決断を試す4ステップの実践結果

　前回は「決断を試す4ステップ」の具体的な進め方を紹介しました。
　今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。


　決断を試す4ステップは、決断した理由を紙に書き出して精査する
　・・・というものです。

　
　そこで、この方法を実施する時に、うまくいきそうなポイントを
　何点か見つけました。



　1、まずは書き出す
　
　パッと思い付いた理由でもいいので、とにかくたくさんの理由を
　書き出していきました。




　2、1:nの反対を書いてもよい

　理由に対して複数の反対が出てきたら、それも気にせず書いて
　いきました。




　3、一晩寝かす＆朝に見直す

　客観的な視点を盛り込むために、一晩寝かして、リストを
　見てみることにしました。
　（特に朝に見直すと頭がさっぱりしてオススメです。）




　上記3点を意識して、進めていくと、思った以上にうまくやることが
　できました。


　ということで、ポイントを押さえて実施すると効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か実施する内に課題も見えてきました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

決断を試す4ステップの進め方

　前回は、いつも決断に迷っている。

　意思決定はしたが、考慮すべきことが多い、正解がない、または
　重要な案件であったり、慎重に話を進めたくて・・・となると、
　決断に迷いが生じてしまう・・・。



　このままではいけないので、決断を試す4ステップを試してみる
　・・・という話をしました。


　今回はその決断を試す4ステップの進め方をお伝えいたします。


　やり方・・・と言っても特別なことをするわけではありません。


　1、紙を用意する


　2、自分が下した決断を具体的に書く


　3、決断を下した理由をできるだけたくさん書く


　4、理由ひとつずつに対して、その反対を書き出す


　5、2つの問いを問いかける
　　・元々の理由に対してどれくらい自信がある？ 　　・もしその反対が正しいことがわかった時に、その決断に
　　　どれくらい影響があるか？


　たったこれだけです。



　例えば「A社に転職する」という決断であれば・・・。

　理由は・・・

　・給与アップ
　・通勤時間が短縮
　・休日日数アップ
　・やりがいがある
　・注目されている分野 　（将来性がありそう）


　一方でその反対は・・・

　・給与ダウン
　・転勤で通勤時間が増加
　・仕事が終わらず休日返上
　・寝不足で体調不良
　・やりがいがない

　となります。
　
　そして、それぞれを見ながら、2つの問いを問いかけます。


　こうすることで、感情的にならず冷静に決断を見直す事ができました。

　自分がやりがいなどにどれくらい自信と確信を持っているか、また仮に
　仕事がうまくいかなかったとしても、その影響はどれくらいか冷静に
　判断し整理できました。

　ということで、それなりに効果がありそうです。


　とは言え、やってみるといろいろとわかったことがあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

決断に迷う

　ずばり！　私はいつも決断に迷っています。

　意思決定はしたが、考慮すべきことが多い、正解がない、または
　重要な案件であったり、慎重に話を進めたくて・・・となると、
　決断に迷いが生じてしまいます。


　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「決断を試す4ステップ」というものでした。



　やり方は簡単。

　決断した理由を紙に書き出して精査するだけです。



　紙に書いて精査する？？？

　わざわざ紙に書くのも面倒ですが、書いただけで何か特別に
　良くなるような気がしません。

　とは言え、他に対策もありませんし、批判はやってからにしよう・・・
　ということで、とりあえず試してみることにしました。
　　

　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

Ctrl + Z範囲選択のまとめ

　今週は「Ctrl + Z範囲選択」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。



　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　Ctrl + Z範囲選択
　容易さ　　　　　　★★★★★
　頻度　　　　　　　★★
　効果(速度・費用)　★★



