リアルタイム議事録の方法

前回は、会議後の議事録の作成に、急いでまとめても、1-2時間かかって
しまう。

それを改善するためには、まとめなおすスピードを上げるか、
まとめなおす時間を早めるかしかない。

まとめなおすスピードを劇的に改善させるのは難しいので、まとめなおす
時間を早めるしかなさそう。

早めるとしたら会議中に始めるしかないというお話をしました。


今回はリアルタイム議事録の方法をお伝えいたします。


そもそもリアルタイム議事録とは、読んで字のごとくなのですが、
会議中に作成する議事録のことです。

つまりは、書き取るという作業とまとめるという作業を同時に行います。


同時になんて無理に決まってるじゃないか！と思われると思います。

もちろん2つの作業を同時に行うことはできません。


ただ、会議中の時間はずっと書き取る作業をしているのか、まったく
もって手を休める時間はないのかというと、意外とそうでもありません。

議論がそれてしまったり、同じ話が繰り返されたり、沈黙が流れたり・・・

議事録に残す必要はない、つまりは書き取る必要がない時間が大抵の場合
存在します。


その時間は、分単位の場合もあれば、秒単位の場合もありますが、
いずれにせよそれらをかき集めると結構な時間になることが多いです。

そのすき間時間に手を休めるのではなく、まとめを行ってしまうんです。


つまりリアルタイム議事録とは、会議中のすき間時間を活用して早めに
議事録のまとめを行おうというだけなのですが、実際に使ってみると、
いろいろとわかったことがあります。


次回はその辺のお話をしてみようと思います。