A4集中法のまとめ

　今週は「A4集中法」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。



　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　A4集中法
　容易さ　　　　　　★★★★★
　頻度　　　　　　　★★★
　効果(速度・費用)　★★★★



　仕事に集中しようと思っても、いつも気が散ってしまう。

　目の前の作業に集中しないといけないことはわかっているのですが、
　いろいろと気になることが思い浮かんで、どうしても手が付かない。


　これを終えなければ、家に帰ることができないのはわかっているの
　に、余計なことを考えてしまう。

　そうこうしているうちに、仕事はいつも締切ギリギリ。


　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「A4集中法」というものでした。



　やり方は簡単。


　紙とペンを用意し、気になること、頭に浮かんだことをどんどん
　書き出し、後で記述内容を整理するだけです。


　まずは準備ですが、A4の紙とペンを用意します。
　A4の紙は裏紙でも大丈夫です。


　たったこれだけです。
　この準備が終わったら、すぐに自分の作業に取り掛かります。


　自分の作業を行っている時に、作業とは関係ない気になることや
　思い浮かんだことがあれば、用意した紙にどんどん書いていきます。


　作業終了後、紙に書いてある内容を整理します。

　例えば、2分でできることであれば、すぐに実行。
　ちょっと時間がかかりそうであったら、ToDoリストに追加するなど
　書いてある内容を整理していきます。


　結果として、目の前の作業に集中できるようになりました。


　やっていくうちにポイントを何点か見つけました。

　
　1、判断しないで書いていく

　例えば、「今日のお昼何を食べようかな？」
　「もうすぐ土用の丑の日だから、うなぎ食べたいよな・・・。」

　など、かなりしょうもないことを思い浮かべます。

　そうすると、それを書いた方がよいのか、書かない方がよいのか
　と、判断しがちになってしまいます。

　ただその判断は、後で行う整理でまとめてやればよいので、
　判断は行わず、思ったことはどんどん書いていくのが良さそうです。



　2、忘れても良いレベルまで書く

　頭の中で覚えておかなければ・・・とならないよう、頭がすっきり
　するレベルまで紙に書きました。

　頭の中をすっきりさせる効果ももちろんですが、こうしておくことで
　後で整理をする時に、「あれ？これ何だっけ？」となるのを防ぐ
　意味合いもありました。



　3、毎日整理をして紙は必ず捨てる

　整理をしないと、処理をした内容、していない内容が交ざった紙が
　どんどん増えていき、収拾がつかなくなってしまいました。

　そこで、1日1回は必ず整理をするようにしました。

　裏紙を使っていたので、大して書いていない日でも必ず整理して
　紙は捨てるようにしました。

　書き終わっても何となく紙を残しておきたい気持ちがないわけでは
　ないのですが、情報がいろいろな所に散らばっていると、それは
　それでストレスになるだけでなく、仕事の抜け漏れにも繋がりそう
　なので、とにかく処分を徹底しました。



　ということで、ポイントを押さえて使うと効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か使う内に課題も見えてきました。


　1、紙とペンがないとできない

　作業時には、必ず紙とペンが必要になるが、手元にない時があります。

　その時は、携帯電話のメモ機能を使ったり、メールアプリを起動して
　自分宛にメールを送ったり、他のもので代用しました。

　ただ、この場合、ビジュアルでちょっと描いておきたいといった
　時には困ってしまいました。

　また、自分宛のメールもある程度、整理ができていないとできない
　ので、どうしても思い付いたことと整理をセットでしなければならず
　効率が良くなかったです。
　
　できるだけ紙やペンがなくならないことを心掛けた方が良さそうです。



　2、気になることがかえって増えてしまう

　紙に書き出すと、客観的に見ることができ、さらにアイディアが
　どんどん出てきてしまい、収拾がつかなくなってしまうことが
　ありました。

　この場合は、頭をすっきりさせるためにも、そのまま続けた方が
　良いのですが、時間をかけすぎないよう、後で思いだせるレベルの
　単語やキーワードの記述にとどめるようにしました。


　いかがだったでしょうか？

　「A4集中法」の話は以上です。

A4集中法の課題

　前回は、「A4集中法」を、実践した結果を紹介しました。
　今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


　作業をしている時に、気が散ってしまいがちな自分にとって、
　A4の紙を用意して、思い付いたことを書いていくスタイルは
　簡単なわりに効果が高く、かなり重宝しました。


　しかし、使って行くうちに何点か課題が出てきました。


　1、紙とペンがないとできない

　作業時には、必ず紙とペンが必要になるが、手元にない時があります。

　頻度で言えば、ごくごく僅かではあるので、気にしなくて良いのかも
　しれないですが、それでも手元にない時が何回かありました。

　その時は、他のもので代用しました。


　例えば、携帯電話のメモ機能を使ったり、メールアプリを起動して
　自分宛にメールを送ったりしました。

　ただ、この場合、ビジュアルでちょっと描いておきたいといった
　時には困ってしまいました。

　また、自分宛のメールもある程度、整理ができていないとできない
　ので、どうしても思い付いたことと整理をセットでしなければならず
　効率が良くなかったです。
　
　できるだけ紙やペンがなくならないことを心掛けた方が良さそうです。



