PowerPointのコピー・貼り付けを覚える3

　前回は、PowerPointでのコピー・貼り付けと位置の調整を行う方法を
　紹介しました。
　
　今回は、さらに別の方法をお伝えいたします。


　前回紹介したのは、Ctrl + マウス という方法。

　図形を選択した状態で Ctrlキーをクリックしたままマウスで
　ドラッグ&ドロップすると、その図形がコピーできます。


　ただ、表を作る場合などきれいに真下にコピーしたい場合に、手が
　震えたりしてしまい、一定の確率でずれてしまいます。

　そこで別の方法がないか調べてみました。


　これまたありました！

　きれいに真下に図形のコピーを行える方法が！


　それは、Ctrl + Shift + マウス です。


　使い方はまったく同じで、コピーしたい図形を選択した状態で
　Ctrlキー と Shiftキー をクリックしたままドラッグ&ドロップします。

　すると、元の図形の水平方向か垂直方向にしかコピーできません。

　なので、手が震えてしまっても、きれいに真上・真下あるいは真横に
　コピーできます。


　原理を調べてみると、Ctrlキーは「図形をコピーする」、Shiftキーは、
　「水平または垂直方向に移動する」という意味のようです。

　したがって、それらを組み合わせると「図形を水平方向または
　垂直方向にコピーする」という意味になるんですね。

　なので、Shiftキーだけだと、コピーはせずに水平方向か垂直方向に
　移動できます。


　また、これらの操作は複数の図形に対しても同時にできます。

　なので、これを利用すると、表なんかもかなり簡単に作れます！


　と、一見すると良いことだらけですが、課題もあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

PowerPointのコピー・貼り付けを覚える2

　前回は、PowerPointでコピー・貼り付けを行う方法を紹介しました。
　今回は、さらに効率的に行う方法をお伝えいたします。


　前回紹介したのは、Excelのコピー・貼り付け技でも紹介した Ctrl + D。

　これはこれで Ctrl + C / Ctrl + V を行う手間を一度で
　実施してくれるので便利ですが、その後に図形の位置を調整しなければ
　ならない煩わしさは変わらないですね。

　そこで別の方法がないか調べてみました。


　ありました！

　コピーを行いつつ、図形の位置調整も素早く行える方法が！


　それは、Ctrl + マウス です。


　え？マウスを使ったらショートカットにならないんじゃないかって？

　たしかにそうかも知れませんが、いずれにせよ位置調整は必ずマウスを
　使うので、であるならばより速い方がよいかなと思います。


　まずはコピーしたい図形を選択します。

　その状態で、Ctrlキーをクリックしたまま、図形をコピーしたい
　位置にマウスでドラッグ&ドロップします。

　すると、その位置に図形がコピーされます。


　これだと、コピーと位置の調整が同時に行えてたしかに便利。

　ただ、使っているうちにちょっとした疑問が出てきました。


　表を作るときなんかは、四角をきれいに真下にコピーしたいけど
　一定の割合で手が震えてしまい、きれいにコピーできない・・・


　どうしよう・・・と思っていたら、それを解消してくれる方法を
　見つけました！


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

PowerPointのコピー・貼り付けを覚える

　ずばり！　私はPowerPointが苦手です。
　Excelもそこまで得意ではないのですが、PowerPointは操作方法が
　まったく違うので戸惑うことがよくあります。

　PowerPointなので図形の操作をよく行うのですが、細かいところで
　時間がかかり非効率な気がします・・・


　特に多いのがExcelと同じくコピーと貼り付けの作業。

　Excelのときの反省を活かして Ctrl + C と Ctrl + Vを使うように
　しているのですが、その後に整列させることが多いので、それが
　結構手間になっています。


　ひょっとしたらこれももっと速い方法があるのでは？と思い
　探してみたところ・・・ありました！


　ExcelもPowerPointも同じMicrosoft製品なので、ひょっとして
　同じショートカットが使えるのではないかと試してみました。


　それは以前ご紹介した Ctrl + D です。


　Excelでは、Ctrl + Dをクリックすると、上のセルがコピー
　されましたね。

　PowerPointで Ctrl + D をやってみると、選択した図形がしっかり
　コピーできました。


　これなら Ctrl + C と Ctrl + V の操作が一度でできて速い！

　しかも自分でショートカットを見つけてしまった・・・感激！！


　それならばと Ctrl + R も試してみました。

　こちらの結果は・・・うーん、残念。

　Ctrl + R はRightはRightなんだけど、図形の中の文字を右寄せに
　してくれるキーのようです。

　コピー・貼り付けではなかったけど、これはこれで便利ですね。


　ま、とにかく Ctrl + D を発見したから満足です！


　え？

　これだと、その後図形の位置を調整しなくてはいけない問題は
　解消されていないのではないかって？

　た、たしかに・・・。


　元々の問題意識を忘れてた、、、せっかく見つけたのに。。。

　でも実は、コピー・貼り付けには他にも色々あるみたいです。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

テキスト入力補助ツールのまとめ

　今週はテキスト入力補助ツールを取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。

　PhraseExpress（Windows）
　個人利用（非商用）の場合、無料。
　使い方など、詳細はこちらのサイトが参考になります。
　http://yoshikazuasada.biz/note/tools/2536

　　
　TextExpander（Mac）
　有料　
　使い方など、詳細はこちらのサイトが参考になります。
　http://wakabamac.blog95.fc2.com/blog-entry-617.html
　http://cyblog.jp/modules/weblogs/1831


　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　テキスト入力補助ツール
　容易さ　　　　　　★★★
　頻度　　　　　　　★★★★★
　効果(速度・費用)　★★★

　キーボード入力が苦手で、入力ミスが多く、単語登録の機能で
　カバーしていたのですが、さらなるスピードアップ、時間の節約
　を狙って、テキスト入力補助ツールを使ってみました。
　事前に単語を登録しておくことで入力を簡素化します。