　私は、ExcelやPowerPointでうまく範囲選択ができない・・・。


　Excelで複数のセルを選択して、書式の設定などを一度に行った後に、
　一度選択を解除すると、もう一度同じ範囲を選択するときに選択しなおす
　のが面倒。

　Excelであればまだ良いのですが、PowerPointで図形がたくさんある中で
　いくつかの図形を選択している場合なんかは結構面倒。



　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「Ctrl + Z範囲選択」というものでした。



　やり方は簡単。

　相手の経験と照らし合わせながら理論を説明し、最後に実践させる
　ことで物事を習得させるというやり方です。



　1、複数の範囲を選択した状態で処理を行い、選択範囲を解除する
　（意図せず範囲選択を解除してしまった）

　2、Ctrl + Z をクリックする

　3、処理を行う前の状態に戻されると同時に、元々選択していた範囲が
　再選択される

　4、Ctrl + Yをクリックする

　5、1の処理が行われ、さらに範囲が選択された状態となる



　たったこれだけです。



　この方法を実施する時にうまくいきそうなポイントが3点あります。



　1、他の作業を行ってしまった後でも対応可能

　Ctrl + Zで戻れる回数内であれば、他の作業の後でも対応可能です。

　（回数はアプリケーションによって異なります）



　2、誤って別の操作を行わないようにする

　Ctrl + ZやYを使用して範囲を選択している最中に別の操作を行って
　しまうと、元に戻せなくなるので注意しましょう。



　3、保存する前に行う

　ファイルを保存するとCtrl + Z自体行えなくなってしまうので、
　注意しましょう。



　ということで、ポイントを押さえて実施すると効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か実施する内に課題も見えてきました。



　1、取り消した操作を戻せない

　複数の範囲に対して作業を行い、さらに別の作業を行った後に、
　Ctrl + Zで戻して範囲を再選択して複数の範囲に対する作業を行うと、
　別の作業部分に関しては Ctrl + Yなどで元に戻すことができません。

　そのような時は、範囲選択を優先するか、別の作業を優先するか、かかる
　時間によって判断しましょう。



　いかがだったでしょうか？

　「Ctrl + Z範囲選択」の話は以上です。

Ctrl + Z範囲選択の課題

　前回は、「Ctrl + Z範囲選択」を、実践した結果を紹介しました。
　今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


　Ctrl + Z範囲選択は、ExcelやPowerPointで複数のセルや図形を選択して、
　操作・選択範囲を解除した後に、もう一度同じ範囲を選択する方法です。


　とは言え、実施していくうちに課題が出てきました。



　1、取り消した操作を戻せない

　複数の範囲に対して作業を行い、さらに別の作業を行った後に、
　Ctrl + Zで戻して範囲を再選択して複数の範囲に対する作業を行うと、
　別の作業部分に関しては Ctrl + Yなどで元に戻すことができません。

　そのような時は、範囲選択を優先するか、別の作業を優先するか、かかる
　時間によって判断しましょう。




　次回は「Ctrl + Z」の簡単なまとめをしたいと思います。

Ctrl + Z範囲選択の実践結果

　前回は「Ctrl + Z範囲選択」の具体的な使い方を紹介しました。
　今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。


　Ctrl + Z範囲選択は、ExcelやPowerPointで複数のセルや図形を選択して、
　操作・選択範囲を解除した後に、もう一度同じ範囲を選択する方法です。

　
　そこで、この方法を実施する時に、うまくいきそうなポイントを
　何点か見つけました。



　1、他の作業を行ってしまった後でも対応可能

　Ctrl + Zで戻れる回数内であれば、他の作業の後でも対応可能です。

　（回数はアプリケーションによって異なります）



　2、誤って別の操作を行わないようにする

　Ctrl + ZやYを使用して範囲を選択している最中に別の操作を行って
　しまうと、元に戻せなくなるので注意しましょう。



　3、保存する前に行う

　ファイルを保存するとCtrl + Z自体行えなくなってしまうので、
　注意しましょう。



　上記3点を意識して、進めていくと、思った以上にうまくやることが
　できました。


　ということで、ポイントを押さえて実施すると効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か実施する内に課題も見えてきました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

