PDF変換のまとめ

　今週は「PDF変換」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。



　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　PDF変換
　容易さ　　　　　　★★★★★
　頻度　　　　　　　★★
　効果(速度・費用)　★



　私は、仕事上のファイルの扱いに困ることが多い・・・。


　仕事上ExcelやPowerPointのファイルを送付することが多いのですが、
　万が一編集されて使われてしまったりしたら、会社としてちょっと
　まずいことになるので、そのまま送るのがちょっと不安。



　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「PDF変換」というものでした。



　やり方は簡単。

　ファイルの形式をPDFという形式で指定して保存するだけで、Excelや
　PowerPointをそのまま編集できなくすることができます。



　1、MS-Office2007を起動する（2007以上であれば大丈夫です）

　2、Officeボタンをクリックする

　3、「名前を付けて保存」をクリックする

　4、「ファイルの種類」で「PDF(*.pdf)」を選択する

　5、適当なファイル名を入力して、「保存」をクリックする



　たったこれだけです。



　この方法を実施する時にうまくいきそうなポイントが3点あります。



　1、ファイルサイズが小さくなる

　ポイントというより特長なのですが、PDFに変換すると、元のファイル
　よりサイズが小さくなることが多いため、メールで送付する際の負荷を
　下げることができます。

　自由に編集できなくなり、さらにサイズが小さくなるのであれば良い
　ですね。



　2、変換ミスをチェックする

　正確に変換されずに、一部の図形やデータが欠落してしまう場合があります。
　なので、変換後はしっかりチェックし、問題がある場合は再度変換しましょう。
　（一度失敗しても、次に成功することも多々あります）



　3、元ファイルを一度保存してから変換する

　PDFに変換した場合、元のファイルは保存されない状態なので、元のデータが
　消えてしまわないよう最初に保存してから変換するようにしましょう。



　ということで、ポイントを押さえて実施すると効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か実施する内に課題も見えてきました。



　1、Office2007しか使えない

　本機能はOffice2007しか使えないため、2003以前のバージョンではPDFに
　変換することができません。

　こればかりはどうすることもできないので、2003以前で変換したい場合は、
　別途ソフトを導入するか変換サイトを使用ことで対応するしかありません。

　ただし、フリーのものなどを使用すると、品質が低く、正しく変換できない
　場合があるので注意しましょう。



　2、相手が編集できない

　編集できなくするために変換しているので当然ですが、相手が加工する前提の
　場合は、再度元のファイルを送ったりと二度手間になってしまうことが出て
　きます。

　そのような時は、あらかじめ加工する要望の有無を確認し、自分で対応するか、
　取り扱いに気をつけてもらう前提で元のファイルを送付するか判断しましょう。



　いかがだったでしょうか？

　「PDF変換」の話は以上です。

PDF変換の課題

　前回は、「PDF変換」を、実践した結果を紹介しました。
　今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


　PDF変換は、MS-Officeでファイルの形式をPDFに変換するための機能です。


　とは言え、実施していくうちに何点か課題が出てきました。



　1、Office2007しか使えない

　本機能はOffice2007しか使えないため、2003以前のバージョンではPDFに
　変換することができません。

　こればかりはどうすることもできないので、2003以前で変換したい場合は、
　別途ソフトを導入するか変換サイトを使用ことで対応するしかありません。

　ただし、フリーのものなどを使用すると、品質が低く、正しく変換できない
　場合があるので注意しましょう。



　2、相手が編集できない

　編集できなくするために変換しているので当然ですが、相手が加工する前提の
　場合は、再度元のファイルを送ったりと二度手間になってしまうことが出て
　きます。

　そのような時は、あらかじめ加工する要望の有無を確認し、自分で対応するか、
　取り扱いに気をつけてもらう前提で元のファイルを送付するか判断しましょう。



　次回は「PDF変換」の簡単なまとめをしたいと思います。

PDF変換の実践結果

　PDF変換は、MS-Officeでファイルの形式をPDFに変換するための機能です。

　
　そこで、この方法を実施する時に、うまくいきそうなポイントを
　何点か見つけました。



　1、ファイルサイズが小さくなる

　ポイントというより特長なのですが、PDFに変換すると、元のファイル
　よりサイズが小さくなることが多いため、メールで送付する際の負荷を
　下げることができます。

　自由に編集できなくなり、さらにサイズが小さくなるのであれば良い
　ですね。



　2、変換ミスをチェックする

　正確に変換されずに、一部の図形やデータが欠落してしまう場合があります。
　なので、変換後はしっかりチェックし、問題がある場合は再度変換しましょう。
　（一度失敗しても、次に成功することも多々あります）