　単語：お疲れ様です。　　　　　入力：;ot
　単語：よろしくお願いします。　入力：;yo

　「;ot」と入力すれば「お疲れ様です。」と変換されます。

　メールや文書作成でよく使う挨拶や文章、名前や住所などの
　パーソナルデータをどんどん登録していきます。
　まずは単語登録と同じ単語を登録しておきます。

　次に日付や時間を登録しました。
　例えば「;fd」と入力すれば「20110816」と変換されます。

　私は新規ファイルを作成した際に日付を入れます。
　（;fdのfdは「File Date」を省略してみました。）
　他にも「;hd」と入れると「平成23年8月16日」と入力してくれるものなど
　日付や時間などで、良く使う表記の形式を何パターンか登録しました。
　これは単語登録ではできない機能です。

　他にも単語登録機能ではできない登録をしています。

　例えば英語の自動修正。
　senceと誤った単語を入力してもsenseに変換してくれます。
　このような修正はすでにツールの方でライブラリを用意してくれて
　いますので、それをそのまま登録しました。

　結果として、入力スピードがアップしました。入力時間の節約効果大です！！
　特にテキスト入力に集中できるようになりました。
　理由はいくつか考えられます。

　1、入力モードの確認を意識しなくても良い。
　単語登録の場合は、「かな」モードでないと入力できないので、ついつい
　確認する癖があったのですが、テキスト入力補助ツールは関係ありません。
　
　2、日付や時間も気にしないで入力できる。
　「今日何日だっけ？」とカレンダーを確認する作業がないのは感動です。

　3、入力のやり直し、修正が減った
　元々キーボード入力が遅く、タイプミス、入力ミスは日常茶飯事です。
　従って、よく使う単語や文章を登録しているわけですが、それ以外にも
　よくミスする言葉を自動で修正してくれるのは、とても助かります。

　とは言え、課題もあります。
　1、登録件数が多くなると、何を入力すればよいか忘れる。
　2、登録候補が重複してしまう。
　
　3、登録の同期が面倒
　これは、PhraseExpressとTextExpander、両方を使っているからかも
　しれませんが・・・。
　どちらか一方で登録して、もう一方に同期を取る作業が面倒です。

　いかがだったでしょうか？
　テキスト入力補助ツールの話は以上です。

テキスト入力補助ツールの課題

　前回は、テキスト入力補助ツールを使ってみた結果を紹介しました。
　今回は、テキスト入力補助ツールの課題をお伝えいたします。

　PhraseExpress（Windows）
　個人利用（非商用）の場合、無料。
　使い方など、詳細はこちらのサイトが参考になります。
　http://yoshikazuasada.biz/note/tools/2536

　　
　TextExpander（Mac）　
　有料　
　使い方など、詳細はこちらのサイトが参考になります。
　http://wakabamac.blog95.fc2.com/blog-entry-617.html
　http://cyblog.jp/modules/weblogs/1831

　テキスト入力補助ツールを使って入力スピードアップ。
　時間も節約され、気分もすっきり爽快。
　・・・ではあるのですが、課題もあります。

　1、登録件数が多くなると、何を入力すればよいか忘れる。
　登録件数が多くなると、どれがどういう変換をされるのか忘れがちに
　なります。
　特に新しく追加したものは、何回か使わないと覚えません。

　もちろん、テキスト入力補助ツールはその辺のフォローがしっかり
　しています。
　わからなくなったら、ショートカットキーで変換候補を表示してくれる
　ので、全く立ち止まってしまうことはないのですが、もともと
　入力時間を節約するために使っているのに「あれなんだっけ？」って
　悩んでいたら本末転倒です。
　ショートカットでフォローしてくれるので、今の所、大丈夫ですが、
　どうしても悩むようなら、直接入力しようかなと思っています。

　2、登録候補が重複してしまう。
　登録件数が多くなると、どうしても重複してしまいます。
　忘れないように・・・と考えると、できるだけシンプルにしたい。
　（長かったら、そもそも登録する意味がないですしね。）
　例えば、広告キャッチコピーを「;ad」と登録して使っていると
　新しく住所を「;add」で登録しようとしても、「;ad」を入力した
　瞬間に広告キャッチコピーに自動変換されてしまいます。　

　この辺をどう折り合いを付けるのか、試行錯誤が続きます。
　何となく登録は、記号1文字＋アルファベット2-3文字でやると
　良さそうな感じはしています。

　
　3、登録の同期が面倒
　これは、PhraseExpressとTextExpander、両方を使っているからかも
　しれませんが・・・。
　どちらか一方で登録して、もう一方に同期を取る作業が面倒です。

　PhraseExpressにはTextExpanderで登録した内容をインポートする
　機能があるなど、その負担をできるだけ減らすような仕組はあるの
　ですが、面倒には変わりありません。

　ちなみにTextExpanderはネットワーク上に登録内容が置いてあって
　Mac、iPhone、iPadいずれで見ても同期が取れるようになっています。
　PhraseExpressも同じ仕組があるのか、ないのか・・・。
　調べればあるのかもしれませんが、現時点ではわからず、不便しています。

　次回は、テキスト入力補助ツールの簡単なまとめをしたいと思います。

テキスト入力補助ツールは抜群の早さ

　前回は、単語登録とテキスト入力補助ツールをどう使い分けているのか
　を紹介しました。
　
　今回は、テキスト入力補助ツールを使ってみた結果をお伝えいたします。

　PhraseExpress（Windows）
　個人利用（非商用）の場合、無料。
　使い方など、詳細はこちらのサイトが参考になります。
　http://yoshikazuasada.biz/note/tools/2536

　　
　TextExpander（Mac）　
　有料　
　使い方など、詳細はこちらのサイトが参考になります。
　http://wakabamac.blog95.fc2.com/blog-entry-617.html
　http://cyblog.jp/modules/weblogs/1831

