20：50：80レビューのまとめ

　今週は「20：50：80レビュー」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。



　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　20：50：80レビュー
　容易さ　　　　　　★★★★
　頻度　　　　　　　★★★★
　効果(速度・費用)　★★★★



　私は仕事の仕事の手戻りが多いです。


　頼まれた仕事を気合を入れて進めるのですが、途中段階や最終段階の
　レビューで作業のやり直しが多く発生してしまう。

　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「20：50：80レビュー」というものでした。


　やり方は簡単。

　作業全体の進捗の20%・50%・80%の段階でレビューを行うことで
　手戻りを最小化するというものです。


　やり方・・・と言っても特別なことをするわけではありません。



　1、作業指示を受けたタイミングで、20%・50%・80%の成果物
　　 イメージを定義・共有する


　2、20%・50%・80%のタイミングでレビューを行う



　たったこれだけです。



　この方法を実施する時にうまくいきそうなポイントが3点あります。



　1、あらかじめタイミングを決めておく


　レビューの意識を高めるために、あらかじめレビューを実施する
　時期を決めておきます。

　できればスケジュールに組み込んでおくことができるとベストです。



　2、成果物イメージを明確にする


　繰り返しになりますが、各レビュータイミングごとの成果物イメージが
　食い違わないように、あらかじめイメージを明確に共有しておくことが
　とても重要です。

　口頭ベースの曖昧な合意ではなく、できれば過去の成果物などを例に
　挙げて実物のイメージを共有できるのがベストです。



　3、0.5日以上のタスクを対象とする


　細かなタスクもすべて20:50:80で行っていては、逆にレビューに時間が
　かかりすぎてしまいます。

　なので、対象は0.5日以上のタスクのみとし、0.5日以下のタスクに関しては、
　明確な作業指示が可能なはずなので、指示を受けた時点で手戻りが発生
　しないようなコミュニケーションを行いましょう。



　ということで、ポイントを押さえて実施すると効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か実施する内に課題も見えてきました。


　1、基準が決められない


　事前に基準を決めようと思っても、20%・50%・80%の状態を
　定義できないことが出てきます。

　そのような時は、20%・50%・80%の状態を定義するためにいったん
　作業を進め、見えてきた段階で状態を定義するようにします。

　とはいえ、その作業にあまり時間をかけすぎないようにしましょう。
　（長くても1時間くらい）



　2、レビューの時間が確保できない


　レビューを行おうとしても、物理的に上司の時間を確保できないことが
　出てきます。

　そのような時は、メールだけでも良いので、報告を行うことで、手戻りを
　最小化しましょう。

　（特に認識がずれていそうな場合のみコメントをもらうようにするなど）




　いかがだったでしょうか？

　「20：50：80レビュー」の話は以上です。

20：50：80レビューの課題

　前回は、「20：50：80レビュー」を、実践した結果を紹介しました。
　今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


　20：50：80レビューは、作業指示を受けたタイミングで、20%・50%・80%
　時点での成果物イメージを定義・共有し、そのタイミングでレビューを
　行います。

　使用場面も多く、効果が高いのは確かですが、実施していくうちに
　何点か課題が出てきました。



　1、基準が決められない


　事前に基準を決めようと思っても、20%・50%・80%の状態を
　定義できないことが出てきます。

　そのような時は、20%・50%・80%の状態を定義するためにいったん
　作業を進め、見えてきた段階で状態を定義するようにします。

　とはいえ、その作業にあまり時間をかけすぎないようにしましょう。
　（長くても1時間くらい）



　2、レビューの時間が確保できない


　レビューを行おうとしても、物理的に上司の時間を確保できないことが
　出てきます。

　そのような時は、メールだけでも良いので、報告を行うことで、手戻りを
　最小化しましょう。

　（特に認識がずれていそうな場合のみコメントをもらうようにするなど）



　と、いくつか気になる課題はありますが、その点をクリアすれば
　手戻りのリスクが最小化されてとても便利です。

　加えて、自分自身作業の進め方をよく考えるようになったこと自体も
　副次的なメリットです。


　次回は、「20：50：80レビュー」の簡単なまとめをしたいと思います。

20：50：80レビューの実践結果

　前回は「20：50：80レビュー」の具体的な進め方を紹介しました。
　今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。


　20：50：80レビューは、作業指示を受けたタイミングで、20%・50%・80%
　時点での成果物イメージを定義・共有し、そのタイミングでレビューを
　行います。

