オートフィルタ解除の使い方

　前回は、Excelのオートフィルタ機能を良く使う。

　でも、いざデータを見終わったのでフィルタを解除するのが、結構
　面倒。。。


　「データ」メニューの「フィルタ」→「すべて表示」を選択すると
　すべての項目を一気に解除できるので一件落着。


　と思いきや実はもっと簡単な方法があることがわかった
　という話をしました。


　今回はそのさらに簡単なオートフィルタ解除の使い方をお伝え
　いたします。


　といっても実はやっていることは同じで、「すべて表示」をさらに
　速く行います。


　あ、わかった！ショートカットだ、と思われた方、それももちろん
　あります。

　Alt → D → F → Sとクリックすると、同じく「すべて表示」を
　選択していることになるので、フィルタを解除できます。


　これでもだいぶ速いのですが、今回ご紹介するのはさらに別の方法です。

　これまたやっていることは同じですが、「すべて表示」をツールバーに
　追加するという方法があります。



　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

解除が面倒

ずばり！　私はExcelのオートフィルタ機能を良く使います。

例えば売上明細データから、特定の地域・商品・日付のデータを
絞り込みたいときなど、とっても便利です。

でも、いざデータを見終わったのでフィルタを解除するのが、結構
面倒です。


一つ一つの項目を選択して「すべて表示」を選択しているのですが、
複数の項目で絞込みを行っているときなどはいちいち選択するのが
面倒です。

しかもどの項目でフィルタをかけたかが意外と見分けづらく、探すのに
時間がかかってしまうこともしばしば・・・

このままではまずい、ということで何かないか探して見ました。


意外と簡単に見つかりました。


「データ」メニューの「フィルタ」→「すべて表示」を選択すると
すべての項目を一気に解除できました。

素晴らしい、感激！


これなら今後楽に解除できるぞ、と思い喜んでいたのもつかの間。

実はもっと簡単な方法があることがわかりました。



次回はその辺のお話をしてみようと思います。

ワクワク問題解決のまとめ

　今週は「ワクワク問題解決」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。



　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　ワクワク問題解決
　容易さ　　　　　　★★
　頻度　　　　　　　★★
　効果(速度・費用)　★★★★



　問題解決が苦手。


　問題に対して解決策のアイディアを出す時に、なかなか良いアイディア
　が出てこない。


　原因分析をして、それを潰せば解決できるものは何とかなるものの
　「部門の売上目標を達成するために、何をやるか？」と言った
　ちょっとしたアイディアが必要なものになると、全く手が出ない。


　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「ワクワク問題解決」というものでした。



　やり方は簡単。

　問題自体を再定義して、解決策のアイディアを出すものです。


　再定義の種類は5種類あります。
　

　1、問題に、最速とか、最初とか、一番とかをつける
　2、問題に、自分へのメリットを強調する
　3、問題に、思い切った期限を入れる
　4、問題に、他者と比べた表現を入れる
　5、問題によって引き起こされる問題にアプローチする



　例えば「売上をどうするか？」という問題であれば、こんな感じで
　再定義します。


　1、「どうしたら業界一の売上をあげられるか？」
　2、「どうしたら売上があがって自分が最年少出世できるか？」
　3、「どうしたらたったの1週間で売上があがるか？」
　4、「どうしたらA社とは違うやり方で売上があがるか？」
　5、「売上があがらないことによって社員のモチベーションが下がって
　　　いるが、どうしたら社員のモチベーションがあげられるか？」



　再定義がうまくできれば何とかなるだろう・・・という作戦なのですが、
　実践すると、うまくいきそうなポイントを何点か見つけました。



　1、良いか悪いかの判断せずにどんどん出す

　良し悪しは後で判断すればよいので、まずはアイディアを
　どんどん出していくことにしました。



　2、ワクワクする、自然に出てきそうな設定をする

　アイディアが出てきたらワクワクする、アイディアが自然に出て
　きそうな再定義をすることを心掛けました。


　例えば「どうしたら業界一の売上をあげられるか？」と再定義したら
　業界に旋風を巻き起こすイメージが出てきて、ちょっとワクワクしました。



　3、ちょっと非現実的な表現で設定する

　「どうしたら業界一の売上をあげられるか？」と再定義したら、
　ワクワクしました。

　とは言え、一方で「これって、ちょっと難しいのでは？」、
　「こんなのはムリだよ」・・・と思ってしまったのも事実です。

　非現実的な表現をすることで、頭の中にある制約を取っ払う
　ことを意識しました。

　結果として、制約がなくなっただけで随分出しやすくなりました。



　問題を再定義すれば、解決策のアイディアは出てくる！！



　しかし、使って行くうちに何点か課題が出てきました。


　1、思いきった設定ができない

　制約に縛られないと、アイディアを出しやすい・・・とは言っても、
　現状に縛られて、なかなか思い切った設定ができないことも、
　正直、度々発生しました。


　突き抜けた設定ができない場合は、2ステップ作戦で行きました。

　まずは数字を設定して考え始めます。


　最速・・・

　最初・・・

　最大・・・

　一番・・・


　など、など。


　その後に、自分のメリット強調や他社と比べる・・・など、
　他の再定義を試してみて、解決策のアイディアを出していきました。



　2、出てきたアイディアの判断が難しい

　再定義を行うことで、アイディアを出せるようにはなりましたが、
　そのアイディアの良し悪しを判断するのがとても難しかったです。

　また、いつまで出し続ければ良いのか、その判断も難しい・・・。


　そこで、アイディア出しは時間で区切る、数で区切るなど、ある程度の
　期限を設けて行いました。


　出てきたアイディアに対しては、「すぐできるもの」、
　「効果が確実そうなもの」、「費用がかからないもの」など、事前に
　基準を用意して、それに従って整理していくようにしました。


