We vs Problemの実践結果

前回は「We vs Problem」の具体的な進め方を紹介しました。
今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。


「You vs Me（個人攻撃）」ではなく・・・


「We（私達全員） vs Problem（テーマ）」



これを実現するために、まずはホワイトボードにテーマを書いています。


「テーマなんてわかっているから書く必要なんてないじゃん。」と
思っていたのですが、思わぬ効果がありました。


面と向かって話をすると、相手を攻撃しがちになるのですが、
ホワイトボードに問題を書いて、それを見ながらだと、問題に
集中することができました。



また、議論をする際には下記2つを意識しています。


・「なぜ（Why）」の多用を避け、「どうしたら（How）」を議論する

・主観ではなく、客観的事実や数字に置き換える



原因分析などは問題の解決に非常に効果的です。
とは言え、その責任者を責めることになりがち・・・。


であるならば、過去ではなく、未来に目を向けるようにしました。


例えば、現状の売上が芳しくない時に、その原因をいろいろと探すこと
は簡単でした。

でも、それでは営業にダメ出しをするだけ・・・。


ということで、原因分析をするよりも、

「どうやったら目標を達成できるか？」

のアイディア出しに集中することにしました。


出てきたアイディアを整理して実行することが出来たので、今まで
行っていた原因分析→そこから出てきた原因を潰す・・・という
やり方よりも前向きにみんなが取り組んでくれたような気がします。


また、ついつい、自分の気持ちに正直に、感情で「遅い」「悪い」と
言うことが多かったのですが、一歩立ち止まって、いろいろと
考えるようになりました。


「何」と比較したのか？（対象）
「いつ」と比較したのか？（タイミング）
「どれくらい」ダメなのか？（程度や影響範囲）
「どうすれば」良くなりそうなのか？（解決策）


例えば、先ほどの売上が芳しくないという話で言えば・・・


・前年度のアポ件数と比較すると、20%減少している。


など起こっている現象、事実や具体的な数字を使うことを心掛けました。

この現象を掘り下げるのもいいですが、そうなると、なんでアポ件数が
減っているんだ・・・と、営業を責めることになりますし、解決策も
アポ件数を増やす・・・なんていう現象の裏返しみたいなものしか
出てきません。


そこで、先ほども書きましたが、「どうやったら目標を達成できるか？」
というアイディア出しで進めました。


結果として、紹介キャンペーンや、他の商品を組み合わせたもの、
電話やインターネットによる簡単注文など、アポを使った販売以外の
アイディアが出てきました。


重ねて書きますが、実行の際には営業も含め、全員が前向きに
取り組んでくれたように思います。



ということで、相手を攻撃することも減り、継続して使っていこうと
思いましたが、何回か使う内に課題も見えてきました。


次回はその辺のお話をしてみようと思います。

We vs Problemの進め方

前回は、議論をしていると、相手を責めてしまう・・・。


議論をしていて夢中になってくると、あまり相手のことは考えなくなり
発言も熱を帯びてきて、結果として、内容ではなく、ついつい相手を
攻撃しているような印象を持たれてしまう・・・。


これじゃあ、議論がうまく進まない・・・。


このままではいけないので、We vs Problemを試してみる・・・
という話をしました。


今回はそのWe vs Problemの進め方をお伝えいたします。


We vs Problemは「個人攻撃ではなく、テーマに集中するために、
ホワイトボードを使用したりして、客観的な発言を心掛ける」という
ものです。


そのために、まずはホワイトボードを用意します。


そこに今回のテーマを記述します。

このテーマを見ながら、議論を進めていきます。


議論を進める時はもちろん相手を攻撃しないよう意識します。


「You vs Me（個人攻撃）」ではなく・・・


「We（私達全員） vs Problem（テーマ）」



これを実現するために、下記2つを意識して議論するようにしました。


・「なぜ（Why）」の多用を避け、「どうしたら（How）」を議論する

・主観ではなく、客観的事実や数字に置き換える




「なぜ（Why）」で終わらせてしまうと、ついつい責任問題になって
しまいがちです。


従って、解決策を考える所まで必ず進めるようにしました。


また、良い、悪いなど主観的な印象で離すと、これまた感情論になりがち。
なぜ良いと思ったのか、悪いと思ったのか、発生している事象や数字に
置きかえることで、できるだけ客観的に見るように心がけました。