　3、元ファイルを一度保存してから変換する

　PDFに変換した場合、元のファイルは保存されない状態なので、元のデータが
　消えてしまわないよう最初に保存してから変換するようにしましょう。



　上記3点を意識して、進めていくと、思った以上にうまくやることが
　できました。


　ということで、ポイントを押さえて実施すると効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か実施する内に課題も見えてきました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

PDF変換の使い方

　前回は、仕事上のファイルの扱いに困ることが多い・・・。


　仕事上ExcelやPowerPointのファイルを送付することが多いのですが、
　万が一編集されて使われてしまったりしたら、会社としてちょっと
　まずいことになるので、そのまま送るのがちょっと不安。

　だからといって仕事上ファイルを送らないわけにもいかないし・・・


　このままではいけないので、PDF変換を試してみる・・・という話を
　しました。


　今回はそのPDF変換の使い方をお伝えいたします。


　やり方・・・と言っても特別なことをするわけではありません。


　1、MS-Office2007を起動する（2007以上であれば大丈夫です）

　2、Officeボタンをクリックする

　3、「名前を付けて保存」をクリックする

　4、「ファイルの種類」で「PDF(*.pdf)」を選択する

　5、適当なファイル名を入力して、「保存」をクリックする



　たったこれだけです。



　こうすることで、ファイルがPDF形式になるので自由に編集できなく
　なります。


　とは言え、やってみるといろいろとわかったことがあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

ファイルを編集されるのが心配

　ずばり！　私は仕事上のファイルの扱いに困ることが多いです。

　良くあるのが社外の方への参考情報としての資料の送付です。

　仕事上ExcelやPowerPointのファイルを送付することが多いのですが、
　そのまま送るのがちょっと不安です。

　基本的にはそんなことはないと思いますが、万が一編集されて使われて
　しまったりしたら、会社としてちょっとまずいことになる・・・

　だからといって仕事上ファイルを送らないわけにもいかないし・・・


　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「PDF変換」というものでした。



　やり方は簡単。

　ファイルの形式をPDFという形式に変換するだけで、ExcelやPowerPointを
　そのまま編集できなくすることができます。


　ん、PDF変換？

　PDFくらいさすがに知ってるよ！

　たしかにPDFなら編集されなくて済むけど、変換用のツールを買わなくちゃ
　いけないんでしょ。


　え？わざわざ買わなくてもできるって？

　わざわざ買わなくてもできるのであればとっても便利・・・ということで、
　とりあえず試してみることにしました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

Not To Doのまとめ

　今週は「Not To Do」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。



　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　Not To Do
　容易さ　　　　　　★★★
　頻度　　　　　　　★★★
　効果(速度・費用)　★★★



　私は、時間の使い方がイマイチ・・・。

　時間の使い方が上手くない、ムダな時間を過ごしてしまった・・・と、感じることが
　多いなど、効率的な時間の使い方が出来ていない・・・。


　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「Not To Do」というものでした。



　やり方は簡単。

　Not To Do（やらないこと）リストを作成するだけです。



　1、自分の活動を記録、整理する（紙でもPCでもよい）


　2、記録されたことの中でやらないことを決める


　3、やらないことをリスト化する


　4、（必要であれば）今、やっていないが、今後もやらないことをリスト
　　　に追加する



　たったこれだけです。



　この方法を実施する時にうまくいきそうなポイントが3点あります。



　1、客観的な表現にする

　主観的な表現で都度、判断に迷うことがないよう、自動的に判断
　できる客観的な表現にする。




　2、定期的に更新する

　「昨日のやらないこと」が「今日のやらないこと」とは限らないので、
　1ヶ月など定期的に更新する。




　3、常に触れておく
　
　生活や仕事に対する方針や方向性を示すものなので、常に目に触れたり、
　周りと共有するなど浸透を心掛ける。




　ということで、ポイントを押さえて実施すると効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か実施する内に課題も見えてきました。



