A4集中法のまとめ

　今週は「A4集中法」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。



　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　A4集中法
　容易さ　　　　　　★★★★★
　頻度　　　　　　　★★★
　効果(速度・費用)　★★★★



　仕事に集中しようと思っても、いつも気が散ってしまう。

　目の前の作業に集中しないといけないことはわかっているのですが、
　いろいろと気になることが思い浮かんで、どうしても手が付かない。


　これを終えなければ、家に帰ることができないのはわかっているの
　に、余計なことを考えてしまう。

　そうこうしているうちに、仕事はいつも締切ギリギリ。


　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



　そこで見つけたのが、「A4集中法」というものでした。



　やり方は簡単。


　紙とペンを用意し、気になること、頭に浮かんだことをどんどん
　書き出し、後で記述内容を整理するだけです。


　まずは準備ですが、A4の紙とペンを用意します。
　A4の紙は裏紙でも大丈夫です。


　たったこれだけです。
　この準備が終わったら、すぐに自分の作業に取り掛かります。


　自分の作業を行っている時に、作業とは関係ない気になることや
　思い浮かんだことがあれば、用意した紙にどんどん書いていきます。


　作業終了後、紙に書いてある内容を整理します。

　例えば、2分でできることであれば、すぐに実行。
　ちょっと時間がかかりそうであったら、ToDoリストに追加するなど
　書いてある内容を整理していきます。


　結果として、目の前の作業に集中できるようになりました。


　やっていくうちにポイントを何点か見つけました。

　
　1、判断しないで書いていく

　例えば、「今日のお昼何を食べようかな？」
　「もうすぐ土用の丑の日だから、うなぎ食べたいよな・・・。」

　など、かなりしょうもないことを思い浮かべます。

　そうすると、それを書いた方がよいのか、書かない方がよいのか
　と、判断しがちになってしまいます。

　ただその判断は、後で行う整理でまとめてやればよいので、
　判断は行わず、思ったことはどんどん書いていくのが良さそうです。



　2、忘れても良いレベルまで書く

　頭の中で覚えておかなければ・・・とならないよう、頭がすっきり
　するレベルまで紙に書きました。

　頭の中をすっきりさせる効果ももちろんですが、こうしておくことで
　後で整理をする時に、「あれ？これ何だっけ？」となるのを防ぐ
　意味合いもありました。



　3、毎日整理をして紙は必ず捨てる

　整理をしないと、処理をした内容、していない内容が交ざった紙が
　どんどん増えていき、収拾がつかなくなってしまいました。

　そこで、1日1回は必ず整理をするようにしました。

　裏紙を使っていたので、大して書いていない日でも必ず整理して
　紙は捨てるようにしました。

　書き終わっても何となく紙を残しておきたい気持ちがないわけでは
　ないのですが、情報がいろいろな所に散らばっていると、それは
　それでストレスになるだけでなく、仕事の抜け漏れにも繋がりそう
　なので、とにかく処分を徹底しました。



　ということで、ポイントを押さえて使うと効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か使う内に課題も見えてきました。


　1、紙とペンがないとできない

　作業時には、必ず紙とペンが必要になるが、手元にない時があります。

　その時は、携帯電話のメモ機能を使ったり、メールアプリを起動して
　自分宛にメールを送ったり、他のもので代用しました。

　ただ、この場合、ビジュアルでちょっと描いておきたいといった
　時には困ってしまいました。

　また、自分宛のメールもある程度、整理ができていないとできない
　ので、どうしても思い付いたことと整理をセットでしなければならず
　効率が良くなかったです。
　
　できるだけ紙やペンがなくならないことを心掛けた方が良さそうです。



　2、気になることがかえって増えてしまう

　紙に書き出すと、客観的に見ることができ、さらにアイディアが
　どんどん出てきてしまい、収拾がつかなくなってしまうことが
　ありました。

　この場合は、頭をすっきりさせるためにも、そのまま続けた方が
　良いのですが、時間をかけすぎないよう、後で思いだせるレベルの
　単語やキーワードの記述にとどめるようにしました。


　いかがだったでしょうか？

　「A4集中法」の話は以上です。

A4集中法の課題

　前回は、「A4集中法」を、実践した結果を紹介しました。
　今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


　作業をしている時に、気が散ってしまいがちな自分にとって、
　A4の紙を用意して、思い付いたことを書いていくスタイルは
　簡単なわりに効果が高く、かなり重宝しました。


　しかし、使って行くうちに何点か課題が出てきました。


　1、紙とペンがないとできない

　作業時には、必ず紙とペンが必要になるが、手元にない時があります。

　頻度で言えば、ごくごく僅かではあるので、気にしなくて良いのかも
　しれないですが、それでも手元にない時が何回かありました。

　その時は、他のもので代用しました。


　例えば、携帯電話のメモ機能を使ったり、メールアプリを起動して
　自分宛にメールを送ったりしました。

　ただ、この場合、ビジュアルでちょっと描いておきたいといった
　時には困ってしまいました。

　また、自分宛のメールもある程度、整理ができていないとできない
　ので、どうしても思い付いたことと整理をセットでしなければならず
　効率が良くなかったです。
　
　できるだけ紙やペンがなくならないことを心掛けた方が良さそうです。



　2、気になることがかえって増えてしまう

　紙に書き出すと、客観的に見ることができ、さらにアイディアが
　どんどん出てきてしまい、収拾がつかなくなってしまうことが
　ありました。

　この場合は、頭をすっきりさせるためにも、そのまま続けた方が
　良いのですが、時間をかけすぎないよう、後で思いだせるレベルの
　単語やキーワードの記述にとどめるようにしました。



　次回は、「A4集中法」の簡単なまとめをしたいと思います。

A4集中法の実践結果

　前回は「A4集中法」の具体的な進め方を紹介しました。
　今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。


　何か作業を行う時には、必ずA4の紙を置いて、気になることや
　作業に関係がないことを思い付いたら、すぐに書くようにして
　いました。


　すると、不思議なことに書き終わった瞬間に、そのことを
　気にすることがなくなりました。


　おそらく、この紙を見ればいいので、頭で覚えておかなくても
　良い・・・と、安心したからだとは思いますが、すっきりすると
　また自分の作業に戻ることができました。

　いろいろ気が散っていた頃と比較すると、かなり作業に集中
　できるようになりました。


　ということで、個人的にはかなりお気に入りなのですが、
　何度か使う内にうまくいきそうなポイントを何点か見つけました。


　1、判断しないで書いていく

　例えば、「今日のお昼何を食べようかな？」
　「もうすぐ土用の丑の日だから、うなぎ食べたいよな・・・。」

　など、かなりしょうもないことを思い浮かべます。

　そうすると、それを書いた方がよいのか、書かない方がよいのか
　と、判断しがちになってしまいます。

　ただその判断は、後で行う整理でまとめてやればよいので、
　判断は行わず、思ったことはどんどん書いていくのが良さそうです。



　2、忘れても良いレベルまで書く

　頭の中で覚えておかなければ・・・とならないよう、頭がすっきり
　するレベルまで紙に書きました。

　頭の中をすっきりさせる効果ももちろんですが、こうしておくことで
　後で整理をする時に、「あれ？これ何だっけ？」となるのを防ぐ
　意味合いもありました。



　3、毎日整理をして紙は必ず捨てる

　整理をしないと、処理をした内容、していない内容が交ざった紙が
　どんどん増えていき、収拾がつかなくなってしまいました。

　そこで、1日1回は必ず整理をするようにしました。

　裏紙を使っていたので、大して書いていない日でも必ず整理して
　紙は捨てるようにしました。

　書き終わっても何となく紙を残しておきたい気持ちがないわけでは
　ないのですが、情報がいろいろな所に散らばっていると、それは
　それでストレスになるだけでなく、仕事の抜け漏れにも繋がりそう
　なので、とにかく処分を徹底しました。

　こんな時、裏紙は躊躇なく捨てることができるので、重宝します。



　ということで、ポイントを押さえて使うと効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か使う内に課題も見えてきました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

A4集中法の進め方

　前回は、仕事に集中できない・・・。


　いろいろと気になることが思い浮かんで、目の前の作業に集中できない。
　結果として、いつも仕事の締切に追われている・・・。


　このままではいけないので、A4集中法を試してみる・・・
　という話をしました。


　今回はそのA4集中法の進め方をお伝えいたします。


　まずは準備です。

　
　A4の紙とペンを用意します。
　A4の紙は裏紙でも大丈夫です。


　たったこれだけです。


　この準備が終わったら、すぐに自分の作業に取り掛かります。


　自分の作業を行っている時に、作業とは関係ない気になることや
　思い浮かんだことがあれば、用意した紙にどんどん書いていきます。


　作業終了後、紙に書いてある内容を整理します。

　例えば、2分でできることであれば、すぐに実行。
　ちょっと時間がかかりそうであったら、ToDoリストに追加するなど
　書いてある内容を整理していきます。
　

　ということで、最初の準備さえしてしまえば、後はとてもシンプル
　なのですが、使ってみるといろいろとわかったことがあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

集中力がなさすぎ

ずばり！　私は集中力がありません。
仕事に集中しようと思っても、いつも気が散ってしまいます。

目の前の作業に集中しないといけないことはわかっているのですが、
いろいろと気になることが思い浮かんで、どうしても手が付かない。


これを終えなければ、家に帰ることができないのはわかっているの
ですが・・・。

ということで、実際に仕事はいつも締切ギリギリ。


このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。



そこで見つけたのが、「A4集中法」というものでした。



やり方は簡単。


紙とペンを用意し、気になること、頭に浮かんだことをどんどん
書き出し、後で記述内容を整理するだけです。



「うーん、簡単にできそうだけど、これだけで目の前の仕事に
集中できるようになるのかなあ。」


と思いつつも、実際、毎回締切に追われていることを考えると、
効果はさておき、試してみたくなりました。


次回はその辺のお話をしてみようと思います。

リアルタイムメール処理のまとめ

　今週は「リアルタイムメール処理」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。



　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　リアルタイムメール処理
　容易さ　　　　　　★★★
　頻度　　　　　　　★★★★★
　効果(速度・費用)　★★★★



　メールの量が多くてどんどん溜まっていってしまう。。。

　メールが溜まるだけならまだよいけど、結果として大事なメールを
　見落としてしまうことがある・・・


　このままではいけないので、リアルタイムメール処理を試してみることに
　しました。


　やり方は簡単。

　準備としては、とっておくメールを格納するためのフォルダを
　作成します。

　基本的な考え方は、以下の2つです。

　1.メールはその場で対応する(内容確認・返信・返信保留)

　2.対応済みのメールはその場で処理する(削除・フォルダ移動)


　1において、重要度の低いメールを対応保留することはよくあることですが、
　それを続けていると、結局メールが溜まってしまい、しかも2回同じメールを
　読むことになるので非効率になってしまいます。

　そのために、重要度の低いメールこそ、極力その場で即レスしてしまう
　ことをお奨めしています。


　ただ、当然慣れるまでは煩わしさを感じることが出てきます。

　普段時間があるときにリアルタイム処理を行っているという前提で、
　どうしても時間がないときに、以下のような暫定対応をすることで、
　効率性をあまり落とすことなく対応できます。

　・整理する頻度をその場ではなく、1時間に1回程度すき間時間に行う

　・タイトルを見て明らかに重要度の低いメールを、一時的に「未対応」
　フォルダに避難する

　ただ、基本はトータルとしての時間短縮を念頭に置いて、煩わしくても
　極力その場で処理するよう心がけるしかないと思います。


　効果としては、その場でメールに対応し、処理を行うことで、
　メールが溜まってしまい埋もれてしまうこと、後ほど同じメールを
　読むのを避けることができます。

　副次的な効果としては、基本的にその場で処理するので、受信ボックスには
　要対応のメールしか残らず、実質的にタスク管理も行える点が挙げられます。




　いかがだったでしょうか？

　「リアルタイムメール処理」の話は以上です。

リアルタイムメール処理の課題

　前回は、「リアルタイムメール処理」を、実践した結果を紹介しました。
　今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


　リアルタイムメール処理は、その場でメールに対応し、処理を行うことで
　メールが溜まってしまい埋もれてしまうこと、後ほど同じメールを
　読むのを避けることを目的としています。

　そのために、重要度の低いメールこそ、極力その場で即レスしてしまう
　ことをお奨めしています。


　すると当然慣れるまでは煩わしさを感じることが出てきます。

　特に忙しいときは、一通あたり数秒でも煩わしさを感じてしまいます。


　もちろんそこまで無理をする必要はありませんので、そのような場合は
　以下のいずれかの対応をします。

　・整理する頻度をその場ではなく、1時間に1回程度すき間時間に行う

　・タイトルを見て明らかに重要度の低いメールを、一時的に「未対応」
　フォルダに避難する


　普段時間があるときにリアルタイム処理を行っているという前提で、
　どうしても時間がないときに、上記のような暫定対応をすることで、
　効率性をあまり落とすことなく対応できます。


　ただ、基本はトータルとしての時間短縮を念頭に置いて、煩わしくても
　極力その場で処理するよう心がけるしかないと思います。




　次回は、「リアルタイムメール処理」の簡単なまとめをしたいと思います。

リアルタイムメール処理の実践結果

　前回は「リアルタイムメール処理」の具体的な進め方を紹介しました。
　今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。


　準備としては、とっておくメールを格納するためのフォルダを
　作成します。

　基本的な考え方は、以下の2つです。

　1.メールはその場で対応する(内容確認・返信・返信保留)

　2.対応済みのメールはその場で処理する(削除・フォルダ移動)


　基本的にその場で処理するので、受信ボックスには要対応のメールしか
　残りません。

　つまりは、実質的にタスク管理も行えてしまいます。

　大量のメールが対応済みのものも含めてあふれている場合は、とても
　管理には使えませんでしたが、リアルタイムメール処理を行うと、
　1日の終わりには数通程度にすることができるので便利です。


　その前提として大事なのは、極力返信を保留しないということです。

　重要度の低いメールを対応保留することはよくあることですが、それを
　続けていると、結局メールが溜まってしまい、しかも2回同じメールを
　読むことになるので非効率になってしまいます。

　なので、重要度の低いメールこそ、極力その場で即レスしてしまう
　ことをお奨めします。

　返信保留しなければならないのは、以下の2つのケースです。

　・返信に時間がかかる場合(内容をよく考える必要がある)

　・他者のインプットがないと回答できない


　あとは、メールの自動振分け機能を使わないことも重要です。

　メールの自動振分けを行うと、結局どれが対応済みだかわからなく
　なってしまうので、未対応のものを一元管理する意味でも受信ボックスで
　すべて管理することをお奨めします。


　ということで、いくつかの点に注意すれば効果が高いのはよくわかりましたが、
　いくつか課題も見えてきました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

リアルタイムメール処理の方法

　前回は、メールの処理に時間がかかる・・・。


　メールの量が多くてどんどん溜まっていってしまう。。。

　メールが溜まるだけならまだよいけど、結果として大事なメールを
　見落としてしまうことがある・・・


　このままではいけないので、リアルタイムメール処理を試してみる・・・
　という話をしました。


　今回はそのリアルタイムメール処理の行い方をお伝えいたします。


　まずは準備です。

　処理済のメールは、削除するかとっておくかのどちらかです。

　とっておく場合は、ファイルと同じくフォルダに格納します。

　その格納するためのフォルダをまずは作成します。

　普段からフォルダを作成している人は、改めて準備する必要は
　ありません。


　次に実践です。

　基本的な考え方は、以下の2つです。

　1.メールはその場で対応する

　2.対応済みのメールはその場で処理する


　1に関しては、内容確認・返信・返信保留のいずれかです。

　2に関しては、繰り返しですが、削除・フォルダ移動のどちらかです。


　これらをその場で行っていきます。

　時間がもったいないと思うかもしれませんが、後ほどまとめて行う場合
　同じメールを2回読むことになってしまいます。

　単純に考えると、それだけでも時間が2倍になってしまいます。


　メールの削除・フォルダ移動は、1-2秒で行えるので、面倒くさがらずに
　やってみることをお奨めします。


　ということで、その場で処理する癖さえつけてしまえば、後はとても
　シンプルなのですが、使ってみるといろいろとわかったことがあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

メールの処理に時間がかかる

ずばり！　私はメールの処理に時間がかかります。


メールの量が多くてどんどん溜まっていきます。。。

大事なメールのみであればよいのですが、不要なメールも含めると
結構な量になります。

メールが溜まるだけならまだよいのですが、結果として大事なメールを
見落としてしまうこともあります・・・

あとは、同じメールを何度も見てしまうことになったり。。。


このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。


そもそもメールが溜まっていくのは、処理済のメールを整理して
いないから。

メールの整理は、夜などまとまった時間をとって一気に整理してます。

実はその時間自体が結構無駄だったり・・・


そこで見つけたのが、「リアルタイムメール処理」というものでした。


やり方は簡単。


読んで字のごとくなのですが、まとめて整理するのではなく、その場で
メールを整理していきます。


「いちいちメールを整理するなんてむしろ面倒では？」

「そもそもそんな時間ないし・・・」


こんな声が聞こえてきそうですが、慣れてしまえば簡単です。


次回はその辺のお話をしてみようと思います。

43フォルダのまとめ

　今週は「43フォルダ」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。



　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　43フォルダ
　容易さ　　　　　　★★★
　頻度　　　　　　　★★★
　効果(速度・費用)　★★★



　机の上が書類だらけで汚い。


　汚いだけならいいのですが、書類がどんどん重なっていき、作業は
　やりにくい、必要な書類を探す時に時間がかかってしまう・・・など
　業務に支障をきたしていました。


　特に、書類探しの時間はバカになりませんでした。

　どこにあるのかなーと書類をあっちに置いて、こっちに置いて・・・と。
　時間がかかるだけでなく、毎回、毎回同じようなことを繰り返して
　その時間は何も仕事ができません。