ということで、やり方はとてもシンプルなのですが、使ってみると
いろいろとわかったことがあります。



次回はその辺のお話をしてみようと思います。

相手を責めてしまう

ずばり！　私は議論をしていると、相手を責めてしまうことがあります。


相手を攻撃しようと思っているわけではないのですが、議論をしていて
夢中になってくると、あまり相手のことは考えなくなってしまいます。


発言も熱を帯びてきて・・・。


結果として、内容ではなく、ついつい相手を攻撃しているような印象を
持たれてしまい、議論がうまく進まない・・・ということが、頻繁に
発生しました。


このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。




そこで見つけたのが、「We vs Problem」というものでした。


やり方は簡単。


個人攻撃ではなく、テーマに集中するために、ホワイトボードを
使用したりして、客観的な発言を心掛けるものです。



「うーん、単純すぎる。」

「ただでさえ夢中になって我を忘れがちなのに、たったこれだけで
うまくいくものかな？」


と、疑ってはいたのですが、相手を攻撃して空気が悪くなっており、
他の仕事でも何となく支障が出ていることを考えると、効果がどうだ
こうだ考えるよりも、まずは試してみることが大事そうです。


そこで実践してみることにしました。



次回はその辺のお話をしてみようと思います。

リアルタイム議事録のまとめ

今週は「リアルタイム議事録」を取り上げました。
今回は簡単にまとめていきます。



まずは星5つで評価します。

仕事術　　　　　　リアルタイム議事録
容易さ　　　　　　★
頻度　　　　　　　★★★★
効果(速度・費用)　★★★★★



会議後の議事録の作成に、急いでまとめても、1-2時間かかって
しまう。

それを改善するためには、まとめなおすスピードを上げるか、
まとめなおす時間を早めるかしかない。

まとめなおすスピードを劇的に改善させるのは難しいので、まとめなおす
時間を早めるしかなさそう。

早めるとしたら会議中に始めるしかないということで行き着いたのが
「リアルタイム議事録」です。


リアルタイム議事録とは、会議中のすき間時間を活用して早めに
議事録のまとめを行おうというものです。

5分・10分単位のすき間時間はなかなかないかもしれませんが、秒単位の
時間はかなり多くあります。

そのちょっとした時間を見つけてまとめ作業に取り組む集中力がとても
重要です。


効果としては、なんといっても会議後に議事録作成に費やしていた時間が
大幅に短縮できるという点です。

完全に会議内で終わらせられないまでも、会議後10-20分以内くらいには
終えて送信できるようになります。（内容や状況によっては、会議終了時に
完成させることもできます）

副次的な効果としては、参加者に素早く情報を共有できるので、会議で
挙がったタスクや依頼事項により早く対応してもらえる可能性が高まります。


リアルタイム議事録の課題は、主に以下の2点です。


■議事録の作成が追いつかない

リアルタイム議事録は、書き取りとまとめを小まめに切り替えながら
やらなくてはならないので、実際に行うのはかなり難しいです。

これに対する特効薬は正直ないですが、ここは地道に書き取り・文章化・
構造化・PowerPoint・業務知識の各スキルを高めていくしかありません。


■フォーマルな会議では行いづらい

リアルタイム議事録は、素早く作成し、素早く送ることがポイントです。

ただ、お客様と行うようなフォーマルな会議では、議事録を送る前に
上司の方などに入念にチェックしてもらう必要がある場合もあります。

その前提だと、いくら頑張って作成し、すぐに送付しても、レビューに
時間がかかって結局送付が遅れてしまうことがあります。



いかがだったでしょうか？

「リアルタイム議事録」の話は以上です。

リアルタイム議事録の課題

前回は、「リアルタイム議事録」を、実践した結果を紹介しました。
今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。

リアルタイム議事録は、議事録作成に費やしていた時間が大幅に短縮
できる・会議で挙がったタスクや依頼事項により早く対応してもらえる
可能性が高まるというメリットがあります。