　いかがだったでしょうか？

　「ワクワク問題解決」の話は以上です。

ワクワク問題解決の課題

　前回は、「ワクワク問題解決」を、実践した結果を紹介しました。
　今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


　問題を再定義すれば、解決策のアイディアは出てくる！！


　しかし、使って行くうちに何点か課題が出てきました。


　1、思いきった設定ができない

　制約に縛られないと、アイディアを出しやすい・・・というのは
　実践するポイントでもお伝えしました。


　とは言っても、現状に縛られて、なかなか思い切った設定ができない
　ことも、正直、度々発生しました。


　突き抜けた設定ができない場合は、2ステップ作戦で行きました。

　まずは数字を設定して考え始めます。


　最速・・・

　最初・・・

　最大・・・

　一番・・・


　など、など。


　その後に、自分のメリット強調や他社と比べる・・・など、
　他の再定義を試してみて、解決策のアイディアを出していきました。



　2、出てきたアイディアの判断が難しい

　再定義を行うことで、アイディアを出せるようにはなりましたが、
　そのアイディアの良し悪しを判断するのがとても難しかったです。

　また、いつまで出し続ければ良いのか、その判断も難しい・・・。


　そこで、アイディア出しは時間で区切る、数で区切るなど、ある程度の
　期限を設けて行いました。


　出てきたアイディアに対しては、「すぐできるもの」、
　「効果が確実そうなもの」、「費用がかからないもの」など、事前に
　基準を用意して、それに従って整理していくようにしました。



　次回は、「ワクワク問題解決」の簡単なまとめをしたいと思います。

ワクワク問題解決の実践結果

　前回は「ワクワク問題解決」の具体的な進め方を紹介しました。
　今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。


　問題自体を再定義して、解決策のアイディアを出す

　1、問題に、最速とか、最初とか、一番とかをつける
　2、問題に、自分へのメリットを強調する
　3、問題に、思い切った期限を入れる
　4、問題に、他者と比べた表現を入れる
　5、問題によって引き起こされる問題にアプローチする


　再定義がうまくできれば何とかなるだろう・・・という作戦なのですが、
　実践すると、うまくいきそうなポイントを何点か見つけました。



　1、良いか悪いかの判断せずにどんどん出す

　最高のアイディアをズバッと出そうとすると、どうしてもウンウン
　唸ってしまいます。

　そこで、良し悪しは後で判断すればよいので、まずはアイディアを
　どんどん出していくことにしました。



　2、ワクワクする、自然に出てきそうな設定をする

　アイディアが出てきたらワクワクする、アイディアが自然に出て
　きそうな再定義をすることを心掛けました。


　例えば「どうしたら業界一の売上をあげられるか？」と再定義したら
　業界に旋風を巻き起こすイメージが出てきて、ちょっとワクワクしました。

　そのワクワクがアイディアを出そうというモチベーションに繋がりました。




　3、ちょっと非現実的な表現で設定する

　「どうしたら業界一の売上をあげられるか？」と再定義したら、
　ワクワクしました。

　とは言え、一方で「これって、ちょっと難しいのでは？」、
　「こんなのはムリだよ」・・・と思ってしまったのも事実です。


　確かに難しいのは事実ですが、それでも出来るだけ挑戦的な
　表現を設定するようにしました。


　現実的な表現だと、アイディアも現実に合わせようとして
　結局出てこない。

　非現実的な表現をすることで、頭の中にある制約を取っ払う
　ことを意識しました。


　結果として、制約がなくなっただけで随分出しやすくなりました。



　ということで、ポイントを押さえて使うと効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か使う内に課題も見えてきました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

ワクワク問題解決の進め方

　前回は、問題解決が苦手・・・。


　問題に対して解決策のアイディアを出す時に、なかなか良いアイディア
　が出てこない・・・。


　このままではいけないので、ワクワク問題解決を試してみる・・・
　という話をしました。


　今回はそのワクワク問題解決の進め方をお伝えいたします。


　ワクワク問題解決は問題自体を再定義するだけです。

　その再定義を何種類か行って、解決策のアイディアを出すものです。


　再定義の種類は5種類あります。
　

　1、問題に、最速とか、最初とか、一番とかをつける
　2、問題に、自分へのメリットを強調する
　3、問題に、思い切った期限を入れる
　4、問題に、他者と比べた表現を入れる
　5、問題によって引き起こされる問題にアプローチする