　1、作成すれば、やらなくなるわけではない

　当たり前と言えば、当たり前ですが、悪いと思っている習慣をリストに書けば、
　すぐにやらなくなる・・・というわけではありませんでした。

　「どうしてやってしまうのか」の原因分析、その対応策や「どうしたいのか」の
　将来像、やりたくなくなるような動機付けなど地道な作業とセットで進めていく
　と効果が高かったです。




　2、べからず集は破りたくなる

　「やるな」と言われると、それを破りたくなる誘惑にかられてしまいます。

　その場合は、Not To Doではなく積極的に行動に繋がるようTo Doリストに
　入れておくようにしました。




　いかがだったでしょうか？

　「Not To Do」の話は以上です。

Not To Doの課題

　前回は、「Not To Do」を、実践した結果を紹介しました。
　今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


　Not To Doは、やらないことをリスト化する・・・というものです。


　とは言え、実施していくうちに何点か課題が出てきました。



　1、作成すれば、やらなくなるわけではない

　当たり前と言えば、当たり前ですが、悪いと思っている習慣をリストに書けば、
　すぐにやらなくなる・・・というわけではありませんでした。

　「どうしてやってしまうのか」の原因分析、その対応策や「どうしたいのか」の
　将来像、やりたくなくなるような動機付けなど地道な作業とセットで進めていく
　と効果が高かったです。




　2、べからず集は破りたくなる

　「やるな」と言われると、それを破りたくなる誘惑にかられてしまいます。

　その場合は、Not To Doではなく積極的に行動に繋がるようTo Doリストに
　入れておくようにしました。

　例えば・・・

　・朝にメールを確認しない
　　→　午後にメールを確認する

　・テレビを観ない
　　→　仕事の関連書籍を30分読む



　次回は「Not To Do」の簡単なまとめをしたいと思います。

Not To Doの実践結果

　前回は「Not To Do」の具体的な進め方を紹介しました。
　今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。


　Not To Doは、やらないことをリスト化する・・・というものです。

　
　そこで、この方法を実施する時に、うまくいきそうなポイントを
　何点か見つけました。



　1、客観的な表現にする

　主観的な表現で都度、判断に迷うことがないよう、自動的に判断
　できる客観的な表現にする。




　2、定期的に更新する

　「昨日のやらないこと」が「今日のやらないこと」とは限らないので、
　1ヶ月など定期的に更新する。




　3、常に触れておく
　
　生活や仕事に対する方針や方向性を示すものなので、常に目に触れたり、
　周りと共有するなど浸透を心掛ける。




　上記3点を意識して、進めていくと、思った以上にうまくやることが
　できました。


　ということで、ポイントを押さえて実施すると効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か実施する内に課題も見えてきました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

Not To Doの進め方

　前回は、時間の使い方がイマイチ・・・。


　時間の使い方が上手くない、ムダな時間を過ごしてしまった・・・と、感じることが
　多いなど、効率的な時間の使い方が出来ていない・・・。



　このままではいけないので、Not To Doを試してみる・・・という
　話をしました。


　今回はそのNot To Doの進め方をお伝えいたします。


　やり方・・・と言っても特別なことをするわけではありません。


　1、自分の活動を記録、整理する（紙でもPCでもよい）


　2、記録されたことの中でやらないことを決める


　3、やらないことをリスト化する


　4、（必要であれば）今、やっていないが、今後もやらないことをリスト
　　　に追加する



　たったこれだけです。



　例えば・・・

　・テレビは観ない
　・飲み会の二次会には参加しない
　・ネットサーフィンは30分以上はしない
　・朝にメールを確認しない


　などなどです。
　
　ということで、最初に自分の活動を記録するのが大変ですが、記録をした後に
　その内容を見てみると、発見があるだけでなく、多くのムダがあることに
　気が付きました。
　
　それをやらないことリストとしてまとめていくので、それなりに価値が
　あります。


