Ctrl + Zコピーのまとめ

今週は「Ctrl + Zコピー」を取り上げました。
今回は簡単にまとめていきます。


まずは星5つで評価します。

仕事術　　　　　　Ctrl + Zコピー
容易さ　　　　　　★★★★
頻度　　　　　　　★★★★
効果(速度・費用)　★★★


Excelでコピーしたセルの値のみを貼り付けたいことがあります。

そんな時は、元のセルをコピーした後に、「編集」→
「形式を選択して貼り付け」を選択し、「値」を選択して
「OK」をクリックすると値のみ貼り付けられます。

マウスを使いたくなければ、Alt → E → S → V → Enter です。

これはこれでとても便利なのですが、同じ値を何度も貼り付けたい
時にはちょっと面倒です。


そこで見つけたのが、あらかじめ値のみをコピーするという方法です。

通常のコピーは、コピーした瞬間に値と書式の両方をコピーします。

したがって貼り付けたときにはその両方が貼り付けられます。

ここで、あらかじめ値のみをコピーしておけば、書式がないので
普通に貼り付けても値しか貼り付けられないというわけです。


セルをダブルクリックして、コピーしたいデータを選択し、その状態で
Ctrl + C をクリックすると、値のみがコピーされます。


ただ、これだとマウスを使わなければならないのがネックです。

そこで偶然にも発見したのが Ctrl + Zコピーです。


Ctrl + Z は元々間違った作業を戻すためのショートカットキーですが、
なんとこれがコピーに使えるんです。


手順は以下の通りです。

1.値のみをコピーしたいセルを選択する
2.任意のキーをクリックして、値を上書きする（半角入力モード）
3.Ctrl + Zをクリックして操作を戻す
4.値が元に戻り、値のみが選択された状態になるので、Ctrl + Cで
値をコピーする


以下の点を考慮すると、より使いやすくなります。


◆Ctrlキーを押したままZとCを連続でクリックする
ZとCはキーが近いので、Ctrlキーを押したまま片手で連続して
クリックする


◆Backspaceを使用する
2の任意のキーで上書きするところで、Backspaceを使用すると、
半角/全角の影響を受けない

実際に使ってみた感想としては、とても速いなと感じました。


課題としては以下の2点です。

◆課題1
関数が入力されている場合に使えない

セルに関数が入力されている場合に、Ctrl + Zコピーを
使用すると関数自体がコピーされてしまい、値をコピー
することができません。

その場合は、セル全体をコピーして、形式を選択して貼り付け
を使用するしかありません。（Alt → E → S → V）


◆課題2
値以外をコピーできない

値のみをコピーしているので当たり前なのですが、
値以外のものをコピーできません。

値以外のものを貼り付けたい場合は、「形式を選択して貼り付け」
で「書式」を選択します。


いかがだったでしょうか？

「Ctrl + Zコピー」の話は以上です。

Ctrl + Zコピーの課題

　前回は、Ctrl + Zコピーの使い方を紹介しました。
　今回は、使用して出てきた課題をお伝えいたします。


　基本的にはとても便利なのですが、以下のような課題が出てきました。


　◆課題1
　関数が入力されている場合に使えない

　セルに関数が入力されている場合に、Ctrl + Zコピーを
　使用すると関数自体がコピーされてしまい、値をコピー
　することができません。

　その場合は、セル全体をコピーして、形式を選択して貼り付け
　を使用するしかありません。（Alt → E → S → V）


　ただ、これはメリットでもあり、関数を参照しているセルを
　全く変えずにコピーしたい場合に、Ctrl + Zコピーが有効です。

　通常のセルコピーだと、相対参照されてしまいますが、
　（例えば、「=A1」というA1を参照しているセルを一つ下の
　セルにコピーすると、自動的にずれて「=B1」となる）
　Ctrl + Zコピーだと、そのまま「=A1」とすることが可能です。

