立席会議のまとめ

　今週は「立席会議」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。



　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　立席会議
　容易さ　　　　　　★★★
　頻度　　　　　　　★★★
　効果(速度・費用)　★★★



　会議の仕切りが苦手。


　時間通りに始まらないのは当たり前、会議中に内職や居眠りをしている
　時間通りに終わらないなど、会議を全般的にダラダラ行いがち。


　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「立席会議」というものでした。



　やり方は簡単。

　着席ではなく、立席スタイルで会議を行うというものです。


　1、ちょっと早めに会議室に入る。

　2、椅子を部屋の隅にまとめておく。

　3、「立席で行うこと」を宣言する。


　たったこれだけです。


　立席にすれば、言葉で言わなくても会議室全体に「会議を早く
　終わらせよう」「ムダをなくそう」という空気が自然と
　出来てきます。
　

　空気だけでなく、実際に行動としても早く終わらせよう・・・
　となるので、単純な方法ですが、なかなか効果的です。


　そして、実践する際のうまくいきそうなポイントを何点か見つけました。



　1、立席は事前に通知しておく


　今まで内職をしていた人や寝ていた人は、それができなくなるので
　内心イラっとしています。


　会議室に来て、いきなり宣言すると、そういった人達が会議時間に
　「なぜ立席で行うのか」など議題と関係のないことで時間を使おうと
　してしまいます。


　従って、事前に通知しておきました。

　「会議時間の短縮」など正論を理由に立席会議の実施を通知しておけば
　反論されることもあまりありませんでした。



　2、お互いの顔が見えるようにする

　
　参加者が円になって話をするなど、レイアウトはできるだけ机と椅子が
　置いてある時のレイアウトに縛られないようにしました。


　とにかく、お互いの顔が見えるようにすると、立っている違和感が
　なくなり、話し合いがスムーズにできるようになりました。
　


　3、1時間以上の会議では行わない


　ただ立っているだけでも体力は結構使います。

　従って、できるだけ30分ぐらいで終わる量の会議でやることにしました。



　しかし、実施していくうちに何点か課題が出てきました。


　1、社外の人達との会議では導入が難しい


　社外の人達や役職が高い人達とのオフィシャルな会議などでは、
　なかなか実施することが難しかったです。

　とは言え、社外の人達とは、事前に根回しをして導入できるかどうか
　確認はしていました。



　2、メモを取ることが難しい


　立席用のカウンターなどが会議室にあることは普通ありません。

　従って、メモを取るのが着席時より難しいことが多かったです。


　これを解決するために、人数が少ない時は、できるだけホワイトボードの
　周りに集まって、みんなで書きながら会議をする・・・などで対応しました。


　また、報告や情報共有中心の会議であれば、資料が配付されるので、
　多くのメモを取る必要はありません。


　それを踏まえ、報告系の会議で実施するようにしました。




　いかがだったでしょうか？

　「立席会議」の話は以上です。