　とは言え、やってみるといろいろとわかったことがあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

時間の使い方がイマイチ

　ずばり！　私は時間の使い方がイマイチです。

　時間の使い方が上手くない、ムダな時間を過ごしてしまった・・・と、感じることが
　多いなど、効率的な時間の使い方が出来ていません。


　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「Not To Do」というものでした。



　やり方は簡単。

　Not To Do（やらないこと）リストを作成するだけです。



　やらないことをリストにするだけで、時間の使い方が上手くなる？？？

　アイディアとしては当たり前だし、書くだけで済むなら、さっさと
　やっているよ！

　ということで、今更・・・という気もしないですが、批判はやってからに
　した方がいいので、とりあえず試してみることにしました。
　　

　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

vlookup関数のまとめ

　今週は「vlookup関数」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。



　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　vlookup関数
　容易さ　　　　　　★★★
　頻度　　　　　　　★★★
　効果(速度・費用)　★★★



　私は、Excelの表データの処理で困ることが多い・・・。


　例えばあるファイルにそのプロジェクトの関係者の社員番号がリスト化
　されている時に、人事データで社員番号を調べて氏名データを追加したい
　ことがあるんだけど、地道に一つずつ調べてコピーするしかない・・・



　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「vlookup関数」というものでした。



　やり方は簡単。

　関数を入力するだけで、社員番号ごとの氏名データを表示することが
　できます。



　1、以下の通りに引数を指定する

-1番目：検索する値

-2番目：値の検索を行う表

-3番目：値を参照したい表の列番号

-4番目：FALSE



　たったこれだけです。



　この方法を実施する時にうまくいきそうなポイントが3点あります。



　1、検索する列が一番左になるようにする

　2番目の引数は、1番目の引数で指定した検索する値が含まれる列が
　一番左になるように指定します。

　今回のケースでは、社員番号を検索したいので、社員番号の列（A列）
　が、一番左になるようにします。



　2、3番目の引数に注意する

　2番目の引数で指定した表内における列番号を指定します。

　（例：2番目の引数でC～E列を指定した場合、C=1,D=2,E=3となります）



　3、hlookup関数を使用する

　vlookup関数はverticalなので横方向にしか検索できませんが、
　縦方向に検索したい場合はhlookup関数（horizontal）を使用します。



　ということで、ポイントを押さえて実施すると効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か実施する内に課題も見えてきました。



　1、右方向にしか検索できない

　参照したい列が検索する値よりも左側にある場合、参照することが
　できません。

　今回のケースでは、A列の社員番号を基に、B列の氏名を参照しましたが、
　逆に氏名を基に社員番号を参照することはできません。

　そのような時は、検索する値の列をコピーして、検索する値の列よりも
　左側に挿入することで対応するしかありません。



　2、複数の項目を参照できない

　複数の項目を基にして参照することができません。

　今回のケースでは、社員番号をそのまま参照しましたが、例えば別の列にある
　部署コードと社員番号の2列を基に参照することはできません。

　そのようなときは、参照したい複数の項目を結合して1つのデータにしてから
　参照するしかありません。




　いかがだったでしょうか？

　「vlookup関数」の話は以上です。

vlookup関数の課題

　前回は、「vlookup関数」を、実践した結果を紹介しました。
　今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


　vlookup関数は、Excelで複数の表データを突き合わせるための関数です。


　とは言え、実施していくうちに何点か課題が出てきました。



　1、右方向にしか検索できない

　参照したい列が検索する値よりも左側にある場合、参照することが
　できません。

　今回のケースでは、A列の社員番号を基に、B列の氏名を参照しましたが、
　逆に氏名を基に社員番号を参照することはできません。

　そのような時は、検索する値の列をコピーして、検索する値の列よりも
　左側に挿入することで対応するしかありません。



　2、複数の項目を参照できない

　複数の項目を基にして参照することができません。

　今回のケースでは、社員番号をそのまま参照しましたが、例えば別の列にある
　部署コードと社員番号の2列を基に参照することはできません。

　そのようなときは、参照したい複数の項目を結合して1つのデータにしてから
　参照するしかありません。




　次回は「vlookup関数」の簡単なまとめをしたいと思います。

vlookup関数の実践結果

　前回は「vlookup関数」の具体的な進め方を紹介しました。
　今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。