　状況に応じて使い分けると良いですね。


　◆課題2
　値以外をコピーできない

　値のみをコピーしているので当たり前なのですが、
　値以外のものをコピーできません。

　値しか貼り付けない場合は良いのですが、途中で書式を
　貼り付けたくなった場合には、再度元のセルをコピーしなおす
　必要が出てきます。

　通常のセルコピーだと、状況に応じて貼り付ける対象を
　値・書式で切り替えることができます。
　（ちなみに書式の貼り付けは、Alt → E → S → T です）

　ですので、後々のことを考えて使い分ける必要が出てきます。


　次回は、Ctrl + Zコピーの簡単なまとめをしたいと思います。

Ctrl + Zコピーを使ってみる

　前回は、値のみをコピーする方法について紹介しました。
　今回は、さらに効率的な方法をお伝えいたします。


　貼り付けるときに毎回対象を選択しなくても大丈夫なように
　あらかじめ値のみをコピーする方法を試してみました。

　セルをダブルクリックして、コピーしたいデータを選択します。
　その状態で Ctrl + C をクリックすると、値のみがコピーされます。

　Ctrl + Vで貼り付けると、値のみが貼り付けられます。

　これはこれでとても便利です。


　ただ、毎回マウスを使うのはちょっと面倒、どうせならマウスを
　使わずにできないかな・・・

　色々探してマウスを使わないやり方自体は見つけたのですが、
　どれもちょっと面倒。


　あきらめかけていたときに、偶然にもやり方を見つけてしまいました！


　それは、Ctrl + Z を使用する方法です。

　Ctrl + Z は元々間違った作業を戻すためのショートカットキーですが、
　なんとこれがコピーに使えるんです。


　手順は以下の通りです。

　1.値のみをコピーしたいセルを選択する

　2.任意のキーをクリックして、値を上書きする（半角入力モード）

　3.Ctrl + Zをクリックして操作を戻す

　4.値が元に戻り、値のみが選択された状態になるので、Ctrl + Cで
　値をコピーする


　一見面倒くさそうですが、慣れると一瞬でできます。

　何度か使っているうちにポイントが見えてきました。


　◆Ctrlキーを押したままZとCを連続でクリックする

　ZとCはキーが近いので、Ctrlキーを押したまま片手で連続して
　クリックする


　◆Backspaceを使用する

　2の任意のキーで上書きするところで、Backspaceを使用すると、
　半角/全角の影響を受けない


　データを誤って入力し、Ctrl + Z で操作を戻したときに
　たまたま発見したのですが、このやり方は本当に速いです。


　と、一見すると良いことだらけですが、課題もあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

値のみをコピーする方法の紹介

　前回は、Excelでコピーしたセルの値のみを貼り付ける方法を紹介
　しました。
　今回はあらかじめ値のみをコピーする方法をお伝えいたします。


　色や罫線などの書式はいらないので値のみを貼り付けたい場合は、
　「編集」→「形式を選択して貼り付け」を選択し、「値」を選択して
　「OK」をクリックするとできます。