それ自体はとても魅力的なのですが、課題もあります。


リアルタイム議事録の課題は、主に以下の2点です。



■議事録の作成が追いつかない

リアルタイム議事録は、書き取りとまとめを小まめに切り替えながら
やらなくてはならないので、実際に行うのはかなり難しいです。

慣れるとスピーディにできるようになるのですが、慣れないうちは
会話のスピードが速い、内容が難しいなどの理由で、議事録の作成が
追い付かない時が出てきます。

すきま時間を利用して追いつければ良いですが、初めのうちは
追いつかないことの方が多いです。

これに対する特効薬は正直ないですが、ここは地道に書き取り・文章化・
構造化・PowerPoint・業務知識の各スキルを高めていくしかありません。


■フォーマルな会議では行いづらい

リアルタイム議事録は、素早く作成し、素早く送ることがポイントです。

内部的な会議では、内容があっていれば、誤字脱字や多少の文章の乱れは
見逃されます。

それよりは早く送ることの方が優先されます。

ただ、お客様と行うようなフォーマルな会議ではそうもいきません。

上司の方などに入念にチェックしてもらう必要がある場合もあります。

その前提だと、いくら頑張って作成し、すぐに送付しても、レビューに
時間がかかって結局送付が遅れてしまうことがあります。

そうすると、リアルタイムで議事録を作成する意味自体が半減して
しまいます・・・

とはいえ少しでも早く出したほうが良いには決まっているのですが。。。



次回は、「リアルタイム議事録」の簡単なまとめをしたいと思います。

リアルタイム議事録の使用結果

前回は「リアルタイム議事録」の方法を紹介しました。
今回は、使用結果と分かったことをお伝えいたします。


リアルタイム議事録とは、会議中のすき間時間を活用して早めに
議事録のまとめを行おうというものです。

5分・10分単位のすき間時間はなかなかないかもしれませんが、秒単位の
時間はかなり多くあります。

そのちょっとした時間を見つけてまとめ作業に取り組む集中力がとても
重要です。



たかが数秒くらいで大げさな・・・と思われるかもしれませんが、
数秒でも文章を直したり、入れ替えたりするくらいのことはできます。

その場で直してしまったほうが、後で話を思い出しながらまとめて
直すよりも効率的です。



もう一つ気づいたポイントとしては、会議前の準備をしっかりしておくことの
大切さです。

議事録のフォーマットをあらかじめ用意しておき、日時・場所・参加者などの
ヘッダー情報や議題を記入しておきます。

ものの5分で済む作業ですが、それを事前にしっかりとやっておくだけで
議事録自体が書きやすくなり、完成までの時間も早まります。



効果としては、なんといっても会議後に議事録作成に費やしていた時間が
大幅に短縮できるという点です。

完全に会議内で終わらせられないまでも、会議後10-20分以内くらいには
終えて送信できるようになります。（内容や状況によっては、会議終了時に
完成させることもできます）

副次的な効果としては、参加者に素早く情報を共有できるので、会議で
挙がったタスクや依頼事項により早く対応してもらえる可能性が高まります。



ということで、とっても効果が高く、メリットが大きいですが
課題も見えてきました。



次回はその辺のお話をしてみようと思います。

リアルタイム議事録の方法

前回は、会議後の議事録の作成に、急いでまとめても、1-2時間かかって
しまう。

それを改善するためには、まとめなおすスピードを上げるか、
まとめなおす時間を早めるかしかない。

まとめなおすスピードを劇的に改善させるのは難しいので、まとめなおす
時間を早めるしかなさそう。

早めるとしたら会議中に始めるしかないというお話をしました。


今回はリアルタイム議事録の方法をお伝えいたします。


そもそもリアルタイム議事録とは、読んで字のごとくなのですが、
会議中に作成する議事録のことです。

つまりは、書き取るという作業とまとめるという作業を同時に行います。


同時になんて無理に決まってるじゃないか！と思われると思います。

もちろん2つの作業を同時に行うことはできません。


ただ、会議中の時間はずっと書き取る作業をしているのか、まったく
もって手を休める時間はないのかというと、意外とそうでもありません。

議論がそれてしまったり、同じ話が繰り返されたり、沈黙が流れたり・・・

議事録に残す必要はない、つまりは書き取る必要がない時間が大抵の場合
存在します。


その時間は、分単位の場合もあれば、秒単位の場合もありますが、
いずれにせよそれらをかき集めると結構な時間になることが多いです。

そのすき間時間に手を休めるのではなく、まとめを行ってしまうんです。


つまりリアルタイム議事録とは、会議中のすき間時間を活用して早めに
議事録のまとめを行おうというだけなのですが、実際に使ってみると、
いろいろとわかったことがあります。