　例えば「売上をどうするか？」という問題であれば、こんな感じで
　再定義します。


　1、「どうしたら業界一の売上をあげられるか？」
　2、「どうしたら売上があがって自分が最年少出世できるか？」
　3、「どうしたらたったの1週間で売上があがるか？」
　4、「どうしたらA社とは違うやり方で売上があがるか？」
　5、「売上があがらないことによって社員のモチベーションが下がって
　　　いるが、どうしたら社員のモチベーションがあげられるか？」


　売上をどうするか・・・だと、漠然として、なかなかアイディアが
　出てきませんが、再定義をすると、ちょっとした条件が付くので、
　アイディアも出てきそうです。
　

　ということで、再定義がうまくできれば何とかなるだろう・・・という
　作戦なのですが、使ってみるといろいろとわかったことがあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

頭の中が空っぽ

　ずばり！　私は問題解決が苦手です。

　問題に対して解決策のアイディアを出す時に、なかなか良いアイディア
　が出てきません。

　原因分析をして、それを潰せば解決できるものは何とかなるものの
　「部門の売上目標を達成するために、何をやるか？」と言った
　ちょっとしたアイディアが必要なものになると、全く手が出ません。


　うーん、何とかしたいとは思っているんだけどなあ。
　

　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「ワクワク問題解決」というものでした。



　やり方は簡単。

　問題自体を再定義して、解決策のアイディアを出すものです。



　例えば、問題に”最速”とか”最初”とか、”一番”とかを付けます。


　「部門の売上目標を”過去最速で”達成するために、何をやるか？」


　このように再定義すれば、解決策が出てくるかもしれない。
　このバリエーションがいくつかあれば、問題に対するアイディアも
　出てくるかもしれない。


　「うーん、そうは言っても今まで全然出てこなかったのに、急に
　出せるようになるもんなのかなあ。」


　と思いつつも、実際、ウンウン唸っているぐらいだったら、とりあえず
　いろいろと試してみても良いかもしれないと思いました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

プロジェクター+ホワイトボードのまとめ

　今週は「プロジェクター+ホワイトボード」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。



　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　プロジェクター+ホワイトボード
　容易さ　　　　　　★★★
　頻度　　　　　　　★★★★
　効果(速度・費用)　★★★



　会議中にプロジェクターで投影している画面に書き込みたい。

　PC上で書き込むのが難しかったり、書き込めたとしても、前の画面で
　ごちゃごちゃやっているとかえって議論の妨げになったり・・・

　じゃあ手書きで書き込めばと思っても、ペンで壁に書き込むわけにも
　いかないし・・・


　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。


　そこで見つけたのが、「プロジェクター+ホワイトボード」というもの
　でした。


　通常プロジェクターからスクリーンや壁に画面を映しますが、
　ホワイトボードを用意し、その上に画面を映します。

　ホワイトボードなので、ペンで直接書き込んでも大丈夫です。

　あとは、会議の状況に応じて、その場で画面に書き込んでいきます。


　実際に使ってみて、活用のポイントが見えてきました。


　1. リアルタイム議事録と組み合わせる

　書いている途中で結果的にその内容を残しておきたくなる
　こともよくあります。

　そんな時のために、書き込んだ事項を極力その場で反映していける
　ように、リアルタイム議事録を作成できる（その場で会話を聞きながら
　議事録をまとめていく）ようになっている必要があります。


　2. ログを写真で撮る

　リアルタイムに内容を反映できると良いのですが、難しい場合も
　あります。

　そんな時は、携帯電話などの写真でログを残しておくと良いです。


　3. スライドの文字と異なる色のペンを使う
　
　当たり前なのですが、見えづらくならないように、スライドで
　使用されているものとは別の色のペンで書き込むようにしましょう。


　会議の流れを妨げることなく、画面上にちょっとした書き込みを
　行えるのでとても便利ですが、課題もあります。


　1. 別のスライドを映す時に邪魔になる

　当たり前なのですが、別のスライドを映すと、記入内容自体が邪魔で
　スライドが見づらくなってしまいます。

　そんな時は、スライドが切り替わるタイミングで素早く消さなくては
　なりません。

　ただ、PCでのログと違って一度消すと再現できないので、ログを残す
　必要がある場合は、焦って消してしまわないように注意が必要です。


　2. 大人数の会議では行いづらい

　大人数かつカタカナのコの字型の会議室では、ホワイトボードまでの
　距離が遠くなってしまい、見えなくなってしまいます。

　プロジェクター+ホワイトボードを使用したい場合は、極力一つの
　テーブルを囲む形の会議室を使用するようにしましょう。


　3. 外部では行いづらい

　当然プロジェクターとホワイトボードの2つを揃えないとできませんが、
　実際にはその2つを同じ部屋に用意している会社は意外と少ないです。

　将来的にプロジェクターが小型化したときに、「どこでもホワイトボード」
　などと併せて携帯できるようになるのを待つしかなさそうです。



　いかがだったでしょうか？

　「プロジェクター+ホワイトボード」の話は以上です。

プロジェクター+ホワイトボードの課題

　前回は、「プロジェクター+ホワイトボード」の、活用のポイント
　を紹介しました。
　今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