　2、気になることがかえって増えてしまう

　紙に書き出すと、客観的に見ることができ、さらにアイディアが
　どんどん出てきてしまい、収拾がつかなくなってしまうことが
　ありました。

　この場合は、頭をすっきりさせるためにも、そのまま続けた方が
　良いのですが、時間をかけすぎないよう、後で思いだせるレベルの
　単語やキーワードの記述にとどめるようにしました。



　次回は、「A4集中法」の簡単なまとめをしたいと思います。

A4集中法の実践結果

　前回は「A4集中法」の具体的な進め方を紹介しました。
　今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。


　何か作業を行う時には、必ずA4の紙を置いて、気になることや
　作業に関係がないことを思い付いたら、すぐに書くようにして
　いました。


　すると、不思議なことに書き終わった瞬間に、そのことを
　気にすることがなくなりました。


　おそらく、この紙を見ればいいので、頭で覚えておかなくても
　良い・・・と、安心したからだとは思いますが、すっきりすると
　また自分の作業に戻ることができました。

　いろいろ気が散っていた頃と比較すると、かなり作業に集中
　できるようになりました。


　ということで、個人的にはかなりお気に入りなのですが、
　何度か使う内にうまくいきそうなポイントを何点か見つけました。


　1、判断しないで書いていく

　例えば、「今日のお昼何を食べようかな？」
　「もうすぐ土用の丑の日だから、うなぎ食べたいよな・・・。」

　など、かなりしょうもないことを思い浮かべます。

　そうすると、それを書いた方がよいのか、書かない方がよいのか
　と、判断しがちになってしまいます。

　ただその判断は、後で行う整理でまとめてやればよいので、
　判断は行わず、思ったことはどんどん書いていくのが良さそうです。



　2、忘れても良いレベルまで書く

　頭の中で覚えておかなければ・・・とならないよう、頭がすっきり
　するレベルまで紙に書きました。

　頭の中をすっきりさせる効果ももちろんですが、こうしておくことで
　後で整理をする時に、「あれ？これ何だっけ？」となるのを防ぐ
　意味合いもありました。



　3、毎日整理をして紙は必ず捨てる

　整理をしないと、処理をした内容、していない内容が交ざった紙が
　どんどん増えていき、収拾がつかなくなってしまいました。

　そこで、1日1回は必ず整理をするようにしました。

　裏紙を使っていたので、大して書いていない日でも必ず整理して
　紙は捨てるようにしました。

　書き終わっても何となく紙を残しておきたい気持ちがないわけでは
　ないのですが、情報がいろいろな所に散らばっていると、それは
　それでストレスになるだけでなく、仕事の抜け漏れにも繋がりそう
　なので、とにかく処分を徹底しました。

　こんな時、裏紙は躊躇なく捨てることができるので、重宝します。



　ということで、ポイントを押さえて使うと効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か使う内に課題も見えてきました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

A4集中法の進め方

　前回は、仕事に集中できない・・・。


　いろいろと気になることが思い浮かんで、目の前の作業に集中できない。
　結果として、いつも仕事の締切に追われている・・・。


　このままではいけないので、A4集中法を試してみる・・・
　という話をしました。


　今回はそのA4集中法の進め方をお伝えいたします。


　まずは準備です。

　
　A4の紙とペンを用意します。
　A4の紙は裏紙でも大丈夫です。


　たったこれだけです。


　この準備が終わったら、すぐに自分の作業に取り掛かります。


　自分の作業を行っている時に、作業とは関係ない気になることや
　思い浮かんだことがあれば、用意した紙にどんどん書いていきます。


　作業終了後、紙に書いてある内容を整理します。

　例えば、2分でできることであれば、すぐに実行。
　ちょっと時間がかかりそうであったら、ToDoリストに追加するなど
　書いてある内容を整理していきます。
　

　ということで、最初の準備さえしてしまえば、後はとてもシンプル
　なのですが、使ってみるといろいろとわかったことがあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

集中力がなさすぎ

ずばり！　私は集中力がありません。
仕事に集中しようと思っても、いつも気が散ってしまいます。

目の前の作業に集中しないといけないことはわかっているのですが、
いろいろと気になることが思い浮かんで、どうしても手が付かない。


これを終えなければ、家に帰ることができないのはわかっているの
ですが・・・。

ということで、実際に仕事はいつも締切ギリギリ。


このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



そこで見つけたのが、「A4集中法」というものでした。



やり方は簡単。


紙とペンを用意し、気になること、頭に浮かんだことをどんどん
書き出し、後で記述内容を整理するだけです。



「うーん、簡単にできそうだけど、これだけで目の前の仕事に
集中できるようになるのかなあ。」


と思いつつも、実際、毎回締切に追われていることを考えると、
効果はさておき、試してみたくなりました。


次回はその辺のお話をしてみようと思います。

リアルタイムメール処理のまとめ

　今週は「リアルタイムメール処理」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。



　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　リアルタイムメール処理
　容易さ　　　　　　★★★
　頻度　　　　　　　★★★★★
　効果(速度・費用)　★★★★