　そうすることで、作業の手戻りを最小化します。

　
　そこで、この方法を実施する時に、うまくいきそうなポイントを
　何点か見つけました。



　1、あらかじめタイミングを決めておく


　レビューの意識を高めるために、あらかじめレビューを実施する
　時期を決めておきます。

　できればスケジュールに組み込んでおくことができるとベストです。



　2、成果物イメージを明確にする


　繰り返しになりますが、各レビュータイミングごとの成果物イメージが
　食い違わないように、あらかじめイメージを明確に共有しておくことが
　とても重要です。

　口頭ベースの曖昧な合意ではなく、できれば過去の成果物などを例に
　挙げて実物のイメージを共有できるのがベストです。



　3、0.5日以上のタスクを対象とする


　細かなタスクもすべて20:50:80で行っていては、逆にレビューに時間が
　かかりすぎてしまいます。

　なので、対象は0.5日以上のタスクのみとし、0.5日以下のタスクに関しては、
　明確な作業指示が可能なはずなので、指示を受けた時点で手戻りが発生
　しないようなコミュニケーションを行いましょう。




　上記3点を意識して、進めていくと、これまでと比べてて戻りが少なくなった
　のが実感できました。


　ということで、ポイントを押さえて実施すると効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か実施する内に課題も見えてきました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

20：50：80レビューの進め方

　前回は、仕事の取っ掛かりが遅い・・・。


　頼まれた仕事を気合を入れて進めるのですが、途中段階や最終段階の
　レビューで作業のやり直しが多く発生してしまう。

　このままではいけないので、20：50：80レビューを試してみる・・・
　という話をしました。


　今回はその20：50：80レビューの進め方をお伝えいたします。


　やり方・・・と言っても特別なことをするわけではありません。



　1、作業指示を受けたタイミングで、20%・50%・80%の成果物
　　 イメージを定義・共有する


　2、20%・50%・80%のタイミングでレビューを行う



　たったこれだけです。




　例えば「提案書作成」という仕事であれば


　1、作業指示を受けたタイミングで、20%・50%・80%の成果物
　　 イメージを定義・共有する

　　 20% : 各スライドのメッセージとストーリーを考える

　　 50% : どのようなグラフを使用するなど、各スライドの
　　　　　 構成を考える

　　 80% : 体裁面は気にせずに、実際に各スライドの内容を
　　　　　 作成する


　2、20%・50%・80%のタイミングでレビューを行う

　　 手順1で定めたタイミングでレビューを行い、認識の違い
　　 などフィードバックをもらう。



　これまでは、最初の段階で成果物のイメージをすり合わせ、
　その後は軽く進捗状況の報告をしながら、ある程度
　出来上がってからレビューを行うと言うやり方をしていました。

　今回は、レビューを行うタイミングを20%・50%・80%に変えました。


　そうすることで、これまで時折発生していたような手戻りを
　最小化することができました。



　とは言え、やってみるといろいろとわかったことがあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

手戻りが多い

　ずばり！　私は仕事の仕事の手戻りが多いです。

　頼まれた仕事を気合を入れて進めるのですが、途中段階や最終段階の
　レビューで作業のやり直しが多く発生してしまいます。

　もちろん手戻りが発生しないように、最初に頼まれた段階で
　すり合わせをしているのですが、なぜかレビュー段階になると、

　「ちょっとイメージ違うんだよね」

　「ここってこうしたほうが良いよね」

　というような指摘をもらってしまいます。


　もちろん最初からなかなか完璧にはできないので、ある程度は仕方
　ないのですが、とはいえ進め方次第でもう少し何とかなったんじゃ
　ないかなと感じています。


　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「20：50：80レビュー」というものでした。



　やり方は簡単。

　作業全体の進捗の20%・50%・80%の段階でレビューを行うことで
　手戻りを最小化するというものです。



　根本的にやり方を変えたり、特別に難しいことをしたりするわけではなく、
　単純にレビューのタイミングを変えるだけなので、このやり方は良さそうな
　気がしました。
　

　ということで、効果の是非は置いておいて、とりあえずこのやり方を
　試してみることにしました。
　　

　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

仕事術ランキング 総合評価（トップ3）編

　1月9日-3月16日の間で、10個の仕事術を紹介しました。
　今週はその10個の仕事術を、ランキング形式で振り返ってみます。


　本日は、総合評価トップ3です。
　容易さ、頻度、効果の★の数を数値化しています。
　満点は30点です。

　点数が同じ場合は、効果、頻度、容易さの順で大きいものを
　上位にしています。

　「オススメの仕事術は何かなー」という時にはぜひこちらを参考に
　してみてください。


　- 総合評価ランキング トップ3 -

　 3位 直近ToDo管理　　　　　　　　　20


　いつも期限ギリギリに仕事を終えている。

　重要度、緊急度でToDo管理をしたり、自分なりのToDo管理手法を
　用いてきちんと管理しているが結局、期限直前でドタバタしたり、
　やり残しのToDoがあったりする。