Ctrl + Z範囲選択の使い方

　前回は、ExcelやPowerPointでうまく範囲選択ができない・・・。


　Excelで複数のセルを選択して、書式の設定などを一度に行った後に、
　一度選択を解除すると、もう一度同じ範囲を選択するときに選択しなおす
　のが面倒。

　Excelであればまだ良いのですが、PowerPointで図形がたくさんある中で
　いくつかの図形を選択している場合なんかは結構面倒。

　このままではいけないので、Ctrl + Z範囲選択を試してみる・・・
　という話をしました。


　今回はそのCtrl + Z範囲選択の使い方をお伝えいたします。


　やり方・・・と言っても特別なことをするわけではありません。



　1、複数の範囲を選択した状態で処理を行い、選択範囲を解除する
　（意図せず範囲選択を解除してしまった）

　2、Ctrl + Z をクリックする

　3、処理を行う前の状態に戻されると同時に、元々選択していた範囲が
　再選択される

　4、Ctrl + Yをクリックする

　5、1の処理が行われ、さらに範囲が選択された状態となる


　たったこれだけです。


　ようはCtrl + Z と Yを1回ずつクリックするだけです。　


　おお、簡単で地味だけどとっても便利！


　とは言え、やってみるといろいろとわかったことがあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

同じ範囲を選択したい

　ずばり！　ExcelやPowerPointでの範囲選択に不自由を感じます。

　Excelで複数のセルを選択して、書式の設定などを一度に行った後に、
　一度選択を解除します。

　でも設定し忘れたことがあったので、もう一度同じ範囲を選択したい
　というときに、選択しなおすのが面倒なんです。

　Excelであればまだ良いのですが、PowerPointで図形がたくさんある中で
　いくつかの図形を選択している場合なんかは結構面倒です。


　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「Ctrl + Z範囲選択」というものでした。



　やり方は簡単。

　Ctrl + Zをクリックするだけなんです。

　Ctrl + Z？

　それだとせっかく行った操作が元に戻ってしまうのでは？？

　という疑問が残るのですが、とても簡単そうなので、とりあえず試してみる
　ことにしました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

スライドショーファイルのまとめ

　今週は「スライドショーファイル」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。



　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　スライドショーファイル
　容易さ　　　　　　★★★★★
　頻度　　　　　　　★★
　効果(速度・費用)　★★★



　私は、プレゼンでモタモタする・・・。


　ファイル編集画面をプロジェクターで投影してしまい、プロフェッショナルな
　印象が与えられないだけでなく、複数ファイルを扱う際にモタモタしてしまう。


　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「スライドショーファイル」というものでした。



　やり方は簡単。

　スライドショーファイルを事前に用意しておき、そのファイルでプレゼン
　テーションを実施するだけです。



　1、パワーポイントファイルを完成させる


　2、「名前を付けて保存」（F12）を押す


　3、ファイルの種類を「スライドショー」にする 　　　拡張子：pps


　4、任意の場所を選択し、「保存」を押す



　たったこれだけです。



　この方法を実施する時にうまくいきそうなポイントが3点あります。



　1、編集をしない場面で使用する

　進捗報告会議などファイル編集を行わない場面で使用することで、改ざんを
　防ぐようにしました。



　2、アーカイブとして利用する
　
　編集ができないので、会議資料などのアーカイブとして利用したりしました。



　3、PDFの代わりとする

　関係者がOfficeを使用しているのであれば、わざわざPDFに変換するのでは
　なくスライドショーファイルにしました。



　ということで、ポイントを押さえて実施すると効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か実施する内に課題も見えてきました。



　1、誤字、脱字など急な変更が必要となる

　本番直前などで誤字、脱字など急な変更、修正が必要となることがありました。 　その場合は拡張子を「ppt」に戻して編集し、再度「pps」スライドショー
　ファイルを作成することで対応しました。



　2、スライドショーファイルを知らない人がいる

　チームで共有する場合、スライドショーファイルを知らない人がいました。
　添付ファイルでメールをすると、ウィルスを警戒して開かないことがあります。 　その場合は、PDFでやりとりするか、zipで圧縮し、メール文面でppsファイル
　の存在を伝えるなど、都度対応しました。



　いかがだったでしょうか？

　「スライドショーファイル」の話は以上です。

スライドショーファイルの課題

　前回は、「スライドショーファイル」を、実践した結果を紹介しました。
　今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


　スライドショーファイルは、スライドショーファイルを事前に用意しておき、
　そのファイルでプレゼンテーションを実施する・・・というものです。


　とは言え、実施していくうちに何点か課題が出てきました。



　1、誤字、脱字など急な変更が必要となる

　本番直前などで誤字、脱字など急な変更、修正が必要となることがありました。 　その場合は拡張子を「ppt」に戻して編集し、再度「pps」スライドショー
　ファイルを作成することで対応しました。



　2、スライドショーファイルを知らない人がいる

　チームで共有する場合、スライドショーファイルを知らない人がいました。
　添付ファイルでメールをすると、ウィルスを警戒して開かないことがあります。 　その場合は、PDFでやりとりするか、zipで圧縮し、メール文面でppsファイル
　の存在を伝えるなど、都度対応しました。