　vlookup関数は、Excelで複数の表データを突き合わせるための関数です。

　
　そこで、この方法を実施する時に、うまくいきそうなポイントを
　何点か見つけました。



　1、検索する列が一番左になるようにする

　2番目の引数は、1番目の引数で指定した検索する値が含まれる列が
　一番左になるように指定します。

　今回のケースでは、社員番号を検索したいので、社員番号の列（A列）
　が、一番左になるようにします。



　2、3番目の引数に注意する

　2番目の引数で指定した表内における列番号を指定します。

　（例：2番目の引数でC～E列を指定した場合、C=1,D=2,E=3となります）



　3、hlookup関数を使用する

　vlookup関数はverticalなので横方向にしか検索できませんが、
　縦方向に検索したい場合はhlookup関数（horizontal）を使用します。




　上記3点を意識して、進めていくと、思った以上にうまくやることが
　できました。


　ということで、ポイントを押さえて実施すると効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か実施する内に課題も見えてきました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

vlookup関数の使い方

　前回は、Excelの表データの処理で困ることが多い・・・。


　例えばあるファイルにそのプロジェクトの関係者の社員番号がリスト化
　されている時に、人事データで社員番号を調べて氏名データを追加したい
　ことがあるんだけど、地道に一つずつ調べてコピーするしかない・・・



　このままではいけないので、vlookup関数を試してみる・・・と
　いう話をしました。


　今回はそのvlookup関数の進め方をお伝えいたします。


　やり方・・・と言っても特別なことをするわけではありません。


　1、以下の通りに引数を指定する

-1番目：検索する値

-2番目：値の検索を行う表

-3番目：値を参照したい表の列番号

-4番目：FALSE



　たったこれだけです。

　といってもこれだけだとわからないと思うので、以下の例を
　見てみてください。



　例えば、以下2つのファイルを突き合せたいとします。
　

　ファイルA：関係者の社員番号がA列に記載されています

　A列

　100223
　100003
  100119
　・
　・
　・


　ファイルB：A列に全社員500名分の社員番号、B列に氏名が
　記載されています

　A列 B列

　100001 鈴木一郎
　100002 松井秀樹
　100003 野茂英雄
　・
　・
　・


　ファイルAのB列に、ファイルBから該当する氏名を調べて表示したい
　とします。（以下完成イメージ）

　A列 B列

　100223 内村航平
　100003 野茂英雄
  100119 高橋尚子
　・
　・
　・


　このときに、ファイルAのB1のセル（「100223」の右隣のセル）に、
　以下のようにvlookup関数を入力します。

　=vlookup(A1, ファイルB!A1:B500, 2, false)