　このままではいけない・・・ということで、見つけたのが、
　「直近ToDo管理」というものでした。


　やり方は簡単。


　自分のスケジュールを確認して、着手できる一番早い時間から
　作業量を見積もります。

　完了時間と期限を比較して、期限より早ければToDo登録をして
　作業をする・・・というものです。



　では、第2位の発表です。


　 2位 プロジェクター+ホワイトボード 21


　会議中にプロジェクターで投影している画面に書き込みたい。

　PC上で書き込むのが難しかったり、書き込めたとしても、前の画面で
　ごちゃごちゃやっているとかえって議論の妨げになったり・・・

　じゃあ手書きで書き込めばと思っても、ペンで壁に書き込むわけにも
　いかないし・・・


　このままではいけない・・・ということで、見つけたのが、
　「プロジェクター+ホワイトボード」というものでした。


　通常プロジェクターからスクリーンや壁に画面を映しますが、
　ホワイトボードを用意し、その上に画面を映します。

　ホワイトボードなので、ペンで直接書き込んでも大丈夫です。

　あとは、会議の状況に応じて、その場で画面に書き込んでいきます。



　最後に、栄えある第1位の発表です。


　 1位 朝一メール         　　　　　 26


　なかなかメールの返信をもらえない・・・。


　朝一でメールしてるのに、返事が翌朝だったり・・・

　返事が来ないと思うように仕事が進められない・・・


　そこで見つけたのが、「朝一メール」というものでした。



　やり方は簡単。

　返信してほしいメールを、相手がメールを見るタイミング（多くの方
　は9時から始業直後の時間）で送るだけです。

　朝一で目に入れてもらうことで、返信してもらえる確率はぐっと
　高まります。

　そのためには、自分自身は早めの時間（9時前）か前日の夜に送る
　必要があります。



　いかがだったでしょうか？

　ランキングは以上です。

仕事術ランキング 総合評価編

　1月9日-3月16日の間で、10個の仕事術を紹介しました。
　今週はその10個の仕事術を、ランキング形式で振り返ってみます。


　本日は「総合評価編」です。
　容易さ、頻度、効果の★の数を数値化しています。
　満点は30点です。

　点数が同じ場合は、効果、頻度、容易さの順で大きいものを
　上位にしています。

　「オススメの仕事術は何かなー」という時にはぜひこちらを参考に
　してみてください。


　- 総合評価ランキング -

　10位 すぽいと君　　　　　　　　　 13
　 9位 ワクワク問題解決　　　　　 18
　 8位 オートフィルター解除　　　　19
　 7位 ベイビーステップ 　　　　　　19

　 6位 Ctrl + J　　　　　 　　　　　 　20
　 5位 立席会議　　　　　　　　　　　20
 　4位 マトリックス選別法　　 　     20



　10位を除くと9位から4位まで2ポイント差と、それぞれの仕事術に
　大きさ点差は付いていません。

　従って、自分が活用しようかな・・・という時には、容易さ、頻度、
　効果のどれを重視するかを意識した方が良さそうです。


　次回は総合評価ランキングトップ3です。

仕事術ランキング 効果編

　1月9日-3月16日の間で、10個の仕事術を紹介しました。
　今週はその10個の仕事術を、ランキング形式で振り返ってみます。


　本日は「効果編」です。
　効果は「影響の大きさ」と「効果が出る早さ」で評価しています。

　★の数が同じ場合は、影響が大きいものを上位にしています。

　「効果的なものは何かなー」という時にはぜひこちらを参考に
　してみてください。


　- 効果ランキング -

　10位 すぽいと君　　　　 　　　　　   ★
　 9位 オートフィルター解除　　　　　 ★★
　 8位 Ctrl + J　　　　　　　　　　　     ★★★
　 7位 立席会議　　　　　　　　　　　   ★★★

　 6位 プロジェクター+ホワイトボード ★★★
　 5位 ベイビーステップ　　　　　　　  ★★★★
　 4位 朝一メール　　　 　　　　　　    ★★★★

　 3位 ワクワク問題解決　　　 　     ★★★★
　 2位 マトリックス選別法 　　　　　  ★★★★
　 1位 直近ToDo管理       　　　　　 ★★★★★