　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。




　そこで見つけたのが、「43フォルダ」というものでした。


　やり方は簡単。


　43個のフォルダを用意し、規則に沿って資料を格納するというものです。



　1、43個のフォルダを用意する。（クリアファイルでも封筒でも可）
　それぞれのファイルに「1月-12月」と「1日-31日」のラベルを付ける。

　2、当月に使用する資料を、使用する日付（ 1日-31日）に入れる。

　3、翌月以降に使用する資料は、該当月（ 1月-12月）に入れる。

　4、都度、更新する。


　結果として、机の上がキレイさっぱりしました。


　書類がどんどん重なっていき、いつも必要な書類を探して
　時間がかかってしまう・・・など、ムダなことをしていたのが
　ウソのようになくなりました。


　ということで、毎日更新をしていたのですが、やっていってうまく
　いきそうなポイントが何点かありました。

　
　1、朝一番に行う、帰り際に行うなどルーティン化させて
　毎日更新できるようにする。



　2、経費精算の領収書などタスクに関係するものや、ちょっと
　したご褒美としてクーポンを入れておく。


　3、ルーティンの時にまとめて処理しようとしないで、
　もらったらすぐ、プリントアウトしたらすぐにフォルダに入れる。



　ということで、ポイントを押さえて継続して使うと効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か使う内に課題も見えてきました。



　1、更新を毎日継続するのが大変

　何だかんだ言っても毎日の更新は大変です。


　特に出張や休暇などオフィスから離れて更新ができなくなると
　結局使わなくなる・・・という危険性が常にありました。


　ということで、毎日更新は大変だ・・・と言う時は、日付ではなく、
　週ごとのフォルダを用意して、それを更新するだけにするなどして
　対応するのもひとつの手かなと思いました。


　実際、43フォルダを始めた当初と比較し、最近は、個人情報やら
　経費削減やら、エコやらで、紙の資料が減ってきており、毎日更新
　しなくてはいけないほど、紙の資料がありません。

　仕事と資料を使う頻度を考慮して、自分なりにアレンジして対応する
　ことにしました。



　2、資料が多すぎてフォルダに収まらない
　

　紙の資料が少なくなってきたのは確かですが、たまに膨大な資料が
　必要となる時があります。

　その資料が多すぎて、フォルダに収まらないことがありました。


　この場合、資料が収納されている場所を書いたメモを作りました。


　やり方は簡単。


　ポストイットに書いて、フォルダにポイっと放り込むだけです。

　こうしておけば、その日付のフォルダに資料を格納しなくても
　探さないですみます。


　いかがだったでしょうか？

　「43フォルダ」の話は以上です。

43フォルダの課題

　前回は、「43フォルダ」を、実践した結果を紹介しました。
　今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


　1、43個のフォルダを用意する。
　それぞれのファイルに「1月-12月」と「1日-31日」のラベルを付ける。

　2、当月に使用する資料を、使用する日付（ 1日-31日）に入れる。

　3、翌月以降に使用する資料は、該当月（ 1月-12月）に入れる。

　4、都度、更新する。


　これだけで机の上がきれいさっぱりします。


　仕事の帰り際に更新していたのですが、何日か続けていくと
　課題も出てきます。



　1、更新を毎日継続するのが大変

　何だかんだ言っても毎日の更新は大変です。


　飽きやすいからクーポンを入れてみたり、帰り際にやって、作業を
　邪魔されないようにする・・・など、ポイントがあることは確かです。

　
　とは言え、出張や休暇などオフィスから離れて更新ができなくなると
　結局使わなくなる・・・という危険性が常にありました。


　生活のリズムが変わった時は、特に危険です。


　ということで、毎日更新は大変だ・・・と言う時は、日付ではなく、
　週ごとのフォルダを用意して、それを更新するだけにするなどして
　対応するのもひとつの手かなと思いました。


　実際、43フォルダを始めた当初と比較し、最近は、個人情報やら
　経費削減やら、エコやらで、紙の資料が減ってきており、毎日更新
　しなくてはいけないほど、紙の資料がありません。

　仕事と資料を使う頻度を考慮して、自分なりにアレンジして対応する
　ことにしました。



　2、資料が多すぎてフォルダに収まらない
　

　紙の資料が少なくなってきたのは確かですが、たまに膨大な資料が
　必要となる時があります。

　過去のデータや報告書などが必要で、それが電子化されていなかったり
　すると、紙の資料の出番です。

　とは言え、資料が多すぎて、フォルダに収まらないことがありました。


　その場合は、資料が収納されている場所を書いたメモを作りました。


　やり方は簡単。


　ポストイットに書いて、フォルダにポイっと放り込むだけです。

　こうしておけば、その日付のフォルダに資料を格納しなくても
　探さないですみます。


　この時、その資料はいろいろな場所に置いておくと、集めるのが
　大変、かつ探すことにもなるので、一ヶ所に集めておくことを
　心掛けました。
　

　次回は、「43フォルダ」の簡単なまとめをしたいと思います。

43フォルダの実践結果

　前回は「43フォルダ」の具体的な進め方を紹介しました。
　今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。


　1、43個のフォルダを用意する。
　それぞれのファイルに「1月-12月」と「1日-31日」のラベルを付ける。

　2、当月に使用する資料を、使用する日付（ 1日-31日）に入れる。

　3、翌月以降に使用する資料は、該当月（ 1月-12月）に入れる。

　4、都度、更新する。


　結果として、机の上がキレイさっぱりしました。


　書類がどんどん重なっていき、いつも必要な書類を探して
　時間がかかってしまう・・・など、ムダなことをしていたのが
　ウソのようになくなりました。


　ということで、毎日更新をしていたのですが、やっていってうまく
　いきそうなポイントが何点かありました。

　
　1、朝一番に行う、帰り際に行うなどルーティン化させて
　毎日更新できるようにする。


　朝一番は打ち合わせやら、お客様への電話、問い合わせなど
　何かと予定が入っていることが多かったので、私はいつも
　帰り際に更新するようにしました。


　そうすると、明日の予定や作業を簡単にチェックすることにも
　繋がり、忘れものなどのちょっとしたうっかりも減ったような
　気がします。




　2、経費精算の領収書などタスクに関係するものや、ちょっと
　したご褒美としてクーポンを入れておく。


　帰り際に更新する・・・と言っても、飽きやすいので、たまに
　サプライズ的にクーポンを入れておきました。笑


　ハーゲンダッツのギフト券などを入れておくと、ちょっとした
　リフレッシュにも使えるので、オススメです。


　また経費精算などまとまってやるようなものも、タスクとして
　その日のフォルダに入れておきました。

　スケジュールにもToDoリストにも書いていないと、ついつい
　忘れてしまうのですが、こうしておけば、前日に翌日のフォルダ
　を見て、気が付くことができました。



　3、ルーティンの時にまとめて処理しようとしないで、
　もらったらすぐ、プリントアウトしたらすぐにフォルダに入れる。


　帰り際に更新する・・・と、言いつつ、打ち合わせで使った資料などを
　机に放りっぱなしにしておくと、やっぱり机の上が汚くなっていきます。

　そこで、もらった資料やプリントアウトした資料はすぐにフォルダに
　収納することを心掛けました。

　机の上は資料の置き場所ではない・・・というのを徹底しました。



　ということで、ポイントを押さえて継続して使うと効果が高いのは
　よくわかりましたが、何回か使う内に課題も見えてきました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

43フォルダの進め方

　前回は、机の上が書類いっぱいで汚い・・・。


　書類がどんどん重なっていき、作業はやりにくい・・・。
　必要な書類を探す時に時間がかかってしまう・・・など業務に支障を
　きたしている・・・。


　このままではいけないので、43フォルダを試してみる・・・
　という話をしました。


　今回はその43フォルダの進め方をお伝えいたします。


　まずは準備です。

　フォルダとして私が用意したのはクリアファイルです。

　本当はきちんとした紙のフォルダの方がカッコ良いのかもしれませんが、
　あまり気にしませんでした。（もちろん封筒などでも代用できます。）

　
　そして、それぞれのファイルに「1月-12月」と「1日-31日」のラベルを
　付けます。


　準備はここまでです。


　では、早速実践です。

　まずは当月に使用する資料を、使用する日付（ 1日-31日）に
　入れていきます。


　次に翌月以降に使用する資料は、該当月（ 1月-12月）のフォルダに
　入れていきます。


　これで終了です。


　後は、毎日更新して、日付に合わせて資料を入れ替えていくだけです。


　毎日更新して気が付いたのですが、日付ベースで必要になる資料を
　分けて行く・・・というのは余計なものが入って来なくて、気持ち
　いいです。


　もちろん探す手間が省かれたのが、一番大きいのですが・・・。


　ということで、最初の準備さえしてしまえば、後はとてもシンプル
　なのですが、使ってみるといろいろとわかったことがあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

机の上が汚い

　ずばり！　私の机の上は書類だらけで汚いです。


　汚いだけならいいのですが、書類がどんどん重なっていき、作業は
　やりにくい、必要な書類を探す時に時間がかかってしまう・・・など
　業務に支障をきたしていました。


　特に、書類探しの時間はバカになりませんでした。

　どこにあるのかなーと書類をあっちに置いて、こっちに置いて・・・と。
　時間がかかるだけでなく、毎回、毎回同じようなことを繰り返して
　その時間は何も仕事ができません。


　このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。




　そこで見つけたのが、「43フォルダ」というものでした。


　やり方は簡単。


　43個のフォルダを用意し、規則に沿って資料を格納するというものです。



　「うーん、簡単そうだけど、フォルダを用意するのが面倒だな。」


　ということで、最初は封筒か何かで代用しようかなと思ったのですが、
　中途半端だとなかなか続かないし、机の上をキレイにするぞ・・・と
　気合が入っていたので、クリアファイルを用意してやることにしました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

仕事術ランキング 総合評価（トップ3）編

9月19日-11月25日の間で、10個の仕事術を紹介しました。
今週はその10個の仕事術を、ランキング形式で振り返ってみます。


本日は、総合評価トップ3です。
容易さ、頻度、効果の★の数を数値化しています。
満点は30点です。

点数が同じ場合は、効果、頻度、容易さの順で大きいものを
上位にしています。

「オススメの仕事術は何かなー」という時にはぜひこちらを参考に
してみてください。


- 総合評価ランキング トップ3 -

   3位 リアルタイム議事録　　　　　　22


会議後の議事録の作成に、急いでまとめても、1-2時間かかって
しまう。

リアルタイム議事録とは、会議中のすき間時間を活用して早めに
議事録のまとめを行おうというものです。

効果としては、なんといっても会議後に議事録作成に費やしていた時間が
大幅に短縮できるという点です。

完全に会議内で終わらせられないまでも、会議後10-20分以内くらいには
終えて送信できるようになります。（内容や状況によっては、会議終了時に
完成させることもできます）

副次的な効果としては、参加者に素早く情報を共有できるので、会議で
挙がったタスクや依頼事項により早く対応してもらえる可能性が高まります。



では、第2位の発表です。

   2位 Ctrl + Zコピー                24


Excelでコピーしたセルの値のみを貼り付けたいことがあります。

あらかじめ値のみをコピーしておけば、書式がないので
普通に貼り付けても値しか貼り付けられません。

Ctrl + Z は元々間違った作業を戻すためのショートカットキーですが、
なんとこれがコピーに使えるんです。

手順は以下の通りです。

1.値のみをコピーしたいセルを選択する

2.任意のキーをクリックして、値を上書きする（半角入力モード）

3.Ctrl + Zをクリックして操作を戻す

4.値が元に戻り、値のみが選択された状態になるので、Ctrl + Cで
値をコピーする




最後に、栄えある第1位の発表です。


1位 残作業量管理                  25


現在進行中の仕事の進捗をきちんと管理しているのに、いつも残業の
連続でなかなか予定通りに仕事が終わらない。。。

残作業量管理は、現在進行中の仕事の残作業時間がどれだけなのか把握
  するというものです。

残作業量ベースで管理すれば、その感覚が数値化されるので、
結果として、進捗が把握しやすくなりました。



いかがだったでしょうか？

ランキングは以上です。

仕事術ランキング 総合評価編

9月26日-12月2日の間で、10個の仕事術を紹介しました。
今週はその10個の仕事術を、ランキング形式で振り返ってみます。


本日は「総合評価編」です。
容易さ、頻度、効果の★の数を数値化しています。
満点は30点です。

点数が同じ場合は、効果、頻度、容易さの順で大きいものを
上位にしています。

「オススメの仕事術は何かなー」という時にはぜひこちらを参考に
してみてください。


- 総合評価ランキング -

10位 Wikipedia朝会ネタ           　15
9位 DiSC　　　　　　　　          17
8位 トーキングスティック　　　　　18
7位 ブレインライティング　　　　　19

6位 ツールバー整理　　　　        20
5位 We vs Problem　　　　         20
 　4位 どこでもホワイトボード　      21



9位から4位まで4ポイント差と、今回もそれぞれの仕事術に大きな
点差は付いていません。

従って、自分が活用しようかな・・・という時には、容易さ、頻度、
効果のどれを重視するかを意識した方が良さそうです。

10位のWikipedia朝会ネタはちょっと蚊帳の外ですが(笑)、使う
場面があればとても便利です。


次回は総合評価ランキングトップ3です。

仕事術ランキング 効果編

9月26日-12月2日の間で、10個の仕事術を紹介しました。
今週はその10個の仕事術を、ランキング形式で振り返ってみます。


本日は「効果編」です。
効果は「影響の大きさ」と「効果が出る早さ」で評価しています。

★の数が同じ場合は、影響が大きいものを上位にしています。

「効果的なものは何かなー」という時にはぜひこちらを参考に
してみてください。


- 効果ランキング -

10位 Wikipedia朝会ネタ  　　　　　 ★
9位 ツールバー整理　              ★
8位 トーキングスティック　　　　　★★
7位 DiSC　　　　　　　　　        ★★

6位 ブレインライティング　　　　  ★★★
5位 Ctrl + Zコピー　　　　　　　　★★★
4位 どこでもホワイトボード　　　　★★★

3位 We vs Problem　               ★★★★
2位 残作業量管理　　　　　　　　　★★★★
1位 リアルタイム議事録　          ★★★★★



10位から7位までは影響の大きさは限定的ですが、うまく使い
こなせるようになると、ここぞの場面で有効です。

トップ3に代表される上位陣は、どれも効果が大きいですが、
習得の容易さに差があります。

リアルタイム議事録とWe vs Problemは習得と使用が難しく、
残作業量管理は比較的容易です。

リアルタイム議事録の習得は難しいですが、習得すると効果は
大きいので、ぜひトライしてみてください。


次回は総合評価ランキングです。

仕事術ランキング 頻度編

9月26日-12月2日の間で、10個の仕事術を紹介しました。
今週はその10個の仕事術を、ランキング形式で振り返ってみます。


本日は「頻度編」です。
頻度は「使う場面の多さ」と「使う回数の多さ」で評価しています。

★の数が同じ場合は、使う場面が多いものを上位にしています。

「いろいろな所で使えるのは何かなー」という時にはぜひこちらを
参考にしてみてください。


- 頻度ランキング -

10位 Wikipedia朝会ネタ　　　　　　　　　★
9位 ブレインライティング　　　 　　　　★★
8位 トーキングスティック　　　　　　　 ★★
7位 どこでもホワイトボード　　　　　　 ★★

6位 We vs Problem　　　　　　　　　　　★★★★
5位 残作業量管理　　　　　　 　　　　　★★★★
4位 Ctrl + Zコピー　　　　　　　　　　 ★★★★

3位 ツールバー整理　　　　　　　       ★★★★
2位 リアルタイム議事録　　　　　　  　 ★★★★
1位 DiSC　　　　　　　　　　　         ★★★★



6位の「We vs Problem」から1位までは、仕事を
しているとほぼ毎日使用場面が出てきます。

一方、10位の「Wikipedia朝会ネタ」は朝会の時にしか使用しません
ので、使用場面は限定的ですが、使う場面がわかりやすいとも
言えます。


次回は効果ランキングです。

仕事術ランキング 容易さ編

9月26日-12月2日の間で、10個の仕事術を紹介しました。
今週はその10個の仕事術を、ランキング形式で振り返ってみます。


本日は「容易さ編」です。
容易さは「覚えやすいか？」と「使いやすいか？」で評価しています。

★の数が同じ場合は、習得が容易なものを上位にしています。

「気軽に始められるものは何かなー」という時にはぜひこちらを
参考にしてみてください。


- 容易さランキング -

10位 リアルタイム議事録　　　　　　　　★
9位 We vs Problem　　　　　　　　　　 ★★
8位 DiSC　　　　  　　　　　　　　　　★★
7位 ツールバー整理　　　　　　　　　　★★★★

6位 残作業量管理　　　　　　　　　　　★★★★
5位 ブレインライティング　　　　　　　★★★★
4位 Ctrl + Zコピー   　　　　　　　　 ★★★★

3位 Wikipedia朝会ネタ 　　　　　　　　★★★★
2位 どこでもホワイトボード         　 ★★★★
1位 トーキングスティック　 　　　　　 ★★★★★



習得の容易さでは、1位から4位までに違いはありませんでしたが、
使用の容易さで、「トーキングスティック」が一歩抜けだしました。

総合点では2位から7位まで差はありませんでしたので、効果など
他の項目を参考にして、自分のスタイルにあったものから始めると
良いと思います。


次回は頻度ランキングです。

We vs Problemのまとめ

今週は「We vs Problem」を取り上げました。
今回は簡単にまとめていきます。



まずは星5つで評価します。

仕事術　　　　　　We vs Problem
容易さ　　　　　　★★
頻度　　　　　　　★★★★
効果(速度・費用)　★★★★



議論をしていると、相手を責めてしまう・・・。


議論をしていて夢中になってくると、あまり相手のことは考えなくなり
発言も熱を帯びてきて、結果として、内容ではなく、ついつい相手を
攻撃しているような印象を持たれてしまう・・・。