　マウスを使いたくないときは、Alt → E → S → V → Enter です。


　これはこれでとても便利なのですが、同じ値を何度も貼り付けたい
　時にはちょっと面倒です。


　そこで別の方法を探してみました。


　ありました！

　それは、あらかじめ値のみをコピーするという方法です。


　通常のコピーは、コピーした瞬間に値と書式の両方をコピーします。

　したがって貼り付けたときにはその両方が貼り付けられます。

　なので「形式を選択して貼り付け」を使用して、貼り付ける対象を
　選んでから貼り付けました。


　ここで、あらかじめ値のみをコピーしておけば、書式がないので
　普通に貼り付けても値しか貼り付けられない。

　実際にやってみました。


　セルをダブルクリックして、コピーしたいデータを選択します。
　あるいは画面の上の方にある数式バーでも大丈夫です。

　その状態で Ctrl + C をクリックすると、値のみがコピーされます。


　実はこれだけのことなんです。

　その後 Ctrl + V をクリックすると、たしかに値のみが
　貼り付けられます。

　しかも繰返し貼り付けたい場合もCtrl + Vでできるので、
　Alt → E → S → V → Enterを繰り返すよりも圧倒的に楽です！


　ブラボー！と喜びたいのですが、一つだけ気になることが・・・

　この方法だと、コピーするときにマウスを使わなければ
　ならないんです。


　せっかくショートカットキーを色々と覚えているのに
　ちょっと嫌だな。。。

　何かないかなと思い色々調べたけど一向に見つかりません。

　ないことはないのですが、ちょっと面倒なやり方ばかりです。


　これはさすがに無理なのかなと思いあきらめかけていた時に・・・
　発見しました、簡単にできる方法を！


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

値のみを貼り付ける

　ずばり！　私はExcelをよく使います。
　データの集計や表の作成など、Excelを見ない日がないくらいです。


　その中でもよく行うのがコピー・貼り付け。
　集計するために元のデータをしょっちゅう表に貼り付けています。

　そこでちょっと困っていることがあります。


　データの方は特に書式が設定されていないのですが、表は罫線を
　引いたり背景の色を変えたり書式を設定しています。

　そんな時にCtrl + CとCtrl + Vでコピーすると、表の書式が
　消えてしまうんです・・・


　後でまた設定しなおすのは面倒なので、表の書式は最後に設定する
　ようにしています。

　データが変わらなければよいのですが、もちろん途中で変更になったり、
　追加されることなんてしょっちゅう・・・


　毎回設定し直すのはかなり面倒なので、効率的なやり方を探しました。

　ありました！！


　それは、値のみを貼り付けるという方法です。

　ExcelではCtrl + Cでコピーした後に、貼り付ける対象を選択することが
　できるみたいです。


　「編集」→「形式を選択して貼り付け」を選択し、「値」を選択して
　「OK」をクリックすると・・・


　できました！

　表の書式は残ったまま、元のデータの値のみが貼り付けられました。

　素晴らしい！


　さらに素早く行うために、ショートカットキーを覚えました。

　Alt → E → S → V → Enter でできました。


　最初覚えるのは大変だけど、慣れると簡単、とても便利です。

　でも、キーが多いので、ちょっと面倒に感じてきました・・・

　1回だけならよいんだけど、繰り返し貼り付けたい場合なんかは
　特に面倒だなと感じます。


　でも便利だから仕方ないかなとあきらめかけていたのですが、
　他のやり方を見つけました！


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

仕事術ランキング 総合評価（トップ3）編

これまで10個の仕事術を紹介しました。
今週はその10個の仕事術を、ランキング形式で振り返ってみます。


本日は、総合評価トップ3です。
容易さ、頻度、効果の★の数を数値化しています。
満点は30点です。

点数が同じ場合は、効果、頻度、容易さの順で大きいものを
上位にしています。

「オススメの仕事術は何かなー」という時にはぜひこちらを参考に
してみてください。


- 総合評価ランキング トップ3 -

3位 三色ファイル　　　　　　　　　25


PC上のデジタルデータ、紙資料関係なく、肝心な時に資料が
見つからず、いつも困っている。

机も散らかしがちで、紙資料はほっておくと、どんどん
溜まっていってしまう・・・ということで、導入してみました。


色付きのクリアファイルを用意し、それぞれの色に紙資料を
入れていきます。


赤：今日やるべきこと
青：持ち歩きたい資料
黄：作業用の裏紙
橙：1週間以内のToDo


参考サイトはこちらです。

三色フォルダーのすすめ
http://www.ideaxidea.com/archives/2005/05/post_3.html



では、第2位の発表です。


2位 Get Back to Work.　　　　　　 25


仕事に集中しようと思っても、いつもダラダラしてしまう。。。

パソコン仕事も、ネットサーフィンをしてしまって、気が付いたら
こんな時間に・・・と慌ててしまったこともしばしば。


このままではいけない・・・ということで見つけたのが、
「Get Back to Work.」というサイトです。

http://www.marktaw.com/getbacktowork.htm


とってもシンプルなウェブアプリケーションです。

次のゴールと、その締切時間（目標時間、達成予定時間）を入力して
おきます。

時間になったら、それが成功だったが、失敗だったか記録するだけです。



最後に、栄えある第1位の発表です。


1位 単語登録　         　　　　　 26


キーボード入力が苦手な方、入力ミスが多い方にオススメです。

事前に単語を登録しておくことで入力を簡素化します。


例えばこんな単語を登録します。

単語：お疲れ様です。　　　　　よみ：お
単語：よろしくお願いします。　よみ：よ

などなど。



いかがだったでしょうか？

ランキングは以上です。

仕事術ランキング 総合評価編

これまで10個の仕事術を紹介しました。
今週はその10個の仕事術を、ランキング形式で振り返ってみます。


本日は「総合評価編」です。
容易さ、頻度、効果の★の数を数値化しています。
満点は30点です。

点数が同じ場合は、効果、頻度、容易さの順で大きいものを
上位にしています。

「オススメの仕事術は何かなー」という時にはぜひこちらを参考に
してみてください。


- 総合評価ランキング -

10位 PowerPointコピー・貼り付け技　20
9位 形容詞定義　　　　　　　　　　20
8位 フォルダ整理　　　　　　　　　22
7位 Parking Lot　　　　　　　　　 22

6位 BCCへのアドレス追加　　　　　 23
5位 テキスト入力補助ツール　　　　23
 　4位 Excelコピー・貼り付け技　     24



10位から4位まで4ポイント差と、それぞれの仕事術に大きさ点差は
付いていません。

従って、自分が活用しようかな・・・という時には、容易さ、頻度、
効果のどれを重視するかを意識した方が良さそうです。


次回は総合評価ランキングトップ3です。

仕事術ランキング 効果編

これまで10個の仕事術を紹介しました。
今週はその10個の仕事術を、ランキング形式で振り返ってみます。


本日は「効果編」です。
効果は「影響の大きさ」と「効果が出る早さ」で評価しています。

★の数が同じ場合は、影響が大きいものを上位にしています。

「効果的なものは何かなー」という時にはぜひこちらを参考に
してみてください。


- 効果ランキング -

10位 BCCへのアドレス追加　　　　　 ★★
9位 PowerPointコピー・貼り付け技　★★
8位 形容詞定義　　　　　　　　　　★★
7位 フォルダ整理　　　　　　　　　★★★

6位 テキスト入力補助ツール　　　　★★★
5位 三色ファイル　　　　　　　　　★★★
4位 Get Back to Work.　　　　　　 ★★★

3位 Excelコピー・貼り付け技　     ★★★
2位 Parking Lot　　　　　　　　　 ★★★★
1位 単語登録　         　　　　　 ★★★★



10位から8位までは影響の大きさは限定的ですが、うまく使い
こなせるようになると、ここぞの場面で有効です。

トップ3に代表される上位陣は、効果が大きいだけに、これを
使うか使わないかは、差を付けるポイントになるかもしれません。


次回は総合評価ランキングです。

仕事術ランキング 頻度編

これまで10個の仕事術を紹介しました。
今週はその10個の仕事術を、ランキング形式で振り返ってみます。


本日は「頻度編」です。
頻度は「使う場面の多さ」と「使う回数の多さ」で評価しています。

★の数が同じ場合は、使う場面が多いものを上位にしています。

「いろいろな所で使えるのは何かなー」という時にはぜひこちらを
参考にしてみてください。


- 頻度ランキング -

10位 Parking Lot　　　　　　　　　　　　★★
9位 PowerPointコピー・貼り付け技　　　 ★★★
8位 三色ファイル　　　　　　　　　　　 ★★★★
7位 Excelコピー・貼り付け技　　　　　　★★★★