　10位と9位は影響の大きさは限定的ですが、覚えておくと
　ここぞの場面で有効です。

　2位の「マトリックス選別法」と3位「ワクワク問題解決」は
　ほとんど差はありません。

　トップ3に代表される上位陣は、効果が大きいだけに、これを
　使うか使わないかは、差を付けるポイントになるかもしれません。
　

　次回は総合評価ランキングです。

仕事術ランキング 頻度編

1月9日-3月16日の間で、10個の仕事術を紹介しました。
今週はその10個の仕事術を、ランキング形式で振り返ってみます。


本日は「頻度編」です。
頻度は「使う場面の多さ」と「使う回数の多さ」で評価しています。

★の数が同じ場合は、使う場面が多いものを上位にしています。

「いろいろな所で使えるのは何かなー」という時にはぜひこちらを
参考にしてみてください。


- 頻度ランキング -

10位 すぽいと君 　　　　　　　　　　　　 ★
9位 ワクワク問題解決            　　　 ★★
8位 マトリックス選別法  　　　　　　　  ★★
7位 Ctrl + J　　　　　　　 　　　　　　   ★★

6位 ベイビーステップ　　　　　　　　　  ★★★
5位 立席会議 　　　　　　 　　　　　　   ★★★
4位 オートフィルター解除　　　　　　　 ★★★

3位 直近ToDo管理　　 　　　　　　　    ★★★★
2位 プロジェクター+ホワイトボード　  　★★★★
1位 朝一メール　　　　　　　　　　　　    ★★★★★



ランキングがキレイに分かれました。

頻度が高いトップ3は、当たり前だけど意外にやっていない仕事術です。
従って、やるか、やらないかで大きな差が出てきそうですね。


次回は効果ランキングです。

仕事術ランキング 容易さ編

1月9日-3月16日の間で、10個の仕事術を紹介しました。
今週はその10個の仕事術を、ランキング形式で振り返ってみます。


本日は「容易さ編」です。
容易さは「覚えやすいか？」と「使いやすいか？」で評価しています。

★の数が同じ場合は、習得が容易なものを上位にしています。

「気軽に始められるものは何かなー」という時にはぜひこちらを
参考にしてみてください。


- 容易さランキング -

10位 直近ToDo管理　　　　　　　　　 ★
9位 ワクワク問題解決　　　　　　　　★★
8位 ベイビーステップ　　　　　　　　　★★
7位 立席会議　　　　　　　　　　　　　★★★

6位 マトリックス選別法　　　　　　　 ★★★
5位 プロジェクター+ホワイトボード　★★★
4位 朝一メール　　　　 　　　　　　　 ★★★★

3位 オートフィルター解除　　　　　 ★★★★
2位 すぽいと君           　        　 ★★★★
1位 Ctrl + J　　　　　　　 　　　　　 ★★★★★


2位「すぽいと君」と3位「オートフィルター解除」
5位「プロジェクター+ホワイトボード」と6位「マトリックス選別法」
は、習得さにほとんど差はありません。


従って、効果など他の項目を参考にして、自分のスタイルにあった
ものから始めると良いと思います。


次回は頻度ランキングです。

でき短vol.180：Ctrl + Jのまとめ

　今週は「Ctrl + J」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。



　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　Ctrl + J
　容易さ　　　　　　★★★★★
　頻度　　　　　　　★★
　効果(速度・費用)　★★★



　Excelデータの処理で困っている・・・。


　以下の通りに2000人の社員リストを修正するよう上司から指示を
　受けました。

  (Before)
　A00010
　Zitane
　人事部
　zitane@XX.XX.com

  (After)
　A00010,Zitane,人事部,zitane@XX.XX.com


　やることのイメージは明確だけど、一つ一つ手で改行を削除して、
　代わりに,(カンマ)を入力していくのはあまりにも面倒。


　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「Ctrl + J」というものでした。


　やり方は簡単。


　1、改行をなくしたいセル範囲を選択する


　2、Ctrl + H をクリックし、置換のウィンドウを表示する


　3、置換前の文字列で Ctrl + J をクリックする


　4、置換後の文字列で ,(カンマ)を入力する


　5、「置換」をクリックして置換する


　たったこれだけです。



　この方法を実施する時にうまくいきそうなポイントが3点あります。



　1、他の文字列と組み合わせられる


　Ctrl + Jは、他の文字と組み合わせられます。

　例えば、置換前の文字列に、Ctrl + Jに続いて「A」と入力すると、
　改行とAが、置換後の文字列に変換されます。



　2、検索も行える


　これまで置換機能と併せて使う方法のみを紹介しましたが、
　単純な検索も行えます。

　Ctrl + F（検索）のウィンドウで Ctrl + J と入力して検索すると、
　改行箇所が検索できます。



　3、DeleteかBackspaceで削除


　Ctrl + Jをクリックしたかどうか分からなくなってしまった場合は
　DeleteかBackspaceを何回かクリックして削除するのが安全です。



　ということで、ポイントを押さえて実施すると効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か実施する内に課題も見えてきました。


