PDF変換のまとめ

　今週は「PDF変換」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。



　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　PDF変換
　容易さ　　　　　　★★★★★
　頻度　　　　　　　★★
　効果(速度・費用)　★



　私は、仕事上のファイルの扱いに困ることが多い・・・。


　仕事上ExcelやPowerPointのファイルを送付することが多いのですが、
　万が一編集されて使われてしまったりしたら、会社としてちょっと
　まずいことになるので、そのまま送るのがちょっと不安。



　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「PDF変換」というものでした。



　やり方は簡単。

　ファイルの形式をPDFという形式で指定して保存するだけで、Excelや
　PowerPointをそのまま編集できなくすることができます。



　1、MS-Office2007を起動する（2007以上であれば大丈夫です）

　2、Officeボタンをクリックする

　3、「名前を付けて保存」をクリックする

　4、「ファイルの種類」で「PDF(*.pdf)」を選択する

　5、適当なファイル名を入力して、「保存」をクリックする



　たったこれだけです。



　この方法を実施する時にうまくいきそうなポイントが3点あります。



　1、ファイルサイズが小さくなる

　ポイントというより特長なのですが、PDFに変換すると、元のファイル
　よりサイズが小さくなることが多いため、メールで送付する際の負荷を
　下げることができます。

　自由に編集できなくなり、さらにサイズが小さくなるのであれば良い
　ですね。



　2、変換ミスをチェックする

　正確に変換されずに、一部の図形やデータが欠落してしまう場合があります。
　なので、変換後はしっかりチェックし、問題がある場合は再度変換しましょう。
　（一度失敗しても、次に成功することも多々あります）



　3、元ファイルを一度保存してから変換する

　PDFに変換した場合、元のファイルは保存されない状態なので、元のデータが
　消えてしまわないよう最初に保存してから変換するようにしましょう。



　ということで、ポイントを押さえて実施すると効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か実施する内に課題も見えてきました。



　1、Office2007しか使えない

　本機能はOffice2007しか使えないため、2003以前のバージョンではPDFに
　変換することができません。

　こればかりはどうすることもできないので、2003以前で変換したい場合は、
　別途ソフトを導入するか変換サイトを使用ことで対応するしかありません。

　ただし、フリーのものなどを使用すると、品質が低く、正しく変換できない
　場合があるので注意しましょう。



　2、相手が編集できない

　編集できなくするために変換しているので当然ですが、相手が加工する前提の
　場合は、再度元のファイルを送ったりと二度手間になってしまうことが出て
　きます。

　そのような時は、あらかじめ加工する要望の有無を確認し、自分で対応するか、
　取り扱いに気をつけてもらう前提で元のファイルを送付するか判断しましょう。



　いかがだったでしょうか？

　「PDF変換」の話は以上です。