6位 形容詞定義　　　　　　　　　　　　 ★★★★
5位 テキスト入力補助ツール　　　　　　 ★★★★★
4位 単語登録　　　　　　　　　　　　　 ★★★★★

3位 Get Back to Work.　　　　　　　    ★★★★★
2位 BCCへのアドレス追加　　　　　　  　★★★★★
1位 フォルダ整理　　　　　　　　　　　 ★★★★★



5位の「テキスト入力補助ツール」から1位までは、仕事を
しているとほぼ毎日使用場面が出てきます。

一方、10位の「Parking Lot」は会議の時にしか使用しません
ので、使用場面は限定的ですが、使う場面がわかりやすいとも
言えます。


次回は効果ランキングです。

仕事術ランキング 容易さ編

これまで10個の仕事術を紹介しました。
今週はその10個の仕事術を、ランキング形式で振り返ってみます。


本日は「容易さ編」です。
容易さは「覚えやすいか？」と「使いやすいか？」で評価しています。

★の数が同じ場合は、習得が容易なものを上位にしています。

「気軽に始められるものは何かなー」という時にはぜひこちらを
参考にしてみてください。


- 容易さランキング -

10位 形容詞定義　　　　　　　　　　　　★★★
9位 テキスト入力補助ツール　　　　　　★★★
8位 フォルダ整理　　　　　　　　　　　★★★★
7位 単語登録　　　　　　　　　　　　　★★★★

6位 PowerPointコピー・貼り付け技　　　★★★★
5位 Get Back to Work.　　　　　　　　 ★★★★
4位 BCCへのアドレス追加　　　　　　　 ★★★★★

3位 三色ファイル　　　　　　　　　　　★★★★★
2位 Parking Lot　　　　　　        　 ★★★★★
1位 Excelコピー・貼り付け技　　　　　 ★★★★★



4位の「BCCへのアドレス追加」から1位までは容易さに違いは
ほとんどありません。

従って、効果など他の項目を参考にして、自分のスタイルにあった
ものから始めると良いと思います。


次回は頻度ランキングです。

形容詞定義のまとめ

　今週は「形容詞定義」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。


　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　形容詞定義
　容易さ　　　　　　★★★
　頻度　　　　　　　★★★★
　効果(速度・費用)　★★


　自分ではちゃんと話したつもりでも、実は全然伝わっていないことが
　あります。

　そのせいで、結論に合意したつもりでも、合意できておらず
　議論しなおしということも少なくありません・・・


　どこで会話のずれが起こっているのかを考えてみると、
　「すぐに」「多めに」などの形容詞や副詞（まとめて形容詞とします）
　に対する認識のずれが原因となりやすいことがわかります。


　というわけで認識がずれる可能性があるものに関して、しっかりと
　定義することから始めてみました。

　例えば、こんな感じです。


　・すぐ → 本日のXX時まで
　・多めに → 従業員100名以下
　・難しい → 1週間時間が必要
　・きれい → 資料の体裁が整っている


　もちろんこれらの定義が絶対正しいのではなく、あくまでも
　その会話における自分自身の定義です。


　加えて、普段使う形容詞自体の数はかなり多いので、
　以下の点を考慮すると、より使いやすくなります。


　◆極力定量化する
　まずは定量的に定義できないか検討し、どうしても難しい場合に
　定性的に定義する

　◆ネガティブな内容は特に明確にする
　ネガティブな内容は、そのまま問題に直結するケースが多いので、
　必ず明確に定義する

　◆時間を表わすものに注意する
　「すぐ」「今日中」などの期日や時間を表わすものは、仕事の遅延
　につながるので必ず明確にする

　実際に使ってみた感想としては、目に見える効果ではないけど、
　リスクが少なくなる点が大きいなと感じました。


　課題としては以下の2点です。

　◆課題1
　基準が決められない

　自分なりの基準を決めようと思っても、参考になるものがなく
　まったく決められないことが出てきます。

　そんな時は、その基準自体を相手と話し合って決めることが大切です。

　相手との認識のずれを防ぐことが目的なので、自分なりにも考えた上で、
　相手と相談して決めましょう。


　◆課題2
　どこまで明確に決めるべきか分からない

　形容詞を定義するときに、どこまで明確にすればよいか
　判断できないことが出てきます。

　そんなときは、目的に立ち返り、その範囲内であれば今後致命的な
　ずれにならないかどうかという基準で判断しましょう。

　その判断自体が難しいのですが、経験を積んで感覚を磨きましょう。


　いかがだったでしょうか？

　「形容詞定義」の話は以上です。

形容詞定義の課題

　前回は、形容詞定義を、使用した結果を紹介しました。
　今回は、使用して出てきた課題をお伝えいたします。


　定義した内容自体に正解はなく、結局のところ自分の感覚次第なので
　以下のような課題が出てきました。


　◆課題1
　基準が決められない

　自分なりの基準を決めようと思っても、参考になるものがなく
　まったく決められないことが出てきます。

　例えば、「事前にしっかりと調べておいてね」と言われたことが
　ありますが、調べているうちに、しっかりってどれくらいだ？
　というのがわからなくなってしまいました。