　メールの量が多くてどんどん溜まっていってしまう。。。

　メールが溜まるだけならまだよいけど、結果として大事なメールを
　見落としてしまうことがある・・・


　このままではいけないので、リアルタイムメール処理を試してみることに
　しました。


　やり方は簡単。

　準備としては、とっておくメールを格納するためのフォルダを
　作成します。

　基本的な考え方は、以下の2つです。

　1.メールはその場で対応する(内容確認・返信・返信保留)

　2.対応済みのメールはその場で処理する(削除・フォルダ移動)


　1において、重要度の低いメールを対応保留することはよくあることですが、
　それを続けていると、結局メールが溜まってしまい、しかも2回同じメールを
　読むことになるので非効率になってしまいます。

　そのために、重要度の低いメールこそ、極力その場で即レスしてしまう
　ことをお奨めしています。


　ただ、当然慣れるまでは煩わしさを感じることが出てきます。

　普段時間があるときにリアルタイム処理を行っているという前提で、
　どうしても時間がないときに、以下のような暫定対応をすることで、
　効率性をあまり落とすことなく対応できます。

　・整理する頻度をその場ではなく、1時間に1回程度すき間時間に行う

　・タイトルを見て明らかに重要度の低いメールを、一時的に「未対応」
　フォルダに避難する

　ただ、基本はトータルとしての時間短縮を念頭に置いて、煩わしくても
　極力その場で処理するよう心がけるしかないと思います。


　効果としては、その場でメールに対応し、処理を行うことで、
　メールが溜まってしまい埋もれてしまうこと、後ほど同じメールを
　読むのを避けることができます。

　副次的な効果としては、基本的にその場で処理するので、受信ボックスには
　要対応のメールしか残らず、実質的にタスク管理も行える点が挙げられます。




　いかがだったでしょうか？

　「リアルタイムメール処理」の話は以上です。

リアルタイムメール処理の課題

　前回は、「リアルタイムメール処理」を、実践した結果を紹介しました。
　今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


　リアルタイムメール処理は、その場でメールに対応し、処理を行うことで
　メールが溜まってしまい埋もれてしまうこと、後ほど同じメールを
　読むのを避けることを目的としています。

　そのために、重要度の低いメールこそ、極力その場で即レスしてしまう
　ことをお奨めしています。


　すると当然慣れるまでは煩わしさを感じることが出てきます。

　特に忙しいときは、一通あたり数秒でも煩わしさを感じてしまいます。


　もちろんそこまで無理をする必要はありませんので、そのような場合は
　以下のいずれかの対応をします。

　・整理する頻度をその場ではなく、1時間に1回程度すき間時間に行う

　・タイトルを見て明らかに重要度の低いメールを、一時的に「未対応」
　フォルダに避難する


　普段時間があるときにリアルタイム処理を行っているという前提で、
　どうしても時間がないときに、上記のような暫定対応をすることで、
　効率性をあまり落とすことなく対応できます。


　ただ、基本はトータルとしての時間短縮を念頭に置いて、煩わしくても
　極力その場で処理するよう心がけるしかないと思います。




　次回は、「リアルタイムメール処理」の簡単なまとめをしたいと思います。

リアルタイムメール処理の実践結果

　前回は「リアルタイムメール処理」の具体的な進め方を紹介しました。
　今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。


　準備としては、とっておくメールを格納するためのフォルダを
　作成します。

　基本的な考え方は、以下の2つです。

　1.メールはその場で対応する(内容確認・返信・返信保留)

　2.対応済みのメールはその場で処理する(削除・フォルダ移動)


　基本的にその場で処理するので、受信ボックスには要対応のメールしか
　残りません。

　つまりは、実質的にタスク管理も行えてしまいます。

　大量のメールが対応済みのものも含めてあふれている場合は、とても
　管理には使えませんでしたが、リアルタイムメール処理を行うと、
　1日の終わりには数通程度にすることができるので便利です。


　その前提として大事なのは、極力返信を保留しないということです。

　重要度の低いメールを対応保留することはよくあることですが、それを
　続けていると、結局メールが溜まってしまい、しかも2回同じメールを
　読むことになるので非効率になってしまいます。

　なので、重要度の低いメールこそ、極力その場で即レスしてしまう
　ことをお奨めします。

　返信保留しなければならないのは、以下の2つのケースです。

　・返信に時間がかかる場合(内容をよく考える必要がある)

　・他者のインプットがないと回答できない


　あとは、メールの自動振分け機能を使わないことも重要です。

　メールの自動振分けを行うと、結局どれが対応済みだかわからなく
　なってしまうので、未対応のものを一元管理する意味でも受信ボックスで
　すべて管理することをお奨めします。


　ということで、いくつかの点に注意すれば効果が高いのはよくわかりましたが、
　いくつか課題も見えてきました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