これじゃあ、議論がうまく進まない・・・。


このままではいけないので、We vs Problemを試してみました。


やり方は「個人攻撃ではなく、テーマに集中するために、
ホワイトボードを使用したりして、客観的な発言を心掛ける」という
ものです。


そのために、まずはホワイトボードを用意します。


そこに今回のテーマを記述します。

このテーマを見ながら、議論を進めていきます。


議論を進める時はもちろん相手を攻撃しないよう意識します。


「You vs Me（個人攻撃）」ではなく・・・


「We（私達全員） vs Problem（テーマ）」



これを実現するために、下記2つを意識して議論するようにしました。


・「なぜ（Why）」の多用を避け、「どうしたら（How）」を議論する

原因分析などは問題の解決に非常に効果的です。
とは言え、その責任者を責めることになりがち・・・。


であるならば、過去ではなく、未来に目を向けるようにしました。




・主観ではなく、客観的事実や数字に置き換える


ついつい、自分の気持ちに正直に、感情で「遅い」「悪い」と
言うことが多かったのですが、一歩立ち止まって、いろいろと
考えるようになりました。


「何」と比較したのか？（対象）
「いつ」と比較したのか？（タイミング）
「どれくらい」ダメなのか？（程度や影響範囲）
「どうすれば」良くなりそうなのか？（解決策）



また、面と向かって話をすると、相手を攻撃しがちになるのですが、
ホワイトボードに問題を書いて、それを見ながらだと、問題に
集中することができました。


このように非常に効果的ではあるのですが、もちろん課題もあります。


まずは、「なぜ（Why）」の多用を避け、「どうしたら（How）」を
議論する際の課題です。


それは・・・


・発想が苦手な人がいる


「Why」の多用を避けるために、「どうしたら（How）」から議論を
しようと心掛けます。

しかし、「まずは原因分析から」と言う人が必ず出てきます。

この場合は、その人を無理に否定してHowの話をしてもなかなか
進まないので、原因分析を行い、その後に必ずHowの話に戻って
くるようにしました。


次に、主観ではなく、客観的事実や数字に置き換える際の課題です。


それは・・・


・事実や数字に自信が持てない時がある


客観的事実や数字が正確に取れない場合があり、どうしても主観に
頼ってしまうことがありました。

その場合は、「仮にxxx（客観的な事実や数字）だったら・・・」と
仮定して話を進めることにしました。


この仮の数字ですが、決め打ちをするよりも、数字に幅を持たせると
議論がとてもやりやすかったです。



いかがだったでしょうか？

「We vs Problem」の話は以上です。

We vs Problemの課題

前回は、「We vs Problem」を、実践した結果を紹介しました。
今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


We vs Problemを活用する際に大切なポイントは下記2つです。

・「なぜ（Why）」の多用を避け、「どうしたら（How）」を議論する
・主観ではなく、客観的事実や数字に置き換える



この2つをいかにうまくやっていくか・・・ですが、使って行く内に
それぞれの課題も見えてきました。


まずは、「なぜ（Why）」の多用を避け、「どうしたら（How）」を
議論する際の課題です。


それは・・・


・発想が苦手な人がいる


「Why」の多用を避けるために、「どうしたら（How）」から議論を
しようと心掛けます。

そのため、問題が発生した時に「どのように解決したいのか？」から
議論をしようとします。


しかし！！


「まずは原因分析から」と言う人が必ず出てきます。

夢を見がちな発想をする前に、まずは現実をしっかり見つめましょうと。
（「改革より、まずは改善」の意識かな・・・という印象です。）


これはひとつの意見として、もっともな話です。


従って、この場合は、その人を無理に否定してHowの話をしてもなかなか
進まないので、原因分析を行い、その後に必ずHowの話に戻ってくるように
しました。
（否定したら、それこそ相手を攻撃していることになっちゃいます。）



次に、主観ではなく、客観的事実や数字に置き換える際の課題です。


それは・・・


・事実や数字に自信が持てない時がある


客観的事実や数字が正確に取れない場合があり、どうしても主観に
頼ってしまうことがありました。

その場合は、「仮にxxx（客観的な事実や数字）だったら・・・」と
仮定して話を進めることにしました。


この仮の数字ですが、決め打ちをするよりも、数字に幅を持たせると
議論がとてもやりやすかったです。


例えば「アポ件数が20%減少している」・・・という数字が取れなかった
際に、何%かな・・・と、妥当な数字はいくつか考えるよりも
「仮に15-20%減少すると・・・」と、適当に幅を持たせて考える方が、
議論の時間が格段に短く済みました。



次回は、「We vs Problem」の簡単なまとめをしたいと思います。

We vs Problemの実践結果

前回は「We vs Problem」の具体的な進め方を紹介しました。
今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。


「You vs Me（個人攻撃）」ではなく・・・


「We（私達全員） vs Problem（テーマ）」



これを実現するために、まずはホワイトボードにテーマを書いています。


「テーマなんてわかっているから書く必要なんてないじゃん。」と
思っていたのですが、思わぬ効果がありました。


面と向かって話をすると、相手を攻撃しがちになるのですが、
ホワイトボードに問題を書いて、それを見ながらだと、問題に
集中することができました。



また、議論をする際には下記2つを意識しています。


・「なぜ（Why）」の多用を避け、「どうしたら（How）」を議論する

・主観ではなく、客観的事実や数字に置き換える



原因分析などは問題の解決に非常に効果的です。
とは言え、その責任者を責めることになりがち・・・。


であるならば、過去ではなく、未来に目を向けるようにしました。


例えば、現状の売上が芳しくない時に、その原因をいろいろと探すこと
は簡単でした。

でも、それでは営業にダメ出しをするだけ・・・。


ということで、原因分析をするよりも、

「どうやったら目標を達成できるか？」

のアイディア出しに集中することにしました。


出てきたアイディアを整理して実行することが出来たので、今まで
行っていた原因分析→そこから出てきた原因を潰す・・・という
やり方よりも前向きにみんなが取り組んでくれたような気がします。


また、ついつい、自分の気持ちに正直に、感情で「遅い」「悪い」と
言うことが多かったのですが、一歩立ち止まって、いろいろと
考えるようになりました。


「何」と比較したのか？（対象）
「いつ」と比較したのか？（タイミング）
「どれくらい」ダメなのか？（程度や影響範囲）
「どうすれば」良くなりそうなのか？（解決策）


例えば、先ほどの売上が芳しくないという話で言えば・・・


・前年度のアポ件数と比較すると、20%減少している。


など起こっている現象、事実や具体的な数字を使うことを心掛けました。

この現象を掘り下げるのもいいですが、そうなると、なんでアポ件数が
減っているんだ・・・と、営業を責めることになりますし、解決策も
アポ件数を増やす・・・なんていう現象の裏返しみたいなものしか
出てきません。


そこで、先ほども書きましたが、「どうやったら目標を達成できるか？」
というアイディア出しで進めました。


結果として、紹介キャンペーンや、他の商品を組み合わせたもの、
電話やインターネットによる簡単注文など、アポを使った販売以外の
アイディアが出てきました。


重ねて書きますが、実行の際には営業も含め、全員が前向きに
取り組んでくれたように思います。



ということで、相手を攻撃することも減り、継続して使っていこうと
思いましたが、何回か使う内に課題も見えてきました。


次回はその辺のお話をしてみようと思います。

We vs Problemの進め方

前回は、議論をしていると、相手を責めてしまう・・・。


議論をしていて夢中になってくると、あまり相手のことは考えなくなり
発言も熱を帯びてきて、結果として、内容ではなく、ついつい相手を
攻撃しているような印象を持たれてしまう・・・。


これじゃあ、議論がうまく進まない・・・。


このままではいけないので、We vs Problemを試してみる・・・
という話をしました。


今回はそのWe vs Problemの進め方をお伝えいたします。


We vs Problemは「個人攻撃ではなく、テーマに集中するために、
ホワイトボードを使用したりして、客観的な発言を心掛ける」という
ものです。


そのために、まずはホワイトボードを用意します。


そこに今回のテーマを記述します。

このテーマを見ながら、議論を進めていきます。


議論を進める時はもちろん相手を攻撃しないよう意識します。


「You vs Me（個人攻撃）」ではなく・・・


「We（私達全員） vs Problem（テーマ）」



これを実現するために、下記2つを意識して議論するようにしました。


・「なぜ（Why）」の多用を避け、「どうしたら（How）」を議論する

・主観ではなく、客観的事実や数字に置き換える




「なぜ（Why）」で終わらせてしまうと、ついつい責任問題になって
しまいがちです。


従って、解決策を考える所まで必ず進めるようにしました。


また、良い、悪いなど主観的な印象で離すと、これまた感情論になりがち。
なぜ良いと思ったのか、悪いと思ったのか、発生している事象や数字に
置きかえることで、できるだけ客観的に見るように心がけました。


ということで、やり方はとてもシンプルなのですが、使ってみると
いろいろとわかったことがあります。



次回はその辺のお話をしてみようと思います。

相手を責めてしまう

ずばり！　私は議論をしていると、相手を責めてしまうことがあります。


相手を攻撃しようと思っているわけではないのですが、議論をしていて
夢中になってくると、あまり相手のことは考えなくなってしまいます。


発言も熱を帯びてきて・・・。


結果として、内容ではなく、ついつい相手を攻撃しているような印象を
持たれてしまい、議論がうまく進まない・・・ということが、頻繁に
発生しました。


このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。




そこで見つけたのが、「We vs Problem」というものでした。


やり方は簡単。


個人攻撃ではなく、テーマに集中するために、ホワイトボードを
使用したりして、客観的な発言を心掛けるものです。



「うーん、単純すぎる。」

「ただでさえ夢中になって我を忘れがちなのに、たったこれだけで
うまくいくものかな？」


と、疑ってはいたのですが、相手を攻撃して空気が悪くなっており、
他の仕事でも何となく支障が出ていることを考えると、効果がどうだ
こうだ考えるよりも、まずは試してみることが大事そうです。


そこで実践してみることにしました。



次回はその辺のお話をしてみようと思います。

リアルタイム議事録のまとめ

今週は「リアルタイム議事録」を取り上げました。
今回は簡単にまとめていきます。



まずは星5つで評価します。

仕事術　　　　　　リアルタイム議事録
容易さ　　　　　　★
頻度　　　　　　　★★★★
効果(速度・費用)　★★★★★



会議後の議事録の作成に、急いでまとめても、1-2時間かかって
しまう。

それを改善するためには、まとめなおすスピードを上げるか、
まとめなおす時間を早めるかしかない。

まとめなおすスピードを劇的に改善させるのは難しいので、まとめなおす
時間を早めるしかなさそう。

早めるとしたら会議中に始めるしかないということで行き着いたのが
「リアルタイム議事録」です。


リアルタイム議事録とは、会議中のすき間時間を活用して早めに
議事録のまとめを行おうというものです。

5分・10分単位のすき間時間はなかなかないかもしれませんが、秒単位の
時間はかなり多くあります。

そのちょっとした時間を見つけてまとめ作業に取り組む集中力がとても
重要です。


効果としては、なんといっても会議後に議事録作成に費やしていた時間が
大幅に短縮できるという点です。

完全に会議内で終わらせられないまでも、会議後10-20分以内くらいには
終えて送信できるようになります。（内容や状況によっては、会議終了時に
完成させることもできます）

副次的な効果としては、参加者に素早く情報を共有できるので、会議で
挙がったタスクや依頼事項により早く対応してもらえる可能性が高まります。


リアルタイム議事録の課題は、主に以下の2点です。


■議事録の作成が追いつかない

リアルタイム議事録は、書き取りとまとめを小まめに切り替えながら
やらなくてはならないので、実際に行うのはかなり難しいです。

これに対する特効薬は正直ないですが、ここは地道に書き取り・文章化・
構造化・PowerPoint・業務知識の各スキルを高めていくしかありません。


■フォーマルな会議では行いづらい

リアルタイム議事録は、素早く作成し、素早く送ることがポイントです。

ただ、お客様と行うようなフォーマルな会議では、議事録を送る前に
上司の方などに入念にチェックしてもらう必要がある場合もあります。

その前提だと、いくら頑張って作成し、すぐに送付しても、レビューに
時間がかかって結局送付が遅れてしまうことがあります。



いかがだったでしょうか？

「リアルタイム議事録」の話は以上です。

リアルタイム議事録の課題

前回は、「リアルタイム議事録」を、実践した結果を紹介しました。
今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。

リアルタイム議事録は、議事録作成に費やしていた時間が大幅に短縮
できる・会議で挙がったタスクや依頼事項により早く対応してもらえる
可能性が高まるというメリットがあります。

それ自体はとても魅力的なのですが、課題もあります。


リアルタイム議事録の課題は、主に以下の2点です。



■議事録の作成が追いつかない

リアルタイム議事録は、書き取りとまとめを小まめに切り替えながら
やらなくてはならないので、実際に行うのはかなり難しいです。

慣れるとスピーディにできるようになるのですが、慣れないうちは
会話のスピードが速い、内容が難しいなどの理由で、議事録の作成が
追い付かない時が出てきます。

すきま時間を利用して追いつければ良いですが、初めのうちは
追いつかないことの方が多いです。

これに対する特効薬は正直ないですが、ここは地道に書き取り・文章化・
構造化・PowerPoint・業務知識の各スキルを高めていくしかありません。


■フォーマルな会議では行いづらい

リアルタイム議事録は、素早く作成し、素早く送ることがポイントです。

内部的な会議では、内容があっていれば、誤字脱字や多少の文章の乱れは
見逃されます。

それよりは早く送ることの方が優先されます。

ただ、お客様と行うようなフォーマルな会議ではそうもいきません。

上司の方などに入念にチェックしてもらう必要がある場合もあります。

その前提だと、いくら頑張って作成し、すぐに送付しても、レビューに
時間がかかって結局送付が遅れてしまうことがあります。

そうすると、リアルタイムで議事録を作成する意味自体が半減して
しまいます・・・

とはいえ少しでも早く出したほうが良いには決まっているのですが。。。



次回は、「リアルタイム議事録」の簡単なまとめをしたいと思います。

リアルタイム議事録の使用結果

前回は「リアルタイム議事録」の方法を紹介しました。
今回は、使用結果と分かったことをお伝えいたします。


リアルタイム議事録とは、会議中のすき間時間を活用して早めに
議事録のまとめを行おうというものです。

5分・10分単位のすき間時間はなかなかないかもしれませんが、秒単位の
時間はかなり多くあります。

そのちょっとした時間を見つけてまとめ作業に取り組む集中力がとても
重要です。



たかが数秒くらいで大げさな・・・と思われるかもしれませんが、
数秒でも文章を直したり、入れ替えたりするくらいのことはできます。

その場で直してしまったほうが、後で話を思い出しながらまとめて
直すよりも効率的です。



もう一つ気づいたポイントとしては、会議前の準備をしっかりしておくことの
大切さです。

議事録のフォーマットをあらかじめ用意しておき、日時・場所・参加者などの
ヘッダー情報や議題を記入しておきます。

ものの5分で済む作業ですが、それを事前にしっかりとやっておくだけで
議事録自体が書きやすくなり、完成までの時間も早まります。



効果としては、なんといっても会議後に議事録作成に費やしていた時間が
大幅に短縮できるという点です。

完全に会議内で終わらせられないまでも、会議後10-20分以内くらいには
終えて送信できるようになります。（内容や状況によっては、会議終了時に
完成させることもできます）

副次的な効果としては、参加者に素早く情報を共有できるので、会議で
挙がったタスクや依頼事項により早く対応してもらえる可能性が高まります。



ということで、とっても効果が高く、メリットが大きいですが
課題も見えてきました。



次回はその辺のお話をしてみようと思います。

リアルタイム議事録の方法

前回は、会議後の議事録の作成に、急いでまとめても、1-2時間かかって
しまう。

それを改善するためには、まとめなおすスピードを上げるか、
まとめなおす時間を早めるかしかない。

まとめなおすスピードを劇的に改善させるのは難しいので、まとめなおす
時間を早めるしかなさそう。

早めるとしたら会議中に始めるしかないというお話をしました。


今回はリアルタイム議事録の方法をお伝えいたします。


そもそもリアルタイム議事録とは、読んで字のごとくなのですが、
会議中に作成する議事録のことです。

つまりは、書き取るという作業とまとめるという作業を同時に行います。


同時になんて無理に決まってるじゃないか！と思われると思います。

もちろん2つの作業を同時に行うことはできません。


ただ、会議中の時間はずっと書き取る作業をしているのか、まったく
もって手を休める時間はないのかというと、意外とそうでもありません。

議論がそれてしまったり、同じ話が繰り返されたり、沈黙が流れたり・・・

議事録に残す必要はない、つまりは書き取る必要がない時間が大抵の場合
存在します。


その時間は、分単位の場合もあれば、秒単位の場合もありますが、
いずれにせよそれらをかき集めると結構な時間になることが多いです。

そのすき間時間に手を休めるのではなく、まとめを行ってしまうんです。


つまりリアルタイム議事録とは、会議中のすき間時間を活用して早めに
議事録のまとめを行おうというだけなのですが、実際に使ってみると、
いろいろとわかったことがあります。