　1. 別のスライドを映す時に邪魔になる

　当たり前なのですが、別のスライドを映すと、記入内容自体が邪魔で
　スライドが見づらくなってしまいます。

　そんな時は、スライドが切り替わるタイミングで素早く消さなくては
　なりません。

　ただ、PCでのログと違って一度消すと再現できないので、ログを残す
　必要がある内容の場合は、焦って消してしまわないように注意が必要
　です。



　2. 大人数の会議では行いづらい

　ホワイトボードと組み合わせるので、映し出す大きさは、
　ホワイトボードの大きさが限界と言うことになります。

　大人数かつカタカナのコの字型の会議室では、ホワイトボードまでの
　距離が遠くなってしまい、見えなくなってしまいます。

　プロジェクター+ホワイトボードを使用したい場合は、極力一つの
　テーブルを囲む形の会議室を使用するようにしましょう。



　3. 外部では行いづらい

　当然プロジェクターとホワイトボードの2つを揃えないとできませんが、
　実際にはその2つを同じ部屋に用意している会社は意外と少ないです。

　こればかりは自分の力ではどうしようもありません・・・

　将来的にプロジェクターが小型化したときに、以前ご紹介した
　「どこでもホワイトボード」などと併せて携帯できるようになるのを
　待つしかなさそうです。



　次回は、「プロジェクター+ホワイトボード」の簡単なまとめをしたいと
　思います。

プロジェクター+ホワイトボード活用のポイント

　前回は「プロジェクター+ホワイトボード」の使い方を紹介しました。
　今回は、実際に使ってみて分かったことをお伝えいたします。


　会議の流れを妨げることなく、画面上にちょっとした書き込みを
　行えるのでとても便利ですが、活用のポイントが見えてきました。


　1. リアルタイム議事録と組み合わせる

　前回もお話しした通り、書き込む対象は、議論の途中である箇所を
　指し示したい場合や、会話だけでは伝わりにくい説明をちょっと
　書き込んで補足したい場合などです。

　重要な内容・ログをしっかり残しておきたい内容などは、時間が
　かかってもPC上で編集したり、別途メモを残したりします。

　とはいえ、書いている途中で結果的にその内容を残しておきたくなる
　こともよくあります。

　そんな時のために、書き込んだ事項を極力その場で反映していける
　ように、リアルタイム議事録を作成できる（その場で会話を聞きながら
　議事録をまとめていく）ようになっている必要があります。

　もちろん手書きした内容をすべてPC上で反映できるとは限らないので
　限界はありますが、このスキルの有無が大きくものを言います。



　2. ログを写真で撮る

　リアルタイムに内容を反映できると良いのですが、難しい場合も
　あります。

　そんな時は、携帯電話などの写真でログを残しておくと良いです。

　ただ、なんでもかんでも写真・・・だとやはりテンポも悪くなるし
　会議後に議事録としてまとめるのに多大な時間がかかってしまいます。

　なので、写真でログをとるのは前提とせず、基本的にはその場で
　反映しつつ、難しい場合に写真を利用しましょう。



　3. スライドの文字と異なる色のペンを使う
　
　最後は当たり前なのですが、見えづらくならないように、
　スライドで使用されているものとは別の色のペンで書き込むように
　することです。

　テンポよく進めるために行っているので、ちょっとしたことで
　効率を落とさないように気をつける必要があります。


　ということで、ポイントを押さえて使うと効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か使う内に課題も見えてきました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

プロジェクター+ホワイトボードの進め方

　前回は、会議中にプロジェクターで投影している画面に書き込みたい。

　PC上で書き込むのが難しかったり、書き込めたとしても、前の画面で
　ごちゃごちゃやっているとかえって議論の妨げになったり・・・

　じゃあ手書きで書き込めばと思っても、ペンで壁に書き込むわけにも
　いかないし・・・

　このままではいけないので、プロジェクター+ホワイトボードを
　試してみる・・・という話をしました。


　今回はそのプロジェクター+ホワイトボードの使い方をお伝え
　いたします。


　使い方はとっても簡単です。

　通常プロジェクターからスクリーンや壁に画面を映しますが、
　ホワイトボードを用意し、その上に画面を映します。

　ホワイトボードなので、ペンで直接書き込んでも大丈夫です。

　あとは、会議の状況に応じて、その場で画面に書き込んでいきます。


　もちろん重要な内容・ログをしっかり残しておきたい内容などは
　PC上で編集したり、別途メモを残したりします。

　逆に議論の途中である箇所を指し示したい場合や、会話だけでは
　伝わりにくい説明をちょっと書き込んで補足したい場合に使います。

　その場合でも、もちろんPC上で直接編集できれば良いのかも
　しれませんが、どうしても時間がかかってしまうので、会議のテンポが
　悪くなってしまいます。

　直接書き込めれば、会議の流れを妨げることはありません。

　（もちろん消すのもテンポよくやらなければなりませんが）


　ということで、その場でさっと書き込めてとても便利なのですが、
　使ってみるといろいろとわかったことがあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