　結論から先に書くと、テキスト入力補助ツールを使って、さらに
　入力スピードがアップしました。
　
　入力時間の節約効果大です！！

　時間もさることながら、特に大きかったのは、テキスト入力に集中
　できることです。
　理由はいくつか考えられます。

　1、入力モードの確認を意識しなくても良い。
　単語登録の場合は、「かな」モードでないと入力できないので、ついつい
　確認する癖があったのですが、テキスト入力補助ツールは関係ありません。
　
　2、日付や時間も気にしないで入力できる。
　「今日何日だっけ？」とカレンダーを確認する作業がないのは感動です。
　
　「かな」モード、日付・時間、どちらも些細なことではあるのですが、
　内容から離れたことで、ちょっとでも気を取られると、私はすぐに
　集中力がそがれます。
　そういった細かいことを気にしなくてもよいのは、とても助かります。　

　3、入力のやり直し、修正が減った
　元々キーボード入力が遅く、タイプミス、入力ミスは日常茶飯事です。
　従って、よく使う単語や文章を登録しているわけですが、それ以外にも
　よくミスする言葉を自動で修正してくれるのは、とても助かります。

　実際は、本人が入力ミスしていることに気が付いていないことが多いです。
　文章が完成して、チェックをしている際に見つけて、直すことが多いのですが
　その数が減りました。（特に英語は激減です。）

　例えば、これまでは「センスって、senseだっけ？senceだっけ？」と、
　わからなくて、辞書で調べたり・・・といった作業がありました。
　今は、とりあえず適当に思った方の単語のいずれかを入力しています。
　senceと誤った単語を入力してもsenseに変換されますし、senseであっていれば
　そのままです。

　また、最終チェックをして見つけたミスは都度、テキスト入力補助ツールに
　登録をするようになりました。

　もちろん日本語も修正候補を登録していきます。
　これまでは、入力ミスをするとbackspaceで戻って入力し直す・・・というのが
　嫌で、ミスをしないよう、ゆっくりゆっくり入力していました。
　でも、今は違います。
　例えば「入力」という単語は速く入力しようとすると、ついつい「にゅりょく」と
　「う」が抜けてしまいます。
　そういった単語をどんどん登録していきました。

　気を付けてゆっくり・・・がなくなって、心理的にはスッキリ、気分爽快です。

　と、一見すると良いことだらけですが、課題もあります。

　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

単語登録とテキスト入力補助ツールの使い分け

　前回は、入力時間を節約できるテキスト入力補助ツールを紹介しました。
　今回は、単語登録とテキスト入力補助ツールをどう使い分けているのか
　お伝えいたします。

　PhraseExpress（Windows）
　個人利用（非商用）の場合、無料。
　使い方など、詳細はこちらのサイトが参考になります。
　http://yoshikazuasada.biz/note/tools/2536

　　
　TextExpander（Mac）　
　有料　
　使い方など、詳細はこちらのサイトが参考になります。
　http://wakabamac.blog95.fc2.com/blog-entry-617.html
　http://cyblog.jp/modules/weblogs/1831

　テキスト入力補助ツールには、いろいろな登録をしました。
　まずは単語登録と全く同じ登録を行います。

　メールや文書作成でよく使う挨拶や文章、名前や住所などの
　パーソナルデータをどんどん登録していきます。

　これによって単語登録でもテキスト入力補助ツールでも
　どちらからでも入力ができるようにしました。
　もちろん自動変換されないよう登録には若干の違いがあります。

　単語登録：お疲れ様です。　　　　　よみ：お
　入力補助：お疲れ様です。　　　　　入力：;ot

　どうして、わざわざ同じものを入力したのかと言えば、単語登録
　したものは、普段よく使う文章だからです。
　あの単語は単語登録、この単語は入力補助ツール・・・と考えて
　入力できるほど器用ではありませんし、それでは時間がかかって
　しまって本末転倒です。
　従って、まるごとコピーをしました。

　次に行ったのは、日付の登録です。
　例えば「;fd」と入力すれば「20110816」と変換されます。

　私は新規ファイルを作成した際に日付を入れます。
　その時に「あれ？今日の日付は・・・」と考える暇もなく入力できます。
　（;fdのfdは「File Date」を省略してみました。）
　他にも「;hd」と入れると「平成23年8月16日」と変換してくれるものなど
　日付や時間などで、良く使う表記の形式を何パターンか登録しました。
　
　これは単語登録ではできない機能です。
　他にも単語登録機能ではできない登録をしています。

　例えば英語の自動修正。
　senceと誤った単語を入力してもsenseに変換してくれます。
　このような修正はすでにツールの方でライブラリを用意してくれて
　いますので、それをそのまま登録しました。

　
　テキスト入力補助ツールに登録が終わって準備は整いました。
　では、使ってみた結果はどうだったのか？

　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

単語登録プラスアルファで入力スピードアップ

　ずばり！　私はキーボード入力が遅いです。
　ブラインドタッチでどんなに頑張ってもついついミスをしてしまいます。
　そこで変換入力を助けてくれる「単語登録」の機能を使って、入力の
　スピードをアップさせたことは以前、このメルマガでご紹介しました。
　これだけでも随分と助けられたのですが、さらなるパワーアップを
　図りました。

　それが今回ご紹介するテキスト入力補助ツールです。

　PhraseExpress（Windows）
　個人利用（非商用）の場合、無料。
　使い方など、詳細はこちらのサイトが参考になります。
　http://yoshikazuasada.biz/note/tools/2536

　　
　TextExpander（Mac）　
　有料　
　使い方など、詳細はこちらのサイトが参考になります。
　http://wakabamac.blog95.fc2.com/blog-entry-617.html
　http://cyblog.jp/modules/weblogs/1831