次回はその辺のお話をしてみようと思います。

議事録に時間がかかる

ずばり！　私は議事録が好きではありません。

会議が終わった後に急いでまとめても、1-2時間平気で経ってしまう
からです。

すると他の仕事が遅れてしまう・・・

なので会議がある日は少し憂鬱です。


と言っていても、会議と議事録自体がなくなることはないので、どうすれば
もう少し効率的にできるか考えてみました。


議事録はそもそも、会議中に発言内容などをメモし、その内容を会議後に
まとめなおして送ります。

会議の時間は短くできないので、このまとめなおす時間をなんとか
しなくてはなりません。


なんとかするためには2つしかありません。

まとめなおすスピードを上げるか、まとめなおす時間を早めるか。


まとめなおすスピード自体は、正直劇的には改善しません。

もちろん改善の余地はあると思いますが、議事録をまとめる経験は
それなりに積んでいるので、なかなか難しいです。

というわけで、まとめなおす時間を早めるしかなさそうです。


ただ、早めると言っても議事録の作成自体は会議直後に始めてます。

なので、早めるとしたら会議中に始めるしかない。


というわけでたどり着いたのがリアルタイム議事録です。


リアルタイム議事録とは、果たしてどのように行うのか？


次回はその辺のお話をしてみようと思います。

どこでもホワイトボードのまとめ

今週は「どこでもホワイトボード」を取り上げました。
今回は簡単にまとめていきます。



まずは星5つで評価します。

仕事術　　　　　　どこでもホワイトボード
容易さ　　　　　　★★★★
頻度　　　　　　　★★
効果(速度・費用)　★★★



社外、社内を問わず、いろいろな人達と話をする。


ということで、ちょっとした空きスペースで話をするのですが、
そこにはホワイトボードがない・・・。


2名など少人数なら、それでも構いませんが、4名以上となってくると
ちょっとやりにくい。


このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。




そこで見つけたのが、「どこでもホワイトボード」です。


普通のホワイトボードと違い、壁に貼り付けられるものや、持ち運べる
ホワイトボードのことです。


準備したどこでもホワイトボード


Light　Write Board（販売中止）
http://www.pen-info.jp/lightwriteboard.html


Free Board
http://www.benii.jp/fboard/fboard.html


貼ってはがせるホワイトボード
http://www.pen-info.jp/3mwhiteboard.html


どれも同じような機能です。

機能だけを見れば、フリップチャートでもいいかな・・・と思いました。


ただフリップチャートの場合、

・置き場所を取る

・（何となく）紙がもったいない


と、思ってしまったので、再利用が可能などこでもホワイトボードを
探してきました。



Light　Write Boardは何となく壁全面をホワイトボードにしたい
という時によく使いました。


アイディアを出す時、話を整理する時など、頭の体操が必要な
時に、よく使いました。



Free Boardは、シートが10枚あるので、発言をどんどん記入して
いき、フリップチャートのように壁に貼っていきました。


また、フリップチャートと異なり、環境にやさしいので、一人の時も含め、
いろいろな場面で使えないか試行錯誤するようになりました。


問題がごちゃごちゃしている時に、整理をする。

たくさんアイデアがあるものを整理する。


など、問題やテーマがたくさんあって、全体像を把握したい時は
このようなものに記述をして、壁に貼って眺めると、全体像が
見えてきて、整理するのに便利でした。



そして、最初は、ホワイトボードのない所で、ホワイトボード代わりに
使用する・・・ことしか、考えていませんでしたが、壁に貼る
ということで、実はいろいろな使い方ができることがわかりました。


例えば、チームごとに、意見をまとめたり、何かを発表する時。


チームに一枚、シートを渡して、記述してもらい、それを
貼り付けて発表する。


このような使い方もしました。



ということで、とっても効果が高く、継続して使っていこうと
思いましたが、何回か使う内に課題も見えてきました。


まずは、「ホワイトボードから線がはみ出さないようにする」と
いうことです。


壁や机に貼って使用している時に、ホワイトボードからはみ出して
壁や机に書いてしまうと、後から消すのはとても難しいです。


そのため、できるだけ真ん中に書くように気を付ける必要がありました。


また、フリップチャートの代用、壁全面をホワイトボードにする、
チームごとに渡して意見を整理して発表する・・・など、これまで大きな
紙に書いてやってもらっていたことは、このホワイトボードで代用でき、
紙を使わない分、資源的にやさしいということがわかりました。


とは言え、このような場面がどれだけあるか・・・は、想像力や試行錯誤
がないと、ホワイトボードがない部屋に持っていくだけになりがちです。

会議や集まる前に、ある程度、もし使うとしたら・・・という想像をして
おかないと、なかなか使い倒すことにはなりませんでした。


ということで、使う際にはちょっとした準備が必要なのかもしれませんが
総じて、活躍する場面があったので、使う機会がどんどん増えていきました。




いかがだったでしょうか？

「どこでもホワイトボード」の話は以上です。

どこでもホワイトボードの課題

前回は、「どこでもホワイトボード」を、実践した結果を紹介しました。
今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


準備したどこでもホワイトボード


Light　Write Board（販売中止）
http://www.pen-info.jp/lightwriteboard.html


Free Board
http://www.benii.jp/fboard/fboard.html


貼ってはがせるホワイトボード
http://www.pen-info.jp/3mwhiteboard.html



どこでもホワイトボードは、ホワイトボードのない部屋で、ホワイト
ボードの代用として使用するだけでなく、どこでも持ち運べるからこそ
使える場面がある・・・という話をしました。


とは言え、使っていく内に課題も見えてきました。



まずは、「ホワイトボードから線がはみ出さないようにする」と
いうことです。


壁や机に貼って使用している時に、ホワイトボードからはみ出して
壁や机に書いてしまうと、後から消すのはとても難しいです。


そのため、できるだけ真ん中に書くように気を付ける必要がありました。


正直、そういったことを気にすると、仕事のリズムが停滞します。


その点「貼ってはがせるホワイトボード」は、はみ出し禁止のスポンジが
あるので、とても助かります。


また、フリップチャートの代用、壁全面をホワイトボードにする、
チームごとに渡して意見を整理して発表する・・・など、これまで大きな
紙に書いてやってもらっていたことは、このホワイトボードで代用でき、
紙を使わない分、資源的にやさしいということがわかりました。


