リアルタイム議事録の使用結果

前回は「リアルタイム議事録」の方法を紹介しました。
今回は、使用結果と分かったことをお伝えいたします。


リアルタイム議事録とは、会議中のすき間時間を活用して早めに
議事録のまとめを行おうというものです。

5分・10分単位のすき間時間はなかなかないかもしれませんが、秒単位の
時間はかなり多くあります。

そのちょっとした時間を見つけてまとめ作業に取り組む集中力がとても
重要です。



たかが数秒くらいで大げさな・・・と思われるかもしれませんが、
数秒でも文章を直したり、入れ替えたりするくらいのことはできます。

その場で直してしまったほうが、後で話を思い出しながらまとめて
直すよりも効率的です。



もう一つ気づいたポイントとしては、会議前の準備をしっかりしておくことの
大切さです。

議事録のフォーマットをあらかじめ用意しておき、日時・場所・参加者などの
ヘッダー情報や議題を記入しておきます。

ものの5分で済む作業ですが、それを事前にしっかりとやっておくだけで
議事録自体が書きやすくなり、完成までの時間も早まります。



効果としては、なんといっても会議後に議事録作成に費やしていた時間が
大幅に短縮できるという点です。

完全に会議内で終わらせられないまでも、会議後10-20分以内くらいには
終えて送信できるようになります。（内容や状況によっては、会議終了時に
完成させることもできます）

副次的な効果としては、参加者に素早く情報を共有できるので、会議で
挙がったタスクや依頼事項により早く対応してもらえる可能性が高まります。



ということで、とっても効果が高く、メリットが大きいですが
課題も見えてきました。



次回はその辺のお話をしてみようと思います。