次回はその辺のお話をしてみようと思います。

議事録に時間がかかる

ずばり！　私は議事録が好きではありません。

会議が終わった後に急いでまとめても、1-2時間平気で経ってしまう
からです。

すると他の仕事が遅れてしまう・・・

なので会議がある日は少し憂鬱です。


と言っていても、会議と議事録自体がなくなることはないので、どうすれば
もう少し効率的にできるか考えてみました。


議事録はそもそも、会議中に発言内容などをメモし、その内容を会議後に
まとめなおして送ります。

会議の時間は短くできないので、このまとめなおす時間をなんとか
しなくてはなりません。


なんとかするためには2つしかありません。

まとめなおすスピードを上げるか、まとめなおす時間を早めるか。


まとめなおすスピード自体は、正直劇的には改善しません。

もちろん改善の余地はあると思いますが、議事録をまとめる経験は
それなりに積んでいるので、なかなか難しいです。

というわけで、まとめなおす時間を早めるしかなさそうです。


ただ、早めると言っても議事録の作成自体は会議直後に始めてます。

なので、早めるとしたら会議中に始めるしかない。


というわけでたどり着いたのがリアルタイム議事録です。


リアルタイム議事録とは、果たしてどのように行うのか？


次回はその辺のお話をしてみようと思います。

どこでもホワイトボードのまとめ

今週は「どこでもホワイトボード」を取り上げました。
今回は簡単にまとめていきます。



まずは星5つで評価します。

仕事術　　　　　　どこでもホワイトボード
容易さ　　　　　　★★★★
頻度　　　　　　　★★
効果(速度・費用)　★★★



社外、社内を問わず、いろいろな人達と話をする。


ということで、ちょっとした空きスペースで話をするのですが、
そこにはホワイトボードがない・・・。


2名など少人数なら、それでも構いませんが、4名以上となってくると
ちょっとやりにくい。


このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。




そこで見つけたのが、「どこでもホワイトボード」です。


普通のホワイトボードと違い、壁に貼り付けられるものや、持ち運べる
ホワイトボードのことです。


準備したどこでもホワイトボード


Light　Write Board（販売中止）
http://www.pen-info.jp/lightwriteboard.html


Free Board
http://www.benii.jp/fboard/fboard.html


貼ってはがせるホワイトボード
http://www.pen-info.jp/3mwhiteboard.html


どれも同じような機能です。

機能だけを見れば、フリップチャートでもいいかな・・・と思いました。


ただフリップチャートの場合、

・置き場所を取る

・（何となく）紙がもったいない


と、思ってしまったので、再利用が可能などこでもホワイトボードを
探してきました。



Light　Write Boardは何となく壁全面をホワイトボードにしたい
という時によく使いました。


アイディアを出す時、話を整理する時など、頭の体操が必要な
時に、よく使いました。



Free Boardは、シートが10枚あるので、発言をどんどん記入して
いき、フリップチャートのように壁に貼っていきました。


また、フリップチャートと異なり、環境にやさしいので、一人の時も含め、
いろいろな場面で使えないか試行錯誤するようになりました。


問題がごちゃごちゃしている時に、整理をする。

たくさんアイデアがあるものを整理する。


など、問題やテーマがたくさんあって、全体像を把握したい時は
このようなものに記述をして、壁に貼って眺めると、全体像が
見えてきて、整理するのに便利でした。



そして、最初は、ホワイトボードのない所で、ホワイトボード代わりに
使用する・・・ことしか、考えていませんでしたが、壁に貼る
ということで、実はいろいろな使い方ができることがわかりました。


例えば、チームごとに、意見をまとめたり、何かを発表する時。


チームに一枚、シートを渡して、記述してもらい、それを
貼り付けて発表する。


このような使い方もしました。



ということで、とっても効果が高く、継続して使っていこうと
思いましたが、何回か使う内に課題も見えてきました。


まずは、「ホワイトボードから線がはみ出さないようにする」と
いうことです。


壁や机に貼って使用している時に、ホワイトボードからはみ出して
壁や机に書いてしまうと、後から消すのはとても難しいです。


そのため、できるだけ真ん中に書くように気を付ける必要がありました。


また、フリップチャートの代用、壁全面をホワイトボードにする、
チームごとに渡して意見を整理して発表する・・・など、これまで大きな
紙に書いてやってもらっていたことは、このホワイトボードで代用でき、
紙を使わない分、資源的にやさしいということがわかりました。


とは言え、このような場面がどれだけあるか・・・は、想像力や試行錯誤
がないと、ホワイトボードがない部屋に持っていくだけになりがちです。

会議や集まる前に、ある程度、もし使うとしたら・・・という想像をして
おかないと、なかなか使い倒すことにはなりませんでした。


ということで、使う際にはちょっとした準備が必要なのかもしれませんが
総じて、活躍する場面があったので、使う機会がどんどん増えていきました。




いかがだったでしょうか？

「どこでもホワイトボード」の話は以上です。

どこでもホワイトボードの課題

前回は、「どこでもホワイトボード」を、実践した結果を紹介しました。
今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


準備したどこでもホワイトボード


Light　Write Board（販売中止）
http://www.pen-info.jp/lightwriteboard.html


Free Board
http://www.benii.jp/fboard/fboard.html


貼ってはがせるホワイトボード
http://www.pen-info.jp/3mwhiteboard.html



どこでもホワイトボードは、ホワイトボードのない部屋で、ホワイト
ボードの代用として使用するだけでなく、どこでも持ち運べるからこそ
使える場面がある・・・という話をしました。


とは言え、使っていく内に課題も見えてきました。



まずは、「ホワイトボードから線がはみ出さないようにする」と
いうことです。


壁や机に貼って使用している時に、ホワイトボードからはみ出して
壁や机に書いてしまうと、後から消すのはとても難しいです。


そのため、できるだけ真ん中に書くように気を付ける必要がありました。


正直、そういったことを気にすると、仕事のリズムが停滞します。


その点「貼ってはがせるホワイトボード」は、はみ出し禁止のスポンジが
あるので、とても助かります。


また、フリップチャートの代用、壁全面をホワイトボードにする、
チームごとに渡して意見を整理して発表する・・・など、これまで大きな
紙に書いてやってもらっていたことは、このホワイトボードで代用でき、
紙を使わない分、資源的にやさしいということがわかりました。


とは言え、このような場面がどれだけあるか・・・は、想像力や試行錯誤
がないと、ホワイトボードがない部屋に持っていくだけになりがちです。


正直、何も考えず持っていって、その場ですぐ使うアイディアが浮かぶ
ことは、ほとんどありませんでした。


会議や集まる前に、ある程度、もし使うとしたら・・・という想像をして
おかないと、なかなか使い倒すことにはなりませんでした。


ということで、使う際にはちょっとした準備が必要なのかもしれませんが
総じて、活躍する場面があったので、使う機会がどんどん増えていきました。



次回は、「どこでもホワイトボード」の簡単なまとめをしたいと思います。

どこでもホワイトボードの使用結果

前回は「どこでもホワイトボード」の準備を紹介しました。
今回は、使用結果と分かったことをお伝えいたします。


準備したどこでもホワイトボード


Light　Write Board（販売中止）
http://www.pen-info.jp/lightwriteboard.html


Free Board
http://www.benii.jp/fboard/fboard.html


貼ってはがせるホワイトボード
http://www.pen-info.jp/3mwhiteboard.html



Light　Write Boardは何となく壁全面をホワイトボードにしたい
という時によく使いました。


アイディアを出す時、話を整理する時など、頭の体操が必要な
時に、よく使いました。


Free Boardなどは、とにかく、使うか使わないか判断をするの
ではなく、4名以上、人が集まるようであれば、積極的に持って
いくようにしました。


Free Boardは、シートが10枚あるので、発言をどんどん記入して
いき、フリップチャートのように壁に貼っていきました。


そのため、フリップチャートを使いそうな場面の時は、必ず
持参するようにしました。


フリップチャートと異なり、環境にやさしいので、一人の時も含め、
いろいろな場面で使えないか試行錯誤するようになりました。


問題がごちゃごちゃしている時に、整理をする。

たくさんアイデアがあるものを整理する。


など、問題やテーマがたくさんあって、全体像を把握したい時は
このようなものに記述をして、壁に貼って眺めると、全体像が
見えてきて、整理するのに便利でした。


その内容を共有する時も今ならケータイのカメラで撮影すれば
一発です。


最初は、ホワイトボードのない所で、ホワイトボード代わりに
使用する・・・ことしか、考えていませんでしたが、壁に貼る
ということで、実はいろいろな使い方ができることがわかりました。


例えば、チームごとに、意見をまとめたり、何かを発表する時。


チームに一枚、シートを渡して、記述してもらい、それを
貼り付けて発表する。


このような使い方もしました。


みんなで言い合うだけでは、なかなか整理できませんが、
シートに文字として落ちると、客観的に整理することが
できました。

これを紙でやろうとすると、かなり大きな紙を用意しなければ
なりません。

また、紙だと、もったいなくて清書・・・になりがちですが
ホワイトボードなので気になりません。


どんどん走り書きができる・・・つまり議論の邪魔をすることなく
進めることができました。


ということで、とっても効果が高く、継続して使っていこうと
思いましたが、何回か使う内に課題も見えてきました。



次回はその辺のお話をしてみようと思います。

どこでもホワイトボードの準備

前回は、社外、社内を問わず、いろいろな人達と話をする。


ということで、ちょっとした空きスペースで話をするのですが、
そこにはホワイトボードがない・・・。


それでは困るので、どこでもホワイトボードを用意した・・・
という話をしました。


今回はそのどこでもホワイトボードの準備をお伝えいたします。



まずは「どこでもホワイトボード」を何種類か用意しました。


Light　Write Board（販売中止）
http://www.pen-info.jp/lightwriteboard.html


Free Board
http://www.benii.jp/fboard/fboard.html


貼ってはがせるホワイトボード
http://www.pen-info.jp/3mwhiteboard.html


どれも同じような機能です。

機能だけを見れば、フリップチャートでもいいかな・・・と思いました。


ただフリップチャートの場合、

・置き場所を取る

・（何となく）紙がもったいない


と、思ってしまったので、再利用が可能などこでもホワイトボードを
探してきました。


これで準備完了です。


そして、実際に使ってみると、いろいろとわかったことがあります。


次回はその辺のお話をしてみようと思います。

会議ができない！？

ずばり！　私は社外、社内を問わず、いろいろな人達と話を
進めながら仕事をするのが大好きです。

ちょっとしたことでも、できるだけ周りと話をしながら仕事を
したいと思っています。


そこで、会議をしようと思っても・・・わざわざ会議室を予約して
やるほどでもないよなあ・・・でも、話はしておきたい。


ということで、ちょっとした空きスペースで話をするのですが、
そこにはホワイトボードがありません。


2名など少人数なら、それでも構いませんが、4名以上となってくると
ちょっとやりにくい。


このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。




そこで見つけたのが、「どこでもホワイトボード」です。


「どこでもホワイトボード」というのは私の造語です。


普通のホワイトボードと違い、壁に貼り付けられるものや、持ち運べる
ホワイトボードのことです。


このホワイトボードを使えば、場所を気にせず会議を行うことが
できます。


「よし、これで大丈夫だぞ！！」


ということで、準備は整いました。


果たして、どのような準備をしたのか？


次回はその辺のお話をしてみようと思います。

ツールバー整理のまとめ

　今週は「ツールバー整理」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。


　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　ツールバー整理
　容易さ　　　　　　★★★★
　頻度　　　　　　　★★★★
　効果(速度・費用)　★


　同僚と同じPCなのですが、画面が狭い気がします。

　同僚のPCではExcelは40行くらい表示されているのに、私のPCでは
　35行くらいしか表示されていない。

　ツールバーの行数が違いだということに気がついたので、これを機に
　ちょっとツールバーを整理してみることにしました。


　方法は簡単で、まずはまったく使っていないものを消してしまいます。

　消し方は、不要なツールバーの左端の点々が4つ並んでいるあたりに
　マウスを当てます。

　するとマウスの形が十字に変わります。

　その状態で、ドラッグ&ドロップして、画面の真ん中あたりに
　引っ張りだします。

　すると、右上に×印が表示されるので、それをクリックして
　ツールバーを消します。

　加えて、ツールバーの中でも使用しないアイコンがあるかと思いますが、
　以下の手順で削除します。

　1.「表示」→「ツールバー」→「ユーザー設定」をクリックする

　2.ユーザー設定の画面で、「コマンド」タブを選択する

　3.不要なアイコンをドラッグ&ドロップして外す


　これを繰り返し、まずは不要なツールバーとアイコンを消します。


　次に、残ったツールバーを整理します。

　ツールバーは、長さが足りなくても、同じ行に入れ込むことができます。

　消した時と同じくドラッグ&ドロップし、他の行に移動します。

　一つもツールバーがなくなった時点で、行自体が短くなります。

　ちなみに、ツールバーは、画面の一番下にも追加できます。


　これを繰り返し、最終的には1行にまとめてしまいます。


　課題としては、逆に色々なツールバーを追加したくなったり
　Office2007では使えないといった点が挙げられますが、基本的には
　ツールバー自体を極力使用しなくてすむようショートカットを
　身につけていくことがポイントです。

　本当に必要なもののみに絞って整理することで、画面が広くなるので
　とても便利です。


　いかがだったでしょうか？

　「ツールバー整理」の話は以上です。

ツールバー整理の課題

　前回は、「ツールバー整理」を、実践した結果を紹介しました。
　今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


　◆課題1
　色々なツールバーを追加したくなる

　ツールバーやアイコンの削除を行っていると、逆に見たことのない
　便利そうなものを目にすることがあります。

　すると、消すどころかむしろ色々と追加したくなってしまいます。

　・本当に使用するものしか追加しない

　・最大でも1行以内にとどめる

　この2つのルールを念頭に置いた上で追加するものを検討しましょう。


　◆課題2
　Office2007では使えない

　これまでの話は、Office2003を前提として話していたのですが、
　Office2007ではリボンという機能に代わったため、ツールバー自体の
　操作ができません。

　画面を広くするための工夫としては、リボンの任意の箇所を右クリックし、
　「リボンの最小化」をクリックしてリボン自体を非表示にします。

　ただし、その場合、アイコンが一切表示されなくなるので、
　ある程度ショートカットキーで操作を行えるようになる必要があります。

　2003でも2007でもやはりある程度ショートカットで操作できるように
　なることでツールバーやリボンに頼らなくて良いようにすることが
　大切ですね。


　次回は、「ツールバー整理」の簡単なまとめをしたいと思います。

ツールバー整理の実践結果

　前回は、どのようにツールバーを整理するのかを紹介しました。
　今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。


　実際に以下の手順でツールバーを整理してみました。

　1.まずはこれまで使用したことのないツールバーを削除する

　2.ツールバーの中でも使用しないアイコンは削除する

　3.残ったツールバーを1行にまとめる


　2のツールバーの中のアイコンの削除は以下の通りに行います。

　1.「表示」→「ツールバー」→「ユーザー設定」をクリックする

　2.ユーザー設定の画面で、「コマンド」タブを選択する

　3.不要なアイコンをドラッグ&ドロップして外す


　逆にアイコンを個別に追加したい場合は、ツールバーに向かって
　ドラッグ&ドロップします。


　3の残ったツールバーの整理では、なんとなく残してしまいたく
　なるのですが、思い切って1行にしてしまいました。


　すると、たしかに期待していた通り、画面が広くなりすっきり
　しました。

　アイコンが一気になくなって、なんとなく不安な気もしますが
　もともとほとんど使っていなかったことを考えると良かったです。


　そんな中でいくつかポイントを見つけました。

　ツールバーやアイコンの利用を最小限にするためには、そもそも
　極力使わなくてすむようにしなくてはいけない。

　つまりは、ショートカットを使うようにしていくことが重要です。


　あとは、PowerPointやWordで表示されるルーラーの非表示です。

　「表示」→「ルーラー」で表示・非表示を切り替えられるので、
　使わないときは非表示にするとスペースが節約できます。


　これらのポイントを意識しつつ使うと画面が広くなり快適に使えます。


　と、一見すると良いことだらけですが、課題もあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

ツールバー整理の方法

　前回は、PCは画面が狭くて困っている、実際に同僚のPCと比べても、
　一画面に表示されているExcelの行数が違う。

　解決するためには画面上部のツールバーを整理する必要があるという
　お話をしました。

　今回は、実際にどのように整理するのかをお伝えいたします。


　まずは現在のツールバーを見てみましょう。


　色々なアイコンがあると思いますが、実際に使っているものと
　まったく使っていないものがあるかと思います。

　後者は不要なので消してしまいましょう。


　消し方は、不要なツールバーの左端の点々が4つ並んでいるあたりに
　マウスを当てます。

　するとマウスの形が十字に変わります。

　その状態で、ドラッグ&ドロップして、画面の真ん中あたりに
　引っ張りだします。

　すると、右上に×印が表示されるので、それをクリックして
　ツールバーを消します。


　これを繰り返し、まずは不要なツールバーを全部消してしまいます。


　次に、残ったツールバーを整理します。

　ツールバーは、長さが足りなくても、同じ行に入れ込むことができます。

　消した時と同じくドラッグ&ドロップし、他の行に移動します。

　一つもツールバーがなくなった時点で、行自体が短くなります。

　ちなみに、ツールバーは、画面の一番下にも追加できます。


　これを繰り返し、極力行数自体を少なくしていきます。


　では実際に整理した結果はどうだったのか？


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

画面を広くする

　ずばり！　私はPCに不満を持っています。

　なぜかって？だって、私のPCは画面が狭いんです・・・

　同僚と同じPCなのですが、画面が狭い気がします。



　え？同じPCであればそんなはずはない？

　それでは実際にじっくりと見比べてみましょう。



　あ！やっぱり。

　一画面に表示されるExcelの行数が明らかに違う。。。

　同僚のPCでは40行くらい表示されているのに、私のPCでは35行くらいしか
　表示されていない。

　ほら、やっぱりそうだ！



　でもなんでこんなことになっているんだろう？

　もう一度よく見てみると、1行目の開始位置がすでに違う・・・

　ということはその上の部分が違っているということ。



　同僚のPCはアイコンが1行しかないけど、自分のは4行もある・・・

　そうか、違いはここだったんだ。

　ツールバーというらしいけど、そういえばこれまでまったく
　気にしたことがなかった・・・


　よし、これを機にちょっとツールバーを整理してみよう。

　というわけで、ツールバーをきれいに整理してみることにしました。



　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

トーキングスティックのまとめ

今週は「トーキングスティック」を取り上げました。
今回は簡単にまとめていきます。



まずは星5つで評価します。

仕事術　　　　　　トーキングスティック
容易さ　　　　　　★★★★★
頻度　　　　　　　★★
効果(速度・費用)　★★



会議で発言をするのが、とっても苦手。

発言している時に、横から割り込んでこられると黙ってしまいますし、
話が脱線してしまってもお構いなし・・・。


結局、発言力が強い人の意見が通ってしまうなど、充分な議論が
できていないと感じることがとても多い。


このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。




そこで見つけたのが、「トーキングスティック」というものでした。


やり方は簡単。


「スティックを持っている人が話している間は、他の人は話しては
いけない」というルールを徹底して、発言をスムーズにするものです。


スティックは、ぶっちゃけ何でも構いません。

会議室に置いてある指し棒でも構いませんし、なければ手元にある
ペンでも構いません。


スティックと言うことで、ボールペンをスティック代わりにして、
新商品の販促アイディアや業務改善アイディアを出す時に使って
みました。


最初はルールの周知が徹底されていなかったせいなのか、いつもの
調子でついつい発言中に割り込んでくる人がいました。


しかし「発言が終わったら、その人にスティックを渡す」など、
1度スティックを持って発言する経験をすると、次第にルールが
徹底されてくるようになりました。


結果として、いつも声の大きい人だけが満足していた会議が
参加者全員の発言を集約したものになっていき、議論を尽くした
感じで終われることが多くなりました。


意外な結果として、今まで声の大きい人達が、今まで発言
できなかった人達の声をゆっくり聞けるようになり、その
発言を踏まえ、冷静に判断できるようになったみたいです。