リアルタイムメール処理の方法

　前回は、メールの処理に時間がかかる・・・。


　メールの量が多くてどんどん溜まっていってしまう。。。

　メールが溜まるだけならまだよいけど、結果として大事なメールを
　見落としてしまうことがある・・・


　このままではいけないので、リアルタイムメール処理を試してみる・・・
　という話をしました。


　今回はそのリアルタイムメール処理の行い方をお伝えいたします。


　まずは準備です。

　処理済のメールは、削除するかとっておくかのどちらかです。

　とっておく場合は、ファイルと同じくフォルダに格納します。

　その格納するためのフォルダをまずは作成します。

　普段からフォルダを作成している人は、改めて準備する必要は
　ありません。


　次に実践です。

　基本的な考え方は、以下の2つです。

　1.メールはその場で対応する

　2.対応済みのメールはその場で処理する


　1に関しては、内容確認・返信・返信保留のいずれかです。

　2に関しては、繰り返しですが、削除・フォルダ移動のどちらかです。


　これらをその場で行っていきます。

　時間がもったいないと思うかもしれませんが、後ほどまとめて行う場合
　同じメールを2回読むことになってしまいます。

　単純に考えると、それだけでも時間が2倍になってしまいます。


　メールの削除・フォルダ移動は、1-2秒で行えるので、面倒くさがらずに
　やってみることをお奨めします。


　ということで、その場で処理する癖さえつけてしまえば、後はとても
　シンプルなのですが、使ってみるといろいろとわかったことがあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

メールの処理に時間がかかる

ずばり！　私はメールの処理に時間がかかります。


メールの量が多くてどんどん溜まっていきます。。。

大事なメールのみであればよいのですが、不要なメールも含めると
結構な量になります。

メールが溜まるだけならまだよいのですが、結果として大事なメールを
見落としてしまうこともあります・・・

あとは、同じメールを何度も見てしまうことになったり。。。


このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。


そもそもメールが溜まっていくのは、処理済のメールを整理して
いないから。

メールの整理は、夜などまとまった時間をとって一気に整理してます。

実はその時間自体が結構無駄だったり・・・


そこで見つけたのが、「リアルタイムメール処理」というものでした。


やり方は簡単。


読んで字のごとくなのですが、まとめて整理するのではなく、その場で
メールを整理していきます。


「いちいちメールを整理するなんてむしろ面倒では？」

「そもそもそんな時間ないし・・・」


こんな声が聞こえてきそうですが、慣れてしまえば簡単です。


次回はその辺のお話をしてみようと思います。

43フォルダのまとめ

　今週は「43フォルダ」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。



　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　43フォルダ
　容易さ　　　　　　★★★
　頻度　　　　　　　★★★
　効果(速度・費用)　★★★



　机の上が書類だらけで汚い。


　汚いだけならいいのですが、書類がどんどん重なっていき、作業は
　やりにくい、必要な書類を探す時に時間がかかってしまう・・・など
　業務に支障をきたしていました。


　特に、書類探しの時間はバカになりませんでした。

　どこにあるのかなーと書類をあっちに置いて、こっちに置いて・・・と。
　時間がかかるだけでなく、毎回、毎回同じようなことを繰り返して
　その時間は何も仕事ができません。


　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。




　そこで見つけたのが、「43フォルダ」というものでした。


　やり方は簡単。


　43個のフォルダを用意し、規則に沿って資料を格納するというものです。



　1、43個のフォルダを用意する。（クリアファイルでも封筒でも可）
　それぞれのファイルに「1月-12月」と「1日-31日」のラベルを付ける。

　2、当月に使用する資料を、使用する日付（ 1日-31日）に入れる。

　3、翌月以降に使用する資料は、該当月（ 1月-12月）に入れる。

　4、都度、更新する。


　結果として、机の上がキレイさっぱりしました。


　書類がどんどん重なっていき、いつも必要な書類を探して
　時間がかかってしまう・・・など、ムダなことをしていたのが
　ウソのようになくなりました。


　ということで、毎日更新をしていたのですが、やっていってうまく
　いきそうなポイントが何点かありました。

　
　1、朝一番に行う、帰り際に行うなどルーティン化させて
　毎日更新できるようにする。



　2、経費精算の領収書などタスクに関係するものや、ちょっと
　したご褒美としてクーポンを入れておく。


　3、ルーティンの時にまとめて処理しようとしないで、
　もらったらすぐ、プリントアウトしたらすぐにフォルダに入れる。



　ということで、ポイントを押さえて継続して使うと効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か使う内に課題も見えてきました。



　1、更新を毎日継続するのが大変

　何だかんだ言っても毎日の更新は大変です。


　特に出張や休暇などオフィスから離れて更新ができなくなると
　結局使わなくなる・・・という危険性が常にありました。


　ということで、毎日更新は大変だ・・・と言う時は、日付ではなく、
　週ごとのフォルダを用意して、それを更新するだけにするなどして
　対応するのもひとつの手かなと思いました。


　実際、43フォルダを始めた当初と比較し、最近は、個人情報やら
　経費削減やら、エコやらで、紙の資料が減ってきており、毎日更新
　しなくてはいけないほど、紙の資料がありません。

　仕事と資料を使う頻度を考慮して、自分なりにアレンジして対応する
　ことにしました。



　2、資料が多すぎてフォルダに収まらない
　

　紙の資料が少なくなってきたのは確かですが、たまに膨大な資料が
　必要となる時があります。

　その資料が多すぎて、フォルダに収まらないことがありました。


　この場合、資料が収納されている場所を書いたメモを作りました。


　やり方は簡単。


　ポストイットに書いて、フォルダにポイっと放り込むだけです。

　こうしておけば、その日付のフォルダに資料を格納しなくても
　探さないですみます。


　いかがだったでしょうか？

　「43フォルダ」の話は以上です。

43フォルダの課題

　前回は、「43フォルダ」を、実践した結果を紹介しました。
　今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