とは言え、このような場面がどれだけあるか・・・は、想像力や試行錯誤
がないと、ホワイトボードがない部屋に持っていくだけになりがちです。


正直、何も考えず持っていって、その場ですぐ使うアイディアが浮かぶ
ことは、ほとんどありませんでした。


会議や集まる前に、ある程度、もし使うとしたら・・・という想像をして
おかないと、なかなか使い倒すことにはなりませんでした。


ということで、使う際にはちょっとした準備が必要なのかもしれませんが
総じて、活躍する場面があったので、使う機会がどんどん増えていきました。



次回は、「どこでもホワイトボード」の簡単なまとめをしたいと思います。

どこでもホワイトボードの使用結果

前回は「どこでもホワイトボード」の準備を紹介しました。
今回は、使用結果と分かったことをお伝えいたします。


準備したどこでもホワイトボード


Light　Write Board（販売中止）
http://www.pen-info.jp/lightwriteboard.html


Free Board
http://www.benii.jp/fboard/fboard.html


貼ってはがせるホワイトボード
http://www.pen-info.jp/3mwhiteboard.html



Light　Write Boardは何となく壁全面をホワイトボードにしたい
という時によく使いました。


アイディアを出す時、話を整理する時など、頭の体操が必要な
時に、よく使いました。


Free Boardなどは、とにかく、使うか使わないか判断をするの
ではなく、4名以上、人が集まるようであれば、積極的に持って
いくようにしました。


Free Boardは、シートが10枚あるので、発言をどんどん記入して
いき、フリップチャートのように壁に貼っていきました。


そのため、フリップチャートを使いそうな場面の時は、必ず
持参するようにしました。


フリップチャートと異なり、環境にやさしいので、一人の時も含め、
いろいろな場面で使えないか試行錯誤するようになりました。


問題がごちゃごちゃしている時に、整理をする。

たくさんアイデアがあるものを整理する。


など、問題やテーマがたくさんあって、全体像を把握したい時は
このようなものに記述をして、壁に貼って眺めると、全体像が
見えてきて、整理するのに便利でした。


その内容を共有する時も今ならケータイのカメラで撮影すれば
一発です。


最初は、ホワイトボードのない所で、ホワイトボード代わりに
使用する・・・ことしか、考えていませんでしたが、壁に貼る
ということで、実はいろいろな使い方ができることがわかりました。


例えば、チームごとに、意見をまとめたり、何かを発表する時。


チームに一枚、シートを渡して、記述してもらい、それを
貼り付けて発表する。


このような使い方もしました。


みんなで言い合うだけでは、なかなか整理できませんが、
シートに文字として落ちると、客観的に整理することが
できました。

これを紙でやろうとすると、かなり大きな紙を用意しなければ
なりません。

また、紙だと、もったいなくて清書・・・になりがちですが
ホワイトボードなので気になりません。


どんどん走り書きができる・・・つまり議論の邪魔をすることなく
進めることができました。


ということで、とっても効果が高く、継続して使っていこうと
思いましたが、何回か使う内に課題も見えてきました。



次回はその辺のお話をしてみようと思います。

どこでもホワイトボードの準備

前回は、社外、社内を問わず、いろいろな人達と話をする。


ということで、ちょっとした空きスペースで話をするのですが、
そこにはホワイトボードがない・・・。


それでは困るので、どこでもホワイトボードを用意した・・・
という話をしました。


今回はそのどこでもホワイトボードの準備をお伝えいたします。



まずは「どこでもホワイトボード」を何種類か用意しました。


Light　Write Board（販売中止）
http://www.pen-info.jp/lightwriteboard.html


Free Board
http://www.benii.jp/fboard/fboard.html


貼ってはがせるホワイトボード
http://www.pen-info.jp/3mwhiteboard.html


どれも同じような機能です。

機能だけを見れば、フリップチャートでもいいかな・・・と思いました。


ただフリップチャートの場合、

・置き場所を取る

・（何となく）紙がもったいない


と、思ってしまったので、再利用が可能などこでもホワイトボードを
探してきました。


これで準備完了です。


そして、実際に使ってみると、いろいろとわかったことがあります。


次回はその辺のお話をしてみようと思います。

会議ができない！？

ずばり！　私は社外、社内を問わず、いろいろな人達と話を
進めながら仕事をするのが大好きです。

ちょっとしたことでも、できるだけ周りと話をしながら仕事を
したいと思っています。


そこで、会議をしようと思っても・・・わざわざ会議室を予約して
やるほどでもないよなあ・・・でも、話はしておきたい。


ということで、ちょっとした空きスペースで話をするのですが、
そこにはホワイトボードがありません。


2名など少人数なら、それでも構いませんが、4名以上となってくると
ちょっとやりにくい。


このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。




そこで見つけたのが、「どこでもホワイトボード」です。


「どこでもホワイトボード」というのは私の造語です。


普通のホワイトボードと違い、壁に貼り付けられるものや、持ち運べる
ホワイトボードのことです。


このホワイトボードを使えば、場所を気にせず会議を行うことが
できます。


「よし、これで大丈夫だぞ！！」


ということで、準備は整いました。


果たして、どのような準備をしたのか？


次回はその辺のお話をしてみようと思います。

ツールバー整理のまとめ

　今週は「ツールバー整理」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。


　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　ツールバー整理
　容易さ　　　　　　★★★★
　頻度　　　　　　　★★★★
　効果(速度・費用)　★


