直近ToDo管理のまとめ

　今週は「直近ToDo管理」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。



　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　直近ToDo管理
　容易さ　　　　　　★
　頻度　　　　　　　★★★★
　効果(速度・費用)　★★★★★



　いつも期限ギリギリに仕事を終えている。

　重要度、緊急度でToDo管理をしたり、自分なりのToDo管理手法を
　用いてきちんと管理しているが結局、期限直前でドタバタしたり、
　やり残しのToDoがあったりする。


　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「直近ToDo管理」というものでした。



　やり方は簡単。


　自分のスケジュールを確認して、着手できる一番早い時間から
　作業量を見積もります。

　完了時間と期限を比較して、期限より早ければToDo登録をして
　作業をする・・・というものです。


　1、直近の開始日付を確認
　2、作業量（作業時間）を見積
　3、上記1、2から出た完了時間と期限を比較
　4、期限内であれば、ToDo登録。期限を過ぎた場合は、要調整。


　例えば、こんな感じで見ていきます。

　ToDo：提案資料作成

　開始日付：9月1日9:00
　作業量：8時間
　完了時間：9月2日10:00
　期限：9月4日17:00
　完了時間 < 期限なので、ToDoに登録。
　

　ということで、最初から無理のないスケジュールを組めば、
　何とかなるだろう・・・という作戦なのですが、使ってみると
　いろいろとわかったことがあります。



　1、ToDoは詰め込み過ぎない

　突発作業やお客様からの電話対応など、予定通りに時間を使えることは
　ほとんどありませんでした。
　
　また作業量の見積も、作業を始めると、思った以上に時間がかかることが
　わかり、どうしても増えてしまうことが多かったです。

　そのため、ToDoは詰め込みすぎないように気を付けました。



　2、ToDoの組替はしない

　お客様や上司から急な依頼をされたり、問題が発生したり・・・と
　重要度や緊急度は常に変動します。


　そこで、作業予定を変更して対応しようとするのですが、その時に
　自分の視点で判断した重要度や緊急度はできるだけやらないように
　しました。

　自分にとって、重要度や緊急度は低かったとしても、相手がそう思う
　ことはないように思います。
　（重要度が低い扱いをされたら気分が悪いですよね。）

　従って、ToDoの組替に時間を割くぐらいなら、ひとつでも多くToDoを
　こなしていく方を重視しました。



　3、期限から逆算しない

　期限から逆算して開始日付を決めると、8月31日の夏休みの宿題のように
　時間の余裕があるから、ついつい作業を後回しにしがちです。

　結果として、ギリギリになって始める余裕のないスケジュールを組むことに
　なるので、直近の開始日付を意識するようにしました。

　開始日付で着手できなければ遅れ・・・とすることで、バッファーを
　バッファーとして使うことができるようになりました。


　ということで、ポイントを押さえて使うと効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か使う内に課題も見えてきました。


　1、それでも無理をしてしまう

　自分はできるビジネスパーソンであることを証明したいのか、どうしても
　作業時間を少なく見積もったり、1日にToDoを詰め込み過ぎたりしがちでした。

　
　その中でもグッとこらえて・・・、

　・相手との約束はできるだけ余裕を持つ。
　・時間が余ったら他のToDoを前倒しで実施する。


　この2つの取組で、期限より早めに終わらせた方が、結果として
　相手の評価にも繋がりやすかったです。




　2、期限を過ぎた場合にうまく交渉できない

　直近の開始日付と作業時間を見積もった所、期限に間に合わない・・・と
　分かった時に相手とうまく交渉できないことがありました。

　また、上司からの依頼だと、なかなか断りにくいですよね。。。


　この場合は下記点を伝えることで、落とし所がないか一緒に考えるように
　しました。


　・期限に間に合わない可能性が高い
　・期限内までに、自分が行った場合、どの程度の品質のものができるか
　・期待する品質のものを実現するには、どのような代替案があるか


　いかがだったでしょうか？

　「直近ToDo管理」の話は以上です。