　1番目の引数のA1というのは、検索する条件なので、この場合ファイルA
　の社員番号になります。

　2番目の引数は、取得したい値を検索する表なので、この場合ファイルBの
　A1からB500になります。（この場合全社員500名分のデータなので）

　3番目の引数は、二つ目の引数で指定した表の何列目のデータを表示するのか
　を指定します。

　この場合、二つ目の引数でA1からB500、つまりA列からB列までを指定している
　ので、1か2になります。（1と指定したらA列、2と指定したらB列）

　B列の氏名を取得したいので、2と指定します。

　4番目の引数は、通常「false」と指定するので覚えておきましょう。


　このように関数を入力すると、A1の社員番号に該当する社員の氏名がB1に
　表示されます。

　あとはこの関数を下の列にコピーすると、同様に氏名データが表示されます。


　関数の使い方さえ覚えてしまえば、表データの突合せが一瞬で行えるので
　とても便利です。


　とは言え、やってみるといろいろとわかったことがあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

表データを突き合せられない

　ずばり！　私はExcelの表データの処理で困ることが多いです。

　よくあるのが複数の表データの突合せです。

　例えばあるファイルにそのプロジェクトの関係者の社員番号がリスト化
　されている時に、人事データで社員番号を調べて氏名データを追加したい
　ことがあります。

　数人であればその場で調べてコピーすればよいのですが、何十人という
　単位になるとそれもかなり大変です。

　かといってやり方もわからないので、地道にやるしかない・・・


　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「vlookup関数」というものでした。



　やり方は簡単。

　関数を入力するだけで、社員番号ごとの氏名データを表示することが
　できます。



　たしかにそれができると便利だけど、なんとなく難しそう。。。

　でも現状の方法だとかなり時間がかかっているので、やってみる
　しかない・・・ということで、とりあえず試してみることにしました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

五分五分締切のまとめ

　今週は「五分五分締切」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。



　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　五分五分締切
　容易さ　　　　　　★★
　頻度　　　　　　　★★★★
　効果(速度・費用)　★★★★★



　私は、いつも締切ギリギリで作業を終えている・・・。


　余裕を持って作業に取りかかりたいと思いながら、いつも締切
　直前に作業を始め結局、締切前に作業が終わらない。いつも
　締切直前ギリギリ・・・。


　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「五分五分締切」というものでした。



　やり方は簡単。

　50%の確率で完了できる工数と、90%の確率で完了できる工数の2つを
　設けることで、作業スケジュールを安定させます。



　1、対象となるタスクを洗い出す

　2、50%の確率で完了する工数を見積もる 　　（担当者や関係者がスケジュールに入れがちなバッファー
　　　をなくす）

　3、90%の確率で完了する工数を見積もる 　　（バッファーを明確にする。不確実な作業の場合は、上記2の
　　　工数の50%を足した工数が目安。）

　4、作業を開始する日付を決める（五分五分締切）



　たったこれだけです。



　この方法を実施する時にうまくいきそうなポイントが3点あります。



　1、複数人で見積もる

　複数人で見積り、数字が異なった場合、どうして異なるのかを
　話し合うと、見積精度が高まりました。




　2、五分五分締切を超えそうになったら、すぐに共有する

　問題を早期に共有することで、90%の確率で完了する日から
　遅れないようにしました。




　3、残作業量をコントロールする

　残りどれくらいの作業時間が必要か、残作業量で作業の進捗を
　コントロールし、スケジュールを常に更新しました。



　ということで、ポイントを押さえて実施すると効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か実施する内に課題も見えてきました。



　1、スケジュールの更新が大変

　プロジェクトなど、複数の作業や担当者が関わるようなものでは、
　スケジュールの更新が大変でした。
　（完了日によって、作業を開始する日付が変動するため。）

　従って、計画段階で下記2点を行うようにしました。

　・計画は不確実なものであり、常に変動するものであることを共有し、
　　その作業を盛り込んでおく

　・全て90%の確率の工数で終わった場合、当初目的を達成できるか
　　どうか確認する




　2、始めるきっかけが難しい

　このやりかたがなぜ効果があるのかを説明したり、実際に使ってみると、
　結果と心理的側面から良く分かるが、その説明時間が取れなかったり、
　複雑なので、相手と始めるきっかけを掴むのが難しい。
　従って、仕事を行うポリシー、方針、スタンスとして取り組んでいること
　を最初に宣言し、まずはやってみる形に持っていきました。





　いかがだったでしょうか？

　「五分五分締切」の話は以上です。


　来週はどのような仕事術を取り上げようか、今から悩んでいます。

五分五分締切の課題

　前回は、「五分五分締切」を、実践した結果を紹介しました。
　今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


　五分五分締切は、50%の確率で完了できる工数と、90%の確率で
　完了できる工数の2つを設けることで、作業スケジュールを安定
　させる・・・というものです。


　とは言え、実施していくうちに何点か課題が出てきました。



　1、スケジュールの更新が大変

　プロジェクトなど、複数の作業や担当者が関わるようなものでは、
　スケジュールの更新が大変でした。
　（完了日によって、作業を開始する日付が変動するため。）

　従って、計画段階で下記2点を行うようにしました。

　・計画は不確実なものであり、常に変動するものであることを共有し、
　　その作業を盛り込んでおく

　・全て90%の確率の工数で終わった場合、当初目的を達成できるか
　　どうか確認する




　2、始めるきっかけが難しい

　このやりかたがなぜ効果があるのかを説明したり、実際に使ってみると、
　結果と心理的側面から良く分かるが、その説明時間が取れなかったり、
　複雑なので、相手と始めるきっかけを掴むのが難しい。
　従って、仕事を行うポリシー、方針、スタンスとして取り組んでいること
　を最初に宣言し、まずはやってみる形に持っていきました。