ということで、なかなか効果的なのですが、課題もありました。


1つ目は「スティックがすぐに手に届く所にないとリズムが出ない」こと。


トーキングスティックが全員の手に届く所にないと発言がスムーズに
流れずぎこちなくなりがちです。


対応策として、よくやったのは、椅子を持って円状に座ることでした。




2つ目の課題は「独演会になりがち」でした。

これは、会議の進行役を用意することで対応しました。


独演会を防止する意味もありましたが、椅子を持って円状に座って
行うと発言をまとめる人がいなかったり、内容を記録することを
怠りがちになります。


そこで、進行役はホワイトボードの横に立ってもらって発言内容を
整理してもらいました。


この辺は、トーキングスティックのルールに厳密にならないで、
ある程度柔軟な対応が求められる・・・ような気がします。



いかがだったでしょうか？

「トーキングスティック」の話は以上です。


来週はどのような仕事術を取り上げようか、今から悩んでいます。

トーキングスティックの課題

前回は、「トーキングスティッグ」を、実践した結果を紹介しました。
今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


トーキングスティックを活用すると、全員がきちんと発言できるように
なり、今まで声が大きい人達の発言が中心だった個人プレーの会議が
全員の発言を集約したチームプレーの会議になっていきました。


とは言え、使っていく内に課題も見えてきました。



1つ目は「スティックがすぐに手に届く所にないとリズムが出ない」こと。


トーキングスティックが全員の手に届く所にないと発言がスムーズに
流れずぎこちなくなりがちです。


お互いに手渡しで渡していくやり方や、円卓で会議をするなど、
次の発言がしやすい環境を作る必要がありました。


とは言え、円卓・・・と言っても簡単に用意できるものではありません。


手渡しだって、手際良くやらないと、時間がかかってしまいます。


そこで、よくやったのは、椅子を持って円状に座ることでした。

これならば円卓がなくても大丈夫ですし、スティックを渡すのは、
人伝いではなく、持っている人が歩いて直接、次の発言者に渡せば
済みます。



2つ目の課題は「独演会になりがち」でした。

トーキングスティックを持っている間は、他の人は話してはいけない
ルールなので、ついつい発言が長くなりがち。


特に声の大きい人は発言好きなせいか、ダラダラ発言している人も。


これでは時間がいくらあっても足りないので、会議の進行役を
用意しました。

独演会を防止する意味もありましたが、椅子を持って円状に座って
行うと発言をまとめる人がいなかったり、内容を記録することを
怠りがちになります。


そこで、進行役はホワイトボードの横に立ってもらって発言内容を
整理してもらいました。


この辺は、トーキングスティックのルールに厳密にならないで、
ある程度柔軟な対応が求められる・・・ような気がします。



次回は、「トーキングスティック」の簡単なまとめをしたいと思います。

トーキングスティックの実践結果

前回は「トーキングスティック」の具体的な進め方を紹介しました。
今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。



トーキングスティックは、新商品の販促アイディアや業務改善
アイディアを出す時に使ってみました。


もちろんトーキングスティックなるものはありませんので、
ボールペンをスティック代わりに使いました。


最初はルールの周知が徹底されていなかったせいなのか、いつもの
調子でついつい発言中に割り込んでくる人がいました。


しかし「発言が終わったら、その人にスティックを渡す」など、
1度スティックを持って発言する経験をすると、次第にルールが
徹底されてくるようになりました。


結果として、いつも声の大きい人だけが満足していた会議が
参加者全員の発言を集約したものになっていき、議論を尽くした
感じで終われることが多くなりました。


意外な結果として、今まで声の大きい人達は、自分の発言に
夢中で、あまり他の人達の声を聞いていなかった（聞く機会が
なかった・・・とも言えます）が、ゆっくり聞くようになり
他の人達の発言を踏まえ、冷静に判断できるようになった
みたいです。


個人プレーが目立つ会議が、チームプレー中心の会議に・・・。


とっても効果が高く、継続して使っていこうと思いましたが、
何回か使う内に課題も見えてきました。



次回はその辺のお話をしてみようと思います。

トーキングスティックの進め方

前回は、会議で発言することが苦手・・・。


発言している時に、横から割り込んでこられると黙ってしまい、
話が脱線してしまってもお構いなし・・・。


結局、発言力が強い人の意見が通ってしまうなど、充分な議論が
できていない・・・。


このままではいけないので、トーキングスティックを試してみる・・・
という話をしました。


今回はそのトーキングスティックの進め方をお伝えいたします。


トーキングスティックは「スティックを持っている人が話している間は、
他の人は話してはいけない」というルールを徹底して、発言をスムーズ
にするものです。


そのために、まずはトーキングスティックを用意します。


ぶっちゃけ、これは何でも構いません。

会議室に置いてある指し棒でも構いませんし、なければ手元にある
ペンでも構いません。

スティックと言うからには、何か棒状のものが望ましいですが、
ホント何でも構いません。


スティックの用意ができたら、次に「スティックを持っている人が
話している間は、他の人は話してはいけない」というルールの周知を
行います。


これで準備完了です。


実際の会議では、発言をしたい人がスティックを持って発言します。


終わったら、スティックを元の場所に戻す。

たったこれだけです。


準備と言っても、実際はその場であるもので対応すればよいですし、
ルールの周知も事前に行う・・・と言うよりは、会議の中で、
トーキングスティックを使う前に伝えるものです。

従って、会議で使う即興技・・・と言えるかもしれません。


ということで、やり方はとてもシンプルなのですが、使ってみると
いろいろとわかったことがあります。



次回はその辺のお話をしてみようと思います。

会議で発言できない

ずばり！　私は会議で発言をするのが、とっても苦手です。

発言している時に、横から割り込んでこられると黙ってしまいますし、
話が脱線してしまってもお構いなし・・・。


結局、発言力が強い人の意見が通ってしまうなど、充分な議論が
できていないと感じることがとても多いです。


このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。




そこで見つけたのが、「トーキングスティック」というものでした。


やり方は簡単。


「スティックを持っている人が話している間は、他の人は話しては
いけない」というルールを徹底して、発言をスムーズにするものです。



「うーん、単純すぎる。これだけで大丈夫かな？」


と、半分疑ってはいたのですが、今は会議が意味のないものになって
いることを考えると、試してみる価値はありそうです。


そこで実践してみることにしました。



次回はその辺のお話をしてみようと思います。

Wikipedia朝会ネタのまとめ

　今週は「Wikipedia朝会ネタ」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。


　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　Wikipedia朝会ネタ
　容易さ　　　　　　★★★★
　頻度　　　　　　　★
　効果(速度・費用)　★


　朝会で当番のときに、みんなの前でショートトークをやらなくては
　ならないのですが、そのネタ探しに意外と時間を使ってしまいます。

　すぐに見つけられて、かつ誰も知らないようなネタはないかな・・・

　と考えていたときに、ふとWikipediaを活用する方法を思いつきました。


　方法は簡単で、Wikipediaで当日の日付を調べるだけです。

　すると、その日にまつわるできごとや誕生した人が年表形式で
　表示されます。

　この中から、何か良いトピックを探します。

　件数は多いので、政治・社会・経済・ビジネス・スポーツ・事件
　など、かなり豊富に選ぶことができます。

　しかも、ピンポイントでその日を指定しているので、前後の人と
　かぶることもまずないです。

　さらに、そのトピックについて知りたければ、Wikipediaはリンク
　が貼ってあるので、それをクリックして内容を確認できます。


　実際に使って見ようと思い、以下の基準を参考に、ネタを選びました。

　・自分自身興味がある

　・ある程度話せる

　・誰も知らなさそう

　・盛り上がりそう

　「誰も知らない」という点については、「その対象自体は知っているけど、
　その日付であることは知らないネタ」が良いかと思います。

　たしかに期待していた通り、迷うことなくすぐにネタが見つかり、
　準備ができました。

　もちろん、誰も知らないので、場としてもそれなりに盛り上がり
　ました。


　課題としては、ワンパターンになりやすい・過去の題材が多いという
　点が挙げられますが、ニュースや新聞と併用し、頼り過ぎないように
　さえすればさほど問題ではありません。


　これらの点に気をつければ、いざというときに一瞬でネタが
　見つかるのでとても便利です。


　いかがだったでしょうか？

　「Wikipedia朝会ネタ」の話は以上です。

Wikipedia朝会ネタの課題

　前回は、「Wikipedia朝会ネタ」を、実践した結果を紹介しました。
　今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


　◆課題1
　ワンパターンになりやすい

　その日に関連し、日々異なる題材を選択できるので便利ですが、
　多用すると相手に飽きが来てしまう可能性があります。

　特に当番の周期が短い場合や、連続して行う場合などは注意です。

　このような楽な方法を見つけると、すぐに頼りたくなってしまいますが、
　基本的には別の題材を用意する前提で、困った時にのみ使うようにする
　のが良いと思います。

　また、それでも使用頻度が多くなりそうな場合は、できごと・誕生日・
　記念日などのカテゴリと、政治・ビジネス・スポーツなどのトピックを
　交互に使用して分散させるのが良いかと思います。


　◆課題2
　過去の題材が多い

　Wikipediaに掲載されているのは、基本的には過去の題材のため
　誰も知らない題材を選びやすいのがメリットですが、逆にホットな
　ネタが少なくなります。

　（少なくとも当日のニュースは掲載されていないため）

　便利なのでネタ探しはWikipediaで行いつつも、ニュースや新聞は
　日々チェックし、当然触れるべき話題に関しては、優先的に
　取り上げないといけませんね。


　次回は、「Wikipedia朝会ネタ」の簡単なまとめをしたいと思います。

Wikipedia朝会ネタの実践結果

　前回は、どのようにWikipediaで朝会ネタを探すのかを紹介しました。
　今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。


　実際に朝会の前にWikipediaで調べてネタを選んでみました。

　その日の日付を調べて、まずは以下の基準でネタを選定しました。

　・自分自身興味がある

　・ある程度話せる

　・誰も知らなさそう

　・盛り上がりそう

　その後、そのネタのリンクをクリックし、詳細情報をチェックし、
　朝会のスピーチに臨みました。


　すると、たしかに期待していた通り、迷うことなくすぐにネタが
　見つかり、準備ができました。

　もちろん、誰も知らないので、場としてもそれなりに盛り上がり
　ました。


　そんな中でいくつかポイントを見つけました。

　当たり前ですが、あまりにも有名すぎるものは避けたほうが良いです。

　何も考えずに選定すると、ふと目にした有名なネタを選んでしまい
　たくなります。

　でも、それでは元も子もないので、しっかりと誰も知らなさそうな
　ネタを選びましょう。


　その延長ですが、逆に本当に聞いたことも無いネタになると、
　それはそれで白けてしまいます。

　そうならないように、「その対象自体は知っているけど、その日付で
　あることは知らないネタ」を選ぶと良いと思います。


　あとは、万が一良いネタが見つからない場合は、前後の土日や祝日
　をバックアップとしておきます。

　土日祝日も他人とかぶることはまずないので安全だと思います。


　これらのポイントを意識しつつ使うとかなり便利です。


　と、一見すると良いことだらけですが、課題もあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

Wikipedia朝会ネタの使い方

　前回は、朝会の当番のときに行うフリートークのネタを探すのに
　結構時間がかかってしまっているのを何とか避けたい。

　そのためにはWikipediaを活用すると良いのではという話をしました。

　今回は、実際にどのように活用するのかをお伝えいたします。


　今回の方法はとても簡単です。


　Wikipediaで当日の日付を調べるだけなんです。


　え？と思うかもしれませんが、例えば今日の日付10月25日を検索
　してみます。

　すると、その10月25日にまつわるできごとが年表形式で表示されます。

　その下には10月25日に誕生した人が年表形式で表示されます。


　できごとだけでも30件程度はでてくると思います。

　誕生日だと100件近く出てくるのではないでしょうか。


　この中から、何か良いトピックを探します。

　これだけあれば、政治・社会・経済・ビジネス・スポーツ・事件
　など、かなり豊富に選ぶことができます。

　しかも、ピンポイントでその日を指定しているので、前後の人と
　かぶることもまずないです。


　さらに、そのトピックについて知りたければ、Wikipediaはリンク
　が貼ってあるので、それをクリックして内容を確認できる。

　これは良いかも！ということで早速使ってみることにしました。

　では実際に使ってみた結果はどうだったのか？


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

朝会のネタを考える

　ずばり！　私は朝会が好きではありません。

　正確には朝会自体が好きではないのではなく、朝会の当番が
　回ってくるのがちょっと・・・

　というのも、みんなの前でショートトークをやらなくてはいけないから
　なんです。。。


　テーマは何でも良いのですが、何でもよいと言われると意外と困ります。

　良くやるのが新聞やWebでニュースからネタを仕入れること。

　面白そうなニュースを仕入れても、でもよっぽど特殊な情報源で
　無い限り、誰かしらが既に見て知っていることがあります。

　どんなに面白いニュースでも既に知っていれば退屈です。

　聞き手はさほど意識しないのかもしれませんが、話すほうとしては
　とてもやりづらいです。

　ましてやほとんどの人が知っているとなると、完全に浮いて
　しまいます・・・

　一度それを経験してしまうと、どれもみんな知っているような
　気がしてちょっと不安になってしまいます。


　ま、言ってしまえば考えすぎなのですが、こんなことをあれこれ
　考えていると、その準備に意外と時間を使ってしまいます。

　とはいえ正直これにあまり時間を割きたくないし・・・


　すぐに見つけられて、かつ誰も知らないようなネタはないかな・・・

　なんて虫の良いことを考えていたのですが、ちょっとしたことから
　ちょっと良い方法を見つけてしまいました。


　それはWikipediaを活用する方法です。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

ブレインライティングのまとめ

今週は「ブレインライティング」を取り上げました。
今回は簡単にまとめていきます。



まずは星5つで評価します。

仕事術　　　　　　ブレインライティング
容易さ　　　　　　★★★★
頻度　　　　　　　★★
効果(速度・費用)　★★★



会議で良いアイディアを出そうと思っても、なかなか出てこない。


ブレストと称してアイディアを出そうとしても引っ込み思案で
発言できず。。。


気が付くと、声が大きい人だけが発言しています。

これではいけないと思ってアイディアを出そうとするのですが、
ついつい他の人のアイディアを批判してしまいます。


このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。




そこで見つけたのが、「ブレインライティング」というものでした。


やり方は簡単。

アイディアを発言するのではなく、紙に書いていくだけです。


1、会議の参加人数分の紙と付箋を用意する

2、それぞれ1枚ずつ紙と、付箋を持つ

3、テーマを発表する

4、テーマに対するアイディアを付箋に書いて貼る

5、時間がきたら（1分30秒くらい）、隣の人に紙を渡し、その紙に
アイディアを貼っていく

6、上記5を1周繰り返す

7、出てきたアイディアを整理する


このやり方であれば、声が大きい人のアイディアばっかり・・・
ということもなく、参加者全員のアイディアを拾うことができました。


今までブレストで行っていた「新商品の販促アイディア」ですが、
ブレインライティングでアイディアを出してみることにしました。


参加人数は4名です。


1分30秒で紙を渡すのを4回繰り返しました。



果たして結果はどうだったのか？



結果として、78個のアイディアが出てきました。

時間にすれば6分で78個です。

ブレストの時だったらせいぜい15個も出れば良い方だったのに、
随分とたくさん出てきました。


ポイントは、アイディアを出す時はとにかく良いか悪いか判断しないで
数を出すことに注力しました。


多少アイディアがかぶってしまっても気にしない。
質より量を重視して出していきました。


また、リラックスした環境作りを心掛けると良さそうです。

静かに黙々と作業をすることになるので、雰囲気が暗くなりがち。

リラックスしてアイディアを出せるよう、チョコレートなどのお菓子を
用意してやりました。


また、静寂がちょっと・・・という時にはケータイにある音楽を
流したりして、できるだけ雰囲気を和やかにしようとしました。


とは言え、実践しているといくつか課題が出てきました。


まず、一つ目はタイムキーパーが必要・・・ということです。


ケータイのアラームを使うなど、タイマーを準備して対応しました。


次の課題としては、アイディアの整理に時間がかかる・・・という
のがあります。


整理・・・というと、グルーピングというか、カテゴライズというか、
よく似たアイディア同士でまとめていく・・・というのが一般的ですが、
それだと、とても時間がかかりました。


似たモノ同士で集めた後に「で、結局どれにするの？」という選択に
ああだ、こうだと時間をかけてしまったからです。


選択に時間がかかってしまうので、アイディアの内容でグルーピング
するよりも、「すぐに実行できる」、「効果が高い」、「時間がかからない」
「費用がかからない」など、実行時に考慮するポイントや、狙った効果、
目的に沿った形で整理するようにしました。


「すぐに実行できる」「費用がかからない」など複数の選択基準が
想定される時などは、マトリックス上にして整理をしていきました。


ブレストと比較すると、短時間で数多くのアイディアが出るブレイン
ライティングは、ブレストでのアイディア出しが得意、苦手・・・と
いうことと関係なく、どんどん活用した方が良さそうです。