　1、何も表示されない


　Ctrl + J をクリックしても、画面上何も表示されません。

　そのため設定できているのかどうか、実際に置換するまで確認
　できません。

　なので、そもそもクリックしたのか、あるいは何回クリックしたか
　分からなくなってしまった場合は、Deleteキーあるいは
　Backspaceキーで削除するしかありません。



　2、他のアプリケーションでは使えない


　Ctrl + Jは便利なので、WordやPowerPointなどExcel以外の
　アプリケーションでも使いたくなりますが、残念ながら使用
　できません。



　さほど利用頻度は高くないかもしれませんが、いざ改行を操作したい
　時には、驚くほど時間を短縮できるので本当に便利です。




　いかがだったでしょうか？

　「Ctrl + J」の話は以上です。

Ctrl + Jの課題

　前回は、「Ctrl + J」を、実践した結果を紹介しました。
　今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


　Ctrl + Jは、Excelで、セル内の改行を別の文字に変換したり、
　文字を改行に変換したりできます。


　さほど利用頻度は高くないかもしれませんが、いざ改行を操作したい
　時には本当に便利ですが、何点か課題が出てきました。



　1、何も表示されない


　くどいようですが、Ctrl + J をクリックしても、画面上何も表示
　されません。

　そのため設定できているのかどうか、実際に置換するまで確認
　できません。

　見えなくて不安なので、複数回Ctrl + Jをクリックしてしまうと、
　その回数分改行されてしまいます。

　なので、そもそもクリックしたのか、あるいは何回クリックしたか
　分からなくなってしまった場合は、Deleteキーあるいは
　Backspaceキーで削除するしかありません。

　（置換のダイアログは、いったん閉じても前回の履歴が残って
　いるので、削除するしかありません）



　2、他のアプリケーションでは使えない


　Ctrl + Jは便利なので、WordやPowerPointなどExcel以外の
　アプリケーションでも使いたくなりますが、残念ながら使用
　できません。

　PowerPointなど他のアプリケーションでも行いたい場合は、
　Ctrl + Fで改行に置き換えたい文字列を検索し、一つずつ
　置き換えていくしかありません。





　次回は、「Ctrl + J」の簡単なまとめをしたいと思います。

Ctrl + Jの実践結果

　前回は「Ctrl + J」の具体的な使い方を紹介しました。
　今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。


　Ctrl + Jは、Excelで「セル内の改行」を意味しています。

　置換機能と組み合わせて使うのですが、置換画面でCtrl + Jとクリック
　すると、改行を別の文字に変換したり、文字を改行に変換したり
　できます。


　Ctrl + Jを知らないと、手で一件ずつ変更しないといけないので、
　大幅な時間短縮につながるのですが、Ctrl + Jを使用する時の
　ポイントを何点か見つけました。



　1、他の文字列と組み合わせられる


　Ctrl + Jは、単体でしか使用できないわけではありません。

　他の文字と組み合わせられます。

　例えば、置換前の文字列に、Ctrl + Jに続いて「A」と入力すると、
　改行とAが、置換後の文字列に変換されます。

　ただし、画面上は「A」としか表示されないので注意です。



　2、検索も行える


　これまで置換機能と併せて使う方法のみを紹介しましたが、
　単純な検索も行えます。

　Ctrl + F（検索）のウィンドウで Ctrl + J と入力して検索すると、
　改行箇所が検索できます。



　3、DeleteかBackspaceで削除


　繰り返しになりますが、Ctrl + Jは画面上表示されません。

　Ctrl + Jをクリックしたかどうか分からなくなってしまった場合は
　DeleteかBackspaceを何回かクリックして削除するのが安全です。



　Ctrl + Jをうまく使うと、面倒な改行の操作を一瞬で行う
　ことができます。

　とはいえ条件の設定が難しい場合などは、Alt + Enterで地道に
　改行しましょう。


　ということで、ポイントを押さえて実施すると効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か実施する内に課題も見えてきました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