　1、43個のフォルダを用意する。
　それぞれのファイルに「1月-12月」と「1日-31日」のラベルを付ける。

　2、当月に使用する資料を、使用する日付（ 1日-31日）に入れる。

　3、翌月以降に使用する資料は、該当月（ 1月-12月）に入れる。

　4、都度、更新する。


　これだけで机の上がきれいさっぱりします。


　仕事の帰り際に更新していたのですが、何日か続けていくと
　課題も出てきます。



　1、更新を毎日継続するのが大変

　何だかんだ言っても毎日の更新は大変です。


　飽きやすいからクーポンを入れてみたり、帰り際にやって、作業を
　邪魔されないようにする・・・など、ポイントがあることは確かです。

　
　とは言え、出張や休暇などオフィスから離れて更新ができなくなると
　結局使わなくなる・・・という危険性が常にありました。


　生活のリズムが変わった時は、特に危険です。


　ということで、毎日更新は大変だ・・・と言う時は、日付ではなく、
　週ごとのフォルダを用意して、それを更新するだけにするなどして
　対応するのもひとつの手かなと思いました。


　実際、43フォルダを始めた当初と比較し、最近は、個人情報やら
　経費削減やら、エコやらで、紙の資料が減ってきており、毎日更新
　しなくてはいけないほど、紙の資料がありません。

　仕事と資料を使う頻度を考慮して、自分なりにアレンジして対応する
　ことにしました。



　2、資料が多すぎてフォルダに収まらない
　

　紙の資料が少なくなってきたのは確かですが、たまに膨大な資料が
　必要となる時があります。

　過去のデータや報告書などが必要で、それが電子化されていなかったり
　すると、紙の資料の出番です。

　とは言え、資料が多すぎて、フォルダに収まらないことがありました。


　その場合は、資料が収納されている場所を書いたメモを作りました。


　やり方は簡単。


　ポストイットに書いて、フォルダにポイっと放り込むだけです。

　こうしておけば、その日付のフォルダに資料を格納しなくても
　探さないですみます。


　この時、その資料はいろいろな場所に置いておくと、集めるのが
　大変、かつ探すことにもなるので、一ヶ所に集めておくことを
　心掛けました。
　

　次回は、「43フォルダ」の簡単なまとめをしたいと思います。

43フォルダの実践結果

　前回は「43フォルダ」の具体的な進め方を紹介しました。
　今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。


　1、43個のフォルダを用意する。
　それぞれのファイルに「1月-12月」と「1日-31日」のラベルを付ける。

　2、当月に使用する資料を、使用する日付（ 1日-31日）に入れる。

　3、翌月以降に使用する資料は、該当月（ 1月-12月）に入れる。

　4、都度、更新する。


　結果として、机の上がキレイさっぱりしました。


　書類がどんどん重なっていき、いつも必要な書類を探して
　時間がかかってしまう・・・など、ムダなことをしていたのが
　ウソのようになくなりました。


　ということで、毎日更新をしていたのですが、やっていってうまく
　いきそうなポイントが何点かありました。

　
　1、朝一番に行う、帰り際に行うなどルーティン化させて
　毎日更新できるようにする。


　朝一番は打ち合わせやら、お客様への電話、問い合わせなど
　何かと予定が入っていることが多かったので、私はいつも
　帰り際に更新するようにしました。


　そうすると、明日の予定や作業を簡単にチェックすることにも
　繋がり、忘れものなどのちょっとしたうっかりも減ったような
　気がします。




　2、経費精算の領収書などタスクに関係するものや、ちょっと
　したご褒美としてクーポンを入れておく。


　帰り際に更新する・・・と言っても、飽きやすいので、たまに
　サプライズ的にクーポンを入れておきました。笑


　ハーゲンダッツのギフト券などを入れておくと、ちょっとした
　リフレッシュにも使えるので、オススメです。


　また経費精算などまとまってやるようなものも、タスクとして
　その日のフォルダに入れておきました。

　スケジュールにもToDoリストにも書いていないと、ついつい
　忘れてしまうのですが、こうしておけば、前日に翌日のフォルダ
　を見て、気が付くことができました。



　3、ルーティンの時にまとめて処理しようとしないで、
　もらったらすぐ、プリントアウトしたらすぐにフォルダに入れる。


　帰り際に更新する・・・と、言いつつ、打ち合わせで使った資料などを
　机に放りっぱなしにしておくと、やっぱり机の上が汚くなっていきます。

　そこで、もらった資料やプリントアウトした資料はすぐにフォルダに
　収納することを心掛けました。

　机の上は資料の置き場所ではない・・・というのを徹底しました。



　ということで、ポイントを押さえて継続して使うと効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か使う内に課題も見えてきました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