いかがだったでしょうか？

「ブレインライティング」の話は以上です。

ブレインライティングの課題

前回は、「ブレインライティング」を、実践した結果を紹介しました。
今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


ブレストと比較すると、短時間で数多くのアイディアが出るブレイン
ライティングは、ブレストでのアイディア出しが得意、苦手・・・と
いうことと関係なく、どんどん活用した方が良さそうです。


とは言え、実践しているといくつか課題が出てきました。


まず、一つ目はタイムキーパーが必要・・・ということです。


全員でアイディア出しをやってしまうと、時間管理を忘れて、ずっと
アイディア出しをしてしまうことがある。


確かに集中しているので、そのまま流してしまってもよい・・・という
考えもありますが、時間のメリハリがないと、ついダラけてしまいがち。


ということで、ケータイのアラームを使うなど、タイマーを準備して
対応しました。


ケータイのアラームであれば、わざわざ用意する手間を省けますので、
気軽に時間管理ができました。



次の課題としては、嬉しいやら悲しいやら・・・ですが、アイディアの
整理に時間がかかる・・・というのがあります。


玉石混合のアイディアがとてもたくさん出てくるので、整理にとても時間が
かかりました。


整理・・・というと、グルーピングというか、カテゴライズというか、
よく似たアイディア同士でまとめていく・・・というのが一般的ですが、
それだと、とても時間がかかりました。


似たモノ同士で集めた後に「で、結局どれにするの？」という選択に
ああだ、こうだと時間をかけてしまったからです。


選択に時間がかかってしまうので、アイディアの内容でグルーピング
するよりも、「すぐに実行できる」、「効果が高い」、「時間がかからない」
「費用がかからない」など、実行時に考慮するポイントや、狙った効果、
目的に沿った形で整理するようにしました。


これだと、選択基準を加味した形になるので、整理と共にある程度の
選択が出来ていることになります。


「すぐに実行できる」「費用がかからない」など複数の選択基準が
想定される時などは、マトリックス上にして整理をしていきました。


この形を取ることで、心おきなくアイディアを出すことに集中できました。



次回は、「ブレインライティング」の簡単なまとめをしたいと思います。

ブレインライティングの実践結果

前回は「ブレインライティング」の具体的な進め方を紹介しました。
今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。



今までブレストで行っていた「新商品の販促アイディア」ですが、
ブレインライティングでアイディアを出してみることにしました。


参加人数は4名です。


1分30秒で紙を渡すのを4回繰り返しました。



果たして結果はどうだったのか？



結果として、78個のアイディアが出てきました。

時間にすれば6分で78個です。


ブレストの時だったらせいぜい15個も出れば良い方だったのに、
随分とたくさん出てきました。


もちろん中には、どーしようもないアイディアも含まれています。

とは言え、頭の中から絞り出した結果なので、それなりに良い
アイディアも含まれています。


アイディアを出す時はとにかく良いか悪いか判断しないで
数を出すことに注力しました。


多少アイディアがかぶってしまっても気にしない。
質より量を重視して出していきました。



量を重視していたので、他のアイディアはとても参考になりました。

貼ってあるアイディアを見て、参考にしながら考える。

結果として、よく似たものになってしまうこともあったのですが、
よりよいアイディアを出すこともできました。


また、リラックスした環境作りを心掛けると良さそうです。

静かに黙々と作業をすることになるので、雰囲気が暗くなりがち。

リラックスしてアイディアを出せるよう、チョコレートなどのお菓子を
用意してやりました。


また、静寂がちょっと・・・という時にはケータイにある音楽を
流したりして、できるだけ雰囲気を和やかにしようとしました。


アイディアの数もさることながら、質も見てみるとブレストよりも
みんなの力を結集して良いアイディアを出せたような気がします。


と、一見すると良いことだらけですが、課題もあります。


次回はその辺のお話をしてみようと思います。

ブレインライティングの進め方

前回は、会議でブレストを行っている際になかなか良いアイディアが
出せない。

アイディアを出そうとするが、ついつい他の人のアイディアを批判
してしまう。


このままではいけないので、ブレインライティングを試してみよう・・・
という話をしました。


今回はそのブレインライティングの進め方をお伝えいたします。




プレインライティングは本来、発言してホワイトボードに書いていた
アイディアを、最初から紙に書いていく方法です。


具体的には下記手順で進めて行きました。


1、会議の参加人数分の紙と付箋を用意する

2、それぞれ1枚ずつ紙と、付箋を持つ

3、テーマを発表する

4、テーマに対するアイディアを付箋に書いて貼る

5、時間がきたら（1分30秒くらい）、隣の人に紙を渡し、その紙に
アイディアを貼っていく

6、上記5を1周繰り返す

7、出てきたアイディアを整理する


このやり方であれば、声が大きい人のアイディアばっかり・・・
ということもなく、参加者全員のアイディアを拾うことができました。


また、ブレストだと発言中は他の人は発言できませんので、アイディアは
ひとつしか出てきませんが、これなら同時に何個もアイディアが出せます。


結果として、ブレストよりも短い間で、たくさんのアイディアを出すこと
ができました。



では、どれくらいのアイディアが出せたのか？

次回はその辺のお話をしてみようと思います。

ブレストがとっても苦手

ずばり！　私は会議で良いアイディアを出そうと思っても、
なかなか出てきません。


ブレストと称してアイディアを出そうとしても引っ込み思案で
発言できず。。。


気が付くと、声が大きい人だけが発言しています。

これではいけないと思ってアイディアを出そうとするのですが、
ついつい他の人のアイディアを批判してしまいます。


正直ブレスト・・・と言われると、気分が落ち込んでいました。


このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。




そこで見つけたのが、「ブレインライティング」というものでした。


やり方は簡単。

アイディアを発言するのではなく、紙に書いていくだけです。


「たったこれだけでうまくいくのかな？」


と、半分疑ってはいたのですが、発言できなければ、会議に参加する
意味がない現状を考えると、試してみる価値はありそうです。


そこで実践してみることにしました。



次回はその辺のお話をしてみようと思います。

DiSCのまとめ

　今週は「DiSC」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。


　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　DiSC
　容易さ　　　　　　★★
　頻度　　　　　　　★★★★
　効果(速度・費用)　★★


　コミュニケーション自体は好きなんだけど、テンポが合わずに相手を
　やきもきさせてしまうことがあります。。。

　もちろん相手に合わせようといつも気をつけているつもりなのですが、
　結果的に合わなかったと感じることが多いです。


　このままではいけない・・・ということで見つけたのが、
　人のコミュニケーションをタイプわけするという考え方、
　とりわけ有名な「DiSC」でした。


　DiSCは、4象限で表されるので、2つの軸が存在します。

　1つ目が、ペースが速いか遅いか、2つ目が、仕事志向か人志向かです。


　これらの軸に沿ってそれぞれ以下のように分類されます。


　ペースが速く仕事志向　→　D：主導

　ペースが速く人志向　→　i：感化

　ペースが遅く人志向　→　S：安定

　ペースが遅く仕事志向　→　C：慎重



　それぞれのタイプのコミュニケーション上の特徴は以下の
　ようなイメージとなります。

　D：主導　→　結論/成果重視

　i：感化　→　感覚/感情重視

　S：安定　→　具体性/安定重視

　C：慎重　→　論理性/過程重視


　これらの情報を基に、例えば以下のように対応してみました。


　Dタイプの人は結論/成果重視なので、あまり回りくどく説明せずに、
　端的にズバッと話をするよう心がけました。

　iタイプの人は感覚/感情重視なので、あまり細かい矛盾を指摘せずに、
　会話の盛り上がりを壊さないよう心がけました。

　Sタイプの人は具体性/安定重視なので、あまり抽象的な話をせずに、
　具体的なイメージを持ってもらえるよう心がけました。

　Cタイプの人は論理性/過程重視なので、あまり感覚的な話をせずに、
　論理的な矛盾がないよう心がけました。


　コミュニケーションの成否を計るのは難しいですが、少なくとも
　画一的な話し方をしていたこれまでに比べて、スムーズに話が進む
　ようになったと感じます。


　とはいえ仮説が外れることが多いのは一つ課題です。

　いざ話してみると全然違った、なんてこともよくあります。

　これに関して、最初から精度の高い仮説を立てるのはなかなか
　難しいですが、経験を積めば、多少なりともその精度は上がります。

　ただ、大切なのは、ちょっと話してみて違うかもと思った瞬間に
　切り替えていくことだと思います。


　大事なのはその場面場面で相手のタイプを見極め、対応していくこと
　なんだなと改めて思いました。

　この大前提を忘れずに、DiSCを使ってみると、結構便利だなと
　感じます。


　いかがだったでしょうか？

　「DiSC」の話は以上です。

DiSCの課題

　前回は、「DiSC」を、実践した結果を紹介しました。
　今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


　◆課題1
　仮説が外れることが多い

　話す前に仮説を立てるときは、判断する情報が少ないので以下の
　ような感じになるかと思います。


　なんとなくにこにこしているからiタイプかな・・・

　自信がありそうな顔をしているからDタイプかな・・・


　なんて思っていざ話してみると全然違った、なんてこともよく
　あります。

　これに関して、最初から精度の高い仮説を立てるのはなかなか
　難しいです。

　大切なのは、ちょっと話してみて違うかもと思った瞬間に
　切り替えていくことです。

　ちょっとした違いかもしれませんが、「これだ！」と信じて
　外れるのと、「外れるかも」と思って外れるのとでは、心理的に
　結構違うと感じています。

　あと、外れることが多いとわかっていたとしても初期仮説の精度を
　できるだけ高めたいところですが、これは経験を積むしかありません。

　逆に言うと、経験を積めば、多少なりともその精度が上がっていく
　のを感じられると思います。


　◆課題2
　とっさに対応できない

　あらかじめタイプごとの対応を頭に入れ、実際にタイプを判別しても、
　その場で適切に対応できないことも多々あります。

　場面にもよりますが、基本的には話すこと自体に手一杯になってしまう
　ので、なかなか別のことを考える余裕が持てません。

　そのような時は、ある程度無意識的に対応できるようになるまでは
　意識し過ぎないようにしたほうがよいかと思います。

　無理に意識しすぎて対応がぎこちなくなったりする方がむしろ
　マイナスになってしまったりもします。

　繰り返しですが、慣れないうちはあまり意識しすぎずに、後から
　振り返って次回以降に少しずつ活かしていけばよいと思います。


　次回は、「DiSC」の簡単なまとめをしたいと思います。

DiSCの実践結果

　前回は、DiSCではどのようにタイプわけを行うのかを紹介しました。
　今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。


　コミュニケーションを行う際に、「この人はこのタイプかも」という
　仮説を立てて、特徴ごとに少し気をつけてみるようにしました。


　Dタイプの人は結論/成果重視なので、あまり回りくどく説明せずに、
　端的にズバッと話をするよう心がけました。

　iタイプの人は感覚/感情重視なので、あまり細かい矛盾を指摘せずに、
　会話の盛り上がりを壊さないよう心がけました。

　Sタイプの人は具体性/安定重視なので、あまり抽象的な話をせずに、
　具体的なイメージを持ってもらえるよう心がけました。

　Cタイプの人は論理性/過程重視なので、あまり感覚的な話をせずに、
　論理的な矛盾がないよう心がけました。


　コミュニケーションの成否を計るのは難しいですが、少なくとも
　画一的な話し方をしていたこれまでに比べて、スムーズに話が進む
　ようになったと感じます。

　もちろんこの通りに対応すればすべて成功するわけではなく、
　DiSCはあくまでも一つの参考です。

　大事なのはその場面場面で相手のタイプを見極め、対応していくこと
　なんだなと改めて思いました。


　この大前提を忘れずに、DiSCを使ってみると、結構便利だなと
　感じます。

　特に感じるのは、いざ話してみて、ペースがかみ合わないなと
　感じたときの、切替がスムーズにできます。


　これまでは、ペースがかみ合わないと感じると焦ってました。

　焦ると冷静に考えられないので、切替もできない・・・


　以前はこんなサイクルにはまっていました。

　今も焦るまでは変わらないのですが（笑）、自分の中で仮説が
　あるので、深く考えられなくても自然と切り替えられるように
　なりました。

　もちろん慣れが必要ですが、なれてくると結構便利だと感じます。


　と、一見すると良いことだらけですが、課題もあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

DiSCでタイプを把握する

　前回は、コミュニケーションにおいてテンポが合わず相手をやきもき
　させてしまうのを何とか避けたい。

　せめて仮説が立てられればということで、相手のコミュニケーション
　タイプを把握するためのDiSCというツールがある・・・という話を
　しました。

　今回はDiSCでは、どのようにタイプわけを行うのかをお伝えいたします。


　DiSCは、4象限で表されるので、2つの軸が存在します。

　1つ目が、ペースが速いか遅いか、2つ目が、仕事志向か人志向かです。


　これらの軸に沿ってそれぞれ以下のように分類されます。


　ペースが速く仕事志向　→　D：主導

　ペースが速く人志向　→　i：感化

　ペースが遅く人志向　→　S：安定

　ペースが遅く仕事志向　→　C：慎重


　それぞれのタイプの性格的な特徴は以下の通りです。

　D：主導　→　直接的で決断が早い

　i：感化　→　楽観的で社交的

　S：安定　→　思いやりがあり協力的

　C：慎重　→　緻密で正確


　これをコミュニケーション上の特徴に置き換えてみると以下の
　ようなイメージとなります。

　D：主導　→　結論/成果重視

　i：感化　→　感覚/感情重視

　S：安定　→　具体性/安定重視

　C：慎重　→　論理性/過程重視


　この4つくらいであれば、暗記して仮説を立てる上での参考に
　できそうです。

　4つのうちのどれかに必ず当てはまると思えば、だいぶ仮説が
　立てやすくなります。

　（もちろん最終的には人によってタイプは千差万別なので、4つの
　タイプの中でもそれぞれ異なるという前提を忘れてはいけませんが）


　では実際にDiSCを使ってみてどうだったのか？

　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

コミュニケーションタイプを知る

　ずばり！　私はコミュニケーションでよく失敗します。

　コミュニケーション自体は好きなんだけど、テンポが合わずに相手を
　やきもきさせてしまうことがあります。。。

　もちろん相手に合わせようといつも気をつけているつもりなのですが、
　結果的に合わなかったと感じることが多いです。


　これに対する特効薬はあるのか？

　よくよく考えてみましたが、残念ながらなさそうです・・・

　コミュニケーションのタイプは人によって千差万別なので、結局の
　ところは会話しながら相手をよく観察し、適応していくしか
　なさそうです。

　まあ、当たり前といえばそれまでなのですが・・・


　とはいえ、事前に仮説くらいは立てられないかな・・・と思い
　調べてみました。

　特効薬とまではいえないまでも、仮説を立てる上で有用なツールを
　見つけました。


　それは、人のコミュニケーションをタイプわけするものです。

　この手のタイプわけは実は色々あるようなのですが、今回は
　最も有名なツールの一つである「DiSC（ディスク）」に注目して
　みました。


　厳密には判定用の冊子を購入して、設問に答えてもらう形で診断を
　行うようです。

　ただ、そこまでしなくても仮説くらいなら立てられそうです。

　（実際には初対面の相手に設問に答えてもらうわけにも
　いかないですし・・・）


　というわけで、DiSCを勉強してみることにしました。

　では実際にDiSCでは、どのようにタイプわけを行うのか？


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

残作業量管理のまとめ

今週は「残作業量管理」を取り上げました。
今回は簡単にまとめていきます。



まずは星5つで評価します。

仕事術　　　　　　残作業量管理
容易さ　　　　　　★★★★
頻度　　　　　　　★★★★
効果(速度・費用)　★★★★



現在進行中の仕事の進捗をきちんと管理しているのに、いつも残業の
連続でなかなか予定通りに仕事が終わらな
い。。。


このままではいけない・・・ということで見つけたのが、
「残作業量を管理する」というものでした。


やり方は、現在進行中の仕事の残作業時間がどれだけなのか把握すると
いうものです。


残作業量は進捗管理表に記入することにしました。

記入の単位は時間（hour）で、ざっくり見積もって記入しました。


作業：提案書作成
期限： 2011/9/28（明日）
進捗率：80%
残作業量：7時間


時間にしてみると、面白いことに残り1日でも7時間であったり
6時間であったり、はたまた9時間であったり・・・作業によって
残り作業時間にちょっとしたバラツキがあることがわかりました。


残り9時間など明らかに残業が発生しそうなものは、事前に周りと
共有して、ちょっと遅れていることを報告しました。


明らかに遅れていたり、問題になると「なんでこうなったんだ！」と
怒られがちだったのですが、1時間、2時間程度であれば、そこまで
怒られることはありませんでした。


むしろ、これ以上の遅れは問題となるので、手助けをしてくれることの
方が多かった気がします。


また見積もる際にも、いろいろ考えるようになりました。


「もし遅れるとしたら、何があるだろう・・・」など最悪のケースを
想定し、最短ではなく、最大時間を見積もるようになりました。


上記やり方で残り作業時間を見積もると、発見がありました。


・完成まで残り20%の作業が、全体の80%の時間がかかることがある
・考える作業と、手を動かす作業は別々にした方がよい。
・手を動かす作業は時間を見積もりやすい。
・考える作業は見積もる・・・というより、「時間を決めて」
進めた方がよい。
・途中で突発作業が入って作業が止まると、再開までに時間がかかる。
結果として、残作業量が増える。


いかに進捗率が自分の感覚だけで入力していたのかがわかりました。

残作業量ベースで管理すれば、その感覚が数値化されるので、
結果として、進捗が把握しやすくなりました。

（もちろん時間ギリギリ、残業で仕事を終わらせるようなことも
なくなりました。）


とは言え、見積時に1時間、2時間程度の遅れであれば大丈夫でしたが、
それ以上に時間がかかる・・・となると、時間を把握しても報告が
怖い・・・と、なりました。

これでは何のために始めたのかわかりません。


そこで、周りと下記点を共有するようにしました。

・問題の早期発見は、打ち手の選択肢が増える
・問題の早期発見は、被害を最小限に食い止めることができる
・遅れた原因を責めるのではなく、どうすれば終わるのかを考える
（ひとまず本人は責めない）