　最初にMacのTextExpanderを使用して、あまりにも便利だったので、
　Windows版はないのかなあと探して見つけたのが、PhraseExpressです。
　どちらも基本的には、単語や文章などを、予め登録しておき、省略語で
　入力して入力時間を節約できるテキスト入力補助ツールです。

　例えば、下記のような形で登録します。

　単語：お疲れ様です。　　　　　入力：;ot
　単語：よろしくお願いします。　入力：;yo

　「;ot」と入力すれば「お疲れ様です。」と変換されるわけです。

　ん？
　これだけだと、単語登録と全く変わらないのでは？
　おっしゃる通りです。
　単語登録と全く変わりません。

　しかし単語登録の場合は、下記操作が必要となります。
　1、「キーボード入力」を「かな」に変換する。
　2、単語を入力する。
　3、変換候補を出す。
　4、変換候補から単語登録に登録したものを選択する。
　5、確定（Enter）ボタンを押す。

　一方、テキスト入力補助ツールの場合は、「かな」でも「英字」
　でも、自動で変換してくれます。

　従って、先ほどの例ですと、「;ot」と3文字入力すれば自動的に
　「お疲れ様です。」に変換されます。
　（従って、勝手に変換されないよう普段使わない「;」を最初に
　入力しているわけです。）

　正直、単語登録でもテキスト入力補助ツールでも1回1回で見れば
　時間に大きな違いはないと思います。
　従って、どちらが優秀・・・という話ではなく、どちらもフル活用
　しています。
　では、テキスト入力補助ツールと単語登録機能をどう使い分けているのか？

　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

コピー・貼り付けののまとめ

　今週は「コピー・貼り付け技」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。

　Ctrl + D
　Ctrl + R


　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　Excelコピー・貼り付け技
　容易さ　　　　　　★★★★★
　頻度　　　　　　　★★★★
　効果(速度・費用)　★★★


　PCの操作は、単純作業を繰り返している部分も結構多いのに、
　ちょっと作業が非効率な気がします。。。

　特に多いのがコピーと貼り付けの作業。


　多いときは1日に100回・200回と繰り返すのに、毎回データを選択して
　右クリックしてコピーと貼り付けを繰り返す・・・

　そこで見つけたのが、ショートカットキーです。

　
　コピーは Ctrl + C、 貼り付けは Ctrl + Vで行えます。

　これでも右クリックしたりメニューから選択して行うよりは
　数段速いですが、かなり有名です。


　次に見つけたのが、Ctrl + DとCtrl + Rです。

　例えばCtrl + Dの場合、A1のセルに"test"と入力して、A2のセルを
　選択した状態でCtrl + Dをクリックします。

　するとA1のセルのデータがA2のセルにコピーされます。


　複数の行でも対応できて、例えば先ほどのA1のセルに"test"と
　入力した状態で、A1からA10までを選択した状態で、Ctrl + D を
　クリックします。

　すると、選択したすべてのセルにA1のセルがコピーされます。


　さらに複数の列でも対応できて、A1のセルに"testA"、B1のセルに
　"testB"、C1のセルに"testC"と入力して、A1からC10のセルを
　選択します。

　その状態で、Ctrl + Dをクリックすると、A1/B1/C1のセルが
　その下のセルにコピーされます。


　もちろん課題もあります。

　下と右には対応してるけど、上と左には対応してない・・・

　隣接したセルなら使えるけど、間が空いてしまうと使えない・・・

　いずれの場合も、Ctrl + C/Ctrl + Vで対応するしかなさそうです。


　でもCtrl + C/Ctrl + Vの半分の時間で行えるのでとても便利です。

　たかだか1-2秒と思うかもしれませんが、仮にその操作を1日100回
　行ったら2-3分、そういった操作が30種類あったら1-2時間・・・

　と思うと、1-2秒もバカにできないなと思います。


　いかがだったでしょうか？

　「コピー・貼り付け技」の話は以上です。


　来週はどのような仕事術を取り上げようか、今から悩んでいます。

コピー・貼り付けの課題

　前回は、Ctrl + D /Ctrl + Rの使い方を紹介しました。
　今回は、使用して出てきた課題をお伝えいたします。


　◆課題1
　左方向と下方向はできないのか？

　下方向と右方向のコピーができるなら、きっと左と上もできるに
　違いない。

　そして、下と右がD(Down)とR(Right)なら、左と上はL(Left)とU(Up)に
　違いない。

　ということで、Ctrl + LとCtrl + Uをクリックしてみました。


　結果は・・・残念ながらできませんでした。

　どうやら左と上には対応していないようです。

　左と上はこれまでどおりCtrl + C とCtrl + V を使うしかなさそうです。


　◆課題2
　間が空いている場合は使えないのか？

　Ctrl + D / Ctrl + Rは便利ですが、前提として隣接していないと
　使えません。

　せっかく便利なので飛び飛びのセルでも使えたら良いのにな・・・
　と思って調べてみましたが、こちらもどうやらできないようです。

　やはり同じくCtrl + C とCtrl + V を使うしかなさそうです。


　と、今回は課題を紹介したのですが、Ctrl + D / Ctrl + Rには
　こんなメリットもあります。

　Ctrl + C / Ctrl + V だと、Ctrl + C でコピーしたときに、
　セルが点滅しますよね。

　その状態のままCtrl + V をクリックすればよいのですが、
　ボタンの押し間違えなどで点滅が消えてしまうと、再度
　コピー元のセルに戻ってCtrl + Cをしなければならない・・・