43フォルダの進め方

　前回は、机の上が書類いっぱいで汚い・・・。


　書類がどんどん重なっていき、作業はやりにくい・・・。
　必要な書類を探す時に時間がかかってしまう・・・など業務に支障を
　きたしている・・・。


　このままではいけないので、43フォルダを試してみる・・・
　という話をしました。


　今回はその43フォルダの進め方をお伝えいたします。


　まずは準備です。

　フォルダとして私が用意したのはクリアファイルです。

　本当はきちんとした紙のフォルダの方がカッコ良いのかもしれませんが、
　あまり気にしませんでした。（もちろん封筒などでも代用できます。）

　
　そして、それぞれのファイルに「1月-12月」と「1日-31日」のラベルを
　付けます。


　準備はここまでです。


　では、早速実践です。

　まずは当月に使用する資料を、使用する日付（ 1日-31日）に
　入れていきます。


　次に翌月以降に使用する資料は、該当月（ 1月-12月）のフォルダに
　入れていきます。


　これで終了です。


　後は、毎日更新して、日付に合わせて資料を入れ替えていくだけです。


　毎日更新して気が付いたのですが、日付ベースで必要になる資料を
　分けて行く・・・というのは余計なものが入って来なくて、気持ち
　いいです。


　もちろん探す手間が省かれたのが、一番大きいのですが・・・。


　ということで、最初の準備さえしてしまえば、後はとてもシンプル
　なのですが、使ってみるといろいろとわかったことがあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

机の上が汚い

　ずばり！　私の机の上は書類だらけで汚いです。


　汚いだけならいいのですが、書類がどんどん重なっていき、作業は
　やりにくい、必要な書類を探す時に時間がかかってしまう・・・など
　業務に支障をきたしていました。


　特に、書類探しの時間はバカになりませんでした。

　どこにあるのかなーと書類をあっちに置いて、こっちに置いて・・・と。
　時間がかかるだけでなく、毎回、毎回同じようなことを繰り返して
　その時間は何も仕事ができません。


　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。




　そこで見つけたのが、「43フォルダ」というものでした。


　やり方は簡単。


　43個のフォルダを用意し、規則に沿って資料を格納するというものです。



　「うーん、簡単そうだけど、フォルダを用意するのが面倒だな。」


　ということで、最初は封筒か何かで代用しようかなと思ったのですが、
　中途半端だとなかなか続かないし、机の上をキレイにするぞ・・・と
　気合が入っていたので、クリアファイルを用意してやることにしました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

仕事術ランキング 総合評価（トップ3）編

9月19日-11月25日の間で、10個の仕事術を紹介しました。
今週はその10個の仕事術を、ランキング形式で振り返ってみます。


本日は、総合評価トップ3です。
容易さ、頻度、効果の★の数を数値化しています。
満点は30点です。

点数が同じ場合は、効果、頻度、容易さの順で大きいものを
上位にしています。

「オススメの仕事術は何かなー」という時にはぜひこちらを参考に
してみてください。


- 総合評価ランキング トップ3 -

   3位 リアルタイム議事録　　　　　　22


会議後の議事録の作成に、急いでまとめても、1-2時間かかって
しまう。

リアルタイム議事録とは、会議中のすき間時間を活用して早めに
議事録のまとめを行おうというものです。

効果としては、なんといっても会議後に議事録作成に費やしていた時間が
大幅に短縮できるという点です。

完全に会議内で終わらせられないまでも、会議後10-20分以内くらいには
終えて送信できるようになります。（内容や状況によっては、会議終了時に
完成させることもできます）

副次的な効果としては、参加者に素早く情報を共有できるので、会議で
挙がったタスクや依頼事項により早く対応してもらえる可能性が高まります。



では、第2位の発表です。

   2位 Ctrl + Zコピー                24


Excelでコピーしたセルの値のみを貼り付けたいことがあります。

あらかじめ値のみをコピーしておけば、書式がないので
普通に貼り付けても値しか貼り付けられません。

Ctrl + Z は元々間違った作業を戻すためのショートカットキーですが、
なんとこれがコピーに使えるんです。

手順は以下の通りです。

1.値のみをコピーしたいセルを選択する

2.任意のキーをクリックして、値を上書きする（半角入力モード）

3.Ctrl + Zをクリックして操作を戻す

4.値が元に戻り、値のみが選択された状態になるので、Ctrl + Cで
値をコピーする




最後に、栄えある第1位の発表です。


1位 残作業量管理                  25


現在進行中の仕事の進捗をきちんと管理しているのに、いつも残業の
連続でなかなか予定通りに仕事が終わらない。。。

残作業量管理は、現在進行中の仕事の残作業時間がどれだけなのか把握
  するというものです。

残作業量ベースで管理すれば、その感覚が数値化されるので、
結果として、進捗が把握しやすくなりました。



いかがだったでしょうか？

ランキングは以上です。

仕事術ランキング 総合評価編

9月26日-12月2日の間で、10個の仕事術を紹介しました。
今週はその10個の仕事術を、ランキング形式で振り返ってみます。


本日は「総合評価編」です。
容易さ、頻度、効果の★の数を数値化しています。
満点は30点です。

点数が同じ場合は、効果、頻度、容易さの順で大きいものを
上位にしています。

「オススメの仕事術は何かなー」という時にはぜひこちらを参考に
してみてください。


- 総合評価ランキング -

10位 Wikipedia朝会ネタ           　15
9位 DiSC　　　　　　　　          17
8位 トーキングスティック　　　　　18
7位 ブレインライティング　　　　　19