Ctrl + Jの使い方

　前回は、Excelデータの処理で困っている・・・。


　以下の通りに2000人の社員リストを修正するよう上司から指示を
　受けました。

  (Before)
　A00010
　Zitane
　人事部
　zitane@XX.XX.com

  (After)
　A00010,Zitane,人事部,zitane@XX.XX.com


　やることのイメージは明確だけど、一つ一つ手で改行を削除して、
　代わりに,(カンマ)を入力していくのはあまりにも面倒。

　このままではいけないので、Ctrl + Jを試してみる・・・
　という話をしました。


　今回はそのCtrl + Jの使い方をお伝えいたします。


　やり方・・・と言っても特別なことをするわけではありません。


　1、改行をなくしたいセル範囲を選択する


　2、Ctrl + H をクリックし、置換のウィンドウを表示する


　3、置換前の文字列で Ctrl + J をクリックする


　4、置換後の文字列で ,(カンマ)を入力する


　5、「置換」をクリックして置換する


　たったこれだけです。



　実際にやってみて戸惑うのは、上記3のステップでCtrl + Jを
　入力しても何も表示されない点です。

　なぜ何も表示されないのかは分かりませんが、実際には
　改行が指定されています。


　いざ置換を行ってみると、セル内の改行がすべて置換されます。
　（この場合だと,(カンマ)）


　手で一件ずつ処理していたら恐ろしく時間がかかるところでしたが、
　ものの数秒で終わりました。

　さほど利用頻度は高くないかもしれませんが、いざ改行を操作したい
　時には、驚くほど時間を短縮できるので本当に便利です。


　とは言え、使ってみるといろいろとわかったことがあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

改行するのが面倒

　ずばり！　Excelデータの処理で困っています。。。

　上司の指示を受けて社員リストを加工しているのですが、現在以下の
　ように社員番号・名前・部署・メールアドレスが、一つのセル内で
　改行されて入力されています。

　A00010
　Zitane
　人事部
　zitane@XX.XX.com

　これだとリストが縦長になって見づらいから、以下のように ,(カンマ)
　区切りに直してほしいと言うのが上司の要望です。

　A00010,Zitane,人事部,zitane@XX.XX.com


　やることは明確なのでいったん引き受けましたが、やり方が良く
　分からない・・・

　一つ一つ手で改行を削除して、代わりに,(カンマ)を入力するくらい
　しか思いつきません。

　10人くらいだったら良いのですが、2000人ものデータを直す必要があり
　どれくらい時間がかかるのか、考えただけでぞっとします。。。



　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「Ctrl + J」というものでした。



　やり方は簡単。

　Excelの置換機能と組み合わせて使用すると、一発で改行を変換できる
　ようです。


　素晴らしい！


　ということで、早速このやり方を試してみることにしました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

ベイビーステップのまとめ

　今週は「ベイビーステップ」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。



　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　ベイビーステップ
　容易さ　　　　　　★★
　頻度　　　　　　　★★★
　効果(速度・費用)　★★★★



　仕事の取っ掛かりが遅い。


　頼まれた仕事を「いざ、やるぞ！」と気合を入れて始めようとしても
　何をやればよいのかよくわからず、気が付いたら15分以上経っている
　ことがある・・・。


　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「ベイビーステップ」というものでした。


　やり方は簡単。

　ToDoや作業完了イメージを今すぐできる単位に細かく噛み砕いて、
　作業を進めていくだけです。


　やり方・・・と言っても特別なことをするわけではありません。



　1、2分でできる作業を洗い出す
　　　→ 2分でできる作業は○○です。


　2、作業完了イメージを考えてみる
　　　→ 15分後には○○が△△になっている。
　　　　　→ そのためにはｘｘをしなければならない。


　3、それぞれで出てきた作業を実施する

　4、作業に詰まったら1、2を繰り返す


　たったこれだけです。



　この方法を実施する時にうまくいきそうなポイントが3点あります。



　1、ささいなことから始める


　思い付いたことが果たして、やることなのか・・・、そのような
　正しい、間違っている・・・の判断はせずに、まずは手を動かして
　いくことを重視しました。




　2、作業量（時間）にこだわらない

　
　やることをどんどんあげていくと、中には作業時間が2分以上
　必要なものが出てきます。

　それでも、具体的に行動に移せるものが思い浮かべばOKとして
　どんどん出していきました。

　


　3、記憶に頼らずメモに記入しておく


　作業量（時間）にこだわらずに出していくと、ホントにたくさん
　出てきます。

　そのたくさん思い浮かんだ作業を後で忘れないよう、メモに
　必ず書いておくようにしました。



　ということで、ポイントを押さえて実施すると効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か実施する内に課題も見えてきました。


　1、過去の成果物を探してしまう


　事例や過去の資料など、どうしても関連する成果物を集めて、それを
　ベースに作業を進めようとしてしまうことがありました。


　集めること自体は悪いことではないと思いますが、集めようと
　した時に、具体的な内容のイメージが出来ていない場合は、検索に
　非常に時間がかかりました。


　従って、できるだけ探す前にベイビーステップを実行することを
　心掛けました。




　2、どうにもこうにもイメージできない


　どんなに頑張っても2分でできる作業も、15分後の作業完了イメージも
　全く思い浮かばないことがありました。


　15分経っても思い浮かばない場合は、ちょっとした視点で考え直して
　みました。


　例えば・・・


　・尊敬する○○さんだったら、△△するはず。
　

　それでも出なかった場合は、すぐに上司に相談するようにしました。




　いかがだったでしょうか？

　「ベイビーステップ」の話は以上です。

ベイビーステップの課題

　前回は、「ベイビーステップ」を、実践した結果を紹介しました。
　今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


