない・・・ということで見つけたのが、
「残作業量を管理する」というものでした。


やり方は、現在進行中の仕事の残作業時間がどれだけなのか把握すると
いうものです。


残作業量は進捗管理表に記入することにしました。

記入の単位は時間（hour）で、ざっくり見積もって記入しました。


作業：提案書作成
期限： 2011/9/28（明日）
進捗率：80%
残作業量：7時間


時間にしてみると、面白いことに残り1日でも7時間であったり
6時間であったり、はたまた9時間であったり・・・作業によって
残り作業時間にちょっとしたバラツキがあることがわかりました。


残り9時間など明らかに残業が発生しそうなものは、事前に周りと
共有して、ちょっと遅れていることを報告しました。


明らかに遅れていたり、問題になると「なんでこうなったんだ！」と
怒られがちだったのですが、1時間、2時間程度であれば、そこまで
怒られることはありませんでした。


むしろ、これ以上の遅れは問題となるので、手助けをしてくれることの
方が多かった気がします。


また見積もる際にも、いろいろ考えるようになりました。


「もし遅れるとしたら、何があるだろう・・・」など最悪のケースを
想定し、最短ではなく、最大時間を見積もるようになりました。


上記やり方で残り作業時間を見積もると、発見がありました。


・完成まで残り20%の作業が、全体の80%の時間がかかることがある
・考える作業と、手を動かす作業は別々にした方がよい。
・手を動かす作業は時間を見積もりやすい。
・考える作業は見積もる・・・というより、「時間を決めて」
進めた方がよい。
・途中で突発作業が入って作業が止まると、再開までに時間がかかる。
結果として、残作業量が増える。


いかに進捗率が自分の感覚だけで入力していたのかがわかりました。

残作業量ベースで管理すれば、その感覚が数値化されるので、
結果として、進捗が把握しやすくなりました。

（もちろん時間ギリギリ、残業で仕事を終わらせるようなことも
なくなりました。）


とは言え、見積時に1時間、2時間程度の遅れであれば大丈夫でしたが、
それ以上に時間がかかる・・・となると、時間を把握しても報告が
怖い・・・と、なりました。

これでは何のために始めたのかわかりません。


そこで、周りと下記点を共有するようにしました。

・問題の早期発見は、打ち手の選択肢が増える
・問題の早期発見は、被害を最小限に食い止めることができる
・遅れた原因を責めるのではなく、どうすれば終わるのかを考える
（ひとまず本人は責めない）


実際に遅れているわけではなく、遅れそうだ・・・という話なので
この点は思ったよりスムーズに共有できました。


また、報告をした際には、周りの協力が必要となります。

仮に残り作業時間が期限内であったとしても、何かあった場合、
すぐに作業時間が延びてしまいます。


従って下記点を話しながら、互いに協力しながら作業を進めていく
ことを心掛けました。

・時間内に作業が終わらないとしたら、何が起こるか？
・時間内に作業を終えるために、他の人が協力できることは何か？


思わぬ時間がかかるのは、方針などの意思決定に関わる所だったりします。

そういった点は特に気を付けながら、お互い協力していくようにしました。



いかがだったでしょうか？

「残作業量管理」の話は以上です。