　そんな時は、その基準自体を相手と話し合って決めることが大切です。

　というのも、以前お話したとおり、目的は相手との感覚のずれを
　防ぐことなので、自分で決められないのであれば、相手に決めて
　もらうしかありません。

　とはいえ、決めてもらう前提として、適当でも良いので自分なりに
　決めることは大事だと思います。


　
　◆課題2
　どこまで明確に決めるべきか分からない

　形容詞を定義するときに、どこまで明確にすればよいか
　判断できないことが出てきます。

　そもそも形容詞がいくつかあったとして、そのうちどれを定義して
　どれは定義しなくて良いのか・・・

　あるいは、定義したとしてもどこまで厳密に定義すべきなのか。

　必要以上に厳密にしすぎると返って会話がしづらくなったりします。

　かといって曖昧すぎたらそもそも定義している意味もないし・・・

　これに関しては、画期的な解決策はありませんが、目的に立ち返り、
　その範囲内であれば今後致命的なずれにならないかどうかという
　基準で判断するしかありません。

　そして、肝心な致命的なずれにならないかどうかという基準自体は、
　経験を積んで感覚を磨いていくしかありません。


　ただ、それを考える上で、どのような誤解が生じ得るかを洗い出す
　必要がありますが、それ自体がとても意味のあることです。


　次回は、形容詞定義の簡単なまとめをしたいと思います。

形容詞定義を試してみる

　前回は、形容詞の定義の仕方について紹介しました。
　今回は、使用した結果をお伝えいたします。


　会議に臨む前に、認識のずれが発生しそうな形容詞に関して、
　自分なりの基準を定義してみました。


　これまではついつい

　「このタスクすぐに対応しておきます」
　
　と言っていたのを

　「このタスクは明日の9時までに対応しておきます」

　と伝えました。


　すると

　「あ、この件はちょっと急ぐから今日中に対応してもらえるかな」

　「わかりました、それでは本日対応予定だったXXを後回しにして、
　今日の18時までに対応しておきます」

　「うん、よろしく」

　と続きました。


　一見なんてことのない会話ですが、このように会話が続かなければ、
　今日の18時頃に「あの件まだ？」と催促される姿が目に浮かびます。

　というわけで、目に見える効果ではないけど、リスクが少なくなる
　点が大きいなと感じました。


　あと、意識的に取り組んでいるうちに形容詞を定義する上での
　ポイントが見えてきました。


　◆極力定量化する

　まずは定量的に定義できないか検討し、どうしても難しい場合に
　定性的に定義する


　◆ネガティブな内容は特に明確にする

　ネガティブな内容は、そのまま問題に直結するケースが多いので、
　必ず明確に定義する


　◆時間を表わすものに注意する

　「すぐ」「今日中」などの期日や時間を表わすものは、仕事の遅延
　につながるので必ず明確にする


　他にもポイントはあるかもしれませんが、まずはこんなところを
　意識すると、相手との感覚のずれを防ぎながら会話を進めることが
　できるので、これまでと比べてとても良いです。


　と、一見すると良いことだらけですが、課題もあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

形容詞を定義する

　前回は、話がうまく伝わらない、結果的に合意できていない原因を
　考え、形容詞にその原因があるのではないかというお話をしました。
　今回は形容詞の使い方をお伝えいたします。

