テンプレートファイルのまとめ

　今週は「テンプレートファイル」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。



　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　テンプレートファイル
　容易さ　　　　　　★★★★★
　頻度　　　　　　　★★★★
　効果(速度・費用)　★★★★



　私は、うっかりミスをすることが多い・・・。


　報告書などよく使うファイルを新規作成する際に、過去のファイルをコピーして
　作成するため、前の内容を消し忘れるなどのミスを度々してしまう・・・。


　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「テンプレートファイル」というものでした。



　やり方は簡単。

　テンプレートファイルを事前に用意しておき、そのファイルで新規作成する
　だけです。



　1、ファイルを開き、テンプレートとして編集する


　2、「名前を付けて保存」（F12）を押す


　3、ファイルの種類を「テンプレート」にする 　　　拡張子（Office2007以降は末尾にxが付く） 　　　Word:dot,dotx 　　　Excel:xlt,xltx 　　　Power Point:pot,potx


　4、任意の場所を選択し、「保存」を押す



　たったこれだけです。



　この方法を実施する時にうまくいきそうなポイントが3点あります。



　1、テンプレートとしてわかるファイル名にする

　ファイルの最初や後ろに「_テンプレート」、「Temp_」など
　テンプレートであることがわかるファイル名にしました。



　2、使っているOfficeのバージョンを意識して作成する

　Office2003以前と2007以降では拡張子が異なるので、関係者が
　使っているバージョンを意識して作成するようにしました。



　3、完璧なものを作ろうとしない

　できるだけラクができるような形で標準化するのではなく、使用頻度
　が高いものを、とりあえずテンプレート化するようにしました。




　ということで、ポイントを押さえて実施すると効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か実施する内に課題も見えてきました。



　1、テンプレートの変更・更新が面倒

　テンプレートで保存する際に、保存場所が自動的に「Templates」に
　なるため、任意の場所に保存した際に、その場所を指定するのが面倒。 　従って、通常のファイルとして変更・更新を行い、拡張子を直接変更
　するようにしました。



　2、テンプレートファイルを知らない人がいる

　チームで共有する場合、テンプレートファイルを知らない人がいるので、
　使い方を教える必要があります。

　その際に下記2点を伝えておくと良さそうです。

　・ファイルをクリックして、そのまま開く
　・記入して、初めて保存処理を行う際に、ファイル名と保存場所を設定できる



　いかがだったでしょうか？

　「テンプレートファイル」の話は以上です。