　ベイビーステップは、作業をいざやろうとすると、何をすればよいか
　わからず、気が付いたら15分以上経っているのを防ぐやり方です。


　使用場面も多く、効果が高いのは確かですが、実施していくうちに
　何点か課題が出てきました。



　1、過去の成果物を探してしまう


　事例や過去の資料など、どうしても関連する成果物を集めて、それを
　ベースに作業を進めようとしてしまうことがありました。


　集めること自体は悪いことではないと思いますが、集めようと
　した時に、具体的な内容のイメージが出来ていない場合は、検索に
　非常に時間がかかりました。


　従って、できるだけ探す前にベイビーステップを実行することを
　心掛けました。




　2、どうにもこうにもイメージできない


　どんなに頑張っても2分でできる作業も、15分後の作業完了イメージも
　全く思い浮かばないことがありました。


　15分経っても思い浮かばない場合は、ちょっとした視点で考え直して
　みました。


　例えば・・・


　・尊敬する○○さんだったら、△△するはず。
　

　それでも出なかった場合は、すぐに上司に相談するようにしました。




　次回は、「マトリックス選別法」の簡単なまとめをしたいと思います。

ベイビーステップの実践結果

　前回は「ベイビーステップ」の具体的な進め方を紹介しました。
　今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。


　ベイビーステップは、ToDoや作業完了イメージを今すぐできる単位に
　細かく噛み砕いて、作業を進めていきます。

　そうすることで、「今、何をすれば良いんだろう？」と立ち止まって
　しまう時間を減らします。

　
　そこで、この方法を実施する時に、うまくいきそうなポイントを
　何点か見つけました。



　1、ささいなことから始める


　思い付いたことが果たして、やることなのか・・・、そのような
　正しい、間違っている・・・の判断はせずに、まずは手を動かして
　いくことを重視しました。




　2、作業量（時間）にこだわらない

　
　やることをどんどんあげていくと、中には作業時間が2分以上
　必要なものが出てきます。

　それでも、具体的に行動に移せるものが思い浮かべばOKとして
　どんどん出していきました。

　


　3、記憶に頼らずメモに記入しておく


　作業量（時間）にこだわらずに出していくと、ホントにたくさん
　出てきます。

　そのたくさん思い浮かんだ作業を後で忘れないよう、メモに
　必ず書いておくようにしました。



　上記3点を意識して、進めていくと、思った以上にやることが
　出てきます。


　ということで、ポイントを押さえて実施すると効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か実施する内に課題も見えてきました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