　厳密には副詞も含まれるかと思いますが、ここでは認識のずれが
　発生しそうなものをひっくるめて「形容詞」と呼ぶことにします。


　形容詞に話が伝わらない原因があるのであれば、いっその事形容詞を
　使わなければ良いのではないか？


　と思ったのですが、改めて普段の会話を思い出してみると、
　いかに形容詞を多く使っているかがわかります。

　形容詞ってやはり便利ですよね。


　なので、これらを一つも使わないというのはちょっと非現実的だな。

　そもそも形容詞自体がすべて悪いのではなく、人によって認識が
　異なる場合に問題になってしまうということだし・・・


　ということは、認識がずれる可能性があるものに関して、しっかりと
　定義することから始めてみよう。

　ということで試してみました。


　例えば、こんな感じです。


　・すぐ → 本日のXX時まで
　・多めに → 従業員100名以下
　・難しい → 1週間時間が必要
　・きれい → 資料の体裁が整っている


　もちろんこれらの定義が絶対正しいのではなく、あくまでも
　その会話における自分自身の定義です。

　つまるところ話している相手と同じ基準を持てればよいので
　その場で話しながら変えても構いません。


　これなら会話もスムーズに進みそうだぞ。


　では、実践してみた結果はどうだったのか？


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

伝わらない原因を考える

　ずばり！　私は感覚的です。
　そのせいか、ついついぼんやりした話が多くなってしまいます。


　自分ではちゃんと話したつもりでも、実は全然伝わっていないことが
　あります。

　そのせいで、結論に合意したつもりでも、合意できておらず
　議論しなおしということも少なくありません・・・


　もちろん感覚的に話そうとしているわけではないし、むしろ仕事では
　しっかりと気をつけているつもり。

　でも伝わらないのはなんでだろう？


　改めてその原因を考え直してみました。


　もちろんすべてが伝わっていないのではない。

　伝わっていないというより、結果的に問題になることが多いものを
　思い出すと、期日に関することが多いぞ。


　つまり、あるタスクを行うということが伝わらないことは
　まずないけど、いつまでに行うかという期日に関して、認識のずれが
　発生することが多い。

　他には、発注するものを間違えることはないけど、その分量に関しては
　イメージと全然異なることなんかもしばしば。


　このときの会話を思い出してみよう。

　「このタスクすぐに対応しておきます」
　「商品Aを多めに発注しておいて」


　この会話だと「すぐに」とか「多めに」というあたりが怪しいな・・・

　たしかに「すぐに」「多めに」は人によって解釈が異なる。


　ということは、形容詞や副詞が危険なのかもしれないぞ！


　ということで、形容詞の使い方についてちょっと考えてみることに
　しました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

Parking Lotのまとめ

　今週は「Parking Lot」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。

　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　Parking Lot
　容易さ　　　　　　★★★★★
　頻度　　　　　　　★★
　効果(速度・費用)　★★★★

　会議で議論が盛り上がってくると、議題と関係ないことを
　ついついしゃべってしまいます。

　「いつになったら話が終わるんだ！！」
　「話が長いな。」
　「どうしよう。このままだと終わらない・・・。」

　会議の進行役をしている時にも、参加者が議題と関係ないことを
　話し始めて困ってしまったことがありました。

　このままではいけない・・・ということで見つけたのが、
　「Parking Lot」です。

　1、ホワイトボードの1/3ぐらいのところに縦線を1本書く
　2、議題から外れた話が始まったら、1/3の部分にその話をまとめていく

　「Parking Lot」には、メリットが2つあります。

　◆メリット1
　視覚化（文字化）できる
　
　文字になった内容を見て、相手も議題と違う話をしていることに気付き、
　冷静になることができる。

　◆メリット2
　備忘記録になる（忘れない）
　議題から外れた内容を話していたとしても、その話も大切だということを
　伝えるために、形に残しておく。

　ホワイトボードに整理した後は、このような話で続けると議題に戻る
　ことができました。

　例1)
　「おっしゃっていることは、こういうことですよね？」
　「わかりました・・・。議題に戻りますが・・・。」
　例2)
　「なるほど、そういう話はありますね。」
　「時間があれば、この話にまた戻ってきましょうか。」
　例3)
　「とても大切な話なので、次回の議題にしましょう。」

　とは言え、課題もあります。

　◆課題1
　最初からホワイトボードに書いておかない。
　事前に書いておくといろいろな問題が発生しました。
　・知らない人が見たら、何なのか気になってしょうがない
　・脱線ありきの空気が伝わる
　・書くスペースが足りなくなる
　
　◆課題2
　上から目線になりがち。
　社外の方達と会議をする際に、いきなりホワイトボードに整理して
　確認を取ることはできるが・・・。　
　「わかりました・・・。議題に戻りますが・・・。」　
　とは、なかなか言いにくいです。

　とは言え、何とか議題に戻したい・・・。
　ということで、2つのいずれかを採用することで対応しました。

　◆案1
　進行役を事前に決めて、会議前に告知する。

　◆案2
　進行役がいない時は、全員に同意を取り付けるようにする。
　整理をした後に
　「この話は、また後で議論したいと思いますが、みなさん、
　どうでしょうか？」
　と、全員に同意を求めることにしました。
　（暗に議題から脱線していることを伝える。）

　いかがだったでしょうか？
　「Parking Lot」の話は以上です。

Parking Lotの課題

　前回は、「Parking Lot」を、使用した結果を紹介しました。
　今回は、使用して出てきた課題をお伝えいたします。

　議題と関係ないことを話し始めて困った時には、ホワイトボードに
　縦線を1本書いて、そこに脱線した話をまとめていく。
　たったこれだけで、議題に戻ってくることができるので、ついつい
　毎回使いたくなるのですが、気を付けることがありました。

　◆課題1
　最初からホワイトボードに書いておかない。

　これだけ効果的だと事前に書いておきたいのですが、そうすると
　いろいろな問題が発生しました。
　・知らない人が見たら、何なのか気になってしょうがない
　・脱線ありきの空気が伝わる
　・書くスペースが足りなくなる

　会議が順調に進んでいる時には、全く必要のないものなので、
　そのような時には、余計なものに見えてしまいました。
　ということで、議題から脱線したな・・・と思った時に書くように
　しました。

　
　◆課題2
　上から目線になりがち。

　社内の会議ではあまり気にならないのですが、社外の方達と会議を
　する際に、いきなりホワイトボードに整理して・・・
　「おっしゃっていることは、こういうことですよね？」
　
　と、確認を取ることはできます。