　こんな経験ありませんか？


　Ctrl + D / Ctrl + Rだと、その心配はないので、ミスしたときの
　手間も省けてよいですね！


　次回は、コピー・貼り付けの簡単なまとめをしたいと思います。

もう一つのコピー・貼り付け技を覚える

　前回は、真上のセルを1回でコピー・貼り付けする Ctrl + Dという技
　を紹介しました。

　今回は、他の技をご紹介いたします。


　その前にまずは Ctrl + D のおさらいです。

　Ctrl + D はDown(下)の名前が示すとおり、真上のセルを1回でコピー・
　貼り付けできます。

　A1のセルに"test"と入力し、A2のセルを選択した状態でクリックすると
　A2に"test"がコピーされます。

　複数の行・列でも対応できます。


　縦方向にコピーできるなら、横方向にもできるはず！


　ということで見つけたのが、Ctrl + R です。


　RはRight(右)のRなので、右方向にコピー・貼り付けできます。


　A1のセルに"test"と入力し、B1のセルを選択した状態でクリックすると
　B1のセルに"test"がコピーされます。


　こちらももちろん複数のセルでも対応できます。
　
　例えば先ほどのA1のセルに"test"と入力した状態で、A1からJ1
　までを選択した状態で、Ctrl + R をクリックします。

　すると、選択したすべてのセルにA1のセルがコピーされます。


　さらにA1のセルに"test1"、A2のセルに"test2"、A3のセルに
　"test3"と入力して、A1からJ3のセルを選択します。

　その状態で、Ctrl + Rをクリックすると、A1/A2/A3のセルが
　その右のセルにコピーされます。


　やはり便利ですね。


　と、一見すると良いことだらけですが、課題もあります。

　
　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

Excelのコピー・貼り付け技を覚える

　前回は、繰り返し行うコピー・貼り付けの作業を素早く行うために
　Ctrl + CとCtrl + Vが使えそうだ・・・ということを紹介しました。

　しかし、それは既に割りと有名であることに気づきました・・・

　そこで今回は、他のコピー・貼り付け技をご紹介したいと思います。


　まず、コピー・貼り付けといってもアプリケーションによって結構
　やり方が違うみたいです。

　今回は、Excelに絞ってご紹介します。


　Excelでは、真上のセルを1回でコピーして貼り付けることができます。


　Ctrl + D というショートカットです。


　例えばA1のセルに"test"と入力して、A2のセルを選択した状態で
　Ctrl + Dをクリック。

　するとA1のセルのデータがA2のセルにコピーされます。


　おお、これは速い！

　これならCtrl + C / Ctrl + V の半分の時間でできる。

　それをそのまま書き写した・・・わけではありません！！


　複数のセルでも対応できます。
　
　例えば先ほどのA1のセルに"test"と入力した状態で、A1からA10
　までを選択した状態で、Ctrl + D をクリックします。

　すると、選択したすべてのセルにA1のセルがコピーされます。


　さらにA1のセルに"testA"、B1のセルに"testB"、C1のセルに
　"testC"と入力して、A1からC10のセルを選択します。

　その状態で、Ctrl + Dをクリックすると、A1/B1/C1のセルが
　その下のセルにコピーされます。

　
　やっぱり便利！

　お気づきかもしれませんが、Ctrl + DのDはDown（下）のDです。

　覚えやすくて良いですね！


　他にもExcelのコピー・貼り付け技はないのか？

　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

コピー・貼り付けを覚える

　ずばり！　私はPCをよく使います。
　資料を作るために、1日のほとんどをPCの前で過ごすこともあります。

　でも必要以上に作業時間が長いように感じるのが気になります。
　もうこんな時間に・・・と慌ててしまったこともしばしば。

　単純作業を繰り返している部分も結構多いのに、ちょっと作業が非効率
　な気がします。。。


　特に多いのがコピーと貼り付けの作業。

　多いときは1日に100回・200回と繰り返すのに、毎回データを選択して
　右クリックしてコピーと貼り付けを繰り返す・・・

　1回当たり高々数秒の操作だけど、それも積もれば結構な時間に
　なっているぞ・・・


　このままではいけない・・・ということで、ちょっと考えてみました。


　そこで見つけたのが、ショートカットキーです。


　マウスを使わずに行う操作のことを指しています。

　早速調べてみたところ、コピーは Ctrl + C、 貼り付けは Ctrl + V
　でできることがわかりました。


　例えばExcelで、コピーしたいセルを選択して Ctrl + C をクリックし、
　貼り付けたいセルを選択して Ctrl + V をクリック。

　おお！たしかに貼り付けできた。


　これは速いぞ、と思って喜んでいたのもつかの間・・・
　実は多くの人が既に使っているのを知りました。

　がーん、乗り遅れた・・・


　でも実は、コピー・貼り付けには他にも色々あるみたいです。

　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

「Get Back to Work.」のまとめ

　今週は「Get Back to Work.」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。
　Get Back to Work.

　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　   Get Back to Work.
　容易さ　　　　　　    ★★★★
　頻度　　　　　　　    ★★★★★
　効果(速度・費用)　★★★

　仕事に集中しようと思っても、いつもダラダラしてしまう。。。
　パソコン仕事も、ネットサーフィンをしてしまって、気が付いたら
　こんな時間に・・・と慌ててしまったこともしばしば。

　このままではいけない・・・ということで見つけたのが、
　「Get Back to Work.」というサイトです。
　http://www.marktaw.com/getbacktowork.htm
　
　とってもシンプルなウェブアプリケーションです。
　次のゴールと、その締切時間（目標時間、達成予定時間）を入力して
　おきます。
　時間になったら、それが成功だったが、失敗だったか記録するだけです。

　次のゴールには、今から行うToDo（タスク）を入力しました。
　締切時間はもちろんそのToDoの締切時間です。

　自分のToDoは別途ToDoアプリで管理しています。
　例えば、そこには「提案書作成」「期限：Today」となっています。
　それをそのまま書き写した・・・わけではありません！！