　同僚と同じPCなのですが、画面が狭い気がします。

　同僚のPCではExcelは40行くらい表示されているのに、私のPCでは
　35行くらいしか表示されていない。

　ツールバーの行数が違いだということに気がついたので、これを機に
　ちょっとツールバーを整理してみることにしました。


　方法は簡単で、まずはまったく使っていないものを消してしまいます。

　消し方は、不要なツールバーの左端の点々が4つ並んでいるあたりに
　マウスを当てます。

　するとマウスの形が十字に変わります。

　その状態で、ドラッグ&ドロップして、画面の真ん中あたりに
　引っ張りだします。

　すると、右上に×印が表示されるので、それをクリックして
　ツールバーを消します。

　加えて、ツールバーの中でも使用しないアイコンがあるかと思いますが、
　以下の手順で削除します。

　1.「表示」→「ツールバー」→「ユーザー設定」をクリックする

　2.ユーザー設定の画面で、「コマンド」タブを選択する

　3.不要なアイコンをドラッグ&ドロップして外す


　これを繰り返し、まずは不要なツールバーとアイコンを消します。


　次に、残ったツールバーを整理します。

　ツールバーは、長さが足りなくても、同じ行に入れ込むことができます。

　消した時と同じくドラッグ&ドロップし、他の行に移動します。

　一つもツールバーがなくなった時点で、行自体が短くなります。

　ちなみに、ツールバーは、画面の一番下にも追加できます。


　これを繰り返し、最終的には1行にまとめてしまいます。


　課題としては、逆に色々なツールバーを追加したくなったり
　Office2007では使えないといった点が挙げられますが、基本的には
　ツールバー自体を極力使用しなくてすむようショートカットを
　身につけていくことがポイントです。

　本当に必要なもののみに絞って整理することで、画面が広くなるので
　とても便利です。


　いかがだったでしょうか？

　「ツールバー整理」の話は以上です。

ツールバー整理の課題

　前回は、「ツールバー整理」を、実践した結果を紹介しました。
　今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


　◆課題1
　色々なツールバーを追加したくなる

　ツールバーやアイコンの削除を行っていると、逆に見たことのない
　便利そうなものを目にすることがあります。

　すると、消すどころかむしろ色々と追加したくなってしまいます。

　・本当に使用するものしか追加しない

　・最大でも1行以内にとどめる

　この2つのルールを念頭に置いた上で追加するものを検討しましょう。


　◆課題2
　Office2007では使えない

　これまでの話は、Office2003を前提として話していたのですが、
　Office2007ではリボンという機能に代わったため、ツールバー自体の
　操作ができません。

　画面を広くするための工夫としては、リボンの任意の箇所を右クリックし、
　「リボンの最小化」をクリックしてリボン自体を非表示にします。

　ただし、その場合、アイコンが一切表示されなくなるので、
　ある程度ショートカットキーで操作を行えるようになる必要があります。

　2003でも2007でもやはりある程度ショートカットで操作できるように
　なることでツールバーやリボンに頼らなくて良いようにすることが
　大切ですね。


　次回は、「ツールバー整理」の簡単なまとめをしたいと思います。

ツールバー整理の実践結果

　前回は、どのようにツールバーを整理するのかを紹介しました。
　今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。