　しかし、その後に・・・　
　「わかりました・・・。議題に戻りますが・・・。」　
　とは、なかなか言いにくいです。

　とは言え、何とか議題に戻したい・・・。
　ということで、2つのいずれかを採用することで対応しました。

　◆案1
　進行役を事前に決めて、会議前に告知する。
　進行役であれば、議題に戻すことに躊躇はありませんでした。

　◆案2
　進行役がいない時は、全員に同意を取り付けるようにする。

　整理をした後に
　「この話は、また後で議論したいと思いますが、みなさん、
　どうでしょうか？」
　と、全員に同意を求めることにしました。
　（暗に議題から脱線していることを伝える。）

　「みなさん、よろしいでしょうか？」という同意を得る形に
　することで、自分が勝手に話を進めようとしているわけでは
　ない・・・というのを強調しました。

　すると、議論も一旦落ち着き、返事の反応は鈍いながらも
　素直に議題に戻すことができました。
　（日本人特有なのか、頷く人は少なく、声を出さずに、
　会議室が静かになってしまうことが多いですよね。）　

　次回は、「Parking Lot」の簡単なまとめをしたいと思います。

Parking Lotを使ってみる

　前回は、「Parking Lot」の使い方をさらに掘り下げて紹介しました。
　今回は、使用した結果をお伝えいたします。

　会議の進行役をする際に、早速「Parking Lot」を使ってみることに
　しました。

　会議内容は、課題を検討する会議です。

　課題を解決するために、現状を共有したり、対応策を検討する・・・
　となると、情報がたくさん出てきて、ついつい気になる話に流れて
　議題から脱線しがちになります。

　そこで、そのような話が出てきた時に、ホワイトボードに線を
　引いて、書いていくことにしました。

　その後に一言。
　「おっしゃっていることは、こういうことですよね？」
　と、発言者に内容の確認をしました。

　その内容を整理した後に
　「わかりました・・・。議題に戻りますが・・・。」
　と続けていくと、確かに議題に戻ることが出来ました！！　

　振り返ってみると、話が脱線する時というのは、議論が盛り上がって
　いる時が多いです。

　そこで、冷静になれ、議題とは違うよね・・・と口頭で言うのは
　勇気がいるのですが、ホワイトボードに書いて確認する・・・という
　形であれば、”それとなく”議題から脱線していることが伝えられる
　ことがわかりました。

　また、ホワイトボードに書いて確認している際に、さらに議論しようと
　盛り上がってしまった時には、こんな発言をすると、議題に戻ってくる
　ことができました。

　例1)
　「なるほど、そういう話はありますね。」
　「時間があれば、この話にまた戻ってきましょうか。」
　例2)
　「とても大切な話なので、次回の議題にしましょう。」

　
　たった1本の線ですが、議題と関係ないことを話し始めて困った時には、
　かなり有効です。
　
　と、一見すると良いことだらけですが、課題もあります。

　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

Parking Lotの使い方

　前回は、会議で議題と関係ないことを話し始めて困った時には、
　「Parking Lot」が使えそうだ・・・ということを紹介しました。
　今回は「Parking Lot」の使い方をさらに掘り下げてお伝えいたします。

　会議で議題と関係ないことを話し始めて困った時には、ホワイト
　ボードに「Parking Lot」を用意するのが効果的らしいということが
　わかりました。

　1、ホワイトボードの1/3ぐらいのところに縦線を1本書く
　2、議題から外れた話が始まったら、1/3の部分にその話をまとめていく

　やり方はわかったのですが、なぜ効果的なのか・・・はイマイチ
　よくわかりませんでした。
　
　何となく「これは行けそうだ」と胸は高まっていたのですが、
　よくわからないまま使うには少し抵抗があったので、さらに
　調べてみました。

　すると「Parking Lot」には2つほどメリットがあるということが
　わかりました。

　◆メリット1
　視覚化（文字化）できる
　
　書かれてある内容が視覚化（文字化）されるので、話の内容が整理される。
　文字になった内容を見て、相手も議題と違う話をしていることに気付き、
　冷静になることができる。

　◆メリット2
　備忘記録になる（忘れない）
　議題から外れた内容を話していたとしても、相手は真剣に話をしている。
　「その話は意味がない」としてしまうことは、簡単だが、それでは相手も
　怒ってしまう。
　そのため、その話も大切だということを伝えるために、形に残しておく。
　（また、非常に貴重な話がここから生まれることもある。）

　なるほど。

　これなら確かに「議題に戻ること」ができる。
　ということで、安心して実践できることがわかりました。


　では、実践してみた結果はどうだったのか？

　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

会議の脱線を防ぐ

　ずばり！　私はおしゃべりです。
　そのせいか会議になると、ついつい脱線をしてしまいます。

　会議を進めていくと、議題と関連することで気になることがたくさん
　出てきます。
　そのことを話すと、つい夢中になって、結局、時間内に議題を終わら
　せることができないことがしょちゅうあります。

　もちろん私だけではありません。
　会議の進行役をしている時に、話の長い人が議題と関係ないことを
　話し始めて困った経験が何回かあります。

　「いつになったら話が終わるんだ！！」
　「話が長いな。」
　「どうしよう。このままだと終わらない・・・。」

　
　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。

　そこで見つけたのが、「たった1本の線で解決する」というものでした。

　最初は「たった1本の線で解決？？？」
　「そんなに簡単に解決できるなら苦労しないよ。」
　というのが本音でした。

　やり方は、ホワイトボードの1/3ぐらいのところに縦線を1本書きます。
　そして会議中に、議題から外れた話が始まったら、1/3の部分にその話の
　内容をまとめていくというものです。