　ToDoを細分化して入力しました。
　
　例えば先ほどの「提案書作成」であれば、いくつかの作業に分けること
　ができます。
　目次（構成や全体の流れ）を考える
　（場合によっては）上司や先輩のチェック、レビューや相談をする
　使える資料、データがないか、過去資料を調べる
　必要となるデータを調べる
　過去資料、データを加工する
　新規ページを作成する
　レイアウト/体裁を整える
　プリントアウトする
　
　細分化は下記を意識しながら考えました。
　・仕事の区切りが良い所まで
　・集中力が続きそうな所まで
　（1時間後に休憩・・・と決めているなら、それまでにできること）
　・次の予定（会議やアポで外に出る時間）になる前まで
　時間を意識しながら、次のゴールにToDoを入れていきました。

　結果として集中力アップ！！

　要因は・・・

　・Successes（達成！！）の数が増えるのが楽しい。
　　Failures（達成できず。。。）を出したくないプレッシャー。

　・自分のToDoを細分化することで、何をしなければいけないのか
　　イメージがしやすくなった。
　　（ただ闇雲に仕事にとっかかるより、捗るようになった。）

　・仕事のスタートが切りやすくなった。

　これまでは、とかく昼食後など、一旦仕事が切れた時に、再スタート
　する際に、エンジンがかかるのが遅かったです。
　ところが、このサイトを表示させておいて、お昼から帰ってくると、
　変にネットサーフィンをすることがなくなりました。

　
　とは言え、サイトを一番最初に表示させておかないと目に触れない。

　一旦仕事が切れ、再スタートする際に「Get Back to Work.」が
　表示されていないと、ついつい他のことをしたくなってしまいます。
　昼食後など、まとまった時間の中断の際は注意しているので
　大丈夫ですが、電話などの突発的な作業が発生した時には
　一番最初に表示するのを忘れがちです。
　（＆個人的にはトイレに行く際も忘れがちです。）

　解決策として、Alt + Tabのショートカットキーを使って、
　画面切替を行う癖をつけるようにしました。

　また細分化したToDoもどこかに記録しておかないと忘れてしまいます。
　解決策として、ToDoアプリのメモ、備考欄に「全体構成」「調査」
　「作成」など、おおざっぱにまとめました。
　おおざっぱにまとめると、ついつい最初からおおざっぱにやりたく
　なりました。
　とは言え、自分のToDoを細分化することで、何をしなければいけないのか
　イメージがしやすくなったのも確かです。
　
　面倒でも、いきなりおおざっぱにまとめるのではなく、必ず頭の中や
　紙に書き出すなどで細分化してから、最後にまとめるようにすることを
　特に注意してやりました。

　いかがだったでしょうか？
　「Get Back to Work.」の話は以上です。

「Get Back to Work.」の課題

　前回は、「Get Back to Work.」を、使用した結果を紹介しました。
　今回は、使用して出てきた課題をお伝えいたします。
　Get Back to Work.

　自分のToDoを仕事の区切りが良い所まで、集中力が続きそうな所まで
　細分化して、仕事をした所、集中力がアップしました。
　・Successes（達成！！）の数が増えるのが楽しい。
　・自分のToDoを細分化することで、何をしなければいけないのか
　　イメージがしやすくなった。
　　（ただ闇雲に仕事にとっかかるより、捗るようになった。）
　
　・仕事のスタートが切りやすくなった。

　などなど、メリットがいっぱいです。
　特に、これまでは、とかく昼食後など、一旦仕事が切れた時に、
　再スタートする際に、エンジンがかかるのが遅かったです。
　それがすぐに取りかかれるようになったのは大きな進歩でした。

　とは言え、課題もあります。

　◆課題1
　サイトを一番最初に表示させておかないと目に触れない。
　一旦仕事が切れ、再スタートする際に「Get Back to Work.」が
　表示されていないと、ついつい他のことをしたくなってしまいます。
　昼食後など、まとまった時間の中断の際は注意しているので
　大丈夫ですが、電話などの突発的な作業が発生した時には
　一番最初に表示するのを忘れがちです。
　（＆個人的にはトイレに行く際も忘れがちです。）

　解決策として、Alt + Tabのショートカットキーを使って、
　画面切替を行う癖をつけるようにしました。

　◆課題2
　細分化したToDo（タスク）をどこに記録しておくか？
　
　自分のToDoは別途ToDoアプリで管理しています。
　例えば、そこには「提案書作成」「期限：Today」となっています。
　それを仕事の区切りが良い所まで、集中力が続きそうな所まで
　細分化します。

　目次（構成や全体の流れ）を考える
　（場合によっては）上司や先輩のチェック、レビューや相談をする
　使える資料、データがないか、過去資料を調べる
　必要となるデータを調べる
　過去資料、データを加工する
　新規ページを作成する
　レイアウト/体裁を整える
　プリントアウトする

　これを一つずつ「Get Back to Work.」に記録していくわけですが、
　残りのToDoをどこかに残しておかなければなりません。

　そこで、ToDoアプリのメモ欄、備考欄に記入することにしました。
　ただし、アプリに細かく入力するのは面倒です。

　仕事の区切りが良い所まで、集中力が続きそうな所まで・・・と
　なると、感覚的には1時間から、長くても3時間程度のサイズのToDoを
　入れることが多いような気がします。
　従って、先ほどの例であれば、「全体構成」「調査」「作成」など
　おおざっぱにまとめました。

　おおざっぱにまとめると、ついつい最初からおおざっぱにやりたく
　なりました。
　とは言え、自分のToDoを細分化することで、何をしなければいけないのか
　イメージがしやすくなったのも確かです。
　
　面倒でも、いきなりおおざっぱにまとめるのではなく、必ず頭の中や
　紙に書き出すなどで細分化してから、最後にまとめるようにすることを
　特に注意してやりました。

　次回は、「Get Back to Work.」の簡単なまとめをしたいと思います。

プチ目標が集中力を高める

　前回は、「Get Back to Work.」というサイトを、どのような場面で
　使用したのかを紹介しました。
　今回は、使用した結果をお伝えいたします。
　Get Back to Work.