　実際に以下の手順でツールバーを整理してみました。

　1.まずはこれまで使用したことのないツールバーを削除する

　2.ツールバーの中でも使用しないアイコンは削除する

　3.残ったツールバーを1行にまとめる


　2のツールバーの中のアイコンの削除は以下の通りに行います。

　1.「表示」→「ツールバー」→「ユーザー設定」をクリックする

　2.ユーザー設定の画面で、「コマンド」タブを選択する

　3.不要なアイコンをドラッグ&ドロップして外す


　逆にアイコンを個別に追加したい場合は、ツールバーに向かって
　ドラッグ&ドロップします。


　3の残ったツールバーの整理では、なんとなく残してしまいたく
　なるのですが、思い切って1行にしてしまいました。


　すると、たしかに期待していた通り、画面が広くなりすっきり
　しました。

　アイコンが一気になくなって、なんとなく不安な気もしますが
　もともとほとんど使っていなかったことを考えると良かったです。


　そんな中でいくつかポイントを見つけました。

　ツールバーやアイコンの利用を最小限にするためには、そもそも
　極力使わなくてすむようにしなくてはいけない。

　つまりは、ショートカットを使うようにしていくことが重要です。


　あとは、PowerPointやWordで表示されるルーラーの非表示です。

　「表示」→「ルーラー」で表示・非表示を切り替えられるので、
　使わないときは非表示にするとスペースが節約できます。


　これらのポイントを意識しつつ使うと画面が広くなり快適に使えます。


　と、一見すると良いことだらけですが、課題もあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

ツールバー整理の方法

　前回は、PCは画面が狭くて困っている、実際に同僚のPCと比べても、
　一画面に表示されているExcelの行数が違う。

　解決するためには画面上部のツールバーを整理する必要があるという
　お話をしました。

　今回は、実際にどのように整理するのかをお伝えいたします。


　まずは現在のツールバーを見てみましょう。


　色々なアイコンがあると思いますが、実際に使っているものと
　まったく使っていないものがあるかと思います。

　後者は不要なので消してしまいましょう。


　消し方は、不要なツールバーの左端の点々が4つ並んでいるあたりに
　マウスを当てます。

　するとマウスの形が十字に変わります。

　その状態で、ドラッグ&ドロップして、画面の真ん中あたりに
　引っ張りだします。

　すると、右上に×印が表示されるので、それをクリックして
　ツールバーを消します。


　これを繰り返し、まずは不要なツールバーを全部消してしまいます。


　次に、残ったツールバーを整理します。

　ツールバーは、長さが足りなくても、同じ行に入れ込むことができます。

　消した時と同じくドラッグ&ドロップし、他の行に移動します。

　一つもツールバーがなくなった時点で、行自体が短くなります。

　ちなみに、ツールバーは、画面の一番下にも追加できます。


　これを繰り返し、極力行数自体を少なくしていきます。


　では実際に整理した結果はどうだったのか？


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

画面を広くする

　ずばり！　私はPCに不満を持っています。

　なぜかって？だって、私のPCは画面が狭いんです・・・

　同僚と同じPCなのですが、画面が狭い気がします。



　え？同じPCであればそんなはずはない？

　それでは実際にじっくりと見比べてみましょう。



　あ！やっぱり。

　一画面に表示されるExcelの行数が明らかに違う。。。

　同僚のPCでは40行くらい表示されているのに、私のPCでは35行くらいしか
　表示されていない。

　ほら、やっぱりそうだ！



　でもなんでこんなことになっているんだろう？

　もう一度よく見てみると、1行目の開始位置がすでに違う・・・

　ということはその上の部分が違っているということ。



　同僚のPCはアイコンが1行しかないけど、自分のは4行もある・・・

　そうか、違いはここだったんだ。

　ツールバーというらしいけど、そういえばこれまでまったく
　気にしたことがなかった・・・


　よし、これを機にちょっとツールバーを整理してみよう。

　というわけで、ツールバーをきれいに整理してみることにしました。



　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

トーキングスティックのまとめ

今週は「トーキングスティック」を取り上げました。
今回は簡単にまとめていきます。



まずは星5つで評価します。

仕事術　　　　　　トーキングスティック
容易さ　　　　　　★★★★★
頻度　　　　　　　★★
効果(速度・費用)　★★



会議で発言をするのが、とっても苦手。

発言している時に、横から割り込んでこられると黙ってしまいますし、
話が脱線してしまってもお構いなし・・・。


結局、発言力が強い人の意見が通ってしまうなど、充分な議論が
できていないと感じることがとても多い。


このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。




そこで見つけたのが、「トーキングスティック」というものでした。


やり方は簡単。


「スティックを持っている人が話している間は、他の人は話しては
いけない」というルールを徹底して、発言をスムーズにするものです。


スティックは、ぶっちゃけ何でも構いません。

会議室に置いてある指し棒でも構いませんし、なければ手元にある
ペンでも構いません。


スティックと言うことで、ボールペンをスティック代わりにして、
新商品の販促アイディアや業務改善アイディアを出す時に使って
みました。


最初はルールの周知が徹底されていなかったせいなのか、いつもの
調子でついつい発言中に割り込んでくる人がいました。


しかし「発言が終わったら、その人にスティックを渡す」など、
1度スティックを持って発言する経験をすると、次第にルールが
徹底されてくるようになりました。


結果として、いつも声の大きい人だけが満足していた会議が
参加者全員の発言を集約したものになっていき、議論を尽くした
感じで終われることが多くなりました。


意外な結果として、今まで声の大きい人達が、今まで発言
できなかった人達の声をゆっくり聞けるようになり、その
発言を踏まえ、冷静に判断できるようになったみたいです。


ということで、なかなか効果的なのですが、課題もありました。


1つ目は「スティックがすぐに手に届く所にないとリズムが出ない」こと。


トーキングスティックが全員の手に届く所にないと発言がスムーズに
流れずぎこちなくなりがちです。


対応策として、よくやったのは、椅子を持って円状に座ることでした。




2つ目の課題は「独演会になりがち」でした。

これは、会議の進行役を用意することで対応しました。


独演会を防止する意味もありましたが、椅子を持って円状に座って
行うと発言をまとめる人がいなかったり、内容を記録することを
怠りがちになります。


そこで、進行役はホワイトボードの横に立ってもらって発言内容を
整理してもらいました。


この辺は、トーキングスティックのルールに厳密にならないで、
ある程度柔軟な対応が求められる・・・ような気がします。



いかがだったでしょうか？

「トーキングスティック」の話は以上です。


来週はどのような仕事術を取り上げようか、今から悩んでいます。

トーキングスティックの課題

前回は、「トーキングスティッグ」を、実践した結果を紹介しました。
今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