書きたいけど書けない

ずばり！　私は会議でプロジェクターをよく使います。

紙で印刷して配布することももちろんありますが、みんなで一つの
画面を共有して、効率的に会議を進めるためにも、ほとんどの会議で
使います。

やはり紙で配布するよりも、同じ箇所にみんなで注目できるので
会議を進めやすいです。


でも一つだけ悩みが・・・


みんなで議論していると、一時的に画面の一部に印を付けたり、
書き込みたくなることが出てきます。

「最終的にはこの2つはつながるよね」といって2つを線で結ぶ

「これっていったんいらないよね」といって×印をつける

「これがポイントだよね」といって○で囲む

などなど


もちろんその場でPC上で書き込んでも良いのですが、PC上でデータを
直すほどでもなかったり、スピードが追いつかなかったり、
PCでは表現できなかったり・・・

そもそもPC上でできたとしても、前の画面でごちゃごちゃやって
いるとかえって議論の妨げになってしまったり・・・


ちょっとした書き込みをさっと行いたいときに困ってしまいます。

じゃあ手書きで書き込めばと思っても、ペンで壁に書き込むわけにも
いかないし・・・


これは困った・・・と思ったときに見つけたのが「プロジェクター+
ホワイトボード」です。


内容は読んで字のごとくなのですが、とても便利です。


次回はその辺のお話をしてみようと思います。

直近ToDo管理のまとめ

　今週は「直近ToDo管理」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。



　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　直近ToDo管理
　容易さ　　　　　　★
　頻度　　　　　　　★★★★
　効果(速度・費用)　★★★★★



　いつも期限ギリギリに仕事を終えている。

　重要度、緊急度でToDo管理をしたり、自分なりのToDo管理手法を
　用いてきちんと管理しているが結局、期限直前でドタバタしたり、
　やり残しのToDoがあったりする。


　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「直近ToDo管理」というものでした。



　やり方は簡単。


　自分のスケジュールを確認して、着手できる一番早い時間から
　作業量を見積もります。

　完了時間と期限を比較して、期限より早ければToDo登録をして
　作業をする・・・というものです。


　1、直近の開始日付を確認
　2、作業量（作業時間）を見積
　3、上記1、2から出た完了時間と期限を比較
　4、期限内であれば、ToDo登録。期限を過ぎた場合は、要調整。


　例えば、こんな感じで見ていきます。

　ToDo：提案資料作成

　開始日付：9月1日9:00
　作業量：8時間
　完了時間：9月2日10:00
　期限：9月4日17:00
　完了時間 < 期限なので、ToDoに登録。
　

　ということで、最初から無理のないスケジュールを組めば、
　何とかなるだろう・・・という作戦なのですが、使ってみると
　いろいろとわかったことがあります。



　1、ToDoは詰め込み過ぎない

　突発作業やお客様からの電話対応など、予定通りに時間を使えることは
　ほとんどありませんでした。
　
　また作業量の見積も、作業を始めると、思った以上に時間がかかることが
　わかり、どうしても増えてしまうことが多かったです。

　そのため、ToDoは詰め込みすぎないように気を付けました。



　2、ToDoの組替はしない

　お客様や上司から急な依頼をされたり、問題が発生したり・・・と
　重要度や緊急度は常に変動します。


　そこで、作業予定を変更して対応しようとするのですが、その時に
　自分の視点で判断した重要度や緊急度はできるだけやらないように
　しました。

　自分にとって、重要度や緊急度は低かったとしても、相手がそう思う
　ことはないように思います。
　（重要度が低い扱いをされたら気分が悪いですよね。）

　従って、ToDoの組替に時間を割くぐらいなら、ひとつでも多くToDoを
　こなしていく方を重視しました。



　3、期限から逆算しない

　期限から逆算して開始日付を決めると、8月31日の夏休みの宿題のように
　時間の余裕があるから、ついつい作業を後回しにしがちです。

　結果として、ギリギリになって始める余裕のないスケジュールを組むことに
　なるので、直近の開始日付を意識するようにしました。

　開始日付で着手できなければ遅れ・・・とすることで、バッファーを
　バッファーとして使うことができるようになりました。


　ということで、ポイントを押さえて使うと効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か使う内に課題も見えてきました。


　1、それでも無理をしてしまう

　自分はできるビジネスパーソンであることを証明したいのか、どうしても
　作業時間を少なく見積もったり、1日にToDoを詰め込み過ぎたりしがちでした。

　
　その中でもグッとこらえて・・・、

　・相手との約束はできるだけ余裕を持つ。
　・時間が余ったら他のToDoを前倒しで実施する。


　この2つの取組で、期限より早めに終わらせた方が、結果として
　相手の評価にも繋がりやすかったです。




　2、期限を過ぎた場合にうまく交渉できない

　直近の開始日付と作業時間を見積もった所、期限に間に合わない・・・と
　分かった時に相手とうまく交渉できないことがありました。

　また、上司からの依頼だと、なかなか断りにくいですよね。。。


　この場合は下記点を伝えることで、落とし所がないか一緒に考えるように
　しました。


　・期限に間に合わない可能性が高い
　・期限内までに、自分が行った場合、どの程度の品質のものができるか
　・期待する品質のものを実現するには、どのような代替案があるか