　次回は「スライドショーファイル」の簡単なまとめをしたいと思います。

スライドショーファイルの実践結果

　前回は「スライドショーファイル」の具体的な進め方を紹介しました。
　今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。


　スライドショーファイルは、スライドショーファイルを事前に用意しておき、
　そのファイルでプレゼンテーションを実施する・・・というものです。

　
　そこで、この方法を実施する時に、うまくいきそうなポイントを
　何点か見つけました。



　1、編集をしない場面で使用する

　進捗報告会議などファイル編集を行わない場面で使用することで、改ざんを
　防ぐようにしました。



　2、アーカイブとして利用する
　
　編集ができないので、会議資料などのアーカイブとして利用したりしました。



　3、PDFの代わりとする

　関係者がOfficeを使用しているのであれば、わざわざPDFに変換するのでは
　なくスライドショーファイルにしました。



　上記3点を意識して、進めていくと、思った以上にうまくやることが
　できました。


　ということで、ポイントを押さえて実施すると効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か実施する内に課題も見えてきました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

スライドショーファイルの進め方

　前回は、プレゼンでモタモタする・・・。


　ファイル編集画面をプロジェクターで投影してしまい、プロフェッショナルな
　印象が与えられないだけでなく、複数ファイルを扱う際にモタモタしてしまう。



　このままではいけないので、スライドショーファイルを試してみる・・・という
　話をしました。


　今回はそのスライドショーファイルの進め方をお伝えいたします。


　やり方・・・と言っても特別なことをするわけではありません。


　1、パワーポイントファイルを完成させる


　2、「名前を付けて保存」（F12）を押す


　3、ファイルの種類を「スライドショー」にする 　　　拡張子：pps


　4、任意の場所を選択し、「保存」を押す



　たったこれだけです。



　例えば、社外であれば、提案資料や最終報告会資料（プレゼンテーション）。
　社内であれば、進捗会議の資料。

　パワーポイントをプロジェクターで投影するようなものをスライドショー
　ファイルにしてしまいます。

　そうすればファイル編集画面が表示されることなく、ファイルを実行すれば
　いきなりスライドショーになるので、とても便利です。
　

　とは言え、やってみるといろいろとわかったことがあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

プレゼンでモタモタ

　ずばり！　私はプレゼンでモタモタしてしまいます。

　ファイル編集画面をプロジェクターで投影してしまい、プロフェッショナルな
　印象が与えられないだけでなく、複数ファイルを扱う際にモタモタしてしまう
　のです。


　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「スライドショーファイル」というものでした。



　やり方は簡単。

　スライドショーファイルを事前に用意しておき、そのファイルでプレゼン
　テーションを実施するだけです。


　スライドショーファイル？？？

　聞いたことがないので、ちょっと心配ですが、解決のヒントになるかも
　しれない・・・ということで、とりあえず試してみることにしました。
　　

　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

理論・経験・実践のまとめ

　今週は「理論・経験・実践」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。



　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　理論・経験・実践
　容易さ　　　　　　★★★
　頻度　　　　　　　★★★
　効果(速度・費用)　★★★★



　私は、うまく教えられない・・・。


　相手からの質問・相談に回答するときや相手に物事を教えるときに、
　しっかりと説明したつもりなのに伝わっていないときがある。

　伝わってないことがその場でわかればまだ良いのですが、後々になって
　わかると、随分と時間を無駄にしてしまう・・・



　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「理論・経験・実践」というものでした。



　やり方は簡単。

　相手の経験と照らし合わせながら理論を説明し、最後に実践させる
　ことで物事を習得させるというやり方です。



　1、相手に教えたい理論を説明する（理論）

　2、相手の経験値を踏まえた上で、相手にとってわかりやすい例え話
　　をする、あるいは実際に見せることでイメージをつかませる（経験）

　3、相手にとっての利用シーンを理解した上で、実際に手足を動かして
　　実践させることで覚えさせる（実践）



　たったこれだけです。



　この方法を実施する時にうまくいきそうなポイントが3点あります。



　1、経験・実践の部分をカスタマイズする

　一般的な例え話だと、相手が実際の自分の状況に当てはめるときに苦労
　することがあります。

　（結果的に当てはめることができないと、何も伝わっていないのと同じ
　ことになってしまいます・・・）

　なので、極力相手の実際のケースに例えてあげると、よりわかりやすく
　なります。



　2、3つを同時に行う

　理論・経験だけ先に行い、実践までの時間が空くと学習効率が下がって
　しまうので、極力その場で行いましょう。



　3、複数の事例を用意する

　一つではイメージがわかなかったり、一つの事例にとらわれ過ぎてしまう
　恐れもあるため、極力複数の事例を用意しましょう。



　ということで、ポイントを押さえて実施すると効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か実施する内に課題も見えてきました。