実際に遅れているわけではなく、遅れそうだ・・・という話なので
この点は思ったよりスムーズに共有できました。


また、報告をした際には、周りの協力が必要となります。

仮に残り作業時間が期限内であったとしても、何かあった場合、
すぐに作業時間が延びてしまいます。


従って下記点を話しながら、互いに協力しながら作業を進めていく
ことを心掛けました。

・時間内に作業が終わらないとしたら、何が起こるか？
・時間内に作業を終えるために、他の人が協力できることは何か？


思わぬ時間がかかるのは、方針などの意思決定に関わる所だったりします。

そういった点は特に気を付けながら、お互い協力していくようにしました。



いかがだったでしょうか？

「残作業量管理」の話は以上です。

残作業量管理の課題

前回は、「残作業量管理」を、実践した結果を紹介しました。
今回は、実践して出てきた課題をお伝えいたします。


残りの作業時間を見積もる・・・ということは将来の見通しを立てる
ことです。

その見通しがあまりにも暗かったら・・・。


ということで、1時間、2時間程度の遅れであれば大丈夫でしたが、
それ以上に時間がかかる・・・となると、時間を把握しても報告が
怖い・・・と、なりました。

気合を入れてやれば何とかなるんじゃないの。

時間がかかるようなら、その根拠を示さないといけないよね。


と、考えてしまい、なかなか言い出せませんでした。


結果として、残り作業時間をきちんと見積もれたとしても、
ついつい問題のない虚偽の数字を入れてしまいがち。


これでは何のために始めたのかわかりません。


そこで、周りと下記点を共有するようにしました。

・問題の早期発見は、打ち手の選択肢が増える
・問題の早期発見は、被害を最小限に食い止めることができる
・遅れた原因を責めるのではなく、どうすれば終わるのかを考える
（ひとまず本人は責めない）


実際に遅れているわけではなく、遅れそうだ・・・という話なので
この点は思ったよりスムーズに共有できました。



とは言え、報告をした際には、周りの協力が必要となります。

仮に残り作業時間が期限内であったとしても、何かあった場合、
すぐに作業時間が延びてしまいます。


従って下記点を話しながら、互いに協力しながら作業を進めていく
ことを心掛けました。

・時間内に作業が終わらないとしたら、何が起こるか？
・時間内に作業を終えるために、他の人が協力できることは何か？


思わぬ時間がかかるのは、方針などの意思決定に関わる所だったりします。

そういった点は特に気を付けながら、お互い協力していくようにしました。



次回は、「残作業量管理」の簡単なまとめをしたいと思います。

残作業量管理の実践結果

前回は「残作業量管理」の具体的なやり方を紹介しました。
今回は、実践した結果と分かったことをお伝えいたします。


時間（hour）単位で残り作業時間を見積もると、面白いことに
残り1日でも、7時間であったり、6時間であったり、はたまた
9時間であったり・・・作業によって、ちょっとしたバラツキが
あることがわかりました。


残り9時間など明らかに残業が発生しそうなものは、事前に周りと
共有して、ちょっと遅れていることを報告しました。


明らかに遅れていたり、問題になると「なんでこうなったんだ！」と
怒られがちだったのですが、1時間、2時間程度であれば、そこまで
怒られることはありませんでした。


むしろ、これ以上の遅れは問題となるので、手助けをしてくれることの
方が多かった気がします。


また見積もる際にも、いろいろ考えるようになりました。


「もし遅れるとしたら、何があるだろう・・・」など最悪のケースを
想定し、最短ではなく、最大時間を見積もるようになりました。


上記やり方で残り作業時間を見積もると、ひとつ発見をしました。


それは「完成まで残り20%の作業が、全体の80%の時間がかかる」ことがある。

最後のちょっとした仕上げが、実は意外と時間がかかっていました。
そのため、その仕上げを考慮して見積もるようになりました。


他にも発見がありました。


・考える作業と、手を動かす作業は別々にした方がよい。
・手を動かす作業は時間を見積もりやすい。
・考える作業は見積もる・・・というより、「時間を決めて」
進めた方がよい。
・途中で突発作業が入って作業が止まると、再開までに時間がかかる。
結果として、残作業量が増える。


いかに進捗率が自分の感覚だけで入力していたのかがわかりました。

残作業量ベースで管理すれば、その感覚が数値化されるので、
結果として、進捗が把握しやすくなりました。

（もちろん時間ギリギリ、残業で仕事を終わらせるようなことも
なくなりました。）


と、一見すると良いことだらけですが、課題もあります。


次回はその辺のお話をしてみようと思います。

残作業量の把握の仕方

前回は、現在進行中の仕事の進捗をきちんと管理しているのに、
いつも残業の連続でなかなか予定通りに仕事が終わらない。

このままではいけないので、残作業量がどれだけなのか把握
することにした・・・という話をしました。

今回はどのように残作業量を把握していったのか詳細をお伝えいたします。


残作業量は進捗管理表に記入することにしました。

エクセルで管理をしていたので、新しい列を用意し、そこに新規項目を
追加します。

項目名を「残作業量」として、そこに各作業の残作業量を記入しました。


記入の単位は時間（hour）で、ざっくり見積もって記入しました。
例えば、こんな感じです。


作業：提案書作成
期限： 2011/9/28（明日）
進捗率：80%
残作業量：7時間

作業：プログラム作成
期限：2011/9/30（3日後）
進捗率：40%
残作業量：32時間


当初は、残作業量は日付ベースで記入しようかな・・・と思ったの
ですが、それでは進捗率と何が違うのかよくわからなかったので、
もう少し細かい単位である「時間（hour）」にすることにしました。


時間にしてみると、面白いことに残り1日でも7時間であったり
6時間であったり、はたまた9時間であったり・・・作業によって
残り作業時間にちょっとしたバラツキがあることがわかりました。

ただ闇雲にやっていた頃と比較すると、作業の見通しが見える
ような気がしました。


「これはもしかすると、いけるかもしれない。」


そう思ったので、しばらく続けてみることにしました。
続けてみると、多くのことがわかってきました。


次回はその辺のお話をしてみようと思います。

自分の仕事量を把握する

ずばり！　私はいつも期限ギリギリに仕事を終えています。

現在進行中の仕事の進捗をきちんと管理しているのに、いつも残業の
連続でなかなか予定通りに仕事が終わらない。。。


もちろん仕事が遅れてしまったら大問題なので、進捗報告もチームで
毎週、必ずしています。


例えば、5営業日で終わる仕事（5日x8時間=40時間）を月曜から始め
木曜に進捗報告をするとします。

予定通り進んでいるから進捗率は60%（20%x3日）。


特に問題なく報告も終わり、残り2日ラストスパート。


作業自体に問題は発生していません。


なのに、なぜか金曜のお昼には怪しい空気が出ていて、結局
残業をすることに・・・。。。


終わらず土日出勤になってしまったこともしばしばです。


何が悪かったんだろう？？？



このままではいけない・・・ということで、何かないか探してみました。




そこで見つけたのが、「残作業量を管理する」というものでした。


やり方は、現在進行中の仕事の残作業時間がどれだけなのか把握すると
いうものです。


「たったこれだけでうまくいくのかな？」

と、半分疑ってはいたのですが、現状を変えたいこともあり、
実践してみることにしました。


次回はその辺のお話をしてみようと思います。

Ctrl + Zコピーのまとめ

今週は「Ctrl + Zコピー」を取り上げました。
今回は簡単にまとめていきます。


まずは星5つで評価します。

仕事術　　　　　　Ctrl + Zコピー
容易さ　　　　　　★★★★
頻度　　　　　　　★★★★
効果(速度・費用)　★★★


Excelでコピーしたセルの値のみを貼り付けたいことがあります。

そんな時は、元のセルをコピーした後に、「編集」→
「形式を選択して貼り付け」を選択し、「値」を選択して
「OK」をクリックすると値のみ貼り付けられます。

マウスを使いたくなければ、Alt → E → S → V → Enter です。

これはこれでとても便利なのですが、同じ値を何度も貼り付けたい
時にはちょっと面倒です。


そこで見つけたのが、あらかじめ値のみをコピーするという方法です。

通常のコピーは、コピーした瞬間に値と書式の両方をコピーします。

したがって貼り付けたときにはその両方が貼り付けられます。

ここで、あらかじめ値のみをコピーしておけば、書式がないので
普通に貼り付けても値しか貼り付けられないというわけです。


セルをダブルクリックして、コピーしたいデータを選択し、その状態で
Ctrl + C をクリックすると、値のみがコピーされます。


ただ、これだとマウスを使わなければならないのがネックです。

そこで偶然にも発見したのが Ctrl + Zコピーです。


Ctrl + Z は元々間違った作業を戻すためのショートカットキーですが、
なんとこれがコピーに使えるんです。


手順は以下の通りです。

1.値のみをコピーしたいセルを選択する
2.任意のキーをクリックして、値を上書きする（半角入力モード）
3.Ctrl + Zをクリックして操作を戻す
4.値が元に戻り、値のみが選択された状態になるので、Ctrl + Cで
値をコピーする


以下の点を考慮すると、より使いやすくなります。


◆Ctrlキーを押したままZとCを連続でクリックする
ZとCはキーが近いので、Ctrlキーを押したまま片手で連続して
クリックする


◆Backspaceを使用する
2の任意のキーで上書きするところで、Backspaceを使用すると、
半角/全角の影響を受けない

実際に使ってみた感想としては、とても速いなと感じました。


課題としては以下の2点です。

◆課題1
関数が入力されている場合に使えない

セルに関数が入力されている場合に、Ctrl + Zコピーを
使用すると関数自体がコピーされてしまい、値をコピー
することができません。

その場合は、セル全体をコピーして、形式を選択して貼り付け
を使用するしかありません。（Alt → E → S → V）


◆課題2
値以外をコピーできない

値のみをコピーしているので当たり前なのですが、
値以外のものをコピーできません。

値以外のものを貼り付けたい場合は、「形式を選択して貼り付け」
で「書式」を選択します。


いかがだったでしょうか？

「Ctrl + Zコピー」の話は以上です。

Ctrl + Zコピーの課題

　前回は、Ctrl + Zコピーの使い方を紹介しました。
　今回は、使用して出てきた課題をお伝えいたします。


　基本的にはとても便利なのですが、以下のような課題が出てきました。


　◆課題1
　関数が入力されている場合に使えない

　セルに関数が入力されている場合に、Ctrl + Zコピーを
　使用すると関数自体がコピーされてしまい、値をコピー
　することができません。

　その場合は、セル全体をコピーして、形式を選択して貼り付け
　を使用するしかありません。（Alt → E → S → V）


　ただ、これはメリットでもあり、関数を参照しているセルを
　全く変えずにコピーしたい場合に、Ctrl + Zコピーが有効です。

　通常のセルコピーだと、相対参照されてしまいますが、
　（例えば、「=A1」というA1を参照しているセルを一つ下の
　セルにコピーすると、自動的にずれて「=B1」となる）
　Ctrl + Zコピーだと、そのまま「=A1」とすることが可能です。

　状況に応じて使い分けると良いですね。


　◆課題2
　値以外をコピーできない

　値のみをコピーしているので当たり前なのですが、
　値以外のものをコピーできません。

　値しか貼り付けない場合は良いのですが、途中で書式を
　貼り付けたくなった場合には、再度元のセルをコピーしなおす
　必要が出てきます。

　通常のセルコピーだと、状況に応じて貼り付ける対象を
　値・書式で切り替えることができます。
　（ちなみに書式の貼り付けは、Alt → E → S → T です）

　ですので、後々のことを考えて使い分ける必要が出てきます。


　次回は、Ctrl + Zコピーの簡単なまとめをしたいと思います。

Ctrl + Zコピーを使ってみる

　前回は、値のみをコピーする方法について紹介しました。
　今回は、さらに効率的な方法をお伝えいたします。


　貼り付けるときに毎回対象を選択しなくても大丈夫なように
　あらかじめ値のみをコピーする方法を試してみました。

　セルをダブルクリックして、コピーしたいデータを選択します。
　その状態で Ctrl + C をクリックすると、値のみがコピーされます。

　Ctrl + Vで貼り付けると、値のみが貼り付けられます。

　これはこれでとても便利です。


　ただ、毎回マウスを使うのはちょっと面倒、どうせならマウスを
　使わずにできないかな・・・

　色々探してマウスを使わないやり方自体は見つけたのですが、
　どれもちょっと面倒。


　あきらめかけていたときに、偶然にもやり方を見つけてしまいました！


　それは、Ctrl + Z を使用する方法です。

　Ctrl + Z は元々間違った作業を戻すためのショートカットキーですが、
　なんとこれがコピーに使えるんです。


　手順は以下の通りです。

　1.値のみをコピーしたいセルを選択する

　2.任意のキーをクリックして、値を上書きする（半角入力モード）

　3.Ctrl + Zをクリックして操作を戻す

　4.値が元に戻り、値のみが選択された状態になるので、Ctrl + Cで
　値をコピーする


　一見面倒くさそうですが、慣れると一瞬でできます。

　何度か使っているうちにポイントが見えてきました。


　◆Ctrlキーを押したままZとCを連続でクリックする

　ZとCはキーが近いので、Ctrlキーを押したまま片手で連続して
　クリックする


　◆Backspaceを使用する

　2の任意のキーで上書きするところで、Backspaceを使用すると、
　半角/全角の影響を受けない


　データを誤って入力し、Ctrl + Z で操作を戻したときに
　たまたま発見したのですが、このやり方は本当に速いです。


　と、一見すると良いことだらけですが、課題もあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

値のみをコピーする方法の紹介

　前回は、Excelでコピーしたセルの値のみを貼り付ける方法を紹介
　しました。
　今回はあらかじめ値のみをコピーする方法をお伝えいたします。


　色や罫線などの書式はいらないので値のみを貼り付けたい場合は、
　「編集」→「形式を選択して貼り付け」を選択し、「値」を選択して
　「OK」をクリックするとできます。

　マウスを使いたくないときは、Alt → E → S → V → Enter です。


　これはこれでとても便利なのですが、同じ値を何度も貼り付けたい
　時にはちょっと面倒です。


　そこで別の方法を探してみました。


　ありました！

　それは、あらかじめ値のみをコピーするという方法です。


　通常のコピーは、コピーした瞬間に値と書式の両方をコピーします。

　したがって貼り付けたときにはその両方が貼り付けられます。

　なので「形式を選択して貼り付け」を使用して、貼り付ける対象を
　選んでから貼り付けました。


　ここで、あらかじめ値のみをコピーしておけば、書式がないので
　普通に貼り付けても値しか貼り付けられない。

　実際にやってみました。


　セルをダブルクリックして、コピーしたいデータを選択します。
　あるいは画面の上の方にある数式バーでも大丈夫です。

　その状態で Ctrl + C をクリックすると、値のみがコピーされます。


　実はこれだけのことなんです。

　その後 Ctrl + V をクリックすると、たしかに値のみが
　貼り付けられます。

　しかも繰返し貼り付けたい場合もCtrl + Vでできるので、
　Alt → E → S → V → Enterを繰り返すよりも圧倒的に楽です！


　ブラボー！と喜びたいのですが、一つだけ気になることが・・・

　この方法だと、コピーするときにマウスを使わなければ
　ならないんです。


　せっかくショートカットキーを色々と覚えているのに
　ちょっと嫌だな。。。

　何かないかなと思い色々調べたけど一向に見つかりません。

　ないことはないのですが、ちょっと面倒なやり方ばかりです。


　これはさすがに無理なのかなと思いあきらめかけていた時に・・・
　発見しました、簡単にできる方法を！


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

値のみを貼り付ける

　ずばり！　私はExcelをよく使います。
　データの集計や表の作成など、Excelを見ない日がないくらいです。


　その中でもよく行うのがコピー・貼り付け。
　集計するために元のデータをしょっちゅう表に貼り付けています。

　そこでちょっと困っていることがあります。


　データの方は特に書式が設定されていないのですが、表は罫線を
　引いたり背景の色を変えたり書式を設定しています。

　そんな時にCtrl + CとCtrl + Vでコピーすると、表の書式が
　消えてしまうんです・・・


　後でまた設定しなおすのは面倒なので、表の書式は最後に設定する
　ようにしています。

　データが変わらなければよいのですが、もちろん途中で変更になったり、
　追加されることなんてしょっちゅう・・・


　毎回設定し直すのはかなり面倒なので、効率的なやり方を探しました。

　ありました！！


　それは、値のみを貼り付けるという方法です。

　ExcelではCtrl + Cでコピーした後に、貼り付ける対象を選択することが
　できるみたいです。


　「編集」→「形式を選択して貼り付け」を選択し、「値」を選択して
　「OK」をクリックすると・・・


　できました！

　表の書式は残ったまま、元のデータの値のみが貼り付けられました。

　素晴らしい！


　さらに素早く行うために、ショートカットキーを覚えました。

　Alt → E → S → V → Enter でできました。


　最初覚えるのは大変だけど、慣れると簡単、とても便利です。

　でも、キーが多いので、ちょっと面倒に感じてきました・・・

　1回だけならよいんだけど、繰り返し貼り付けたい場合なんかは
　特に面倒だなと感じます。


　でも便利だから仕方ないかなとあきらめかけていたのですが、
　他のやり方を見つけました！


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

仕事術ランキング 総合評価（トップ3）編

これまで10個の仕事術を紹介しました。
今週はその10個の仕事術を、ランキング形式で振り返ってみます。


本日は、総合評価トップ3です。
容易さ、頻度、効果の★の数を数値化しています。
満点は30点です。

点数が同じ場合は、効果、頻度、容易さの順で大きいものを
上位にしています。

「オススメの仕事術は何かなー」という時にはぜひこちらを参考に
してみてください。


- 総合評価ランキング トップ3 -

3位 三色ファイル　　　　　　　　　25


PC上のデジタルデータ、紙資料関係なく、肝心な時に資料が
見つからず、いつも困っている。

机も散らかしがちで、紙資料はほっておくと、どんどん
溜まっていってしまう・・・ということで、導入してみました。


色付きのクリアファイルを用意し、それぞれの色に紙資料を
入れていきます。


赤：今日やるべきこと
青：持ち歩きたい資料
黄：作業用の裏紙
橙：1週間以内のToDo


参考サイトはこちらです。

三色フォルダーのすすめ
http://www.ideaxidea.com/archives/2005/05/post_3.html



では、第2位の発表です。


2位 Get Back to Work.　　　　　　 25


仕事に集中しようと思っても、いつもダラダラしてしまう。。。

パソコン仕事も、ネットサーフィンをしてしまって、気が付いたら
こんな時間に・・・と慌ててしまったこともしばしば。


このままではいけない・・・ということで見つけたのが、
「Get Back to Work.」というサイトです。

http://www.marktaw.com/getbacktowork.htm


とってもシンプルなウェブアプリケーションです。

次のゴールと、その締切時間（目標時間、達成予定時間）を入力して
おきます。

時間になったら、それが成功だったが、失敗だったか記録するだけです。



最後に、栄えある第1位の発表です。


1位 単語登録　         　　　　　 26


キーボード入力が苦手な方、入力ミスが多い方にオススメです。

事前に単語を登録しておくことで入力を簡素化します。


例えばこんな単語を登録します。

単語：お疲れ様です。　　　　　よみ：お
単語：よろしくお願いします。　よみ：よ

などなど。



いかがだったでしょうか？

ランキングは以上です。

仕事術ランキング 総合評価編

これまで10個の仕事術を紹介しました。
今週はその10個の仕事術を、ランキング形式で振り返ってみます。


本日は「総合評価編」です。
容易さ、頻度、効果の★の数を数値化しています。
満点は30点です。

点数が同じ場合は、効果、頻度、容易さの順で大きいものを
上位にしています。

「オススメの仕事術は何かなー」という時にはぜひこちらを参考に
してみてください。


- 総合評価ランキング -

10位 PowerPointコピー・貼り付け技　20
9位 形容詞定義　　　　　　　　　　20
8位 フォルダ整理　　　　　　　　　22
7位 Parking Lot　　　　　　　　　 22

