リアルタイム議事録の課題

前回は、「リアルタイム議事録」を、実践した結果を紹介しました。
今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。

リアルタイム議事録は、議事録作成に費やしていた時間が大幅に短縮
できる・会議で挙がったタスクや依頼事項により早く対応してもらえる
可能性が高まるというメリットがあります。

それ自体はとても魅力的なのですが、課題もあります。


リアルタイム議事録の課題は、主に以下の2点です。



■議事録の作成が追いつかない

リアルタイム議事録は、書き取りとまとめを小まめに切り替えながら
やらなくてはならないので、実際に行うのはかなり難しいです。

慣れるとスピーディにできるようになるのですが、慣れないうちは
会話のスピードが速い、内容が難しいなどの理由で、議事録の作成が
追い付かない時が出てきます。

すきま時間を利用して追いつければ良いですが、初めのうちは
追いつかないことの方が多いです。

これに対する特効薬は正直ないですが、ここは地道に書き取り・文章化・
構造化・PowerPoint・業務知識の各スキルを高めていくしかありません。


■フォーマルな会議では行いづらい

リアルタイム議事録は、素早く作成し、素早く送ることがポイントです。

内部的な会議では、内容があっていれば、誤字脱字や多少の文章の乱れは
見逃されます。

それよりは早く送ることの方が優先されます。

ただ、お客様と行うようなフォーマルな会議ではそうもいきません。

上司の方などに入念にチェックしてもらう必要がある場合もあります。

その前提だと、いくら頑張って作成し、すぐに送付しても、レビューに
時間がかかって結局送付が遅れてしまうことがあります。

そうすると、リアルタイムで議事録を作成する意味自体が半減して
しまいます・・・

とはいえ少しでも早く出したほうが良いには決まっているのですが。。。



次回は、「リアルタイム議事録」の簡単なまとめをしたいと思います。