　1、実践の時間がかかる

　実践させようとすると、そもそも時間がかかってしまうことに加え、
　自分と同じ要領ではできずに思いのほか時間がかかってしまいます。

　そのため、時間がない中での実践を省きたくなることが出てきます。

　そのような時は、学習効率が低下してしまうことと、最悪の場合教え
　直すことになるリスクを考慮したうえで判断するようにしましょう。



　2、複数の相手に教えるのが難しい

　複数の相手に教える場合、相手の経験値が大きく異なると、全員にとって
　わかりやすい経験・実践を提供するのが難しくなることが出てきます。

　そのような時は、全員にとってわかりやすい経験・実践を準備するか、
　場自体を分けることを検討します。

　場自体を分けるとその分倍の時間が必要となるので、結局はトータルの
　効率を考慮したうえで判断することになります。



　いかがだったでしょうか？

　「理論・経験・実践」の話は以上です。

理論・経験・実践の課題

　前回は、「理論・経験・実践」を、実践した結果を紹介しました。
　今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


　理論・経験・実践は、相手に物事をわかりやすく教えるための方法です。


　とは言え、実施していくうちに何点か課題が出てきました。



　1、実践の時間がかかる

　実践させようとすると、そもそも時間がかかってしまうことに加え、
　自分と同じ要領ではできずに思いのほか時間がかかってしまいます。

　そのため、時間がない中での実践を省きたくなることが出てきます。

　そのような時は、学習効率が低下してしまうことと、最悪の場合教え
　直すことになるリスクを考慮したうえで判断するようにしましょう。



　2、複数の相手に教えるのが難しい

　複数の相手に教える場合、相手の経験値が大きく異なると、全員にとって
　わかりやすい経験・実践を提供するのが難しくなることが出てきます。

　そのような時は、全員にとってわかりやすい経験・実践を準備するか、
　場自体を分けることを検討します。

　場自体を分けるとその分倍の時間が必要となるので、結局はトータルの
　効率を考慮したうえで判断することになります。



　次回は「理論・経験・実践」の簡単なまとめをしたいと思います。

理論・経験・実践の実践結果

　前回は「理論・経験・実践」の具体的な使い方を紹介しました。
　今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。


　理論・経験・実践は、相手に物事をわかりやすく教えるための方法です。

　
　そこで、この方法を実施する時に、うまくいきそうなポイントを
　何点か見つけました。



　1、経験・実践の部分をカスタマイズする

　一般的な例え話だと、相手が実際の自分の状況に当てはめるときに苦労
　することがあります。

　（結果的に当てはめることができないと、何も伝わっていないのと同じ
　ことになってしまいます・・・）

　なので、極力相手の実際のケースに例えてあげると、よりわかりやすく
　なります。



　2、3つを同時に行う

　理論・経験だけ先に行い、実践までの時間が空くと学習効率が下がって
　しまうので、極力その場で行いましょう。



　3、複数の事例を用意する

　一つではイメージがわかなかったり、一つの事例にとらわれ過ぎてしまう
　恐れもあるため、極力複数の事例を用意しましょう。



　上記3点を意識して、進めていくと、思った以上にうまくやることが
　できました。


　ということで、ポイントを押さえて実施すると効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か実施する内に課題も見えてきました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