6位 ツールバー整理　　　　        20
5位 We vs Problem　　　　         20
 　4位 どこでもホワイトボード　      21



9位から4位まで4ポイント差と、今回もそれぞれの仕事術に大きな
点差は付いていません。

従って、自分が活用しようかな・・・という時には、容易さ、頻度、
効果のどれを重視するかを意識した方が良さそうです。

10位のWikipedia朝会ネタはちょっと蚊帳の外ですが(笑)、使う
場面があればとても便利です。


次回は総合評価ランキングトップ3です。

仕事術ランキング 効果編

9月26日-12月2日の間で、10個の仕事術を紹介しました。
今週はその10個の仕事術を、ランキング形式で振り返ってみます。


本日は「効果編」です。
効果は「影響の大きさ」と「効果が出る早さ」で評価しています。

★の数が同じ場合は、影響が大きいものを上位にしています。

「効果的なものは何かなー」という時にはぜひこちらを参考に
してみてください。


- 効果ランキング -

10位 Wikipedia朝会ネタ  　　　　　 ★
9位 ツールバー整理　              ★
8位 トーキングスティック　　　　　★★
7位 DiSC　　　　　　　　　        ★★

6位 ブレインライティング　　　　  ★★★
5位 Ctrl + Zコピー　　　　　　　　★★★
4位 どこでもホワイトボード　　　　★★★

3位 We vs Problem　               ★★★★
2位 残作業量管理　　　　　　　　　★★★★
1位 リアルタイム議事録　          ★★★★★



10位から7位までは影響の大きさは限定的ですが、うまく使い
こなせるようになると、ここぞの場面で有効です。

トップ3に代表される上位陣は、どれも効果が大きいですが、
習得の容易さに差があります。

リアルタイム議事録とWe vs Problemは習得と使用が難しく、
残作業量管理は比較的容易です。

リアルタイム議事録の習得は難しいですが、習得すると効果は
大きいので、ぜひトライしてみてください。


次回は総合評価ランキングです。

仕事術ランキング 頻度編

9月26日-12月2日の間で、10個の仕事術を紹介しました。
今週はその10個の仕事術を、ランキング形式で振り返ってみます。


本日は「頻度編」です。
頻度は「使う場面の多さ」と「使う回数の多さ」で評価しています。

★の数が同じ場合は、使う場面が多いものを上位にしています。

「いろいろな所で使えるのは何かなー」という時にはぜひこちらを
参考にしてみてください。


- 頻度ランキング -

10位 Wikipedia朝会ネタ　　　　　　　　　★
9位 ブレインライティング　　　 　　　　★★
8位 トーキングスティック　　　　　　　 ★★
7位 どこでもホワイトボード　　　　　　 ★★

6位 We vs Problem　　　　　　　　　　　★★★★
5位 残作業量管理　　　　　　 　　　　　★★★★
4位 Ctrl + Zコピー　　　　　　　　　　 ★★★★

3位 ツールバー整理　　　　　　　       ★★★★
2位 リアルタイム議事録　　　　　　  　 ★★★★
1位 DiSC　　　　　　　　　　　         ★★★★



6位の「We vs Problem」から1位までは、仕事を
しているとほぼ毎日使用場面が出てきます。

一方、10位の「Wikipedia朝会ネタ」は朝会の時にしか使用しません
ので、使用場面は限定的ですが、使う場面がわかりやすいとも
言えます。


次回は効果ランキングです。

仕事術ランキング 容易さ編

9月26日-12月2日の間で、10個の仕事術を紹介しました。
今週はその10個の仕事術を、ランキング形式で振り返ってみます。


本日は「容易さ編」です。
容易さは「覚えやすいか？」と「使いやすいか？」で評価しています。

★の数が同じ場合は、習得が容易なものを上位にしています。

「気軽に始められるものは何かなー」という時にはぜひこちらを
参考にしてみてください。


- 容易さランキング -

10位 リアルタイム議事録　　　　　　　　★
9位 We vs Problem　　　　　　　　　　 ★★
8位 DiSC　　　　  　　　　　　　　　　★★
7位 ツールバー整理　　　　　　　　　　★★★★

6位 残作業量管理　　　　　　　　　　　★★★★
5位 ブレインライティング　　　　　　　★★★★
4位 Ctrl + Zコピー   　　　　　　　　 ★★★★

3位 Wikipedia朝会ネタ 　　　　　　　　★★★★
2位 どこでもホワイトボード         　 ★★★★
1位 トーキングスティック　 　　　　　 ★★★★★