　いかがだったでしょうか？

　「直近ToDo管理」の話は以上です。

直近ToDo管理の課題

　前回は、「直近ToDo管理」を、実践した結果を紹介しました。
　今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


　いつも期限ギリギリに仕事を終えていた自分にとって、直近ToDo管理
　は、スケジュールに無理がなくなる形になるので、精神的に追い詰め
　られずに作業を終えることができるようになりました。


　しかし、使って行くうちに何点か課題が出てきました。


　1、それでも無理をしてしまう

　自分はできるビジネスパーソンであることを証明したいのか、時間が
　かかって無能だと思われたくないのか、どうしても作業時間を少なく
　見積もったり、1日にToDoを必要以上に詰め込み過ぎたりしがちでした。

　
　その中でもグッとこらえて・・・、

　・相手との約束はできるだけ余裕を持つ。
　・時間が余ったら他のToDoを前倒しで実施する。


　この2つの取組で、期限より早めに終わらせた方が、結果として
　相手の評価にも繋がりやすかったです。




　2、期限を過ぎた場合にうまく交渉できない

　直近の開始日付と作業時間を見積もった所、期限に間に合わない・・・と
　分かった時に相手とうまく交渉できないことがありました。

　また、上司からの依頼だと、なかなか断りにくいですよね。。。


　この場合は下記点を伝えることで、落とし所がないか一緒に考えるように
　しました。


　・期限に間に合わない可能性が高い
　・期限内までに、自分が行った場合、どの程度の品質のものができるか
　・期待する品質のものを実現するには、どのような代替案があるか


　もちろん、議論が進めやすいようにまずは自分の考えから先に話を
　するようにしました。



　次回は、「直近ToDo管理」の簡単なまとめをしたいと思います。

直近ToDo管理の実践結果

　前回は「直近ToDo管理」の具体的な進め方を紹介しました。
　今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。


　1、直近の開始日付を確認
　2、作業量（作業時間）を見積
　3、上記1、2から出た完了時間と期限を比較
　4、期限内であれば、ToDo登録。期限を過ぎた場合は、要調整。


　上記ステップを見るとわかる通り、最初から無理のないスケジュールを
　組めば、何とかなるだろう・・・という作戦なのですが、実践すると
　うまくいきそうなポイントを何点か見つけました。


　1、ToDoは詰め込み過ぎない

　突発作業やお客様からの電話対応など、予定通りに時間を使えることは
　ほとんどありませんでした。
　
　また作業量の見積も、作業を始めると、思った以上に時間がかかることが
　わかり、どうしても増えてしまうことが多かったです。

　そのため、ToDoは詰め込みすぎないように気を付けました。



　2、ToDoの組替はしない

　お客様や上司から急な依頼をされたり、問題が発生したり・・・と
　重要度や緊急度は常に変動します。


　そこで、作業予定を変更して対応しようとするのですが、その時に
　自分の視点で判断した重要度や緊急度はできるだけやらないように
　しました。

　自分にとって、重要度や緊急度は低かったとしても、相手がそう思う
　ことはないように思います。
　（重要度が低い扱いをされたら気分が悪いですよね。）

　従って、ToDoの組替に時間を割くぐらいなら、ひとつでも多くToDoを
　こなしていく方を重視しました。



　3、期限から逆算しない

　期限から逆算して開始日付を決めると、8月31日の夏休みの宿題のように
　時間の余裕があるから、ついつい作業を後回しにしがちです。

　結果として、ギリギリになって始める余裕のないスケジュールを組むことに
　なるので、直近の開始日付を意識するようにしました。

　開始日付で着手できなければ遅れ・・・とすることで、バッファーを
　バッファーとして使うことができるようになりました。


　ということで、ポイントを押さえて使うと効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か使う内に課題も見えてきました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

直近ToDo管理の進め方

　前回は、いつも期限ギリギリに仕事を終えている・・・。


　重要度、緊急度でToDo管理をしたり、自分なりのToDo管理手法を
　用いてきちんと管理しても結局、期限直前でドタバタしたり、
　やり残しのToDoがある。


　このままではいけないので、直近ToDo管理を試してみる・・・
　という話をしました。


　今回はその直近ToDo管理の進め方をお伝えいたします。


　まずは準備です。

　スケジュールを確認し、直近の開始日付はどこか確認します。


　次に、作業量（作業時間）を見積もります。

　この時の見積は、途中で邪魔されずに作業をした場合、純粋な
　作業時間を考えます。


　そして、直近の開始日付から作業を開始した場合に完了する時間と、
　期限を比較します。


　完了時間が早ければ、そのままToDo登録です。

　一方、完了時間が期限を過ぎた場合、期限内でどこまでできるか
　などToDoの内容を関係者と調整します。


　一連の流れをもう一度、振り返ってみます。

　1、直近の開始日付を確認
　2、作業量（作業時間）を見積
　3、上記1、2から出た完了時間と期限を比較
　4、期限内であれば、ToDo登録。期限を過ぎた場合は、要調整。


　例えば、こんな感じで見ていきます。

　ToDo：提案資料作成

　開始日付：9月1日9:00
　作業量：8時間
　完了時間：9月2日10:00
　期限：9月4日17:00
　完了時間 < 期限なので、ToDoに登録。
　

　ということで、最初から無理のないスケジュールを組めば、
　何とかなるだろう・・・という作戦なのですが、使ってみると
　いろいろとわかったことがあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