　自分のToDoを仕事の区切りが良い所まで、集中力が続きそうな所まで
　細分化して、仕事をした所、結果は見違えるほどになりました。

　集中力がアップしたのです。
　おそらく、要因はいろいろとあります。

　・Successes（達成！！）の数が増えるのが楽しい。
　　Failures（達成できず。。。）を出したくないプレッシャー。

　・自分のToDoを細分化することで、何をしなければいけないのか
　　イメージがしやすくなった。
　　（ただ闇雲に仕事にとっかかるより、捗るようになった。）

　・仕事のスタートが切りやすくなった。

　これまでは、とかく昼食後など、一旦仕事が切れた時に、再スタート
　する際に、エンジンがかかるのが遅かったです。
　ところが、このサイトを表示させておいて、お昼から帰ってくると、
　変にネットサーフィンをすることがなくなりました。

　もちろん、会議などのアポ、電話や上司に話しかけられるなど、
　一旦、今やっている仕事の手を止めることは頻繁に起こります。

　そこから戻った時に、いつも「何をやっていたっけ？」となることが
　多く、ついつい横道にそれてメール処理やネットサーフィンをして
　しまいがち・・・だったのですが、そういったことがなくなりました。

　と、一見すると良いことだらけですが、課題もあります。
　
　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

「Get Back to Work.」に自分のToDoを入力する

　前回は、仕事に集中するためには、「Get Back to Work.」という
　サイトが使えそうだ・・・ということを紹介しました。
　今回は、実際にどのような場面で実践したのかをお伝えいたします。
　Get Back to Work.

　まず最初にこのサイトをブラウザのホーム画面に設定しました。
　今までYahoo!JAPANがホーム画面だったのですが、気になるトピックス
　があると、ついつい見に行ってしまい、時間を忘れてしまっていました。
　それがなくなっただけでも、大助かりです。
　（現在のネット環境では関係ありませんが、回線が遅かった当時は、
　ブラウザの表示も早くなったという副次的なメリットもありました。）

　次に「Get Back to Work.」での入力です。
　「Get Back to Work.」はとてもシンプルで、次のゴールと、締切時間
　を入力するだけです。
　そこで、次のゴールには、今から行うToDo（タスク）を入力しました。
　締切時間はもちろんそのToDoの締切時間です。

　自分のToDoは別途ToDoアプリで管理しています。
　例えば、そこには「提案書作成」「期限：Today」となっていたりします。
　それをそのまま書き写した・・・わけではありません！！

　ToDoを細分化して入力しました。
　
　例えば先ほどの「提案書作成」であれば、いくつかの作業に分けること
　ができます。
　目次（構成や全体の流れ）を考える
　（場合によっては）上司や先輩のチェック、レビューや相談をする
　使える資料、データがないか、過去資料を調べる
　必要となるデータを調べる
　過去資料、データを加工する
　新規ページを作成する
　レイアウト/体裁を整える
　プリントアウトする
　
　細分化は下記を意識しながら考えました。
　・仕事の区切りが良い所まで
　・集中力が続きそうな所まで
　（1時間後に休憩・・・と決めているなら、それまでにできること）
　・次の予定（会議やアポで外に出る時間）になる前まで
　時間を意識しながら、次のゴールにToDoを入れていきました。

　では、実践してみた結果はどうだったのか？
　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

集中力を高めるしかけを入れる

　ずばり！　私は集中力がありません。
　仕事に集中しようと思っても、いつもダラダラしてしまいます。
　パソコン仕事も、ネットサーフィンをしてしまって、気が付いたら
　こんな時間に・・・と慌ててしまったこともしばしば。
　気分転換にコンビニにコーヒーでも買いに・・・って、そればっかり
　しているような気がします。。。

　定期的なリフレッシュは必要だとは思いますが、そればっかりだと・・・。
　実際に仕事はいつも締切ギリギリ。

　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。

　そこで見つけたのが、「Get Back to Work.」というサイトです。
　Get Back to Work.
　
　とってもシンプルなウェブアプリケーションです。
　次のゴールと、その締切時間（目標時間、達成予定時間）を入力して
　おきます。
　時間になったら、それが成功だったが、失敗だったか記録するだけです。

　これなら自分でもできそうだぞ・・・ということで、早速実践してみる
　ことにしました。

　では、具体的にどのような場面で実践したのか？
　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

BCCへのアドレス追加のまとめ

　今週はBCCへのアドレス追加を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。


　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　BCCへのアドレス追加
　容易さ　　　　　　★★★★★
　頻度　　　　　　　★★★★★
　効果(速度・費用)　★★


　単純に返信したかどうかは、返信マークをみればわかるのですが、
　「確認して再度ご連絡します」のような返信をいったんしたときに、
　どちらがボールを持っているのかがわからなくなってしまい、
　やり取りが遅れてしまいます。


　送信トレイを見ればよいのですが、それもちょっと面倒・・・
　ということで、導入してみました。


　やり方としては、メールを送るときに、BCCに自分のアドレスを
　追加するだけです。

　すると、自分で送ったメールが自分に届きます。

　自分が送ったメールも含めてすべて受信トレイにあるから
　それまでのやりとりも含めて最後にどのようなやりとりをしたのかも
　一目で確認できます。


　流れを確認できる以外にも、メールの送信・受信確認ができるという
　メリットもあります。

　すると、サーバーのエラーでメールが送れないときや、
　メールを下書きに保存したまま、送ったつもりになってしまっている
　ときにいち早く気づくことができます。


　BCCにアドレスを追加するのは、やり取りの流れを確認したい
　メールだけでも良いですが、この副次的効果を踏まえると、
　すべてのメールを対象にしても良いと思います。