6位 BCCへのアドレス追加　　　　　 23
5位 テキスト入力補助ツール　　　　23
 　4位 Excelコピー・貼り付け技　     24



10位から4位まで4ポイント差と、それぞれの仕事術に大きさ点差は
付いていません。

従って、自分が活用しようかな・・・という時には、容易さ、頻度、
効果のどれを重視するかを意識した方が良さそうです。


次回は総合評価ランキングトップ3です。

仕事術ランキング 効果編

これまで10個の仕事術を紹介しました。
今週はその10個の仕事術を、ランキング形式で振り返ってみます。


本日は「効果編」です。
効果は「影響の大きさ」と「効果が出る早さ」で評価しています。

★の数が同じ場合は、影響が大きいものを上位にしています。

「効果的なものは何かなー」という時にはぜひこちらを参考に
してみてください。


- 効果ランキング -

10位 BCCへのアドレス追加　　　　　 ★★
9位 PowerPointコピー・貼り付け技　★★
8位 形容詞定義　　　　　　　　　　★★
7位 フォルダ整理　　　　　　　　　★★★

6位 テキスト入力補助ツール　　　　★★★
5位 三色ファイル　　　　　　　　　★★★
4位 Get Back to Work.　　　　　　 ★★★

3位 Excelコピー・貼り付け技　     ★★★
2位 Parking Lot　　　　　　　　　 ★★★★
1位 単語登録　         　　　　　 ★★★★



10位から8位までは影響の大きさは限定的ですが、うまく使い
こなせるようになると、ここぞの場面で有効です。

トップ3に代表される上位陣は、効果が大きいだけに、これを
使うか使わないかは、差を付けるポイントになるかもしれません。


次回は総合評価ランキングです。

仕事術ランキング 頻度編

これまで10個の仕事術を紹介しました。
今週はその10個の仕事術を、ランキング形式で振り返ってみます。


本日は「頻度編」です。
頻度は「使う場面の多さ」と「使う回数の多さ」で評価しています。

★の数が同じ場合は、使う場面が多いものを上位にしています。

「いろいろな所で使えるのは何かなー」という時にはぜひこちらを
参考にしてみてください。


- 頻度ランキング -

10位 Parking Lot　　　　　　　　　　　　★★
9位 PowerPointコピー・貼り付け技　　　 ★★★
8位 三色ファイル　　　　　　　　　　　 ★★★★
7位 Excelコピー・貼り付け技　　　　　　★★★★

6位 形容詞定義　　　　　　　　　　　　 ★★★★
5位 テキスト入力補助ツール　　　　　　 ★★★★★
4位 単語登録　　　　　　　　　　　　　 ★★★★★

3位 Get Back to Work.　　　　　　　    ★★★★★
2位 BCCへのアドレス追加　　　　　　  　★★★★★
1位 フォルダ整理　　　　　　　　　　　 ★★★★★



5位の「テキスト入力補助ツール」から1位までは、仕事を
しているとほぼ毎日使用場面が出てきます。

一方、10位の「Parking Lot」は会議の時にしか使用しません
ので、使用場面は限定的ですが、使う場面がわかりやすいとも
言えます。


次回は効果ランキングです。

仕事術ランキング 容易さ編

これまで10個の仕事術を紹介しました。
今週はその10個の仕事術を、ランキング形式で振り返ってみます。


本日は「容易さ編」です。
容易さは「覚えやすいか？」と「使いやすいか？」で評価しています。

★の数が同じ場合は、習得が容易なものを上位にしています。

「気軽に始められるものは何かなー」という時にはぜひこちらを
参考にしてみてください。


- 容易さランキング -

10位 形容詞定義　　　　　　　　　　　　★★★
9位 テキスト入力補助ツール　　　　　　★★★
8位 フォルダ整理　　　　　　　　　　　★★★★
7位 単語登録　　　　　　　　　　　　　★★★★

6位 PowerPointコピー・貼り付け技　　　★★★★
5位 Get Back to Work.　　　　　　　　 ★★★★
4位 BCCへのアドレス追加　　　　　　　 ★★★★★

3位 三色ファイル　　　　　　　　　　　★★★★★
2位 Parking Lot　　　　　　        　 ★★★★★
1位 Excelコピー・貼り付け技　　　　　 ★★★★★



4位の「BCCへのアドレス追加」から1位までは容易さに違いは
ほとんどありません。

従って、効果など他の項目を参考にして、自分のスタイルにあった
ものから始めると良いと思います。


次回は頻度ランキングです。

形容詞定義のまとめ

　今週は「形容詞定義」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。


　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　形容詞定義
　容易さ　　　　　　★★★
　頻度　　　　　　　★★★★
　効果(速度・費用)　★★


　自分ではちゃんと話したつもりでも、実は全然伝わっていないことが
　あります。

　そのせいで、結論に合意したつもりでも、合意できておらず
　議論しなおしということも少なくありません・・・


　どこで会話のずれが起こっているのかを考えてみると、
　「すぐに」「多めに」などの形容詞や副詞（まとめて形容詞とします）
　に対する認識のずれが原因となりやすいことがわかります。


　というわけで認識がずれる可能性があるものに関して、しっかりと
　定義することから始めてみました。

　例えば、こんな感じです。


　・すぐ → 本日のXX時まで
　・多めに → 従業員100名以下
　・難しい → 1週間時間が必要
　・きれい → 資料の体裁が整っている


　もちろんこれらの定義が絶対正しいのではなく、あくまでも
　その会話における自分自身の定義です。


　加えて、普段使う形容詞自体の数はかなり多いので、
　以下の点を考慮すると、より使いやすくなります。


　◆極力定量化する
　まずは定量的に定義できないか検討し、どうしても難しい場合に
　定性的に定義する

　◆ネガティブな内容は特に明確にする
　ネガティブな内容は、そのまま問題に直結するケースが多いので、
　必ず明確に定義する

　◆時間を表わすものに注意する
　「すぐ」「今日中」などの期日や時間を表わすものは、仕事の遅延
　につながるので必ず明確にする

　実際に使ってみた感想としては、目に見える効果ではないけど、
　リスクが少なくなる点が大きいなと感じました。


　課題としては以下の2点です。

　◆課題1
　基準が決められない

　自分なりの基準を決めようと思っても、参考になるものがなく
　まったく決められないことが出てきます。

　そんな時は、その基準自体を相手と話し合って決めることが大切です。

　相手との認識のずれを防ぐことが目的なので、自分なりにも考えた上で、
　相手と相談して決めましょう。


　◆課題2
　どこまで明確に決めるべきか分からない

　形容詞を定義するときに、どこまで明確にすればよいか
　判断できないことが出てきます。

　そんなときは、目的に立ち返り、その範囲内であれば今後致命的な
　ずれにならないかどうかという基準で判断しましょう。

　その判断自体が難しいのですが、経験を積んで感覚を磨きましょう。


　いかがだったでしょうか？

　「形容詞定義」の話は以上です。

形容詞定義の課題

　前回は、形容詞定義を、使用した結果を紹介しました。
　今回は、使用して出てきた課題をお伝えいたします。


　定義した内容自体に正解はなく、結局のところ自分の感覚次第なので
　以下のような課題が出てきました。


　◆課題1
　基準が決められない

　自分なりの基準を決めようと思っても、参考になるものがなく
　まったく決められないことが出てきます。

　例えば、「事前にしっかりと調べておいてね」と言われたことが
　ありますが、調べているうちに、しっかりってどれくらいだ？
　というのがわからなくなってしまいました。

　そんな時は、その基準自体を相手と話し合って決めることが大切です。

　というのも、以前お話したとおり、目的は相手との感覚のずれを
　防ぐことなので、自分で決められないのであれば、相手に決めて
　もらうしかありません。

　とはいえ、決めてもらう前提として、適当でも良いので自分なりに
　決めることは大事だと思います。


　
　◆課題2
　どこまで明確に決めるべきか分からない

　形容詞を定義するときに、どこまで明確にすればよいか
　判断できないことが出てきます。

　そもそも形容詞がいくつかあったとして、そのうちどれを定義して
　どれは定義しなくて良いのか・・・

　あるいは、定義したとしてもどこまで厳密に定義すべきなのか。

　必要以上に厳密にしすぎると返って会話がしづらくなったりします。

　かといって曖昧すぎたらそもそも定義している意味もないし・・・

　これに関しては、画期的な解決策はありませんが、目的に立ち返り、
　その範囲内であれば今後致命的なずれにならないかどうかという
　基準で判断するしかありません。

　そして、肝心な致命的なずれにならないかどうかという基準自体は、
　経験を積んで感覚を磨いていくしかありません。


　ただ、それを考える上で、どのような誤解が生じ得るかを洗い出す
　必要がありますが、それ自体がとても意味のあることです。


　次回は、形容詞定義の簡単なまとめをしたいと思います。

形容詞定義を試してみる

　前回は、形容詞の定義の仕方について紹介しました。
　今回は、使用した結果をお伝えいたします。


　会議に臨む前に、認識のずれが発生しそうな形容詞に関して、
　自分なりの基準を定義してみました。


　これまではついつい

　「このタスクすぐに対応しておきます」
　
　と言っていたのを

　「このタスクは明日の9時までに対応しておきます」

　と伝えました。


　すると

　「あ、この件はちょっと急ぐから今日中に対応してもらえるかな」

　「わかりました、それでは本日対応予定だったXXを後回しにして、
　今日の18時までに対応しておきます」

　「うん、よろしく」

　と続きました。


　一見なんてことのない会話ですが、このように会話が続かなければ、
　今日の18時頃に「あの件まだ？」と催促される姿が目に浮かびます。

　というわけで、目に見える効果ではないけど、リスクが少なくなる
　点が大きいなと感じました。


　あと、意識的に取り組んでいるうちに形容詞を定義する上での
　ポイントが見えてきました。


　◆極力定量化する

　まずは定量的に定義できないか検討し、どうしても難しい場合に
　定性的に定義する


　◆ネガティブな内容は特に明確にする

　ネガティブな内容は、そのまま問題に直結するケースが多いので、
　必ず明確に定義する


　◆時間を表わすものに注意する

　「すぐ」「今日中」などの期日や時間を表わすものは、仕事の遅延
　につながるので必ず明確にする


　他にもポイントはあるかもしれませんが、まずはこんなところを
　意識すると、相手との感覚のずれを防ぎながら会話を進めることが
　できるので、これまでと比べてとても良いです。


　と、一見すると良いことだらけですが、課題もあります。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

形容詞を定義する

　前回は、話がうまく伝わらない、結果的に合意できていない原因を
　考え、形容詞にその原因があるのではないかというお話をしました。
　今回は形容詞の使い方をお伝えいたします。

　厳密には副詞も含まれるかと思いますが、ここでは認識のずれが
　発生しそうなものをひっくるめて「形容詞」と呼ぶことにします。


　形容詞に話が伝わらない原因があるのであれば、いっその事形容詞を
　使わなければ良いのではないか？


　と思ったのですが、改めて普段の会話を思い出してみると、
　いかに形容詞を多く使っているかがわかります。

　形容詞ってやはり便利ですよね。


　なので、これらを一つも使わないというのはちょっと非現実的だな。

　そもそも形容詞自体がすべて悪いのではなく、人によって認識が
　異なる場合に問題になってしまうということだし・・・


　ということは、認識がずれる可能性があるものに関して、しっかりと
　定義することから始めてみよう。

　ということで試してみました。


　例えば、こんな感じです。


　・すぐ → 本日のXX時まで
　・多めに → 従業員100名以下
　・難しい → 1週間時間が必要
　・きれい → 資料の体裁が整っている


　もちろんこれらの定義が絶対正しいのではなく、あくまでも
　その会話における自分自身の定義です。

　つまるところ話している相手と同じ基準を持てればよいので
　その場で話しながら変えても構いません。


　これなら会話もスムーズに進みそうだぞ。


　では、実践してみた結果はどうだったのか？


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

伝わらない原因を考える

　ずばり！　私は感覚的です。
　そのせいか、ついついぼんやりした話が多くなってしまいます。


　自分ではちゃんと話したつもりでも、実は全然伝わっていないことが
　あります。

　そのせいで、結論に合意したつもりでも、合意できておらず
　議論しなおしということも少なくありません・・・


　もちろん感覚的に話そうとしているわけではないし、むしろ仕事では
　しっかりと気をつけているつもり。

　でも伝わらないのはなんでだろう？


　改めてその原因を考え直してみました。


　もちろんすべてが伝わっていないのではない。

　伝わっていないというより、結果的に問題になることが多いものを
　思い出すと、期日に関することが多いぞ。


　つまり、あるタスクを行うということが伝わらないことは
　まずないけど、いつまでに行うかという期日に関して、認識のずれが
　発生することが多い。

　他には、発注するものを間違えることはないけど、その分量に関しては
　イメージと全然異なることなんかもしばしば。


　このときの会話を思い出してみよう。

　「このタスクすぐに対応しておきます」
　「商品Aを多めに発注しておいて」


　この会話だと「すぐに」とか「多めに」というあたりが怪しいな・・・

　たしかに「すぐに」「多めに」は人によって解釈が異なる。


　ということは、形容詞や副詞が危険なのかもしれないぞ！


　ということで、形容詞の使い方についてちょっと考えてみることに
　しました。


　次回はその辺のお話をしてみようと思います。

Parking Lotのまとめ

　今週は「Parking Lot」を取り上げました。
　今回は簡単にまとめていきます。

　まずは星5つで評価します。
　
　仕事術　　　　　　Parking Lot
　容易さ　　　　　　★★★★★
　頻度　　　　　　　★★
　効果(速度・費用)　★★★★

　会議で議論が盛り上がってくると、議題と関係ないことを
　ついついしゃべってしまいます。

　「いつになったら話が終わるんだ！！」
　「話が長いな。」
　「どうしよう。このままだと終わらない・・・。」

　会議の進行役をしている時にも、参加者が議題と関係ないことを
　話し始めて困ってしまったことがありました。

　このままではいけない・・・ということで見つけたのが、
　「Parking Lot」です。

　1、ホワイトボードの1/3ぐらいのところに縦線を1本書く
　2、議題から外れた話が始まったら、1/3の部分にその話をまとめていく

　「Parking Lot」には、メリットが2つあります。

　◆メリット1
　視覚化（文字化）できる
　
　文字になった内容を見て、相手も議題と違う話をしていることに気付き、
　冷静になることができる。

　◆メリット2
　備忘記録になる（忘れない）
　議題から外れた内容を話していたとしても、その話も大切だということを
　伝えるために、形に残しておく。

　ホワイトボードに整理した後は、このような話で続けると議題に戻る
　ことができました。

　例1)
　「おっしゃっていることは、こういうことですよね？」
　「わかりました・・・。議題に戻りますが・・・。」
　例2)
　「なるほど、そういう話はありますね。」
　「時間があれば、この話にまた戻ってきましょうか。」
　例3)
　「とても大切な話なので、次回の議題にしましょう。」

　とは言え、課題もあります。

　◆課題1
　最初からホワイトボードに書いておかない。
　事前に書いておくといろいろな問題が発生しました。
　・知らない人が見たら、何なのか気になってしょうがない
　・脱線ありきの空気が伝わる
　・書くスペースが足りなくなる
　
　◆課題2
　上から目線になりがち。
　社外の方達と会議をする際に、いきなりホワイトボードに整理して
　確認を取ることはできるが・・・。　
　「わかりました・・・。議題に戻りますが・・・。」　
　とは、なかなか言いにくいです。

　とは言え、何とか議題に戻したい・・・。
　ということで、2つのいずれかを採用することで対応しました。

　◆案1
　進行役を事前に決めて、会議前に告知する。

　◆案2
　進行役がいない時は、全員に同意を取り付けるようにする。
　整理をした後に
　「この話は、また後で議論したいと思いますが、みなさん、
　どうでしょうか？」
　と、全員に同意を求めることにしました。
　（暗に議題から脱線していることを伝える。）

　いかがだったでしょうか？
　「Parking Lot」の話は以上です。