仕事はいつも期限ギリギリ

　ずばり！　私はいつも期限ギリギリに仕事を終えています。

　重要度、緊急度でToDo管理をしたり、自分なりのToDo管理手法を
　用いてきちんと管理しています。

　それでも結局、期限直前でドタバタしたり、やり残しのToDoが
　あったりします。

　うーん、サボっているわけではなく頑張って仕事をしているんだけどなあ。
　

　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「直近ToDo管理」というものでした。



　やり方は簡単。


　自分のスケジュールを確認して、着手できる一番早い時間から
　作業量を見積もります。

　完了時間と期限を比較して、期限より早ければToDo登録をして
　作業をする・・・というものです。



　「うーん、今までと何か劇的に変わるわけでもないし、これだけで
　期限ギリギリで作業に追われなくなるとは思えないなあ。」


　と思いつつも、実際、毎回期限ギリギリで精神的に追い詰められている
　ことを考えると、とりあえずやってみようと思いました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

仕事術年間ランキング 総合評価（トップ3）編

メルマガを開始した7月4日から12月23日の間で、23個の仕事術を紹介
しました。

今週はその23個の仕事術のうち、トップ10を、年間ランキングとして
振り返ってみます。


本日は、総合評価トップ3です。
容易さ、頻度、効果の★の数を数値化しています。
満点は30点です。

点数が同じ場合は、効果、頻度、容易さの順で大きいものを
上位にしています。

「オススメの仕事術は何かなー」という時にはぜひこちらを参考に
してみてください。


- 総合評価ランキング トップ3 -

   3位 残作業量管理      　　　　　　25

現在進行中の仕事の進捗をきちんと管理しているのに、いつも残業の
連続でなかなか予定通りに仕事が終わらない。。。

やり方は、現在進行中の仕事の残作業時間がどれだけなのか把握すると
いうものです。

残作業量は進捗管理表に記入することにしました。

記入の単位は時間（hour）で、ざっくり見積もって記入しました。

作業：提案書作成
期限： 2011/9/28（明日）
進捗率：80%
残作業量：7時間

残作業量ベースで管理すれば、その感覚が数値化されるので、
結果として、進捗が把握しやすくなりました。



では、第2位の発表です。

   2位 リアルタイムメール処理        25

メールの量が多くてどんどん溜まっていってしまう。。。

準備としては、とっておくメールを格納するためのフォルダを
作成します。

基本的な考え方は、以下の2つです。

1.メールはその場で対応する(内容確認・返信・返信保留)

2.対応済みのメールはその場で処理する(削除・フォルダ移動)


1において、重要度の低いメールを対応保留することはよくあることですが、
それを続けていると、結局メールが溜まってしまい、しかも2回同じメールを
読むことになるので非効率になってしまいます。

そのために、重要度の低いメールこそ、極力その場で即レスしてしまう
ことをお奨めしています。


効果としては、その場でメールに対応し、処理を行うことで、
メールが溜まってしまい埋もれてしまうこと、後ほど同じメールを
読むのを避けることができます。

副次的な効果としては、基本的にその場で処理するので、受信ボックスには
要対応のメールしか残らず、実質的にタスク管理も行える点が挙げられます。




最後に、栄えある第1位の発表です。

1位 単語登録                      26

事前に単語を登録しておくことで入力を簡素化します。

例えばこんな単語を登録します。

単語：お疲れ様です。　　　　　よみ：お
単語：よろしくお願いします。　よみ：よ

メールや文書作成でよく使う挨拶や文章、名前や住所などの
パーソナルデータをどんどん登録していきます。

階層化や箇条書きなどに使う記号や、「いらい」を変換すると、
「相手が拒否することが前提」と変換候補が出てくるなど
ちょっと立ち止まって考えさせるものも登録します。


作業時間を減らすだけでなく、ちょっとした仕事の質も上げる
ことが出来ているので、大きな成果が得られています。


いかがだったでしょうか？

年間ランキングは以上です。

仕事術年間ランキング 総合評価編

ブログを開始した7月11日から12月30日の間で、23個の仕事術を紹介
しました。

今週はその23個の仕事術のうち、トップ10を、年間ランキングとして
振り返ってみます。


本日は「総合評価編」です。
容易さ、頻度、効果の★の数を数値化しています。
満点は30点です。

点数が同じ場合は、効果、頻度、容易さの順で大きいものを
上位にしています。

「オススメの仕事術は何かなー」という時にはぜひこちらを参考に
してみてください。


- 総合評価ランキング -

10位 Parking Lot                 　 23
9位 Ctrl + Zコピー                 24
8位 Ctrl + D/R          　　　　　24
7位 単語登録+           　　　　 24

6位 三色ファイル  　　　　       25
5位 Get Back to Work 　　      25
 　4位 A4集中法              　      25