　一方でそれを行うと、受信ボックスのメールの量が増えてしまいます。

　これを回避するためには、受信ボックスにメールが届いた瞬間に、
　不要なメールを削除あるいは避難させておくことだと思います。

　まとまった時間をとって整理する方もいるかと思いますが、
　私としては、できるだけリアルタイムで対応するのが
　良いのではないかと考えています。


　いかがだったでしょうか？

　BCCへのアドレス追加の話は以上です。

　来週はどのような仕事術を取り上げようか、今から悩んでいます。

BCCへのアドレス追加の課題

　前回は、BCCへのアドレス追加を実際に使ってみてどうだったのかを
　紹介しました。
　今回は、その課題をお伝えいたします。


　ご想像の通りかも知れませんが、受信ボックスのメールの量が
　増えると言うのが大きな課題です。

　ただでさえメールの量が多いのに、さらにメールの量が増える、
　しかも自分からの・・・


　これを回避するためには、小まめに受信ボックスを整理していくしか
　ないと思います。


　一番簡単なのは、受信ボックスにメールが届いた瞬間に、
　不要なメールを削除あるいは避難させておくことだと思います。


　まとまった時間をとって整理する方もいるかと思いますが、
　私としては、できるだけリアルタイムで対応するのが
　良いのではないかと考えています。


　というのも、後からまとめてメールの整理を行おうとすると
　そもそも思い出すのにも時間がかかるし、そのために読み返す
　時間も重複してしまうからです。


　その場で判断して要・不要の判断をして仕分けしておけば、
　トータルの時間としては速いのではないかと考えています。


　いずれにせよメールのチェックに費やす時間を最小化し、
　大事なメールを見落としてしまうというリスクはなくさないと
　いけないですよね。


　次回は、BCCへのアドレス追加の簡単なまとめをしたいと思います。

BCCを使うとメールの送信確認ができる

　前回は、メールアドレスのBCCに自分のアドレスを追加する具体的な
　シーンを紹介しました。
　今回は、実際に使ってみてどうだったのかをお伝えいたします。


　すべてのメールのBCCに自分のアドレスを追加するのではなく、
　その後のやり取りが継続する、つまり相手からの回答を待つ、
　あるいは自分が回答する必要があるメールを対象に試してみました。


　当初のねらい通り、会話のやりとりの流れを
　チェックしやすくなりました。


　また、最新のメールを見れば、どちらがボールを持っているのかを
　忘れてしまい対応が遅れることもなくなりました。

　とりわけこれまで何度かあった以下のケースがなくなりました。


　1.相手からのメールに対し、「後ほど対応します」といったん回答

　2.後ほどメールを見返したときに、返信済みマークがついているので、
　対応済みだと勘違い・・・


　これは絶対にあってはいけないことなので、これが解消できたのは
　良いことなのですが、実はメリットは他にもありました。


　それは、メールの送信・受信確認ができるという点です。


　サーバーのエラーでメールが送れないこともたまにありますが、
　メールを下書きに保存したまま、送ったつもりになっていることが
　何度かありました。。。


　ですが、BCCに自分のアドレスをいれておくと、自分にもメールが
　届くので、送信・受信確認を行うことができます。


　このメリットって意外と大きいなと感じました。

　したがって、特定のメールだけでなく、基本的にはすべての
　メールを対象とするのが良いかなと改めて思いました。


　という副次的な効果も得られて良かったなというのが感想です。

　とは言え、完璧だったわけではありません。

　ちょっとした課題もあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

BCC機能を活用する

　前回は、メールアドレスのBCCに自分のアドレスを追加する方法
　を紹介しました。
　今回は、実際にどのように活用しているのかをお伝えいたします。


　やり方自体は簡単で、メールを送信する際に、アドレスのBCC欄に
　自分のアドレスを追加するだけです。

　あとはどのようなケースでこれを使用するかですね。


　1.何も考えずにすべてのメールに追加する

　2.その後やり取りが継続するメールのみに追加する


　1は、判断する必要がないので速いですが、受信トレイに来る
 メールの量が増えてしまうのが難点です。

　2は、逆にいちいち判断するのがちょっと面倒な気もします。


　とはいえBCCにアドレスを追加するのも時間はかかるので
　2で試してみることにしました。


　その後のやり取りが継続する、つまり相手からの回答を待つ、
　あるいは自分が回答する必要があるメールが対象です。


　それらのメールは、自分が送ったものでも受信ボックスに
　届くので、必要に応じてやり取りの流れをチェックします。


　では、実際に使ってみてどうだったのか？

　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

メールアドレスのBCCに自分のアドレスを追加する

　ずばり！　私はメールの管理が苦手です。
　メールのやり取りの流れを思い出せず困ってしまいます。

　単純に返信したかどうかは、返信マークをみればわかるのですが、
　「確認して再度ご連絡します」のような返信をいったんしたときに、
　どちらがボールを持っているのかがわからなくなってしまい、
　やり取りが遅れてしまいます。

　いちいち送信トレイを見るのも面倒だし・・・。

　これは何とかしなければならない・・・。


　そんなことを思っていた時にメールのBCC機能を思い出しました。


　BCCにアドレスを追加すると、そのアドレスは表示されないため
　その人にメールを送っていることを、他者は知ることができません。


　ここに自分のアドレスを入れたらどうなるんだろう？

　早速テストしてみることにしました。


　当たり前ですが、自分で送ったメールが
　自分の受信トレイに届きました。

　しかも相手には自分がアドレスに入っていることが分からない。
　これは使えるかも！！


　自分が送ったメールも含めてすべて受信トレイにあるから
　それまでのやりとりも含めて最後にどのようなやりとりをしたのかも
　一目で確認できます。

　受信トレイと送信トレイを行ったり来たりする必要もなくなりました。


　では、実際にどのようにこの機能を活用しているのか？

　次回はその辺のお話をしてみようと思います。