　トピックがたくさんたまっていく・・・駐車していく・・・ということで、
　「Parking Lot」と呼ばれているそうです。

　「このやり方なら、もしかすると有効かも。」と期待で胸が高まってきました。

　とは言え、まだまだ使い方がよくわかっていなかったので、さらに整理を
　することにしました。

　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

PowerPointのコピー・貼り付けのまとめ

　今週はPowerPointのコピー・貼り付けを取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。


　Ctrl + D
　Ctrl + マウス
　Ctrl + Shift + マウス


　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　PowerPointコピー・貼り付け技
　容易さ　　　　　　★★★★
　頻度　　　　　　　★★★
　効果(速度・費用)　★★


　PowerPointなので図形の操作をよく行うのですが、細かいところで
　時間がかかり非効率な気がします・・・

　特に多いのが図形のコピーと貼り付けの作業。


　そこで見つけたのがExcelでも使用した Ctrl + D です。

　これなら Ctrl + C と Ctrl + V の操作が一度でできます。

　ただし、その後に図形の位置を調整しなければならない煩わしさは
　Ctrl + C / Ctrl + V と変わらない。


　そこで次に見つけたのが Ctrl + マウス です。

　図形を選択した状態で Ctrlキーをクリックしたままマウスで
　ドラッグ&ドロップすると、その図形がコピーできます。

　ただ、表を作る場合などきれいに真下にコピーしたい場合に、手が
　震えたりしてしまい、一定の確率でずれてしまいます。


　そこで次に見つけたのが Ctrl + Shift + マウス です。

　図形を選択した状態で CtrlキーとShiftキーをクリックしたまま
　マウスでドラッグ&ドロップすると、その図形が水平方向または
　垂直方向にコピーできます。


　とても便利ですが、課題もあります。

　図形同士を接するようにしたいときに、このままではできず
　あらかじめ設定が必要になります。

　「表示」メニューから｢グリッドとガイド｣を選択し、
　「描画オブジェクトをほかのオブジェクトに合わせる」をチェックし、
　「OK」をクリックします。

　この状態で図形のコピー・貼り付けを行うと、他の図形に接するように
　並べることができます。


　同じく図形の微調整も。このままではできないのですが、
　Altキーを同時に押すと、図形の微調整を行えます。


　ただ、微調整した後の図形は、接するように並べることが
　難しいので、Altでの微調整は極力使わないのがポイントです。


　いずれにせよマウスを使わなければいけないのがちょっとだけ
　気になりますが、やはりとても便利です。

　これも1回当たりの操作は高々1-2秒の短縮かもしれませんが、
　それらが積もると大きいなと改めて感じます。


　いかがだったでしょうか？

　PowerPointのコピー・貼り付けの話は以上です。

PowerPointのコピー・貼り付けの課題

　前回は、PowerPointで水平・垂直方向にコピー・貼り付けを行う方法を
　紹介しました。
　今回は、PowerPointのコピー・貼り付けの課題をお伝えいたします。


　前回紹介したのは、Ctrl + Shift + マウス という方法。

　図形を選択した状態で CtrlキーとShiftキーをクリックしたまま
　マウスでドラッグ&ドロップすると、その図形が水平方向または
　垂直方向にコピーできます。


　特に表を作る場合や図形の位置をきれいに揃えたい場合は
　本当に便利です。

　・・・ではあるのですが、課題もあります。


　1、 図形同士を接するようにできない

　表形式に図形を並べるときに、図形同士をちょうど接するようにしたい
　と感じることがあります。

　残念ながら今回の方法ではそれを行うのは難しく、あらかじめ設定が
　必要になります。

　「表示」メニューから｢グリッドとガイド｣を選択します。

　「描画オブジェクトをほかのオブジェクトに合わせる」をチェックし、
　「OK」をクリックします。

　この状態で図形のコピー・貼り付けを行うと、他の図形に接するように
　並べることができます。


　2、微調整ができない

　Ctrl + Shift + マウスでコピー・貼り付けを行うと、あらかじめ
　決められた一定の間隔で図形が移動します。

　この間隔よりも小さな間隔で移動させたい、つまりは微調整したい
　こともあります。

　このときは、Altキーを同時にクリックします。

　Altキーには、「図形を小さな単位で移動する」という意味があるので
　微調整を行うことが可能となります。


　これですっきり解消！と思われたかもしれませんが、実は上記1と2が
　ちょっと矛盾しているのが課題です。

　Altで微調整を行ってしまうと、その図形に関しては、接するように
　しづらくなってしまいます。

　なので、極力Altでの微調整は行わずに（その状態でも基本的には
　しっかりと揃っていてきれいなはずなので）、最終的にどうしても
　微調整したい場合に使用するくらいが良いのはないかと思います。


　次回は、PowerPointのコピー・貼り付けの簡単なまとめをしたいと
　思います。