さすがに年間ランキングのトップ10になると、全体的に点数が
高めです。

  10位から4位まで2ポイント差しかなく、それぞれの仕事術に大きな
点差は付いていません。

従って、自分が活用しようかな・・・という時には、容易さ、頻度、
効果のどれを重視するかを意識した方が良さそうです。


次回は総合評価ランキングトップ3です。

仕事術年間ランキング 効果編

ブログを開始した7月11日から12月30日の間で、23個の仕事術を紹介
しました。

今週はその23個の仕事術のうち、トップ10を、年間ランキングとして
振り返ってみます。


本日は「効果編」です。
効果は「影響の大きさ」と「短縮できる時間の多さ(=速さ)」で評価
  しています。

★の数が同じ場合は、影響が大きいものを上位にしています。

影響の大きさも速さも変わらない場合は、総合評価が高いものを
上位にしています。

「効果的なものは何かなー」という時にはぜひこちらを参考に
してみてください。


- 効果ランキング -

10位 単語登録+          　　　　　 ★★★
9位 どこでもホワイトボード       ★★★
8位 三色ファイル        　　　　　★★★
7位 A4集中法　　　　　　　        ★★★★

6位 単語登録            　　　　    ★★★★
5位 We vs Problem 　　　　　　　 ★★★★
4位 リアルタイムメール処理　　 ★★★★

3位 Parking Lot                      ★★★★
2位 残作業量管理                  ★★★★
1位 リアルタイム議事録　         ★★★★★


影響の大きさでは、1位から5位までに違いはありませんでした。
  速さでは、「リアルタイム議事録」が一歩抜け出しました。

「リアルタイム議事録」は使いこなせるようになると効果絶大
ですが、習得するまでに時間がかかります。

2位から7位もどれも効果が大きいですが、容易さと頻度に差が
あります。

「Parking Lot」と「A4集中法」は習得と使用が比較的容易です。

「リアルタイムメール処理」と「単語登録」は頻度が高いです。


次回は総合評価ランキングです。

仕事術年間ランキング 頻度編

ブログを開始した7月11日から12月30日の間で、23個の仕事術を紹介
しました。

今週はその23個の仕事術のうち、トップ10を、年間ランキングとして
振り返ってみます。


本日は「頻度編」です。
頻度は「使う場面の多さ」と「使う回数の多さ」で評価しています。

★の数が同じ場合は、使う場面が多いものを上位にしています。

使う場面の多さも使う回数の多さも変わらない場合は、総合評価が
高いものを上位にしています。

「いろいろな所で使えるのは何かなー」という時にはぜひこちらを
参考にしてみてください。


- 頻度ランキング -

10位 ツールバー整理   　　　　　　 ★★★★
9位 DiSC                　　　 　　　　★★★★
8位 形容詞定義          　　　　　　★★★★
7位 リアルタイム議事録    　　　　★★★★

6位 数値フォルダー管理 　　　　　★★★★★
5位 BCCメール管理 　　　　　 　　★★★★★
4位 単語登録+     　　　　　　　　　★★★★★

3位 リアルタイムメール処理　　　 ★★★★★
2位 Get Back to Work　　　　　　　★★★★★
1位 単語登録　　　　　　　　　       ★★★★★


使う場面の多さでは、1位から9位までに違いはありませんでした。
使う回数の多さでは、1位から6位までに違いはありませんでした。

さらに上位6つのうち、総合点で「単語登録」が一歩抜け出しました。


どれも使用頻度が高いものばかりですが、容易さなど
他の項目を参考にして、自分のスタイルにあったものから始めると
良いと思います。


次回は効果ランキングです。

仕事術年間ランキング 容易さ編

ブログを開始した7月11日から12月30日の間で、23個の仕事術を紹介
しました。

今週はその23個の仕事術のうち、トップ10を、年間ランキングとして
振り返ってみます。


本日は「容易さ編」です。
容易さは「覚えやすいか？」と「使いやすいか？」で評価しています。

★の数が同じ場合は、習得が容易なものを上位にしています。

習得の容易さも使用の容易さも変わらない場合は、総合評価が高いものを
上位にしています。

「気軽に始められるものは何かなー」という時にはぜひこちらを
参考にしてみてください。


- 容易さランキング -

10位 Wikipedia朝会ネタ 　　　　　　★★★★
9位 Ctrl + Zコピー  　　　　　　　　 ★★★★
8位 マウスコピー      　　　　　　　 ★★★★
7位 Get Back to Work 　　　　　　 ★★★★

6位 トーキングスティック　　　　　  ★★★★★
5位 Parking Lot      　　　　　　　　★★★★★
4位 BCCメール管理　　　　　       ★★★★★

3位 Ctrl + D/R        　　　　　　　 ★★★★★
2位 A4集中法    　　　　　　　　　　★★★★★
1位 三色ファイル　　　　　 　　　　 ★★★★★



習得の容易さでは、1位から10位までに違いはありませんでした。
使用の容易さでは、1位から6位までに違いはありませんでした。

さらに上位6つのうち、総合点で「三色ファイル」と「A4集中法」が
一歩抜け出しました。

どれも覚えやすく使いやすいものばかりですが、効果など
他の項目を参考にして、自分のスタイルにあったものから始めると
良いと思います。


次回は頻度ランキングです。