理論・経験・実践の使い方

　前回は、うまく教えられない・・・。


　相手からの質問・相談に回答するときや相手に物事を教えるときに、
　しっかりと説明したつもりなのに伝わっていないときがある。

　伝わってないことがその場でわかればまだ良いのですが、後々になって
　わかると、随分と時間を無駄にしてしまう・・・


　このままではいけないので、理論・経験・実践を試してみる・・・
　という話をしました。


　今回はその理論・経験・実践の使い方をお伝えいたします。


　やり方・・・と言っても特別なことをするわけではありません。



　1、相手に教えたい理論を説明する（理論）

　2、相手の経験値を踏まえた上で、相手にとってわかりやすい例え話
　　をする、あるいは実際に見せることでイメージをつかませる（経験）

　3、相手にとっての利用シーンを理解した上で、実際に手足を動かして
　　実践させることで覚えさせる（実践）



　たったこれだけです。


　例えば、相手にPCのとある操作方法を教えたいとします。


　1、まずは相手にその操作方法を伝えます

　2、具体的に「売上データの集計を行うときに使うと便利」という
　　例え話をすることでイメージをつかませます。

　　この場合、売上データの集計を相手が実際に仕事上行っていること
　　が望ましいです。

　　また、実際に操作している様子を見せるとよりイメージが
　　わきやすく効果的です。

　3、その場で実際に売上データの集計をさせます


　良くあるのが口頭の説明だけ（上記1のみ）で終わってしまうケースです。

　これで相手がわかれば最も手っ取り早くてよいのですが、実際には
　伝わっていないケースもよくあります。

　特にお互いイメージしているものが全然違うときが後々困ります。


　この方法で教えると、明確な実践イメージを持ちながら理解できるので
　効率的に教えることができます。


　とは言え、やってみるといろいろとわかったことがあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

うまく教えられない

　ずばり！　私はうまく教えることが苦手です。

　相手からの質問・相談に回答するときや相手に物事を教えるときに、
　しっかりと説明したつもりなのに伝わっていないときがあります。

　丁寧に教えているつもりなのになぜか伝わらない・・・

　伝わってないことがその場でわかればまだ良いのですが、後々になって
　わかると、随分と時間を無駄にしてしまう・・・


　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「理論・経験・実践」というものでした。



　やり方は簡単。

　相手の経験と照らし合わせながら理論を説明し、最後に実践させる
　ことで物事を習得させるというやり方です。


　何か当たり前のことを言っているようだけど、なんとなくわからない・・・

　でも簡単そうなので、とりあえず試してみることにしました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

テンプレートファイルのまとめ

　今週は「テンプレートファイル」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。



　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　テンプレートファイル
　容易さ　　　　　　★★★★★
　頻度　　　　　　　★★★★
　効果(速度・費用)　★★★★



　私は、うっかりミスをすることが多い・・・。


　報告書などよく使うファイルを新規作成する際に、過去のファイルをコピーして
　作成するため、前の内容を消し忘れるなどのミスを度々してしまう・・・。


　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「テンプレートファイル」というものでした。



　やり方は簡単。

　テンプレートファイルを事前に用意しておき、そのファイルで新規作成する
　だけです。



　1、ファイルを開き、テンプレートとして編集する


　2、「名前を付けて保存」（F12）を押す


　3、ファイルの種類を「テンプレート」にする 　　　拡張子（Office2007以降は末尾にxが付く） 　　　Word:dot,dotx 　　　Excel:xlt,xltx 　　　Power Point:pot,potx


　4、任意の場所を選択し、「保存」を押す



　たったこれだけです。



　この方法を実施する時にうまくいきそうなポイントが3点あります。



　1、テンプレートとしてわかるファイル名にする

　ファイルの最初や後ろに「_テンプレート」、「Temp_」など
　テンプレートであることがわかるファイル名にしました。



　2、使っているOfficeのバージョンを意識して作成する

　Office2003以前と2007以降では拡張子が異なるので、関係者が
　使っているバージョンを意識して作成するようにしました。



　3、完璧なものを作ろうとしない

　できるだけラクができるような形で標準化するのではなく、使用頻度
　が高いものを、とりあえずテンプレート化するようにしました。




　ということで、ポイントを押さえて実施すると効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か実施する内に課題も見えてきました。



　1、テンプレートの変更・更新が面倒

　テンプレートで保存する際に、保存場所が自動的に「Templates」に
　なるため、任意の場所に保存した際に、その場所を指定するのが面倒。 　従って、通常のファイルとして変更・更新を行い、拡張子を直接変更
　するようにしました。



　2、テンプレートファイルを知らない人がいる

　チームで共有する場合、テンプレートファイルを知らない人がいるので、
　使い方を教える必要があります。

　その際に下記2点を伝えておくと良さそうです。

　・ファイルをクリックして、そのまま開く
　・記入して、初めて保存処理を行う際に、ファイル名と保存場所を設定できる



　いかがだったでしょうか？

　「テンプレートファイル」の話は以上です。

テンプレートファイルの課題

　前回は、「テンプレートファイル」を、実践した結果を紹介しました。
　今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