トーキングスティックを活用すると、全員がきちんと発言できるように
なり、今まで声が大きい人達の発言が中心だった個人プレーの会議が
全員の発言を集約したチームプレーの会議になっていきました。


とは言え、使っていく内に課題も見えてきました。



1つ目は「スティックがすぐに手に届く所にないとリズムが出ない」こと。


トーキングスティックが全員の手に届く所にないと発言がスムーズに
流れずぎこちなくなりがちです。


お互いに手渡しで渡していくやり方や、円卓で会議をするなど、
次の発言がしやすい環境を作る必要がありました。


とは言え、円卓・・・と言っても簡単に用意できるものではありません。


手渡しだって、手際良くやらないと、時間がかかってしまいます。


そこで、よくやったのは、椅子を持って円状に座ることでした。

これならば円卓がなくても大丈夫ですし、スティックを渡すのは、
人伝いではなく、持っている人が歩いて直接、次の発言者に渡せば
済みます。



2つ目の課題は「独演会になりがち」でした。

トーキングスティックを持っている間は、他の人は話してはいけない
ルールなので、ついつい発言が長くなりがち。


特に声の大きい人は発言好きなせいか、ダラダラ発言している人も。


これでは時間がいくらあっても足りないので、会議の進行役を
用意しました。

独演会を防止する意味もありましたが、椅子を持って円状に座って
行うと発言をまとめる人がいなかったり、内容を記録することを
怠りがちになります。


そこで、進行役はホワイトボードの横に立ってもらって発言内容を
整理してもらいました。


この辺は、トーキングスティックのルールに厳密にならないで、
ある程度柔軟な対応が求められる・・・ような気がします。



次回は、「トーキングスティック」の簡単なまとめをしたいと思います。

トーキングスティックの実践結果

前回は「トーキングスティック」の具体的な進め方を紹介しました。
今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。



トーキングスティックは、新商品の販促アイディアや業務改善
アイディアを出す時に使ってみました。


もちろんトーキングスティックなるものはありませんので、
ボールペンをスティック代わりに使いました。


最初はルールの周知が徹底されていなかったせいなのか、いつもの
調子でついつい発言中に割り込んでくる人がいました。


しかし「発言が終わったら、その人にスティックを渡す」など、
1度スティックを持って発言する経験をすると、次第にルールが
徹底されてくるようになりました。


結果として、いつも声の大きい人だけが満足していた会議が
参加者全員の発言を集約したものになっていき、議論を尽くした
感じで終われることが多くなりました。


意外な結果として、今まで声の大きい人達は、自分の発言に
夢中で、あまり他の人達の声を聞いていなかった（聞く機会が
なかった・・・とも言えます）が、ゆっくり聞くようになり
他の人達の発言を踏まえ、冷静に判断できるようになった
みたいです。


個人プレーが目立つ会議が、チームプレー中心の会議に・・・。


とっても効果が高く、継続して使っていこうと思いましたが、
何回か使う内に課題も見えてきました。



次回はその辺のお話をしてみようと思います。

トーキングスティックの進め方

前回は、会議で発言することが苦手・・・。


発言している時に、横から割り込んでこられると黙ってしまい、
話が脱線してしまってもお構いなし・・・。


結局、発言力が強い人の意見が通ってしまうなど、充分な議論が
できていない・・・。


このままではいけないので、トーキングスティックを試してみる・・・
という話をしました。


今回はそのトーキングスティックの進め方をお伝えいたします。


トーキングスティックは「スティックを持っている人が話している間は、
他の人は話してはいけない」というルールを徹底して、発言をスムーズ
にするものです。


そのために、まずはトーキングスティックを用意します。


ぶっちゃけ、これは何でも構いません。

会議室に置いてある指し棒でも構いませんし、なければ手元にある
ペンでも構いません。

スティックと言うからには、何か棒状のものが望ましいですが、
ホント何でも構いません。


スティックの用意ができたら、次に「スティックを持っている人が
話している間は、他の人は話してはいけない」というルールの周知を
行います。


これで準備完了です。


実際の会議では、発言をしたい人がスティックを持って発言します。


終わったら、スティックを元の場所に戻す。

たったこれだけです。


準備と言っても、実際はその場であるもので対応すればよいですし、
ルールの周知も事前に行う・・・と言うよりは、会議の中で、
トーキングスティックを使う前に伝えるものです。

従って、会議で使う即興技・・・と言えるかもしれません。


ということで、やり方はとてもシンプルなのですが、使ってみると
いろいろとわかったことがあります。



次回はその辺のお話をしてみようと思います。