ベイビーステップの進め方

前回は、仕事の取っ掛かりが遅い・・・。


頼まれた仕事を「いざ、やるぞ！」と気合を入れて始めようとしても
何をやればよいのかよくわからず、気が付いたら15分以上経っている
ことがある・・・。

このままではいけないので、ベイビーステップを試してみる・・・
という話をしました。


今回はそのベイビーステップの進め方をお伝えいたします。


やり方・・・と言っても特別なことをするわけではありません。


1、2分でできる作業を洗い出す
→ 2分でできる作業は○○です。


2、作業完了イメージを考えてみる
→ 15分後には○○が△△になっている。
→ そのためにはｘｘをしなければならない。


3、それぞれで出てきた作業を実施する

4、作業に詰まったら1、2を繰り返す


たったこれだけです。




例えば「提案書作成」という仕事であれば・・・


1、2分でできる作業
→ 目次を考える
→ パワポファイルを新規作成し保存する
→ 誤字、脱字のチェックをする

2、15分後の完了イメージ
→ 各ページのラフスケッチが作成されている。
→ そのためには、各ページのメインメッセージを
決めなければならない。



成果物の構成要素や、その内容を考えたり、その作業を実施
している自分のイメージを想像しながら、細かくあげていき
ました。


そうすることで「何をすれば良いだろう？」と立ち止まる
時間を驚くほど簡単に減らすことができました。



とは言え、やってみるといろいろとわかったことがあります。


次回はその辺のお話をしてみようと思います。

仕事の取っ掛かりが遅い

　ずばり！　私は仕事の取っ掛かりが遅いです。

　頼まれた仕事を「いざ、やるぞ！」と気合を入れて始めようとするの
　ですが、何をやればよいのかよくわからず、気が付いたら15分以上
　経っていることもあります。


　それではいけない・・・と、過去の事例や参考資料を探してみたり
　するのですが、仕事は一向に進まない・・・。
　

　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「ベイビーステップ」というものでした。



　やり方は簡単。

　ToDoや作業完了イメージを今すぐできる単位に細かく噛み砕いて、
　作業を進めていくだけです。


　やる気がないわけではなく、そのやり方がよくわからなくて、
　気が付いたら時間だけが経っていた・・・という自分には
　このやり方は良さそうな気がしました。
　

　ということで、効果の是非は置いておいて、とりあえずこのやり方を
　試してみることにしました。
　　

　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

すぽいと君のまとめ

　今週は「すぽいと君」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。



　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　すぽいと君
　容易さ　　　　　　★★★★
　頻度　　　　　　　★
　効果(速度・費用)　★



　自分は資料の色使いにこだわる。

　特にお客様向けのご提案書なんかでは、見た目によってマイナス評価を
　受けないように、逆に言えば少しでもよく見えるように気をつけます。

　その中でも特に大事にするのがコーポレートカラー。

　お客様の大事にされている色なので、それを利用する際は、近い色では
　なくホームページやロゴを見て忠実に同じ色を再現したいです。

　でも、ホームページや画像からは色情報を取得できない。。。

　そこで見つけたのが、「すぽいと君」というものでした。



　使い方は簡単。

　以下のリンクから、すぽいと君をダウンロード・インストールします。
　http://www.vector.co.jp/soft/win95/net/se386163.html


　セットアップは一度きりですが、その後のすぽいと君の使い方は
　以下の通りです。


　1. すぽいと君を起動する

　2. 色情報を知りたい画像にすぽいと君をあてる

　3. 色情報（RGB）をメモする

　4. 取得した色情報を基に、PowerPointの図形などで色を設定する


　たったこれだけです。


　すぽいと君を使う時にうまくいきそうなポイントが3点あります。



　1、スペースキーで色をロックする


　実際に使ってみると分かるのですが、かなり色が細かく変化します。

　この色情報のまま表示を留めておきたいというときは、スペースキーを
　クリックすることで固定できます。



　2、Ctrl + Cで色情報をコピーする

　色情報は基本的にはRGBの3つの数値で表示されますが、Ctrl + Cを
　クリックすると3つの数値をコピーできます。

　それをいったんメモ帳などに貼り付けておいて、それを見ながら色を
　変更すると便利です。



　3、Escキーで閉じる

　色情報を取得した後やすぽいと君を閉じたい時は、Escキーをクリックする
　と閉じることができます。



　ということで、ポイントを押さえて実施すると効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か実施する内に課題も見えてきました。


　1、色が細かく変化しすぎる


　すぽいと君は、本当に細かく色情報を教えてくれるため、グラデーション
　を使用している画像などは、ちょっとポイントがずれるだけで全く異なる
　色を示す時がでてきます。

　そのような時は、目で見て確認しながら最も適していると思われるものを
　選び、スペースキーでロックする必要があります。



　2、色にこだわりすぎてしまう


　細かい色情報を取得できるので、必要以上に色の設定にこだわりすぎて
　しまうことがあります。

　時間をかけすぎないようバランスを考えつつ作業しましょう。



　課題には気をつける必要がありますが、再現したい色の情報を知ることが
　できるのでとても便利です。



　いかがだったでしょうか？

　「すぽいと君」の話は以上です。

すぽいと君の課題

　前回は、「すぽいと君」を、使う上でのポイントを紹介しました。
　今回は、使ってみて出てきた課題をお伝えいたします。


　すぽいと君はマウスを当てた箇所に表示されている色の情報を教えて
　くれます。

　ショートカットキーをうまく使用することで、さらに便利に使うことが
　できます。


　しかし、使用していくうちに何点か課題が出てきました。


　1、色が細かく変化しすぎる


　すぽいと君は、本当に細かく色情報を教えてくれます。

　そのため、見た目には分からないような細かな違いも見逃さずに、異なる
　色として表示されます。

　そのため、グラデーションを使用している画像などは、ちょっとポイントが
　ずれるだけで全く異なる色を示す時がでてきます。

　そのような時は、目で見て確認しながら最も適していると思われるものを
　選び、スペースキーでロックする必要があります。



　2、色にこだわりすぎてしまう


　細かい色情報を取得できるので、必要以上に色の設定にこだわりすぎて
　しまうことがあります。

　（ちょっとした色の違いが気になったりしてしまう）

　こだわること自体は良いのですが、時間をかけすぎてしまっては、全体の
　作業としては非効率と言うことになってしまうので、バランスを
　考えながら作業を進める必要があります。




　次回は、「すぽいと君」の簡単なまとめをしたいと思います。