　テンプレートファイルは、テンプレートファイルを事前に用意しておき、
　そのファイルで新規作成する・・・というものです。


　とは言え、実施していくうちに何点か課題が出てきました。



　1、テンプレートの変更・更新が面倒

　テンプレートで保存する際に、保存場所が自動的に「Templates」に
　なるため、任意の場所に保存した際に、その場所を指定するのが面倒。 　従って、通常のファイルとして変更・更新を行い、拡張子を直接変更
　するようにしました。



　2、テンプレートファイルを知らない人がいる

　チームで共有する場合、テンプレートファイルを知らない人がいるので、
　使い方を教える必要があります。

　その際に下記2点を伝えておくと良さそうです。

　・ファイルをクリックして、そのまま開く
　・記入して、初めて保存処理を行う際に、ファイル名と保存場所を設定できる



　次回は「テンプレートファイル」の簡単なまとめをしたいと思います。

テンプレートファイルの実践結果

　前回は「テンプレートファイル」の具体的な進め方を紹介しました。
　今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。


　テンプレートファイルは、テンプレートファイルを事前に用意しておき、
　そのファイルで新規作成する・・・というものです。

　
　そこで、この方法を実施する時に、うまくいきそうなポイントを
　何点か見つけました。



　1、テンプレートとしてわかるファイル名にする

　ファイルの最初や後ろに「_テンプレート」、「Temp_」など
　テンプレートであることがわかるファイル名にしました。



　2、使っているOfficeのバージョンを意識して作成する

　Office2003以前と2007以降では拡張子が異なるので、関係者が
　使っているバージョンを意識して作成するようにしました。



　3、完璧なものを作ろうとしない

　できるだけラクができるような形で標準化するのではなく、使用頻度
　が高いものを、とりあえずテンプレート化するようにしました。



　上記3点を意識して、進めていくと、思った以上にうまくやることが
　できました。


　ということで、ポイントを押さえて実施すると効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か実施する内に課題も見えてきました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

テンプレートファイルの進め方

　前回は、うっかりミスをすることが多い・・・。


　報告書などよく使うファイルを新規作成する際に、過去のファイルをコピーして
　作成するため、前の内容を消し忘れるなどのミスを度々してしまう・・・。



　このままではいけないので、テンプレートファイルを試してみる・・・という
　話をしました。


　今回はそのテンプレートファイルの進め方をお伝えいたします。


　やり方・・・と言っても特別なことをするわけではありません。


　1、ファイルを開き、テンプレートとして編集する


　2、「名前を付けて保存」（F12）を押す


　3、ファイルの種類を「テンプレート」にする 　　　拡張子（Office2007以降は末尾にxが付く） 　　　Word:dot,dotx 　　　Excel:xlt,xltx 　　　Power Point:pot,potx


　4、任意の場所を選択し、「保存」を押す



　たったこれだけです。



　例えば・・・

　報告書_テンプレート.dot
　報告書_テンプレート.dotx

　Temp_月間売上データ.xlt
　Temp_月間売上データ.xltx

　テンプレート_導入実績事例集.pot 　テンプレート_導入実績事例集.potx

　
　このようにテンプレートとしてファイルを用意しておきます。

　使用する際にはそのまま開いて編集していきます。
　最初の保存をした時に保存場所とファイル名を聞かれるので、任意の
　名前と保存場所を指定します。

　このようにしておけば、ついついうっかりミスで過去の内容を残して
　おく・・・ということがなくなり、かなり便利です。


　とは言え、やってみるといろいろとわかったことがあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

うっかりミスが多い

　ずばり！　私はうっかりミスをすることが多いです。

　報告書などよく使うファイルを新規作成する際に、過去のファイルをコピーして
　作成するため、前の内容を消し忘れるなどのミスを度々してしまいます。


　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「テンプレートファイル」というものでした。



　やり方は簡単。

　テンプレートファイルを事前に用意しておき、そのファイルで新規作成する
　だけです。



　テンプレートファイルを用意する？？？

　過去のファイルをテンプレートとして、いつもコピーして使っているけれど、
　それとどう違うの？
　
　アイディアとしては当たり前だし、何か特別なことでもするんだろうか？

　今更・・・という気もしないですが、批判はやってからにしよう・・・
　ということで、とりあえず試してみることにしました。
　　

　次回はその辺のお話をしてみようと思います。