習得の容易さでは、1位から4位までに違いはありませんでしたが、
使用の容易さで、「トーキングスティック」が一歩抜けだしました。

総合点では2位から7位まで差はありませんでしたので、効果など
他の項目を参考にして、自分のスタイルにあったものから始めると
良いと思います。


次回は頻度ランキングです。

We vs Problemのまとめ

今週は「We vs Problem」を取り上げました。
今回は簡単にまとめていきます。



まずは星5つで評価します。

仕事術　　　　　　We vs Problem
容易さ　　　　　　★★
頻度　　　　　　　★★★★
効果(速度・費用)　★★★★



議論をしていると、相手を責めてしまう・・・。


議論をしていて夢中になってくると、あまり相手のことは考えなくなり
発言も熱を帯びてきて、結果として、内容ではなく、ついつい相手を
攻撃しているような印象を持たれてしまう・・・。


これじゃあ、議論がうまく進まない・・・。


このままではいけないので、We vs Problemを試してみました。


やり方は「個人攻撃ではなく、テーマに集中するために、
ホワイトボードを使用したりして、客観的な発言を心掛ける」という
ものです。


そのために、まずはホワイトボードを用意します。


そこに今回のテーマを記述します。

このテーマを見ながら、議論を進めていきます。


議論を進める時はもちろん相手を攻撃しないよう意識します。


「You vs Me（個人攻撃）」ではなく・・・


「We（私達全員） vs Problem（テーマ）」



これを実現するために、下記2つを意識して議論するようにしました。


・「なぜ（Why）」の多用を避け、「どうしたら（How）」を議論する

原因分析などは問題の解決に非常に効果的です。
とは言え、その責任者を責めることになりがち・・・。


であるならば、過去ではなく、未来に目を向けるようにしました。




・主観ではなく、客観的事実や数字に置き換える


ついつい、自分の気持ちに正直に、感情で「遅い」「悪い」と
言うことが多かったのですが、一歩立ち止まって、いろいろと
考えるようになりました。


「何」と比較したのか？（対象）
「いつ」と比較したのか？（タイミング）
「どれくらい」ダメなのか？（程度や影響範囲）
「どうすれば」良くなりそうなのか？（解決策）



また、面と向かって話をすると、相手を攻撃しがちになるのですが、
ホワイトボードに問題を書いて、それを見ながらだと、問題に
集中することができました。


このように非常に効果的ではあるのですが、もちろん課題もあります。


まずは、「なぜ（Why）」の多用を避け、「どうしたら（How）」を
議論する際の課題です。


それは・・・


・発想が苦手な人がいる


「Why」の多用を避けるために、「どうしたら（How）」から議論を
しようと心掛けます。

しかし、「まずは原因分析から」と言う人が必ず出てきます。

この場合は、その人を無理に否定してHowの話をしてもなかなか
進まないので、原因分析を行い、その後に必ずHowの話に戻って
くるようにしました。


次に、主観ではなく、客観的事実や数字に置き換える際の課題です。


それは・・・


・事実や数字に自信が持てない時がある


客観的事実や数字が正確に取れない場合があり、どうしても主観に
頼ってしまうことがありました。

その場合は、「仮にxxx（客観的な事実や数字）だったら・・・」と
仮定して話を進めることにしました。


この仮の数字ですが、決め打ちをするよりも、数字に幅を持たせると
議論がとてもやりやすかったです。



いかがだったでしょうか？

「We vs Problem」の話は以上です。

We vs Problemの課題

前回は、「We vs Problem」を、実践した結果を紹介しました。
今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


We vs Problemを活用する際に大切なポイントは下記2つです。

・「なぜ（Why）」の多用を避け、「どうしたら（How）」を議論する
・主観ではなく、客観的事実や数字に置き換える



この2つをいかにうまくやっていくか・・・ですが、使って行く内に
それぞれの課題も見えてきました。


まずは、「なぜ（Why）」の多用を避け、「どうしたら（How）」を
議論する際の課題です。


それは・・・


・発想が苦手な人がいる


「Why」の多用を避けるために、「どうしたら（How）」から議論を
しようと心掛けます。

そのため、問題が発生した時に「どのように解決したいのか？」から
議論をしようとします。


しかし！！


「まずは原因分析から」と言う人が必ず出てきます。

夢を見がちな発想をする前に、まずは現実をしっかり見つめましょうと。
（「改革より、まずは改善」の意識かな・・・という印象です。）


これはひとつの意見として、もっともな話です。


従って、この場合は、その人を無理に否定してHowの話をしてもなかなか
進まないので、原因分析を行い、その後に必ずHowの話に戻ってくるように
しました。
（否定したら、それこそ相手を攻撃していることになっちゃいます。）



次に、主観ではなく、客観的事実や数字に置き換える際の課題です。


それは・・・


・事実や数字に自信が持てない時がある


客観的事実や数字が正確に取れない場合があり、どうしても主観に
頼ってしまうことがありました。

その場合は、「仮にxxx（客観的な事実や数字）だったら・・・」と
仮定して話を進めることにしました。


この仮の数字ですが、決め打ちをするよりも、数字に幅を持たせると
議論がとてもやりやすかったです。


例えば「アポ件数が20%減少している」・・・という数字が取れなかった
際に、何%かな・・・と、妥当な数字はいくつか考えるよりも
「仮に15-20%減少すると・・・」と、適当に幅を持たせて考える方が、
議論の時間が格段に短く済みました。



次回は、「We vs Problem」の簡単なまとめをしたいと思います。