　次回は「五分五分締切」の簡単なまとめをしたいと思います。

五分五分締切の実践結果

　前回は「五分五分締切」の具体的な進め方を紹介しました。
　今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。


　五分五分締切は、50%の確率で完了できる工数と、90%の確率で
　完了できる工数の2つを設けることで、作業スケジュールを安定
　させる・・・というものです。

　
　そこで、この方法を実施する時に、うまくいきそうなポイントを
　何点か見つけました。



　1、複数人で見積もる

　複数人で見積り、数字が異なった場合、どうして異なるのかを
　話し合うと、見積精度が高まりました。




　2、五分五分締切を超えそうになったら、すぐに共有する

　問題を早期に共有することで、90%の確率で完了する日から
　遅れないようにしました。




　3、残作業量をコントロールする

　残りどれくらいの作業時間が必要か、残作業量で作業の進捗を
　コントロールし、スケジュールを常に更新しました。




　上記3点を意識して、進めていくと、思った以上にうまくやることが
　できました。


　ということで、ポイントを押さえて実施すると効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か実施する内に課題も見えてきました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

五分五分締切の進め方

　前回は、いつも締切ギリギリで作業を終えている・・・。


　余裕を持って作業に取りかかりたいと思いながら、いつも締切
　直前に作業を始め結局、締切前に作業が終わらない。いつも
　締切直前ギリギリ・・・。



　このままではいけないので、五分五分締切を試してみる・・・と
　いう話をしました。


　今回はその五分五分締切の進め方をお伝えいたします。


　やり方・・・と言っても特別なことをするわけではありません。


　1、対象となるタスクを洗い出す

　2、50%の確率で完了する工数を見積もる 　　（担当者や関係者がスケジュールに入れがちなバッファー
　　　をなくす）

　3、90%の確率で完了する工数を見積もる 　　（バッファーを明確にする。不確実な作業の場合は、上記2の
　　　工数の50%を足した工数が目安。）

　4、作業を開始する日付を決める（五分五分締切）




　たったこれだけです。



　例えば、システム構築プロジェクトの経営層への報告資料作成
　であれば・・・
　
　50%：3人日
　90%：5人日
　
　このように作業見積に幅を持たせ、どれくらいの工数で完了
　するのか、感度、予測を立てます。

　その際に併せて、想定される課題（50%、90%それぞれの
　根拠になるもの）を整理しておきます。

　今回の例であれば、

　・マネジメントが必要とするデータが何か整理に時間がかかる

　などです。

　このようにしておけば、進捗に影響のある事柄がわかるため、
　スケジュールの管理が随分と楽になります。


　とは言え、やってみるといろいろとわかったことがあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

締切ギリギリ

　ずばり！　私はいつも締切ギリギリで作業を終えています。

　余裕を持って作業に取りかかりたいと思いながら、いつも締切直前に
　作業を始め結局、締切前に作業が終わりません。いつも締切直前、
　ギリギリです。


　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「五分五分締切」というものでした。



　やり方は簡単。

　50%の確率で完了できる工数と、90%の確率で完了できる工数の2つを
　設けることで、作業スケジュールを安定させます。




　作業スケジュールを安定させる？？？

　いつも締切直前に作業を始めているので、安定していると言えば、
　安定していると言えるような・・・。

　やりたいことは余裕を持って作業に取りかかる、締切に追われないで
　作業を終えることなんだけど・・・と思ったのですが、よくわからない
　けれど、批判はやってからにしよう・・・ということで、とりあえず
　試してみることにしました。
　　

　次回はその辺のお話をしてみようと思います。